Cách vận hành công ty xây dựng
|
Quản lý và vận hành doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) luôn đem đến nhiều thách thức cho nhà quản trị khi phải đối mặt với hàng loạt vấn đề từ kinh doanh, nhân lực, quản lý nội bộ… 5 kỹ năng dưới đây sẽ giúp người quản lý khái quát hoá những vấn đề gặp phải và vận hành doanh nghiệp tốt hơn. 
Những ý tưởng mới về sản phẩm, dịch vụ vẫn chưa đủ để giúp doanh nghiệp có chỗ đứng trên thị trường, khi mà mức độ cạnh tranh ngày càng gay gắt đến từ các đối thủ trong nước lẫn quốc tế. Một doanh nghiệp khi bước chân vào thị trường nhất định phải có một chiến lược hợp lý, nhằm tìm kiếm “đại dương xanh” của mình – phác thảo hình ảnh, đặc điểm của nhóm khách hàng mục tiêu mà doanh nghiệp hướng tới, từ đó đưa ra chiến lược thâm nhập vào thị trường ngách tiếp cận khách hàng.
Xây dựng thương hiệu của doanh nghiệp không chỉ là câu chuyện của những công ty đa quốc gia hay những tập đoàn lớn, mà là của tất cả những doanh nghiệp tham gia vào thị trường. Xác định tính cách, đặc điểm riêng của thương hiệu thông qua logo, slogan, màu sắc, tầm nhìn, sứ mệnh,… Từ đó thiết lập chiến dịch truyền thông thúc đẩy hoạt động kinh doanh. Nhiều doanh nghiệp nhỏ còn e ngại với các khoản ngân sách chi cho việc quảng cáo, tuy nhiên đây là hoạt động cần thiết giúp cho doanh nghiệp định vị và giữ vững chỗ đứng trong tâm trí khách hàng.
Tìm kiếm nguồn vốn và quản lý dòng tiền là một trong những vấn đề nan giải của nhà quản lý. Bên cạnh nguồn vốn sẵn có và vay ngân hàng – cho thuê tài chính dẫn trở thành một hình thức được nhiều nhà quản trị tìm đến để bổ sung nguồn vốn cho doanh nghiệp với nhiều ưu điểm như: không cần tài sản thế chấp, có thể sở hữu tài sản sau khi thuê, tỷ lệ tài trợ cao… Qua đó, cho thuê tài chính dần trở thành kênh huy động đáng tin cậy của nhiều doanh nghiệp. Bên cạnh đó, nhà quản trị cần chú ý đến quản trị dòng tiền, phân bổ ngân sách hợp lý cho các hoạt động kinh doanh nhằm giảm thiểu rủi ro việc thiếu hụt dòng tiền; thông qua việc xem xét các chỉ số tài chính như chi phí vận hành, chi phí bán hàng, biên lợi nhuận gộp, các chỉ số tài chính trung gian…
Để vận hành doanh nghiệp một cách trơn tru ngay từ lúc bắt đầu, người quản lý cần phải xây dựng quy trình nội bộ với những chính sách hợp lý cho các phòng ban liên quan. Hệ thống hoá quy trình giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí hoạt động, bên cạnh đó nhà quản trị có thể xử lý nhanh chóng các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành dựa vào các nguyên tắc, quy trình đã được đưa ra. Việc mất đi hoặc thay thế người phụ trách cũng sẽ diễn ra tinh gọn và không ảnh hưởng nhiều đến kết quả hoạt động.
Ưu điểm của các start-up khi gia nhập thị trường là việc áp dụng những công nghệ mới ngay lúc đầu giúp cho doanh nghiệp tối ưu hoá hoạt động kinh doanh. Trong thời đại 4.0, nhà quản trị dễ dàng tìm thấy hàng loạt phần mềm quản lý đa nhiệm hỗ trợ cho các lĩnh vực như kế toán, kho bãi, bán hàng… giúp doanh nghiệp quản lý dễ dàng và hiệu quả hơn bên cạnh việc tiết kiệm chi phí nhân sự. Ngoài ra, digital marketing được nhiều start-up chú trọng do tính hiệu quả cao và chi phí thấp hơn nhiều so với các kênh quảng cáo truyền thống. Tận dụng các nền tảng mạng xã hội như Facebook, Zalo, Instagram, Linkedln… giúp cho nhà quản trị không chỉ gia tăng kết quả kinh doanh mà còn thu hút nhân sự dễ dàng hơn. Bạn là người mới thành lập doanh nghiệp nhưng chưa biết hoặc còn đang mơ hồ vận hành như thế nào để công ty phát triển. HocCEO.com xin chia sẻ bài viêt “Cách điều hành công ty mới thành lập” dưới đây để bạn tham khảo thông tin và áp dụng cho công ty/ tổ chức mình.Xây dựng, vận hành doanh nghiệp cũng giống như xây một nhà. Muốn ngôi nhà đẹp phải xây dựng được ý tưởng, conpect (đóng bản vẽ kỹ thuật), lên dự toán, kỹ thuật …Vận hành doanh nghiệp cũng vậy, bắt buộc phải xây dựng được conpect, build sau đó mới bắt đầu ấn nút để vận hành. Đối với doanh nghiệp mới thành lập dưới 1 năm hoặc công ty đang cần tái cấu trúc hệ thống quản lý hướng tới chuyên nghiệp, thì 2 điều then chốt chúng tôi chia sẻ dưới đây nhất định bạn phải làm bài bản, chuyên