File lưu hồ sơ nhân sự
Vấn đề lưu trữ hồ sơ nhân sự là nhiệm vụ vô cùng quan trọng của bộ phận hành chính ở trong một cơ quan, doanh nghiệp. Vì thế mà nhân viên hành chính nhân sự cần học cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả. Từ đó đảm bảo chất lượng của công việc thuộc bộ phận hành chính. Show
1. Hồ sơ nhân sự gồm những gì?Tùy vào từng yêu cầu của công ty và theo hợp đồng của nhân sự mà bộ hồ sơ nhân sự sẽ yêu cầu các giấy tờ khác nhau. Dưới đây là các giấy tờ cơ bản, tối thiểu cần phải có trong hồ sơ nhân sự (hồ sơ nhân viên) như:
2. Tầm quan trọng của việc quản lý hồ sơ nhân sựNhiều nhân viên ở bộ phận nhân sự sẽ thắc mắc rằng tại sao lại cần lưu hồ sơ nhân sự. Đây là một số lý do để cho các doanh nghiệp cần phải lưu trữ hồ sơ nhân sự khoa học.
Mức độ lưu trữ hồ sơ tuỳ thuộc vào bộ hồ sơ gồm những giấy tờ nào và tính chất công việc. Một số giấy tờ trong hồ sơ nhân sự có thể trả lại cho người lao động. Một số giấy tờ sẽ được lưu trữ ngắn hạn, lưu trữ vĩnh viễn….. 3. Quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự mới nhấtHồ sơ nhân sự có vai trò vô cùng quan trọng ở trong doanh nghiệp. Hành chính nhân sự cần phải nắm được toàn bộ những nguyên tắc, quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả. 3 quy định quan trọng, ban hành bởi Pháp luật Việt Nam về cách lưu trữ hồ sơ nhân sự không thể bỏ qua:
Với sự quan trọng của hồ sơ nhân sự, bên phía hành chính nhân sự cần là người nắm rõ nhất toàn bộ những yêu cầu về vấn đề hồ sơ. Đặc biệt cần cân nhắc khi lưu trữ hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp. 4. Cách lưu trữ và bảo quản hồ sơ nhân sự phổ biến4.1 Lưu trữ bằng tủ hồ sơ có nhiều ngănTủ có nhiều ngăn giúp HR bảo quản được số lượng hồ sơ lớn, đa dạng giấy tờ với các kích thước khác nhau. Tủ hồ sơ nhiều ngăn vừa gọn gàng, tạo tính thẩm mỹ cho văn phòng, lại cực kỳ thuận tiện. Với loại tủ này, anh/chị HR có thể phân chia thành nhiều khu vực để đựng các loại hồ sơ khác nhau. Bên ngoài mỗi ngăn nên dán giấy ghi tên các loại tài liệu để thuận tiện cho việc tìm kiếm khi cần thiết. Tủ hồ sơ nhiều ngăn4.2 Lưu trữ bằng tủ hồ sơ 2 ngăn thấpTủ hồ sơ 2 ngăn thấp phù hợp cho các doanh nghiệp có ít nhân sự, ít giấy tờ phải lưu trữ. Loại tủ này thích hợp cho các phòng có diện tích nhỏ, và cũng có giá thành tương đối phải chăng. Tủ hồ sơ 2 ngăn4.3 Lưu trữ bằng thùng hồ sơ có nắp đậyThùng hồ sơ có nắp đậy tương đối bất tiện trong việc lấy hồ sơ, vì vậy nó phù hợp với những loại tài liệu lâu năm, cố định, ít phải dùng đến. Thùng hồ sơ có nắp đậy4.4 Lưu trữ bằng bìa đựng thích hợpBìa đựng hồ sơ là một phương pháp lưu trữ hồ sơ cũng khá phổ biến. Có nhiều loại bìa đựng khác nhau:
4.5 Lưu trữ bằng phần mềmQuản lý hồ sơ, thông tin nhân sự ở các doanh nghiệp hiện nay thường gặp rất nhiều khó khăn, điển hình như:
Tất cả những khó khăn này có thể được giải quyết nhanh chóng với phần mềm AMIS Thông tin Nhân sự của MISA. Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự của MISA là công cụ giúp HR quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả, tối ưu hoá thời gian và năng suất làm việc của một nhân viên HR, cụ thể như sau: Phần mềm có giao diện trực quan, dễ nhìn, dễ theo dõi
Với AMIS Thông tin nhân sự, những doanh nghiệp có 1000 – 5000 nhân viên cũng hoàn toàn có thể sử dụng phần mềm để giúp công tác quản lý trở nên chuyên nghiệp hơn. Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý thông tin nhân sự của MISA?
