Dđơn vị vận tải làm mất hóa đơn năm 2024

Một kế toán viên ngày nay phải quản lý hàng tá hóa đơn, chứng từ, sổ sách của doanh nghiệp, điều này đòi hỏi kế toán phải có một quy trình sắp xếp, lưu trữ hóa đơn chứng từ khoa học sao cho dễ dàng tìm kiếm, tiết kiệm thời gian. Nhưng một ngày không may hóa đơn rất quan trọng của bạn bỗng dưng biến mất. Câu hỏi đặt ra là bạn phải làm thế nào để khắc phục, đơn vị của bạn sẽ bị phạt như thế nào? Phần mềm kế toán Effect xin chia sẻ cách xử lý khi rơi vào trường hợp không may này.

Với trường hợp này, kế toán cần phải làm theo các bước sau:

- Báo ngay với cơ quan thuế trực tiếp quản lý đơn vị của bạn, tức đơn vị đăng ký kê khai thuế.

- Yêu cầu bên bản sao y liên một để có cơ sở hoạch toán kế toán và kê khai thuế.

Nếu mất hoá đơn nhưng chưa hết niên độ tài chính thì đơn vị bạn sẽ bị xử phạt hành chính qui định tại Nghị định 89/2002/NĐ-CP.

Căn cứ theo quy định tại điểm 1.7.b mục VI phần B Thông tư số120/2002/TT-BTC ngày 30/12/2002 của Bộ Tài Chính hướng dẫn về hoá đơn. Trường hợp tổ chức, cá nhân mua hàng làm mất hoá đơn mua hàng bản gốc (liên 2) do hoàn cảnh khách quan như: thiên tai, hoả hoạn, bị mất cắp thì được giải quyết khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT), hoàn thuế GTGT, tính chi phí hợp lý.

Trong các trường hợp nêu trên, tổ chức, cá nhân phải:

- Khai báo hóa đơn

- Lập biên bản số hoá đơn bị mất

- Lý do mất có xác nhận của cơ quan thuế đối với trường hợp thiên tai, hoả hoạn, xác nhận của cơ quan công an địa phương đối với trường hợp bị mất cắp.

Hồ sơ liên quan đến hành vi làm mất hoá đơn gồm:

- Công văn, đơn của tổ chức, cá nhân về việc làm mất hoá đơn.

- Biên bản mất hoá đơn mua hàng.

- Bản sao hoá đơn mua hàng (liên1) có xác nhận ký tên, đóng dấu (nếu có) của bên bán hàng.

Còn trường hợp “do sơ suất trong quá trình vận chuyển ” thì không được khấu trừ thuế GTGT. Nếu thực tế xác định được doanh nghiệp có mua hàng hoá, dịch vụ nguồn gốc hợp pháp và sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh thì được thực hiện ấn định chi phí mua hàng làm căn cứ tính thuế Thu Nhập Doanh Nghiệp (TNDN) theo quy định tại Điều 37 Luật Quản lý thuế.

Xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn theo thông tư 153/2010/TT-BTC :

1. Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

2. Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hoá đơn.

Mức xử phạt theo nghị định 51/2010/NĐ-CP: Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi làm mất hóa đơn đã lập (liên giao cho người mua) để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách

Mức phạt mất hóa đơn đầu vào liên 2 là bao nhiêu? Trong 3 liên của hóa đơn GTGT thì liên 2 là liên giao cho khách hàng, vì vậy không tránh khỏi một số trường hợp bị mất hoặc thất lạc. Mức phạt sẽ áp dụng như thế nào? Kế toán theo dõi các thông tin quan trọng trong bài viết dưới đây.

Mức phạt mất hóa đơn đầu vào liên 2.

1. Căn cứ pháp lý

Để nắm được chế tài xử phạt đối với mất hóa đơn, kế toán áp dụng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn được ban hành ngày 19/10/2020. Hướng dẫn xử lý đối với trường hợp mất liên 2 của hóa đơn GTGT, kế toán căn cứ vào Điều 24 của Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Áp dụng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP để xác định mức phạt mất hóa đơn.