nghiệp. #1. Mô hình kinh doanh & hoạch định chiến lượcMô hình kinh doanh và hoạch định chiến lược nếu không được hoạch định, doanh nghiệp sẽ đi mà không biết định hướng. Làm sao doanh nghiệp có thể đạt tới đích thành công mong muốn mà không biết mình đang đi về đâu (?). Chiến lược được hoạch định tốt không chỉ là định hướng, nó chỉ dẫn rõ ràng các chỉ số mục tiêu doanh nghiệp hướng tới trong cả ngắn hạn và dài hạn như: quy mô thị trường, kết quả tài chính, chiến lược quản trị vận hành, xu hướng và năng lực thực thi. Một mô hình kinh doanh làm cơ sở cho hoạch định chiến lược cần được soạn thảo một cách mạch lạc, ngắn gọn trên 1 trang giấy mà thôi nhưng nhờ “trang giấy” đó sẽ giúp cho doanh nghiệp tránh tình trạng say sưa đốt tiền /hoặc hy sinh nguồn lực mà chẳng đạt được lợi ích thực sự nào trong một số tình cảnh suốt quá trình hoạt động. Vậy là, muốn setup mới công ty hoặc tái cấu trúc, bạn nên bắt đầu từ KHUNG MÔ HÌNH KINH DOANH sau đó HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC, bao gồm: chiến lược cấp công ty, chiến lược sản xuất (tạo dịch vụ / cung ứng), chiến lược bán, tiếp đến là chiến lược chức năng gồm chiến lược tài chính, nhân sự, marketing, R&D và hậu cần. Đừng hoạch định chiến lược theo kiểu mông lung, hay cũng đừng trình bày trên những trang viết với nhiều mỹ từ mà dễ dàng mang lại cảm xúc cho người soạn thảo trong khi chẳng có giá trị gì để định hình mục tiêu cho công ty. Hãy áp dụng BSC để hiểu và hoạch định và cuối cùng thì cũng chỉ nên trình bày nó trên một trang giấy A3 sao cho biều hiện được các thông tin:
… và một số chỉ tiêu cũng như phương pháp nữa. mà đọc vào đó bạn phải hình dung ra rất rõ cả 4 trụ cột của công ty mình, các nhân sự cũng có thể nắm bắt và hiểu được một cách rõ ràng nhất về các định hướng và chiến lược đó.. #2. Hệ thống cơ cấu tổ chức, bố trí công việc, cơ chế vận hành, kiểm soát nội bộThông thường doanh nghiệp xây dựng ngay một sơ đồ tổ chức kèm theo các chức danh cho công ty mình khi bắt đầu bước vào hoạt động sản xuất kinh doanh chính thức. Mô hình đó có thể được “tham khảo” từ một công ty / tổ chức / mô hình nào đó trước đó đã thấy, hoặc đơn giản hơn là căn cứ vào các nhân sự hiện hữu cùng mối quan hệ của những người sáng lập, người chủ, người quản lý cấp cao ngay trong thời kỳ đầu. Cách làm đó không có gì sai thậm chí nó thực sự là “truyền thống” lưu truyền nhiều năm nay trong cộng đồng kinh doanh của chúng ta, nhưng hỏi rằng đã tốt chưa (?) thì người viết bài e rằng “chưa tốt”. Vậy để tốt thì nên làm thế nào? Dưới đây là gợi ý nhé: Thứ nhất: Tổ chức bộ máy và bố trí nhân sự/ công việc phải nhằm phục vụ thực thi chiến lược. Do đó hoạch định xong chiến lược thì tiếp đến là phải chỉ ra trọng điểm hành động, các mục tiêu và tìm bằng được các KPIs đo lường khi trọng điểm đó được hoàn thành và mục tiêu công ty đạt được. Thứ 2: Chủ doanh nghiệp/ giám đốc điều hành nên tư duy rằng: chiến lược là xác lập “thế trận” và lựa chọn “cách chơi”, vì thế xây dựng tổ chức, bố trí vị trí công việc là để chơi với từng thế trận, từng khối lượng công việc của từng năm/ hoặc thời kỳ. Thứ 3: Có cơ cấu tổ chức rồi, sẽ chi tiết ra tới phòng ban chức năng và danh mục vị trí cho nhân sự. Lúc đó cần rất cụ thể bằng văn bản chức năng nhiệm vụ từng phòng ban bộ phận. Đừng viết chung chung theo chiều dọc trang giấy như cách thông thường, hãy kẻ ra một bảng mô tả theo ma trận mà chỉ rõ: các nhiệm vụ của phòng/ vai trò của phụ trách phòng/ trách nhiệm/ quyền hạn/ quyền lợi. Thêm nữa, định biên nhân sự cho phòng ban bộ phận đó phải căn cứ vào phân tích công việc theo chức năng của bộ phận chứ không phải bố trí nhân sự một cách ‘đại khái” hoặc “nhét” người nhà vào các vị trí “key”. Nếu làm vậy, tôi nghĩ là một sai lầm tai hại! Thứ 4: Bố trí nhân sự cho mô hình tổ chức, cụ thể hóa chức năng nhiệm vụ rồi thì tiếp đến là gì? Câu trả lời là “thiết lập luật chơi nội bộ”. Luật chơi nội bộ đó chính là HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ được cấu thành bởi”
Trên đây HocCEO.com đã giới thiệu 2 điều then chốt cần làm bài bản, chuyên nghiệp cho cách điều hành công ty mới thành lập. Chúc các bạn thành công. |
