Có mấy cách để lưu trữ hóa đơn điện tử năm 2024
Lưu trữ hóa đơn điện tử là hình thức cho phép sao chép toàn bộ hóa đơn đầu vào đầu ra, hay các hóa đơn xuất nhập khẩu lưu trữ vào các thiết bị như: USB, CD….Mặc khác, chúng còn có thể lưu trữ trực tuyến để đảm bảo sự bảo mật và an toàn dữ liệu. Show
Làm thế nào để lưu trữ hóa đơn điện tử hợp pháp và tối ưu? Đây có vẻ là yếu tố mà các doanh nghiệp cần quan tâm và biết lúc này. Vậy cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào, đầu ra hiệu quả là gì? Cùng AccnetERP tham khảo bài viết sau để nắm được 6 cách bảo tồn hóa đơn tốt nhất cho doanh nghiệp (Mới 2024). 1. Tạo một email mới hoàn toàn dùng để lưu trữ hóa đơn điện tửCách lưu trữ hoá đơn điện tử mua vào, bán ra này nhằm tránh thất lạc email cũng như bị trôi thông tin giữa muôn vàng email khác. Do đó, tốt nhất nên lập một email riêng để nhận hóa đơn điện tử đầu vào và cũng để thuận tiện cho việc quản lý.
2. Nhận hóa đơn qua email và in ra giấy để lưu trữHình thức này mang tính thủ công khá nhiều, nhưng hầu hết người làm công tác kế toán đều đã quen. Đối với hình thức này thì doanh nghiệp sẽ phải tốn thêm các khoản chi phí cho việc in ấn và lưu trữ.
3. Cách lưu trữ hóa đơn trên Folder máy tính hoặc DriveCách lưu trữ hoá đơn điện tử đầu vào, đầu ra này vừa giúp bạn tiết kiện chi phí và giảm thời gian cho việc tìm kiếm như hình thức lưu trữ giấy thủ công.
4. Lưu trữ trên bảng kê ExcelĐối với hình thức này thì khá thông dụng và kế toán thường dùng. Sau khi có hóa đơn đầu vào người làm công tác kế toán sẽ hực hiện nhập liệu thông tin lên file excel để theo dõi và tra cứu đường link đến hòm thư.
5. Dùng phần mềm là cách lưu trữ hóa đơn điện tử mua vào, bán raTrong kỷ nguyên đổi mới công nghệ và xu hướng chuyển đổi số thì việc sử dụng phần mềm để quản lý hóa đơn điện tử là cách hiệu quả. Giúp người dùng dễ dàng quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử.
6. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào trên các thiết bị ngoài (USB, CD)Để tránh rủi ro mất dữ liệu hóa đơn điện tử do máy tính hỏng thì bạn có thể sử dụng cách lưu trữ hóa đơn trên thiết bị ngoài.
Những quy định về cách lưu trữ hóa đơn điện tử: Theo nội dung được nêu tại điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP về cách lưu trữ hoá đơn. Thì để lưu trữ hóa đơn cần thỏa các quy định như sau: Nhiều người dùng thắc mắc cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra như thế nào là hợp pháp? Hóa đơn điện tử đầu ra có bắt buộc phải in ra bản giấy để lưu trữ không? Tất cả sẽ được giải đáp chi tiết ngay trong bài viết này. 1. Hóa đơn điện tử đầu ra là gì?Hóa đơn điện tử được hiểu là là chứng từ kế toán được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử. Cũng mang bản chất là một loại hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử đầu ra được tạo lập nhằm mục đích ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ, ký số, ký điện tử theo đúng quy định pháp luật bằng phương tiện điện tử. HĐĐT đầu ra bao gồm cả các hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền, có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế Hóa đơn điện tử đầu ra là gì? Hóa đơn điện tử đầu ra hiện có dạng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và HĐĐT không có mã của cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử đầu ra không có mã của cơ quan thuế là HĐĐT do các tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử đầu ra có mã của cơ quan thuế là HĐĐT được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. 2. Quy định cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu raHiện nay, khi tìm hiểu về cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra thì bạn và DN có thể tham khảo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, được Chính Phủ ban hành ngày 12/09/2018. Cách lưu trữ với hóa đơn điện tử đầu ra. Theo đó, tại Điều 11, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Chính Phủ quy định việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải tuân thủ các quy định dưới đây: - Thứ nhất, HĐĐT phải được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. - Thứ hai, các cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn, áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ HĐĐT phù hợp với đặc thù kinh doanh và khả năng công nghệ của mình. - Thứ ba, việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo 03 yêu cầu tối thiểu sau:
- Cuối cùng, HĐĐT đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, việc tiêu hủy HĐĐT không được phép làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông tin. \>> Có thể bạn quan tâm: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử. 3. HĐĐT có bắt buộc phải in ra bản giấy để lưu trữ không?Khi lưu trữ hóa đơn điện tử, có cần phải in ra bản giấy để lưu trữ nữa hay không? Đây hiện là thắc mắc của không ít người dùng HĐĐT. |