Ngoài ra, khi áp dụng các mức phạt về hóa đơn, kế toán cần lưu ý như sau: Khi xác định mức phạt trong trường hợp doanh nghiệp vừa có tình tiết giảm nhẹ, vừa có tình tiết tăng nặng thì theo nguyên tắc: Một tình tiết giảm nhẹ sẽ giảm trừ một tình tiết tăng nặng. Các tình tiết giảm nhẹ, tăng nặng đã được áp dụng để xác định mức phạt thì sẽ không được áp dụng để để xác định số tiền phạt, cụ thể như sau:

• Nếu phạt tiền, mức phạt tiền áp dụng đối với một hành vi vi phạm thủ tục hóa đơn là mức trung bình của khung hình phạt tiền được quy định đối với hành vi đó.
• Trường hợp có tình tiết giảm nhẹ: Mỗi tình tiết sẽ được giảm 10% mức tiền phạt trung bình của khung tiền phạt, không được giảm quá mức tối thiểu của khung tiền phạt.
• Trường hợp có tình tiết tăng nặng: Mỗi tình tiết tăng nặng sẽ bị tính thêm 10% mức tiền phạt trung bình của khung tiền phạt đó, nhưng không vượt quá mức tối đa của khung tiền phạt.

2. Mức phạt mất hóa đơn đầu vào liên 2

Tùy theo trường hợp mất hóa đơn mà mức phạt sẽ được áp dụng khác nhau, cụ thể như sau:

2.1. Mức phạt mất hóa đơn đầu vào trước khi thông báo phát hành

Theo Điều 25, Nghị định 125/2020/NĐ-CP: - Phạt cảnh cáo đối với hành vi khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn quá thời hạn từ 01 ngày đến 05 ngày, kể từ ngày hết thời hạn khai báo theo quy định và có tình tiết giảm nhẹ. - Phạt tiền từ 1 - 4 triệu đồng đối với hành vi báo mất, cháy, hỏng hóa đơn quá thời hạn 1-5 ngày, tính từ ngày hết thời hạn khai báo theo quy định nếu không có tình tiết giảm nhẹ. - Phạt tiền từ 4 - 8 triệu đồng đối với một trong các hành vi:

• Khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn chậm so với thời hạn 6 ngày trở lên kể từ ngày hết hạn khai báo.
• Không khai báo hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn.

2.2. Mức phạt làm mất hóa đơn đầu vào đã thông báo phát hành

Trường hợp bên bán làm mất:

Bên bán làm mất hóa đơn chưa lập: Phạt tiền từ 4 triệu đồng - 8 triệu đồng (Theo Điểm a, Khoản 3, Điều 26 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP). Bên bán làm mất hóa đơn đã lập:

• Theo Khoản 2, Điều 26, Nghị định 125/2020/NĐ-CP: Nếu làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập trong quá trình sử dụng, người bán đã thực hiện kê khai và nộp thuế, có hồ sơ, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ thì áp dụng mức phạt tiền 3-5 triệu đồng.
• Theo Khoản 3, Điều 26, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, nếu làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập trong quá trình sử dụng, người bán đã thực hiện kê khai và nộp thuế, có hồ sơ, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và không có tình tiết giảm nhẹ thì áp dụng mức phạt tiền từ 4-8 triệu đồng.

Trường hợp bên mua làm mất

Theo Khoản 2 và Khoản 3, Điều 26, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, nếu mất hóa đơn đầu vào trong quá trình sử dụng:

• Có tình tiết giảm nhẹ: Áp dụng mức phạt tiền từ 3-5 triệu đồng.
• Không có tình tiết giảm nhẹ: phạt tiền từ 4-8 triệu đồng.

Theo Theo Khoản 4, Điều 26, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, nếu mất hóa đơn đầu vào trong quá trình lưu trữ, doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền từ 5 - 10 triệu đồng.

Doanh nghiệp có thể bị phạt tới 10 triệu đồng nếu làm mất hóa đơn đầu vào.

Trường hợp mất hóa đơn do lỗi của bên thứ ba

Bên thứ 3 ở đây có thể là bên vận chuyển hoặc cá nhân, đơn vị liên quan đến quá trình xuất và gửi hóa đơn từ bên bán đến bên mua. Nếu hóa đơn mất, cháy, hỏng do lỗi bên thứ 3: