Chọn thẻ Mailing > Start Mail Merge > Step by Step Mail Merge Wizard
Tiếp theo, thực hiện lần lượt theo các bước sau:
Xuất hiện cửa sổ New Address list, chọn Customize Columns
Tại cửa sổ Customize Address List, ta có thể thay đổi một số dữ liệu
- Add: Thêm trường
- Delete: Xóa các trường có sẵn
- Rename: Đổi tên trường có sẵn
Sau đó bạn điền thông tin cơ bản, ví dụ như sau:
- New Entry: Thêm dòng mới
- Delete Entry: Xóa dòng
Sau khi điền xong thông tin, chọn OK, xuất hiện cửa sổ dưới đây, đặt tên cho file rồi chọn Save
Sau đó, tại cửa sổ Mail Merge Recipients, chọn OK
Tiếp theo:
Chọn More items, xuất hiện bảng Insert Merge Field, ta chọn Insert vào các mục đã thiết kế, cuối cùng sau khi đã Insert vào vị trí đúng, chọn Next: Preview your letters, ví dụ như sau:
Cuối cùng, sau khi đã chèn xong như hình trên, ta tiếp tục chọn Next: Complete the merge
Tại thẻ Mailing > Finish & Merge > Edit Individual Documents > xuất hiện cửa sổ Merge to New Document > All > OK
Thế là bạn đã có một loạt các mẫu giấy mời được thiết kế giống nhau mà lại rất nhanh, tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Word thực hiện tự động điền vào các thông tin tương ứng cho mỗi mẫu thư
Chúc bạn thành công!
Trong thực tế, nhiều lúc ta cần phải in văn bản gửi cho nhiều người như thư mời, phiếu báo điểm, giấy chứng nhận, bằng tốt nghiệp, quyết định,… thay vì phải gõ những thông tin của từng người trên từng văn bản [rất dễ gây nhầm lẫn], ta có thể sử dụng công cụ trộn văn bản Mail Merge để soạn thảo một cách nhanh chóng trên excel 2007, 2010, 2013,....
Bài viết này mình hướng dẫn trên phiên bản Office 2010, với phiên bản Office 2007, 2013, 2015 các bạn làm tương tự vì giao diện cũng giống nhau. Riêng đối với phiên bản Office để trộn được văn bản các bạn làm như bài viết sau: Hướng dẫn trộn văn bản trong word 2003
- Bước 1: Tạo một mẫu văn bản có chứa các thông tin cần trộn. ví dụ mình có văn bản như bên dưới, phần để dấu …. màu đỏ chính là các thông tin cần thêm vào
- Bước 2: Trên cơ sở mẫu văn bản trên ta tạo một tệp dữ liệu trên Excel, tên cột bạn phải bắt đầu ngay từ ô A1 [như hình bên dưới], tuyệt đối không được 2 hay nhiều ô làm 1 bởi như thế sẽ không trộn văn bản được. [bạn cũng có thể đánh biểu mẫu này trên word tuy nhiên theo mình bạn nên đánh trên excel vì nếu có nhiều dữ liệu hoặc cần phải tính toán bằng các hàm bạn sẽ dễ dàng thêm và chỉnh sửa hơn trên excel]
- Bước 3: Trên văn bản mẫu đánh trên word [ở bước 1] bạn bấm vào thẻ Mailings => Tiếp tục chọn ô Select Recipients=> Tiếp tục chọn Use Existing Lish… => Để chọn biểu mẫu mà bạn đã đánh trên excel. [Bạn cũng có thể bấm chọn Type New List… để đánh bảng biểu của bạn]
- Bấm chọn sheets chứa dữ liệu của bạn, trong ví dụ này của mình sheet chứa dữ liệu có tên là Data=> tiếp theo bấm Ok.
- Bước 4: Bạn bấm vào Edit Recipient List để chỉnh sửa những hàng dữ liệu bạn cần trộn, nếu bạn muốn trộn tất cả các dòng dữ liệu trên excel bạn có thể bỏ qua bước này.
- Bước 5: Tại văn bản mấu bạn chọn vị trí cần thêm dữ liệu trộn, trong ví dụ này mình sẽ bôi đen dấu 3 chấm […] như hình dưới => tiếp theo bấm vào Insert Merge Field và chọn thông tin cần trộn chứa trong biểu để thêm vào. Làm tương tự cho đến khi Insert xong toàn bộ những dữ liệu bạn cần thêm vào.
Sau khi nhập hết các thông tin văn bản sẽ có dạng như sau
- Bươc 6: Tiến hàng trộn toàn bộ biểu với mẫu văn bản để cho ra một loạt quyết định bằng cách vào Finish & Merge => bấm chọn Edit Individual Documents…
- Tại bảng hiện ra bấm chọn số lượng dòng cần trộn với biểu mẫu ở mục From…to… hoặc chọn in tất cả ở mục All và bấm Ok để xuất.
- Bước 7: Giờ bạn có thể in văn bản của bạn và gửi đến những nơi cần thiết rồi.
Cảm ơn bạn đã đọc bài viết! Hãy like nếu bài viết có ích →
Trộn thư trong Word là chức năng khá tiện lợi, thế nhưng không phải ai cũng biết cách làm này. Bài viết sau Taimienphi.vn sẽ hướng dẫn đến các bạn cách trộn thư đơn giản và hiệu quả trong Word.
