Nhà quản lý của bên thứ 3 là gì

4 chức năng quản trị ​là gì? Tại sao các doanh nghiệp luôn phải thực hiện thường xuyên và liên tục quá trình quản trị? Hãy cùng Viindoo tìm hiểu chi tiết về các chức năng quản trị trong bài viết sau đây!

1. 4 Chức năng Quản trị là gì?

Chức năng quản trị được hiểu là những hoạt động riêng biệt của quản trị, nhằm thể hiện các phương thức tác động của quản trị viên đến những lĩnh vực quản trị trong doanh nghiệp.

Vào đầu thế kỷ 20, các nhà nghiên cứu khoa học về quản trị đã nghiên cứu và thống nhất 4 chức năng quản trị bao gồm: Hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm soát.

Dưới đây, chúng ta sẽ tìm hiểu rõ hơn về 4 loại chức năng này.

Chức năng quản trị trong hoạt động của doanh nghiệp

2. Chức năng Hoạch định

Chức năng đầu tiên trong 4 chức năng của nhà quản trị là hoạch định. Chức năng này giúp các nhà lãnh đạo xác định được mục tiêu tổ chức cũng như xây dựng các chiến lược, phương pháp quản trị để điều hành hoạt động của doanh nghiệp. Nhờ đó, các nhà quản trị sẽ lên những dự án bổ sung cùng kế hoạch để phục vụ cho mục tiêu chung của tổ chức.

Chức năng hoạch định với các vai trò chính như:

• Đặt ra mục tiêu rõ ràng: Quá trình lập kế hoạch giúp xác định các mục tiêu rõ ràng và cụ thể mà một tổ chức hoặc cá nhân muốn đạt được.
• Dự đoán và dự báo xu hướng tương lai: Kế hoạch bao gồm việc dự đoán và dự báo các xu hướng và sự kiện trong tương lai. Điều này giúp dự đoán tiềm năng và chuẩn bị cho những thay đổi có thể xảy ra.
• Đưa ra quyết định có căn cứ: Quá trình lập kế hoạch bao gồm việc đưa ra quyết định về các hành động cụ thể và các phương án thay thế để đạt được các mục tiêu đã hoạch định.
• Phát triển chiến lược hiệu quả.​
• Phân chia công việc một cách hiệu quả: Kế hoạch giúp phát triển chiến lược tổng thể để đạt được mục tiêu của tổ chức trong trung và dài hạn. Chiến lược cung cấp hướng dẫn cho các hành động và định hướng cho tất cả hoạt động trong tổ chức.
• Tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực: Quá trình lập kế hoạch đảm bảo rằng các nguồn lực của tổ chức, như ngân sách, nhân sự, nguyên nhiên vật liệu và thiết bị, được sử dụng một cách hiệu quả và với hiệu suất cao nhất.
• Tạo môi trường hỗ trợ: Kế hoạch tạo ra một môi trường hỗ trợ để đạt được các mục tiêu đã đề ra. Nó tạo ra điều kiện thuận lợi cho sự phát triển và thành công của tổ chức.
• Thích nghi linh hoạt với sự thay đổi: Kế hoạch cho phép tổ chức thích nghi với các thay đổi và điều chỉnh chiến lược hoặc hành động khi cần thiết. Tính linh hoạt trong kế hoạch cho phép điều hướng lại khi môi trường hoạt động thay đổi.
• Đo lường tiến độ và đánh giá kết quả: Quá trình lập kế hoạch bao gồm việc đo lường tiến độ và đánh giá hiệu quả của các hoạt động. Điều này giúp tổ chức đánh giá việc đạt được mục tiêu và điều chỉnh khi cần thiết.

Chức năng tổ chức nhà quản trị sắp xếp đầu công việc phù hợp

Thiết lập chức năng Lập kế hoạch bao gồm các bước sau đây:

1. Xác định Mục tiêu​
2. Thu thập Thông tin​
3. Phân tích Hiện trạng
4. Cụ thể hóa chiến lược
5. Phân bổ Tài nguyên: Xác định các tài nguyên cần thiết (tài chính, nhân sự, công nghệ, v.v.) để thực hiện các chiến lược một cách hiệu quả.
6. Tạo lịch trình (Timeline)
7. Phối hợp và Giao tiếp
8. Điều chỉnh linh hoạt
9. Theo dõi và Đánh giá
10. Học hỏi và Cải tiến

Chính vì vậy, chức năng hoạch định luôn giữ một vai trò quyết định đến định hướng phát triển cũng như mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp. Bất kỳ bộ máy nào trong doanh nghiệp, từ khâu sản xuất đến dịch vụ, trong doanh nghiệp nhà nước hoặc tư nhân, đều cần đến những người có năng lực hoạch định kế hoạch để có thể dẫn dắt tổ chức hiệu quả. Chức năng hoạch định cho phép thành viên trong tổ chức biết rõ đích đến như thế nào cũng như cái mình sẽ hướng tới. Điều này hỗ trợ nhà quản trị phân bổ nguồn nhân lực, vật lực hợp lý và hiệu quả.

3. Chức năng tổ chức

Chức năng tiếp theo trong 4 chức năng của quản trị là tổ chức, phần lớn dành cho những người thuộc cấp quản lý. Chức năng này yêu cầu người quản lý xác định các việc phải làm, người phụ trách và trách nhiệm của các bộ phận để phân công hợp lý.

• Tạo dựng một môi trường nội bộ trong công ty để hoàn thành mục tiêu.
• Xây dựng mô hình quản lý doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức cũng như trao quyền cho các bộ phận, cá nhân sao cho phù hợp với từng nhiệm vụ của công việc.
• Truyền đạt các thông tin, chỉ thị hay mệnh lệnh cần thiết để thực hiện công việc và nhận thông tin phản hồi.

