Bien bản thu hồi và hủy hóa đơn năm 2024

Trong khi sử dụng hóa đơn điện tử, khi sai sót một số thông tin như ngày tháng, tên công ty, sai số tiền,… đều cần phải thu hồi để điều chỉnh. Người bán cần lập biên bản thu hồi hóa đơn khi gặp những trường hợp trên. Vậy mẫu biên bản thu hồi hóa đơn điện tử là gì? Hãy cùng Hóa đơn điện tử Easyinvoice tìm hiểu qua bài viết dưới đây để biết thêm thông tin.

Nội dung bài viết

1. Biên bản thu hồi hóa đơn điện tử là gì?

Theo khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính thì:

Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử.

Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Biên bản thu hồi hóa đơn là biên bản do người bán và người mua lập ra nhằm thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Những trường hợp phải lập biên bản thu hồi hóa đơn được quy định rõ trong thông tư 34/2014/BTC .

2. Trường hợp cần lập biên bản thu hồi hóa đơn

Theo điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính:

Khi lập hóa đơn GTGT mà có sai sót nhưng chưa kê khai thì 2 bên phải lập biên bản thu hồi hóa đơn đã lập sai.

• Trường hợp 1: Bên bán đã lập hóa đơn và giao cho bên mua song cả hai bên mua nhưng bên mua chưa giao hàng, cung ứng dịch vụ thì phát hiện hóa đơn bị sai sót.
• Trường hợp 2: Đối với hóa đơn đã lập và giao cho bên mua, song cả hai bên bán và mua đều chưa sử dụng hóa đơn đó để kê khai thuế.

Đối với hai trường hợp này người bán và người mua lập biên bản thu hồi hóa đơn đã lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được rõ lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo liên của hóa đơn, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại số hóa đơn mới theo quy định.

Như vậy, nếu hóa đơn viết sai đã giao cho người mua ( cả 2 bên chưa kê khai thuế) hoặc chưa giao hàng hóa dịch vụ thì phải lập biên bản thu hồi hóa đơn đó và lập lại hóa đơn mới.

\>>>:Có thể bạn quan tâm Tìm hiểu hợp đồng lao động thời vụ

3. Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn điện tử

\>>>Tải mẫu biên bản thu hồi hóa đơn điện tử tại đây

4. Một số lưu ý khi lập biên bản thu hồi hóa đơn điện tử

Khi lập biên bản thu hồi hóa đơn cần lưu ý những nội dung sau để tuân thủ theo đúng quy định pháp luật:

• Ngày trên biên bản phải trùng với ngày ghi trên hóa đơn mới.
• Biên bản thu hồi hóa đơn phải trình bày được lý do thu hồi hóa đơn là do đâu, sai sót ở mục nào. Phải ghi đúng hóa đơn về số, ngày tháng, ký hiệu,… xuất hóa đơn mới số, ngày tháng, ký hiệu,…
• Cuối cùng, khi đã lập xong biên bản thu hồi hóa đơn thì hai bên phải tiến hành ký và ghi rõ tên người đại diện pháp luật và đóng dấu xác nhận vào biên bản, sau đó mới xuất lại hóa đơn mới thay thế.

\>>>>>Tìm hiểu ngay Hợp đồng giao khoán có phải xuất hóa đơn

Trên đây Hóa đơn điện tử Easyinvoice đã giải đáp thắc mắc của nhiều đơn vị về mẫu biên bản thu hồi hóa đơn điện tử. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 1900 56 56 53 – 1900 33 69 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

\==========

Từ ngày 01/07/2022 theo Nghị định 123, Thông tư 78.các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân chính thức ngừng việc sử dụng chứng từ khấu trừ giấy do cơ quan Thuế cấp và chứng từ tự in theo quy định tại Thông tư 37 và chuyển đổi sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

SoftDreams ra mắt Phần mềm kê khai EASYPIT Hỗ trợ nghiệp vụ kê khai Thuế TNCN theo quy định bắt buộc của pháp luật. Nếu bạn cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên môn của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

Việc lập biên bản hủy hóa đơn điện tử đang được xảy ra phổ biến tại nhiều doanh nghiệp. Bởi đây là một trong những nghiệp vụ dễ xảy ra do sai sót khi lập hóa đơn hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ nào đó. Vì vậy, dù pháp luật không bắt buộc nhưng doanh nghiệp cũng cần lập biên bản hủy hóa đơn điện tử để đảm bảo sự thống nhất giữa hai bên. Cùng theo dõi các mẫu biên bản mới nhất 2023 được chúng tôi cập nhật ngay dưới bài viết này.