Tính năng trộn thư trong Word giúp người dùng:
- Tiết kiệm thời gian chèn dữ liệu vào các mẫu văn bản có nội dung cố định.
Hướng dẫn cách trộn thư trong Word
Nội dung bài viết:
1. Cách làm trên Word 2007 - 2019
2. Cách làm trên Word 2003
Cách trộn thư trong Microsoft Word
Trước tiên, các bạn cần có file word gốc có sẵn để chèn thông tin vào.
* Đối với Word 2007 - 2019
Bước 1: Kích vào thẻ Mailings, chọn Start Mail Merge rồi chọn chức năng Step by Step Mail Merge Wizard…
Bước 2: Chọn Letters và nhấn Next.
Bước 3: Chọn Use the current documnent sau đó nhấn Next.
Bước 4: Chọn Type a new list để tạo danh sách mới, sau đó nhấn Next.
Bước 5: Xuất hiện hộp thoại tạo các trường của danh sách, bạn kích vào nút Customize Columns… để xóa, thêm hoặc sửa tên các trường có sẵn theo ý của mình.
Bước 6: Chọn trường cần xóa và kích nút Delete để xóa nó [nhấn Yes xác nhận], kích Rename… để sửa tên trường theo ý bạn.
Bước 7: Sau khi hoàn thành các tên trường, các bạn tiến hành nhập dữ liệu tương ứng. Nhấn New Entry để thêm dòng mới. Nhập hoàn thành nhấn OK để kết thúc.
Bước 8: Tiến hành chọn nơi lưu file danh sách và đặt tên cho nó, sau đó nhấn Save.
Bước 9: Nhấn OK
Bước 10: Nhấn Next để tiếp tục
Bước 11: Đặt trỏ chuột vào vị trí bạn cần chèn thông tin và kích More items…
Bước 12: Chọn trường tương ứng, sau đó nhấn Insert. Lặp lại bước này cho đến khi đã chèn hết các trường trong danh sách.
Bước 13: Nhấn Next để xem kết quả
Và đây là kết quả:
* Đối với Word 2003
Bước 1: Mở file word cần trộn thư, sau đó vào Tools, chọn Letters and Mailings và chọn tiếp Mail Merge…
Bước 2: Tại khung Mail Merge xuất hiện bên phía tay phải trang word ta chọn Letters và nhấn Next.
Bước 3: Chọn mục Use the current document và tiếp tục nhấn Next.
Bước 4: Chọn Use an existing list [dùng danh sách có sẵn] và nhấn Next. Bạn cũng có thể tạo mới danh sách bằng cách nhấp vào tùy chọn Type a new list.
Bước 5: Chọn đường dẫn đến file Excel cần chèn, nhấp chọn file sau đó nhấn Open.
Bước 6: Chọn đúng sheet chứa dữ liệu và nhấn OK.
Bước 7: Nếu muốn chèn tất cả các dòng nhấp chọn Sellect All. Còn nếu chèn chọn lọc thì bỏ chọn trước dòng dữ liệu không muốn chèn, sau đó nhấn OK.
Bước 8: Tiếp tục nhấn Next
Bước 9: Đặt con trỏ chuột tại vị trí cần chèn dữ liệu, sau đó kích vào More Items…
Bước 10: Xuất hiện cửa sổ Insert Merge Field, ta chọn đúng trường dữ liệu cần chèn và nhấn Insert để tiến hành chèn. Nhấn Close để đóng cửa sổ.
Bước 11: Lặp lại bước trên cho đến khi chèn hết các trường dữ liệu mong muốn. Sau đó nhấn Next để xem kết quả.
Bước 12: Nhấn Next để hoàn thành quá trình trộn thư.
Bước 13: Kích vào Edit individual letters… để xem toàn bộ danh sách sau khi trộn.
Bước 14: Chọn All
Bước 15: Bạn cũng có thể lưu danh sách này bằng cách nhấn Ctrl + S, sau đó chọn nơi lưu, nhập tên file và nhấn Save để lưu.
Trong khuôn khổ bài viết trên chúng tôi đã hướng dẫn các bạn cách trộn thư trong Word 2003 - 2019, nhờ đó bạn có thể dễ dàng tạo nhiều file giấy mời, thư cảm ơn, ... gửi đến nhiều người chỉ trong vài thao tác trên, tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo các thủ thuật liên quan đến văn bản Word như: Fix lỗi chữ nhảy cách trong Microsoft Word, Chèn Clip Art trong Word, ... để thao tác trên các file Word hiệu quả.
Nhờ tính năng trộn thư trong Word người dùng có thể thêm các file dạng danh sách vào các mẫu văn bản cố định dạng thư mời, thông báo, phiếu trắc nghiệm và nhiều tài liệu tương tự một cách nhanh chóng, mặc dù hữu ích thế nhưng không nhiều người biết cách sử dụng thủ thuật này.
Cách kẻ bảng, tạo table trong Word 2016 Cách căn lề trong Word chuẩn khổ giấy Cách chèn Watermark trong Word, đóng dấu bản quyền Căn lề phải thẳng hàng trong Word Căn lề đều hai bên trong Word Tạo mật khẩu file word 2013, 2016, word 365, đặt Password tập tin Word