CÀI ĐẶT VÀ LÀM QUEN VỚI EPIDATA 1. Giới thiệu về phần mềm Epidata EpiData là phần mềm hỗ trợ nhập và quản lý số liệu miễn phí, được lập trình bởi Bác sĩ Jens M.Lauritsen, người Đan Mạch. Phần mềm này đã được sử dụng lần đầu tiên cho một nghiên cứu dịch tễ học “Phòng chống tai nạn”. Ưu điểm của phần mềm epidata Epidata được phát triển nhằm phục vụ cho mục đích nghiên cứu và học tập, hỗ trợ cho quy trình quản trị số liệu. - Epidata có giao diện người dùng thân
thiện và tạo ra tiến trình làm việc đơn giản. Những người sử dụng có trình độ Tin học khác nhau đều có thể dễ dàng học tập và sử dụng được phần mềm này trong một thời gian rất ngắn. - EpiData là sản phần hoàn toàn miễn phí, người sử dụng có thể tải chương trình cài đặt từ trang Web http://www.epidata.dk. - Epidata có thể xuất số liệu sang nhiều dạng khác nhau để sử dụng cho phân tích số liệu bằng các phần mềm như Stata, Spss, .v.v. Hạn chế: Epidata không có phiên bản hỗ trợ
tiếng Việt, vì vậy, người dùng nên sử dụng tiếng Việt không dấu khi làm việc với Epidata. 2. Cài đặt Epidata 2.1. Tải tệp chương trình cài đặt Bộ cài của Epidata là tệp chương trình setup_epidata.exe, được đăng tải trên trang web www.epidata.dk, người sử dụng có thể tự do truy nhập trang web này và tải về máy tính của mình. Bước 1: Mở cửa sổ trình duyệt vào trang web www.epidata.dk, vào mục Download
Bước 2: Kéo thanh công cụ, tìm đến mục EpiData Entry, trong phần ngôn
ngữ cài English, chọn mục Complete Setup
1
Bước 3: Lưu file cài đặt đã chọn vào máy tính
2.2. Cài đặt Epidata Bước 1: Mở thư mục chứa bộ cài vừa được tải về và kích đúp chuột trái vào tệp cài đặt để chạy tệp chương trình cài đặt setup_epidata.exe. Hộp cài đặt sẽ hiện ra như sau:
- Chọn nút lệnh Next Bước 2: Chương trình cài đặt đưa ra một số thông tin về tác giả và nguồn gốc của phần mềm. Để có thể chuyển qua bước này, ta tích vào mục “I accept the
agreement” và chọn Next.
Bước 3: Thư mục Program Files được chương trình cài đặt mặc định là nơi các tệp chương trình Epidata sẽ được cài đặt (mặc định ở ổ đĩa C). Sau đó, trên hộp thoại Setup Epidata Entry, chọn Next để chuyển qua bước tiếp theo.
2
Bước 4: Chương trình cài đặt mặc định là sẽ tạo ra thư mục Epidata trên thanh Start và đồng thời cũng cho phép người sử dụng bỏ qua việc này. Nếu không muốn tạo ra thư mục Epidata trên thanh thực đơn Start, người sử
dụng có thể chọn “Don’t create a Start Menu Folder” trên hộp thoại. Để chuyển sang bước cài đặt tiếp theo, chọn Next.
Bước 5: Chương trình cài đặt đưa ra các tùy chọn để người sử dụng lựa chọn. Các tùy chọn bao gồm: - Create a Desktop icon: tạo biểu tượng lối tắt (Shortcut) trên màn hình Desktop. - Create a Quick Launch icon: tạo biểu tượng trên thanh công cụ Quick launch. - Field/variable names option set to: nếu được chọn là “Standard field naming “thì khi khai báo bộ
câu hỏi tên biến được Epidata hiểu là từ đầu tiên của dòng khai báo, và nếu được chọn là “Automatic field naming” thì 10 ký tự đầu tiên của dòng khai báo sẽ là tên biến.
