Bất cứ một phần mềm nào khi sử dụng cũng có thể phát sinh ra lỗi, một số lỗi thường gặp có thể khắc phục được một cách đơn giản nhưng cũng có những trường hợp lỗi thì phải nhờ đến những phương pháp chuyên sâu hơn nữa. Đối với Excel cũng cũng không ngoại lệ, nhất là trong quá trình mở file Excel và thực hiện thao tác bên trong nó. Qua những kinh nghiệm sử dụng phần mềm excel thì lỗi xuất hiện chủ yếu là do người dùng
nhập sai định dạng phép tính, giá trị định dạng, phép tính không có … Dưới đây là một số lỗi thường gặp khi mở excel và cách khắc phục.Bạn đang xem: This workbook contains links to one or more external sources that could be unsafe là gì Bạn đang xem:
This workbook contains links to one or more external sources that could be unsafe là gì Đây là lỗi phát sinh do độ rộng của cột. Bạn sử dụng chuột để kéo độ rộng cột cho phù hợp Hoặc có thể do bạn nhập vào giá trị ngày tháng hay
thời gian là số âm. Xuất hiện khi bạn nhập vào công thức một chuỗi trong khi hàm của bạn yêu cầu một số hoặc là một giá trị logic Khi bạn đang nhập hay chỉnh sửa các thành phần nào đó của công thức mà đột nhiên ấn Enter. Bạn nhập vào quá nhiều tham số cho một toán tử hoặc là một hàm, trong khi ở đây chỉ nhận nhận một tham số. Ví dụ =LEFT[A2:A5]. Khi bạn tiến hành một marco[lệnh tự động] có liên quan đến một hàm nào đó và hàm đó
trả vể cho bạn lỗi #VALUE! [Điều này xuất hiện khi trong công thức những phép toán đó không có chung kiểu dữ liệu. Ví dụ như công thức =B1+B2 thì B1 phải là giá trị số, nếu như B2 là giá trị mẫu kí tự thì hàm này chắc chắn sai. Để khắc phục thì bạn nhất định phải điền cùng mẫu giá trị. Xuất hiện nếu như bạn nhập vào công thức có số chia là 0. Ví dụ =MOD[9,0]. Số chia trong công thức là một tham chiếu đến ô trống. Lỗi này xuất hiện khi bạn sử dụng những hàm không thường trực trong excel như EDATE hoặc là EOMONTH, NETWORKDAYS, WORKDAYS,... để khắc phục thì bạn cần phải vào menu Tools – Add-in. Sau đó bạn đánh dấu vào ô tiện ích Analysis ToolPak. Khi bạn nhập sai tên một hàm số nào đó, thường thì xảy ra do bạn sử dụng bộ gõ tiếng Việt ở chế độ Telex vô tình đánh máy sai tên hàm số như IF lại chuyển thành Ì … Khi bạn sử dụng những ký tự không được cho phép trong công
thức. Khi bạn nhập vào chuỗi công thức mà không tuôn thủ quy định đóng mở dấu nháy đôi “” Khi không có dấu 2 chấm “:” trong dãy địa chỉ ô ở trong công thức đó. Vì excel không nhận diện được tên trong công, ví dụ như hàm =SM[BBB], hàm này sai cả tên công thức và tên mảng tham chiếu tới. Để khắc phục vấn đề này thì bạn cần phải sửa lại tên hàm cho đúng, và nhập đúng mảng cần tham chiếu. Lỗi xảy ra khi giá trị bạn trả về không tương thích
từ các hàm dò tìm như VLOOKUP, HLOOKUP, LOOKUP hoặc MATCH.Excel thông báo lỗi #####
Nguyên nhân và cách khắc phục.
#VALUE! Lỗi giá trị
#DIV/0 Lỗi chia cho 0
#NAME! sai tên
giá trị
#N/A Lỗi dữ liệu
Khi bạn sử dụng hàm HLOOKUP, VLOOKUP, MATCH để trả về một giá trị trong bảng chưa được sắp xếp.
Do không đồng nhất dữ liệu khi bạn sử dụng địa chỉ mảng trong Excel.
Do bạn quên một hoặc nhiều hàm đối số trong các hàm tự tạo.
Do bạn sử dụng một hàm tự tạo không hợp lý. Điều này xảy ra do công thức tham chiếu đến một ô trong mảng nhưng ô đó lại không có giá trị. Và lỗi này thường xảy ra với các hàm tìm kiếm như VLOOKUP, HLOOKUP...
#REF! Sai vùng tham chiếu
Lỗi xảy ra do xóa những ô đang được tham chiếu bởi công thức, hoặc do bạn dán những giá trị nào đó được tạo ra từ công thức lên chính vùng tham chiếu của chính công thức đó.
Hoặc liên kết hay tham chiếu đến một ứng dụng nào đó không thể chạy được.