Trong khi chức năng “hoạch định” liên quan trực tiếp đến mục tiêu hoạt động, thì chức năng “tổ chức” sẽ liên quan đến yếu tố về con người. Do đó, trong 4 chức năng của quản trị, “tổ chức” là một chức năng quan trọng để đảm bảo sự phát triển cũng như tồn tại của doanh nghiệp. .

Thiết lập chức năng Tổ chức bao gồm các bước sau đây:

1. Xác định mục tiêu và chiến lược
2. Xây dựng cơ cấu tổ chức
3. Phân công nhiệm vụ và trách nhiệm
4. Thiết lập nội quy và quy tắc
5. Khuyến khích sự đoàn kết và hợp tác
6. Đánh giá và điều chỉnh
7. Ứng dụng Công nghệ
8. Phát triển nguồn nhân lực

Theo quy luật Pareto, chỉ khoảng 20% nhân sự trong công việc có thể tạo ra được tới 80% kết quả, trong khi đó 20% sự cố có thể đến từ 80% còn lại. Chính vì thế, nếu quá trình tổ chức, phân chia các đầu việc gặp vấn đề thì tất cả các công việc đều sẽ không được tối ưu một cách hiệu quả.

Chức năng tổ chức nhà quản trị sắp xếp đầu công việc phù hợp

Chức năng lãnh đạo

Sau khi lập kế hoạch và tổ chức các nhiệm vụ, chức năng "lãnh đạo" sẽ đảm nhận vai trò kích thích và động viên nhân viên. Chức năng này cũng hỗ trợ người lãnh đạo trong việc phối hợp nhân sự để thực hiện các mục tiêu và giải quyết các vấn đề phát sinh.

Chức năng “lãnh đạo” bao gồm việc hướng dẫn, lãnh đạo mọi người tiến hành các hoạt động. Bên cạnh đó, chức năng này giúp nhân viên dưới quyền thực hiện công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất, tránh tình trạng chậm trễ, tồn đọng công việc.

Hơn nữa, chức năng "lãnh đạo" hỗ trợ việc phối hợp mượt mà giữa các phòng ban hướng đến một mục tiêu chung. Khi thực hiện bốn chức năng quản trị, chỉ khi chức năng "lãnh đạo" hoạt động hiệu quả, chức năng "lập kế hoạch" và "tổ chức" mới có ý nghĩa.

Chức năng điều khiển giúp điều phối công việc nhanh hơn

Thực hiện chức năng Lãnh đạo bao gồm các bước sau đây:

1. Giao tiếp hiệu quả​
2. Truyền cảm hứng và thúc đẩy
3. Lãnh đạo bằng việc làm gương
4. Xây dựng sự tin tưởng và mối quan hệ
5. Tạo điều kiện để nhân viên tự quản lý, tự quyết định​
6. Tạo sự hỗ trợ và giúp nhân viên phát triển
7. Ghi nhận và trao thưởng
8. Giải quyết mâu thuẫn
9. Sự thích nghi
10. Cái tiến liên tục
11. Xây dựng đội nhóm
12. Tầm nhìn lãnh đạo

Ví dụ, một doanh nghiệp đặt ra mục tiêu ra mắt sản phẩm (lập kế hoạch), sau đó sắp xếp công việc cho từng cá nhân có khả năng phù hợp (marketing, bán hàng, dịch vụ khách hàng, v.v.). Chức năng "lãnh đạo" sẽ đảm nhiệm việc thúc đẩy và phối hợp nhân sự làm việc cùng nhau một cách hiệu quả. Mục tiêu cuối cùng là đưa sản phẩm đến khách hàng càng nhanh càng tốt và đạt được doanh số bán hàng tốt.

5. Chức năng kiểm soát

Chức năng cuối cùng là chức năng “kiểm soát”. Nhằm đảm bảo các công việc được thực hiện như kế hoạch dự kiến, nhà quản trị cần theo dõi sát sao doanh nghiệp của mình đang hoạt động như thế nào, thu thập kết quả thực hiện trên thực tế để so sánh với các mục tiêu đã được đặt ra cũng như tiến hành điều chỉnh nếu có sai lệch.

Ngoài ra, chức năng “kiểm soát” giúp các hoạt động được thực hiện một cách trơn tru và ít sai sót hơn. Chức năng này không chỉ được thực hiện ở các quản lý cấp cao, mà đôi khi các nhân sự cấp dưới cũng nên kiểm tra, đánh giá lại công việc của mình để phòng các trường hợp sai sót.

Với chức năng kiểm soát, tùy vào mục đích yêu cầu của công việc sẽ bao gồm những hình thức khác nhau:

• Kiểm soát lường trước - Tiến hành các hoạt động trước khi có phát sinh: Quy trình này sẽ dự tính những sai sót hay tình huống có thể xảy ra trong quá trình làm việc. Ví dụ, khi đưa sản phẩm ra thị trường, doanh nghiệp sẽ phải dự đoán khả năng thích ứng của sản phẩm đối với khách hàng, khách hàng dễ phản ứng lại với phần nào nhất và cách xử lý ra sao. Kiểm soát đồng thời - Thực hiện trong quá trình làm việc: Quy trình này giúp mọi người nắm bắt những trở ngại, khó khăn trong quá trình làm việc. Từ đó, doanh nghiệp có thể lập tức điều chỉnh để tránh phát sinh sai sót và ảnh hưởng đến hệ thống.