1. Khái niệm biên bản hủy hóa đơn

Biên bản hủy hóa đơn được hiểu là một loại biên bản lập để ghi nhận những sai sót trong hóa đơn. Từ đó xảy ra vấn đề phải hủy và hai bên sẽ phải thực hiện cam kết không kê khai thuế đối với các hóa đơn viết sai ngày. Đặc biệt, theo TT 39/2014/TT-BTC trường hợp các doanh nghiệp viết sai hóa đơn khi thực hiện cung ứng hàng hóa hoặc dịch vụ. Doanh nghiệp sẽ phải lập Biên bản thu hồi và Biên bản điều chỉnh hóa đơn thay cho mỗi Biên bản hủy hóa đơn cũ.

2. Phân biệt khái niệm hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn

Đây là hai khái niệm được nghe rất nhiều, tuy nhiên vẫn có nhiều người chưa hiểu đúng định nghĩa của nó. Điểm để phân biệt giữa hai khái niệm này chính là:

• Tiêu hủy hóa đơn điện tử: chính là việc làm cho hóa đơn đó tiêu hủy và biến mất hoàn toàn. Đồng nghĩa với việc hóa đơn đó không còn tồn tại trên hệ thống thông tin và không thể truy cập, cũng như không thể tham chiếu thông tin của hóa đơn đó.
• Hủy hóa đơn: là hóa đơn đã được hủy nhưng vẫn còn tồn tại trên hệ thống thông tin. Người dùng vẫn có thể rà soát, tra cứu bình thường. Hay có thể nói, việc hủy hóa đơn là việc làm cho hóa đơn đó không có giá trị sử dụng nữa.

3. Khi nào phải lập Biên bản hủy hóa đơn

Trong quá trình xảy ra sai sót, chúng ta cần tiến hành lập biên bản hủy hóa đơn. Và thời điểm cần phải thực hiện lập biên bản hủy hóa đơn là:

• Xảy ra việc hóa đơn bị in trùng, in thừa hoặc in sai phải hủy trước khi thực hiện thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.
• Đối với các hóa đơn không tiếp tục sử dụng.
• Đối với việc hủy hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán theo quy định pháp luật.

Lưu ý: Với trường hợp địa chỉ hoặc tên công ty: Các hóa đơn đã thông báo phát hành, đã in sẵn tên, địa chỉ trên chứng từ hóa đơn. Mặc dù chưa được sử dụng hết thì sẽ phải tiến hành hủy hóa đơn. Cùng với đó là thông báo kết quả với cơ quan thuế nơi chuyển đi. Và chờ khi có hóa đơn mới phải thông báo phát hành với cơ quan thuế nơi chuyển đến.

Đặc biệt, đối với các hóa đơn là vật chứng trong các vụ án thì tuyệt đối không được hủy. Thay vào đó người sở hữu sẽ phải xử lý theo các quy định của pháp luật Việt Nam ban hành.

4. Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử mới nhất theo quy định

Cập nhật mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử mới nhất theo quy định được ban hành. Cụ thể:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—oOo—

BIÊN BẢN HỦY HÓA ĐƠN

Số …./BBTHHĐ

– Căn cứ Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

– Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT BTC ngày 31/03/2014 hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Hôm nay, ngày … /…/ 2023. chúng tôi gồm có:

BÊN MUA: CÔNG TY…

Địa chỉ: ………..

Mã số thuế: ……

Người đại diện:…………… Chức vụ: …

BÊN BÁN: CÔNG TY……..

Địa chỉ: ……….

Mã số thuế: ……

Người đại diện:…… Chức vụ: …………….