#NUM! Lỗi dữ liệu kiểu số
Lỗi này xảy ra do bạn sử dụng đối số không phù hợp trong công thức sử dụng đối số là dữ liệu kiểu số. Ví dụ như nếu bạn đưa vào đó số âm, trong khi nó chỉ tính số dương thì có nghĩa là có lỗi xảy ra.
Sử dụng hàm lặp đi lặp lại nhiều lần khiến hàm này không tìm được kết quả trả về
Dùng hàm trả về là một số quá lớn
#NULL! Lỗi dữ liệu rỗng
Lỗi xảy ra do bạn sử dụng một dãy các toán tử không phù hợp
Khi bạn sử dụng một mảng không có phân cách
Excel báo lỗi “Can’t open the specified file”
1. Thửkhôi phục bằng phương án thủcông
Nếu tính năng tự động khôi phục lỗi của Excel tậm tịt, bạn có thể thực hiện công việc này bằng tay:
1. Mở tập tin từ menuFile. Đối với Excel 2007, hãy click vào nútOfficevà chọnOpen.
2. Sử dụng bảng điều khiểnLook In, tìm và xác định workbook bị lỗi.
Xem thêm: Bảng Chấm Công Tiếng Anh Là Gì, Có Những Loại Máy Chấm Công Nào?
3. Từ danh sách sổ xuống của nútOpen, chọnOpen And Repair.
4. Nếu đây là nỗ lực đầu tiên cố gắng khôi phục workbook, bạn hãy click vàoRepair. Nếu may mắn, Excel sẽ sửa chữa tập tin. Tuy nhiên, tính năng khôi phục tập tin không phải lúc nào cũng hiệu quả. Lúc này, bạn hãy chọn giải pháp thứ hai là khôi phục dữ liệu. Hãy nhấp vàoExtract Dataở bước 4.
2. Nếu lỗi xảy ra khi tập tin bảng tính đang mở
Khi có lỗi xảy ra mà tập tin workbook vẫn đang mở, bạn nhất thiết không được lưu lại phiên làm việc hiện tại. Thay vào đó, bạn hãy trở ngược lại phiên bản lưu trữ trước đó. Bằng cách này, bạn sẽ tránh được lỗi xảy ra vừa rồi mà không mất dữ liệu, cho dù khả năng này là rất nhỏ.
Để trở lại phiên làm việc lần trước đã lưu lại, bạn hãy thực hiện theo các bước sau:
1. ChọnOpentừ menuFilemenu. Đối với Excel 2007, click vào nútOfficevà chọnOpen. 2. Sử dụng bảng điều khiểnLook Inđể xác định tập tin bị lỗi. 3. Click vàoOpen. Lúc này bạn sẽ mở lại workbook như cũ.
3. Tắt chế độ tính toán tự động
Nếu Excel không thể mở được tập tin bảng tính, hay kể cả lựa chọn Open And Repair cũng bó tay, bạn hãy đặt lại chế độ tính toán sang phương án xử lý thủ công và thử lại. Các bước thực hiện:
1. Mở một tập tin bảng tính mới với nội dung rỗng. 2. Từ menuToolschọnOptionsvà click vào tabCalculation. Trên Excel 2007, bạn hãy click vào nútOffice, tiếp đến làExcel Optionsvà chọnFormulastrên bảng điều khiển ở phía trái. 3. Trong phần cài đặt thông số choCalculation[Calculation Optionstrên Excel 2007], chọnManual. 4. Click vàoOK.
Lúc này, bạn hãy mở lại tập tin bị lỗi. Có thể Excel sẽ “bắt lỗi” và mở được tập tin trục trặc.
4. Sử dụng công cụ Microsoft Office Tools
Nếu Excel không thể mở được tập tin workbook lỗi, bạn hãy dành cơ hội cho Microsoft Office Tools: 1. Từ menuStart, chọnAll Programs[trên Windows XP]. 2. ChọnMicrosoft Office. 3. ChọnMicrosoft Office Tools. 4. ChọnMicrosoft Office Application Recovery. 5. ChọnMicrosoft Office Excelở hộp thoại. 6. Nhấp vàoRecover Application. Quá trình xử lý có thể mất một vài phút. Công cụ khôi phục này sẽ tắt Excel và sau đó khởi động lại, hiển thị danh sách các tập tin bảng tính đã khôi phục được. Nếu may mắn, tập tin Excel quý giá của bạn sẽ nằm trong danh sách này. Chỉ cần mở ra và tiếp tục sử dụng!Cách sửa lỗi cho file Word, ExcelCách 1 : Chức năng Open and Repair Nếu bạn đang sử dụng MS Word phiên bản XP/2003/2007 thì chức năng sửa lỗi này đã được tích hợp sẵn. - Khởi động MS Word >> vào menu File >> Open [Ctrl+O]. - Trong hộp thoại Open, bạn hãy chỉ đến vị trí lưu trữ tập tin Word cần sửa lỗi. - Sau đó chọn lệnh Open and Repair để sửa lỗi cho văn bản [Thời gian phục hồi nhanh hay chậm tùy thuộc vào cấu trúc của tập tin Word].