3
Sau khi chọn các tùy chọn, ta chọn Next để chuyển sang bước tiếp theo Bước 6: Sau khi các tùy chọn đã được người sử dụng xác định, chương trình cài đặt đưa ra thông báo là đã sẵn sàng để cài đặt Epidata và yêu cầu người sử dụng nhấn nút Install để cài đặt chương trình
Bước 7: Khi tiến trình cài
đặt Epidata kết thúc, chương trình cài đặt đưa ra các thông tin cần lưu ý về chương trình Epidata như địa chỉ trang web Epidata, địa chỉ Email của tổ chức cung cấp phần mềm Epidata. Để chuyển qua bước tiếp theo, người sử dụng phải nhấn nút lệnh Next Bước 8: Tiến trình cài đặt phần mềm Epidata đã kết thúc, chương trình cài đặt đưa ra thông báo hoàn thành tiến trình cài đặt. Nếu người sử dụng muốn xem tài liệu hướng dẫn sử dụng chương trình thì tích vào mục “See intro” và nếu
muốn chương trình cài đặt khởi động chương trình Epidata thì tích vào “Launch Epidata”. Sau cùng chọn nút Finish để kết thúc cài đặt.
4
3. Khởi động và làm quen với Epidata 3.1. Khởi động chương trình Nháy đúp chuột trái vào biểu tượng Epidat trên màn hình desktop Cửa sổ chương trình Epidata sau khi được khởi động có hình ảnh như sau:
Khi Epidata được khởi động lần đầu tiên, chương trình sẽ đưa ra một hộp thoại chào mừng. Nút Close trên hộp thoại được sử dụng
để đóng hộp thoại, nếu người sử dụng muốn hộp thoại này không xuất hiện vào những lần khởi động Epidata sau đó thì phải tích vào mục “Don’t show this window again” trước khi chọn nút Close đóng hộp thoại.
Cửa sổ chương trình Epidata có hình ảnh như sau:
5
Thanh thực đơn: Thanh thực đơn bao gồm các danh mục thể hiện đầy đủ các chức năng chương trình của Epidata. Các danh mục trên thanh thực đơn của phần mềm như sau:
File: Nhóm các chức năng New (tạo mới tệp
.QES), open (mở tệp .QES đã có sẵn) và Option (thiết lập các lưu chọn) Check: Chức năng Add/Advise (thêm ràng buộc số liệu) Data In/out: Chức năng vào/ra số liệu như lệnh nhập/xuất tệp số liệu, … Document: Chức năng hỗ trợ làm báo cáo như chức năng codebook (tạo báo cáo giải thích ý nghĩa các trường và ý nghĩa của số liệu), chức năng đếm bản ghi theo trường số liệu (count record), … Tools: Các chức năng tiện ích như QES file from REC file (sinh tệp .qes từ tệp
.rec), clear checks (loại bỏ ràng buộc nhập liệu), … Help: Sách điện tử hướng dẫn sử dụng phần mềm. Thanh công cụ tiến trình 6 bước Sáu bước của tiến trình làm việc với Epidata gồm định nghĩa dữ liệu (1.Define Data), tạo tệp dữ liệu (2.Make Data File), thiết lập các kiểm tra lỗi số liệu (3.Checks), nhập dữ liệu (4.Enter Data), tạo các báo cáo mô tả dữ liệu (5. Document), xuất tệp số liệu sang các định dạng khác (6. Export Data). Thanh công cụ soạn thảo: Thanh công cụ soạn
thảo chứa các nút lệnh gọi đến các chức năng liên quan đến soạn thảo như mở tệp, ghi tệp, copy, cắt dán nội dung tệp .v.v.
3.2. Thiết lập tùy chọn chương trình Chức năng thiết lập tùy chọn chương trình của Epidata sẽ cung cấp những tham số tùy chọn cho phép người sử dụng thiết lập lại các thuộc tính của chương trình để thỏa
mãn yêu cầu sử dụng. Để thiết lập các tham số tùy chọn chương trình, chọn File, chọn Options trên thanh thực đơn.
6
Hộp thoại Option có
nhiều thẻ, mỗi thẻ là một nhóm các tham số tùy chọn chương trình liên quan. Các nhóm tham số liên quan trên các thẻ như sau: - Editor: các tham số liên quan đến hiển thị màu nền màu chữ, phông chữ của cửa sổ soạn thảo của chương trình.
Tùy chọn hiện tại
Cài đặt font chữ
Cài đặt màu nền
Khoảng cách tab
- Show data form: các tham số tùy chọn liên quan đến hiển thị của Mẫu biểu nhập liệu.
