Phó giám đốc có được ký vào hóa đơn không năm 2024

Căn cứ Điểm d Khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ quy định tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”;

Trường hợp Tổng giám đốc Công ty (người đại diện theo pháp luật) không trực tiếp ký trên hoá đơn và có văn bản uỷ quyền cho Phó giám đốc phòng Hành chánh – Kế toán (cán bộ phụ trách dưới một cấp) ký thừa ủy quyền tại chỉ tiêu thủ trưởng đơn vị khi bán hàng hóa dịch vụ thì phải đóng dấu của Công ty vào phía trên bên trái của tờ hoá đơn.

Như vậy, hóa đơn là một trong các chứng từ kế toán, trong đó trên hóa đơn bắt buộc phải có chữ ký của người bán, trừ các trường hợp ngoại lệ. Cho nên, đối với hóa đơn điện tử tại cơ quan nhà nước thì thủ trưởng đơn vị phải ký duyệt thông qua chữ ký số.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp, không nhất thiết phải có chữ ký số của thủ trưởng đơn vị bao gồm:

- Hóa đơn điện tử là hóa đơn của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh

- Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã).

Thủ trưởng đơn vị có phải ký duyệt trên hóa đơn điện tử nữa không? (Hình từ Internet)

Cơ quan nào là đơn vị cung cấp thông tin hóa đơn điện tử?

Theo quy định tại Điều 46 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về đối tượng cung cấp thông tin, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử như sau:

Đối tượng cung cấp thông tin, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử

1. Tổng cục Thuế là đơn vị cung cấp thông tin hóa đơn điện tử đối với đề nghị của các cơ quan, tổ chức quản lý nhà nước cấp Trung ương. Cục Thuế, Chi cục Thuế cung cấp thông tin đối với đề nghị của cơ quan, tổ chức quản lý đồng cấp.

2. Các bên sử dụng thông tin hóa đơn điện tử bao gồm:

a) Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh là người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; các tổ chức, cá nhân là người mua hàng hóa, dịch vụ;

....

Như vậy, Đơn vị cung cấp thông tin hóa đơn điện tử là các cơ quan sau:

[1] Đối với đề nghị của các cơ quan, tổ chức quản lý nhà nước cấp Trung ương: Đơn vị cung cấp thông tin hóa đơn điện tử là Tổng cục Thuế.

[2] Đối với đề nghị của các cơ quan, tổ chức quản lý đồng cấp: Đơn vị cung cấp thông tin hóa đơn điện tử là Cục Thuế, Chi cục Thuế.

Sử dụng thông tin hóa đơn điện tử thông qua các hình thức nào?

Căn cứ tại Điều 47 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc sử dụng thông tin hóa đơn điện tử được thực hiện thông qua các hình thức như sau:

[1] Tra cứu thông tin hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế đối với bên sử dụng thông tin là:

- Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh

- Người mua hàng hóa, dịch vụ là các tổ chức, cá nhân.

[2] Thực hiện đăng ký và được cấp quyền truy cập, kết nối, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử từ Tổng cục Thuế đối với bên sử dụng thông tin là Các cơ quan quản lý nhà nước, các tổ chức tín dụng, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đã ký quy chế trao đổi thông tin hoặc ký hợp đồng.

Căn cứ khoản 2, Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/1/2014 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ; quy định về lập hóa đơn như sau:

“2. Cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hoá đơn

4. Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”

Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn”.

Căn cứ quy định trên, trường hợp công ty của bà Lê Hạnh Hoa có 2 bộ phận cùng xuất hóa đơn nhưng địa điểm cách xa nhau cần ủy quyền cho cấp dưới ký thay thủ trưởng đơn vị thì thủ trưởng đơn vị phải có giấy ủy quyền cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên tại tiêu thức “người bán hàng” trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.

Ông Nguyễn Quang Huy hỏi, trường hợp hội đồng quản trị ra nghị quyết về việc thông qua hợp đồng giao dịch với một công ty khác trong thẩm quyền của mình, trong nghị quyết này đồng thời có nội dung về việc hội đồng quản trị ủy quyền cho Phó Giám đốc công ty (không phải là người đại diện theo pháp luật) ký hợp đồng đó thì việc ủy quyền này có hợp lệ không?

Theo ông Huy tham khảo Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp.

Vậy, người đại diện theo pháp luật sẽ đương nhiên được ký trên hợp đồng giao dịch của công ty cho dù có được hội đồng quản trị ủy quyền hay không, nếu người khác không phải là người đại diện theo pháp luật ký hợp đồng thì phải có ủy quyền từ người đại diện theo pháp luật. Nhưng nếu hội đồng quản trị ủy quyền cho một người khác không phải là người đại diện theo pháp luật thì phát sinh vấn đề là: Hội đồng quản trị không phải là pháp nhân nên không đủ tư cách ủy quyền theo Bộ luật Dân sự về ủy quyền.

Ông Huy hỏi, nếu hội đồng quản trị có người đại diện theo pháp luật là thành viên đồng ý nghị quyết thì có thể xem đây là sự đồng ý gián tiếp về việc ủy quyền từ người đại diện theo pháp luật cho Phó Giám đốc hay không?

Bộ Kế hoạch và Đầu tư trả lời vấn đề này như sau:

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp thì:

"Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật".

Theo quy định trên thì việc ký kết hợp đồng kinh tế của công ty thì do người đại diện theo pháp luật của công ty thực hiện mà Phó giám đốc công ty không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty nên việc Phó Giám đốc ký hợp đồng kinh tế phải được sự ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của công ty.

Theo quy định tại Điều 562 Bộ Luật Dân sự 2015, hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định. Theo đó, bên nhận ủy quyền là Phó Giám đốc có nghĩa vụ thực hiện công việc ủy quyền theo quy định tại Điều 565 Bộ luật Dân sự 2015 như sau:

"1. Thực hiện công việc theo ủy quyền và báo cho bên ủy quyền về việc thực hiện công việc đó.

2. Báo cho người thứ ba trong quan hệ thực hiện ủy quyền về thời hạn, phạm vi ủy quyền và việc sửa đổi, bổ sung phạm vi ủy quyền.

3. Bảo quản, giữ gìn tài liệu và phương tiện được giao để thực hiện việc ủy quyền.

4. Giữ bí mật thông tin mà mình biết được trong khi thực hiện việc ủy quyền.

5. Giao lại cho bên ủy quyền tài sản đã nhận và những lợi ích thu được trong khi thực hiện việc ủy quyền theo thỏa thuận hoặc theo quy định của pháp luật

6. Bồi thường thiệt hại do vi phạm nghĩa vụ quy định tại Điều này.".

Căn cứ các quy định nêu trên, Phó Giám đốc được quyền ký thay hợp đồng kinh tế chỉ khi có sự ủy quyền từ người đại diện theo pháp luật bằng văn bản.