- Khi tập tin bị lỗi được mở ra thành công, bạn hãy sử dụng chức năng Save as để sao lưu lại nội dung. Lưu ý: Nếu tập tin bảng tính Excel của bạn bị lỗi tương tự, bạn cũng thực hiện theo cách này đối với MS Excel từ phiên bản XP [2002] trở lên.Cách 2 : Chức năng Recover text from any file Sau khi dùng cách 1 mà vẫn không được bạn dùng cách 2 như sau: - Trong hộp thoại Open, chọn tập tin cần mở nhấn vào nút combo-box của khung Files of type và chọn lệnh Recover Text from Any File >> Open
- Chức năng này có tác dụng phục hồi lại văn bản ở trạng thái chưa định dạng [unformatted]. Nếu trong tập tin có chứa hình ảnh thì chúng sẽ bị mất đi. Để đảm bảo cho tính năng hoạt động tốt, bạn hãy khởi động MS Word và mở một văn bản bất kỳ [hoặc một văn bản mới], sau đó vào menu Tools, chọn lệnh Options > chọn thẻ General > đánh dấu chọn ở mục Confirm conversion at Open rồi nhấn OK để xác lập có hiệu lực.Cách 3: Sử dụng phần mềmDownload:OfficeFIX.Enterprise Nhấn Select file để chọn file mà bạn cần thao tác. Chọn Recover để vá lỗi >> chọn Save As.
Với phần mềm này bạn có thể áp dụng cho file Access, Excel. ước tiên hãy chú ý tới một vài tình huống sau:
1. Không mở file trực tiếp từ ổ đĩa mềm mà hãy copy file vào ổ cứng.
2. Một số tính năng như thanh công cụ cung cấp cho các thành phần trong file Excel của bạn bị lỗi. Sử dụng Windows Explorer tìm file .xlb sau đó lưu fil enày lại một nơi nào đó và đổi tên thành .old, hãy xóa file .xlb đi. Đóng Excel lại, lúc đó tất cả các thành phần của thanh công cụ đều đóng và mở Excel lại từ đầu. 3. MỞi file Excel trong Word hoặc Wordpad.
Click chọn File -> Open hoặc Insert -> File đối với Microsoft Word hoặc chọn File -> Open đối với Wordpad hoặc NOtepad. Lúc đó chắc chắn bạn sẽ mỡi được, đọc được dữ liệu nhưng mất tất cả format.
4. Sử dụng Excel 97/2000 Viewer
Đây là công cụ rất nhỏ dùng để xem file excel tạm thời do Microsoft cung cấp. Bạn cũng có thể xem hoặc in ra hoặc Export sang các version khác của Excel. Tuy nhiên bạn không thể phục hồi [hoặc xem] được các định dạng tóan học, biểu đồ và VBA macro. Download tại đây://office.microsoft.com/downloads/2000/xlviewer.aspx
5. Xem trong Excel XP
Hãy dùng Excel có phiên bản mới hơn, hoặc mới nhất để mở, chắc chắn sẽ được.
6. Mở bằng những chương trình khác như Lotus hoặc Quattro Pro chẳng hạn.
7. Sử dụng chức năng link ngòai [External Link] của một file Excel khác, thiết lập đường link url là ='PathSheet'1!A1 Trong đó path là đường dẫn tới file đó, Sheet'1 là Sheet chứa dữ liệu, A1 là cột chứ dữ liệu.
8. Bỏ hết tất cả các macro
9. Mở Excel ở chế độ Safe Mode
Khi mở Excel ở chế độ Safe Mode thì Excel đã bỏ hết tất cả các chức năng VBA và Add-ins. Để khởi động chế độ này bạn làm như sau: chọn Start -> Run, ỡ ô open bạn gõ “
Mã:
C:Program FilesMicrosoft OfficeOfficeexcel.exe” /s
10. Xóa hết thư mục Temporary sau đó khởi động lại máy, có khi file bạn bị lỗi là do không còn chỗ để cho excel tạo một file .tmp để mở.
11. Sử dụng chức năng Excel’s built-in Detect và Repair utility.
Xem thêm: Tải Hotspot Shield 9 - 1 Click Download Hotspot Shield 9
Trong Excel 2000+ có chức năng built in Detect and Repair utility. Click lên Help -> Detect and Repair
Chú ý: Đây chỉ là chức năng kiểm tra xem Excel có bị lỗi hay không và các chức năng khác cũng vậy. FileExcel của bạn bị lỗi đôi khi không phải do file mà là do Excel bị lỗi, do đó chức năng này cũng khá hữu ích.