Hơn 17.000 doanh nghiệp đã tin dùng sản phẩm của MISA, còn doanh nghiệp của bạn thì sao? Hãy để lại thông tin để được chuyên gia của MISA tư vấn chi tiết hơn. 5. 4 bước lưu trữ hồ sư nhân sựHiện nay có hai cách để lưu trữ hồ sơ nhân sự được các doanh nghiệp áp dụng phổ biến. Đó chính là:
Bước 1: Phân loại hồ sơ trước khi lưu trữ hồ sơ: Trước khi đưa toàn bộ hồ sơ đi lưu trữ, hãy thực hiện công tác phân loại nó. Việc thực hiện phân loại hồ sơ sẽ giúp cho công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn. Đây là cách lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả mà các doanh nghiệp nên áp dụng. Một số nhóm hồ sơ nhân sự thường được phân loại như: Hồ sơ lý lịch nhân sự, hồ sơ bảo hiểm nhân sự, hồ sơ công tác … Và ở trong những nhóm hồ sơ này, để tiện hơn trong việc tìm kiếm, bạn có thể tiến hành phân loại thành từng nhóm nhỏ nữa. Một mẹo nhỏ để lưu trữ hồ sơ nhân sự khoa học mà các bạn có thể áp dụng đó chính là lưu trữ hồ sơ dựa trên các mốc thời gian. Và với cách lưu trữ này, bạn hoàn toàn có thể tiến hành tách ra thành nhiều nhóm nhỏ khác nhau. Cách lưu trữ này cũng sẽ giúp bạn tìm hồ sơ khi cần một cách dễ dàng hơn. Thực hiện công tác phân loại hồ sơ trước khi lưu trữBước 2: Tìm kiếm địa điểm thích hợp để lưu hồ sơ nhân sự: Một số doanh nghiệp có thể lựa chọn lưu hồ sơ nhân sự tại chính cơ quan của mình. Còn một số công ty có thể thuê kho để lưu, đó là cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả. Tùy vào tính chất công việc và cả kinh tế, mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn những cách lưu trữ hồ sơ khác nhau. Dù là lưu trữ hồ sơ nhân sự ở đâu thì doanh nghiệp vẫn cần phải đảm bảo được một số những yếu tố như sau:
Bước 3: Tiến hành công tác lưu trữ hồ sơ nhân sự Khi đã phân loại được các hồ sơ cụ thể, lúc này anh chị hoàn có thể thiết kế những muc lưu trữ riêng biệt dựa trên bản mềm. Bản mềm sẽ lưu bởi những tệp trên máy, song song với đó, bản cứng sẽ được lưu trữ một cách khoa học trong kho. Tiến hành công tác lưu trữ hồ sơ nhân sự một cách khoa họcBước 4: Kiểm tra và cập nhật hồ sơ nhân sự thường xuyên Trong quá trình lưu trữ, cách quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel và cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả bằng bản cứng đó là thường xuyên kiểm tra và cập nhật hồ sơ nhân sự. Ngày nay, quản lý hồ sơ nhân sự qua giấy tờ và excel dần được hạn chế, thay vào đó là sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự. Khi hồ sơ tại doanh nghiệp gặp phải một số sự cố như bị ướt, mốc hay thất lạc, sử dụng các bản scan hồ sơ trên môi trường số sẽ giúp bảo quản thông tin, cập nhật dữ liệu nhanh chóng và an toàn hơn. Hạn chế những thất thoát, sai sót hay nhầm lẫn trong quá trình lưu trữ hồ sơ. Quản lý hồ sơ nhân sự trên phần mềm quản lý nhân sự AMIS giúp doanh nghiệp: Đính kèm bản scan hồ sơ theo từng nhân viên, dễ dàng tra cứu, giảm được thời gian lục tìm hồ sơ. Dữ liệu hồ sơ từng nhân viên được quản lý tập trung, sâu chuỗi xuyên suốt từ khi mới tiếp nhận vào làm việc đến khi nghỉ việc. Kết luậnTrên đây là những tính năng rất quan trọng giúp quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả. Thông tin hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra chiến lược quy hoạch, phát triển đội ngũ, để có thể tối ưu chiến lược nhân sự theo cách toàn vẹn nhất. Hãy tham khảo để lựa chọn cho công ty cách lưu trữ hồ sơ nhân sự phù hợp nhất. 2,379 Đánh giá bài viết [Tổng số: 1 Trung bình: 5] |