Chúng tôi cùng tiến hành lập bên bản về việc xin huỷ hoá đơn GTGT như sau

1. Hóa đơn bị hủy số: ………… do ……………………..… phát hành ngày ………..
2. Hàng hóa ghi trên hóa đơn gồm: STTTên hàng hoá, dịch vụĐơn vị tính Số lượngĐơn giáThành tiền

Tổng cộng ………………

Thuế GTGT ………………

Tổng số ………………

(Bằng chữ:…………)

1. Lý do hủy hóa đơn: ………….. (ví dụ: Do ghi sai số lượng hàng hóa)

Vậy chúng tôi lập biên bản này để làm cơ sở huỷ hoá đơn viết sai trên và cam kết

không sử dụng hoá đơn trên để kê khai thuế GTGT.

Biên bản được hai bên nhất trí và lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản và có giá trị

pháp lý như nhau.

Chúng tôi cam kết và hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc thu hồi và xóa bỏ hóa đơn này.

Biên bản này lập thành 02 bản, Bên A giữ 01 bản, Bên B giữ 01 bản.

ĐẠI DIỆN BÊN MUA ĐẠI DIỆN BÊN BÁN

(ký và đóng dấu) (ký và đóng dấu)

5. Cách lập biên bản hủy hóa đơn điện tử và những lưu ý quan trọng

Để tránh việc mất thời gian trong quá trình lập biên bản hủy hóa đơn điện tử, bạn đọc cần tham khảo rõ các thủ tục để thực hiện hủy hóa đơn và một số lưu ý quan trọng dưới đây.

5.1. Các bước thực hiện làm thủ tục hủy hóa đơn

– Lập bảng kiểm kê cho hóa đơn cần được hủy bỏ.

– Thành lập hội đồng thực hiện hủy hóa đơn (Nếu là hộ cá nhân kinh doanh thì không phải lập hội đồng).

– Yêu cầu các thành viên có mặt trong hội đồng hủy hóa đơn ký và xác nhận vào biên bản hủy hóa đơn. Cùng với đó là việc cam kết sẽ chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu như có bất kỳ sai sót nào xảy ra.

– Hồ sơ để thực hiện thủ tục hủy hóa đơn gồm:

• Biên bản quyết định về việc thành lập hội đồng hủy hóa đơn.
• Bảng kiểm kê hóa đơn muốn hủy bỏ: đáp ứng đủ các thông tin về ký hiệu mẫu số hóa đơn, tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn muốn hủy,…
• Biên bản hủy hóa đơn.
• Giấy thông báo kết quả về việc hủy hóa đơn: Ký hiệu số, số lượng hóa đơn được huỷ từ số…đến số… Ngày giờ hủy, phương pháp hủy và nội dung hủy bao gồm loại nào.

5.2. Thực hiện nộp thông báo hủy hóa đơn đến cơ quan thuế

Hiện tại, có hai hình thức thông báo kết quả được ban hành như sau:

• Người dùng sẽ thực hiện nộp thông báo hủy hóa đơn qua phần mềm HTKK.
• Người dùng sẽ đến trực tiếp cơ quan thuế và liên hệ với phòng ban có trách nhiệm xử lý.

\>>> Xem thêm: Lưu ý quan trọng khi sử dụng hóa đơn điện tử?

6. Hướng dẫn chuẩn bị thủ tục và biên bản thu hồi hóa đơn

Trường hợp hủy hóa đơn và thu hồi hóa đơn được xảy ra rất nhiều. Cập nhật hai trường hợp xử lý thủ tục và thu hồi hóa đơn phổ biến nhất như sau:

• Trường hợp 1: Nếu hóa đơn đã lập nhưng chưa giao cho người mua, sau khi phát hiện ra việc có sai sót trong hóa đơn thì người bán có thể trực tiếp gạch chéo các liên. Cùng với đó là lưu giữ lại số hóa đơn mà đã thực hiện lập sai trên.
• Trường hợp 2: Nếu hóa đơn đã được lập và đã giao cho người mua. Sau đó mới có phát hiện về việc sai sót trong hóa đơn và bị bên mua hàng yêu cầu trả lại. Trong trường hợp này, hai bên sẽ thực hiện lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Hoặc số hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ bị khách đòi trả lại và lưu giữ hóa đơn này tại nơi người bán.

Biên bản hủy hóa đơn là gì, cách phân biệt và thủ tục lập biên bản như thế nào đã được chúng tôi cập nhật theo thông tư mới nhất năm 2023. Hãy theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin mới về hóa đơn điện tử nhé.