Có mấy cách để lưu trữ hóa đơn điện tử năm 2024

Lưu trữ hóa đơn điện tử là hình thức cho phép sao chép toàn bộ hóa đơn đầu vào đầu ra, hay các hóa đơn xuất nhập khẩu lưu trữ vào các thiết bị như: USB, CD….Mặc khác, chúng còn có thể lưu trữ trực tuyến để đảm bảo sự bảo mật và an toàn dữ liệu.

Làm thế nào để lưu trữ hóa đơn điện tử hợp pháp và tối ưu? Đây có vẻ là yếu tố mà các doanh nghiệp cần quan tâm và biết lúc này. Vậy cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào, đầu ra hiệu quả là gì? Cùng AccnetERP tham khảo bài viết sau để nắm được 6 cách bảo tồn hóa đơn tốt nhất cho doanh nghiệp (Mới 2024).

1. Tạo một email mới hoàn toàn dùng để lưu trữ hóa đơn điện tử

Cách lưu trữ hoá đơn điện tử mua vào, bán ra này nhằm tránh thất lạc email cũng như bị trôi thông tin giữa muôn vàng email khác. Do đó, tốt nhất nên lập một email riêng để nhận hóa đơn điện tử đầu vào và cũng để thuận tiện cho việc quản lý.

• Bước 1: Bạn lập một email mới cho doanh nghiệp
• Bước 2: Thông báo với các khách hàng khi xuất hóa đơn thì gửi vào email mới này.
• Bước 3: Tải cả file PDF và XML về máy tính khi hóa đơn điện tử khi được gửi vào email mới
• Bước 4: Lưu hóa đơn điện tử đầu vào ở riêng một thư mục và lưu theo tháng/quý hoặc tên nhà cung cấp để dễ theo dõi, tìm kiếm khi cần.

2. Nhận hóa đơn qua email và in ra giấy để lưu trữ

Hình thức này mang tính thủ công khá nhiều, nhưng hầu hết người làm công tác kế toán đều đã quen. Đối với hình thức này thì doanh nghiệp sẽ phải tốn thêm các khoản chi phí cho việc in ấn và lưu trữ.

• Bước 1: Bạn vào email nhận hóa đơn
• Bước 2: Chọn hóa đơn điện tử được bên đối tác gửi rồi vào file PDF.
• Bước 3: Nhấn in ra một bản giấy.

3. Cách lưu trữ hóa đơn trên Folder máy tính hoặc Drive

Cách lưu trữ hoá đơn điện tử đầu vào, đầu ra này vừa giúp bạn tiết kiện chi phí và giảm thời gian cho việc tìm kiếm như hình thức lưu trữ giấy thủ công.

• Bước 1: Bạn vào email nhận hóa đơn
• Bước 2: Chọn hóa đơn điện tử mua vào.
• Bước 3: Tải file PDF, XML và lưu trữ vào Folder hoặc Drive

4. Lưu trữ trên bảng kê Excel

Đối với hình thức này thì khá thông dụng và kế toán thường dùng. Sau khi có hóa đơn đầu vào người làm công tác kế toán sẽ hực hiện nhập liệu thông tin lên file excel để theo dõi và tra cứu đường link đến hòm thư.

• Bước 1: Bạn lập một file excel với tiêu đề hóa đơn đầu của doanh nghiệp bao gồm nội dung như: STT, Bên mua, Ngày xuất hóa đơn, Link hóa đơn,…
• Bước 2: Đăng nhập vào email nhận hóa đơn
• Bước 3: Vào từng hóa đơn điện tử, copy link mã tra cứu hóa đơn.
• Bước 4: Dán từng link tra cứu hóa đơn điện tử vào dòng tương ứng với các thông tin.

5. Dùng phần mềm là cách lưu trữ hóa đơn điện tử mua vào, bán ra

Trong kỷ nguyên đổi mới công nghệ và xu hướng chuyển đổi số thì việc sử dụng phần mềm để quản lý hóa đơn điện tử là cách hiệu quả. Giúp người dùng dễ dàng quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử.

• Bước 1: Bạn lập một email nhận hóa đơn điện tử.
• Bước 2: Đăng ký với nhà cung cấp về việc sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử
• Bước 3: Nhà cung cấp sẽ cài đặt ứng dụng vào máy tính và tự động cập nhật thông tin khi có hóa đơn mới lên phần mềm kế toán.

6. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào trên các thiết bị ngoài (USB, CD)

Để tránh rủi ro mất dữ liệu hóa đơn điện tử do máy tính hỏng thì bạn có thể sử dụng cách lưu trữ hóa đơn trên thiết bị ngoài.

• Bước 1: Bạn đăng nhập vào email nhận hóa đơn do bên bán gửi.
• Bước 2: Bạn truy cập vào từng hóa đơn và thực hiện tải file PDF, XML.
• Bước 3: Bạn lưu cả 2 file của hóa đơn điện tử vào các thiết bị ngoài như USB, CD…

Những quy định về cách lưu trữ hóa đơn điện tử:

Theo nội dung được nêu tại điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP về cách lưu trữ hoá đơn. Thì để lưu trữ hóa đơn cần thỏa các quy định như sau:

Nhiều người dùng thắc mắc cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra như thế nào là hợp pháp? Hóa đơn điện tử đầu ra có bắt buộc phải in ra bản giấy để lưu trữ không? Tất cả sẽ được giải đáp chi tiết ngay trong bài viết này.

1. Hóa đơn điện tử đầu ra là gì?

Hóa đơn điện tử được hiểu là là chứng từ kế toán được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử. Cũng mang bản chất là một loại hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử đầu ra được tạo lập nhằm mục đích ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ, ký số, ký điện tử theo đúng quy định pháp luật bằng phương tiện điện tử. HĐĐT đầu ra bao gồm cả các hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền, có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử đầu ra là gì?

Hóa đơn điện tử đầu ra hiện có dạng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và HĐĐT không có mã của cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử đầu ra không có mã của cơ quan thuế là HĐĐT do các tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử đầu ra có mã của cơ quan thuế là HĐĐT được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

2. Quy định cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra

Hiện nay, khi tìm hiểu về cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra thì bạn và DN có thể tham khảo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, được Chính Phủ ban hành ngày 12/09/2018.

Cách lưu trữ với hóa đơn điện tử đầu ra.

Theo đó, tại Điều 11, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Chính Phủ quy định việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải tuân thủ các quy định dưới đây: - Thứ nhất, HĐĐT phải được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. - Thứ hai, các cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn, áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ HĐĐT phù hợp với đặc thù kinh doanh và khả năng công nghệ của mình. - Thứ ba, việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo 03 yêu cầu tối thiểu sau:

• Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ. Thông tin hóa đơn tuyệt đối không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
• Lưu trữ HĐĐT theo đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán;
• HĐĐT được in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

- Cuối cùng, HĐĐT đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, việc tiêu hủy HĐĐT không được phép làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông tin. \>> Có thể bạn quan tâm: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

3. HĐĐT có bắt buộc phải in ra bản giấy để lưu trữ không?

Khi lưu trữ hóa đơn điện tử, có cần phải in ra bản giấy để lưu trữ nữa hay không? Đây hiện là thắc mắc của không ít người dùng HĐĐT.