7
Kiểu hiện thị trường nhập liệu
Khoảng cách dòng
Màu trường nhập liệu
Khoảng cách tab Màu trường đang nhập
- Create data file: Thiết lập tham số tùy chọn liên quan đến việc tạo tệp số liệu How to generate field names: tên trường được sinh ra khi tạo tệp số liệu là do phần mềm tự động tạo ra hay ngầm định là từ đầu tiên của dòng khai báo. Nếu chọn tham số được thiết lập là “First word in question is field name” thì tên trường sẽ là từ đầu tiên của dòng khai báo, và nếu là “Automatic field names” thì tên trường
sẽ được Epidata tự động tạo ra. Letter case of field names: tham số mặc định tên trường được Epidata chuyển sang chữ hoa (Upper-case), hoặc chữ thường (Lower-case), hoặc được giữ nguyên (Leave as is) như được khai báo. Update question to actual field name: mặc định 10 ký tự đầu tiên trong từ đầu tiên của dòng khai báo trường số liệu được chọn làm tên trường nếu từ đầu tiên đó dài hơn 10 ký tự. - Document: các tham số liên quan đến hiển thị các báo cáo. Các tham số tùy
chọn được đưa ra trên thẻ này gồm tham số liên quan phông chữ và màu nền. Cách thiết lập các tham số này tương tự như với thiết lập các tham số liên quan chức năng soạn thảo (Editors). - Advance: số đầu tiên trong trường ID Number, tham số về các thông báo của chương trình.
8
Cài đặt số tự động đầu tiên (mặc định số 1)
Cài đặt âm báo
khi nhập
Hiện thông báo khi nhập lỗi
- File associations: các tham số xác định các loại tệp liên đới Các
tệp liên đới là các tệp lưu kết quả làm việc với Epidata của người sử dụng. Các tệp liên đới có thể gồm tệp .REC, .QES, .CHK, .LOG và .NOT. Việc thiết lập tham số hết sức đơn giản, người sử dụng chỉ cần tích vào các loại tệp liên đới và sau đó nhấn nút Associate file type để mặc định liên đới hoặc nhấn nút Remove association để loại bỏ liên đới.
9
THIẾT LẬP BỘ CÂU HỎI 1. Khai báo bộ câu hỏi Khai báo bộ câu hỏi là viết lại cấu trúc bộ câu hỏi trong tệp QES theo quy
tắc của chương trình Epidata. Để có thể khai báo bộ câu hỏi với Epidata, người sử dụng cần xác định được những thông tin cần lưu tương ứng với mỗi câu hỏi và những trường số liệu nào cần được tạo ra để lưu những thông tin đó. Với mỗi trường số liệu, người sử dụng phải đặt tên, xác định kiểu, định dạng và độ rộng cho trường số liệu đó. Người sử dụng cũng cần nắm được cách viết một dòng khai báo trường số liệu theo quy tắc của Epidata gọi là cú pháp khai báo trường dữ
liệu. PHIẾU PHỎNG VẤN VỀ TIÊM PHÒNG UNG THƯ CỔ TỬ CUNG Ở SINH VIÊN NỮ A. THÔNG TIN CHUNG Mã Câu hỏi Trả lời ID
Mã số phiếu A1 Ngày điều tra …………………………………. A2 Ngành học 1. Bác sỹ đa khoa 6 năm 2. Bác sỹ y học dự phòng 3. Bác sỹ RHM 4. Dược sỹ chính quy 5. Điều dưỡng chính quy 6. Cử nhân xét nghiệm y học 7. Bác sỹ đa khoa liên thông 4 năm 8. Dược sỹ liên thông 9. Cử nhân điều dưỡng VLVH A3 Tuổi( tính theo năm
dương)………………. A4, Dân tộc 1. 2. A41 3. 4. A5 Tình trạng quan hệ hiện nay của 1.
2. bạn ? 3. …. 4. 5. A6 Bạn có kinh nguyệt năm bao nhiêu 1. 2. tuổi? 3. 4.
Kinh Tày Nùng Khác (ghi rõ)………………… Chưa có bạn trai Đã /đang có bạn trai Đã kết hôn Đã ly hôn/ly thân Góa Dưới 13 tuổi 13-15 tuổi 16-20 tuổi 20 tuổi trở lên
10
A71A75
Tính chất kinh nguyệt của bạn? (câu hỏi nhiều lựa chọn)
A8
Thời gian hành kinh của bạn kéo dài bao lâu?
A9
Thời gian giữa các lần hành kinh của bạn thế nào? A10, Bạn đã mắc bệnh phụ khoa bao giờ A101 chưa? A11
Gia đình bạn hiện đang sống ở đâu?
1. Màu nâu 2. Màu đỏ thẫm 3. Hỗn hợp dịch, máu không đông 4. Hỗn hợp dịch, máu đông. 5. Khác (ghi rõ)..……………. 1.
Dưới 3 ngày 2. 3-5 ngày 3. 5-7 ngày 4. Trên 7 ngày 1. Đều 2. Không đều 1. Chưa
bao gờ 2. Đã từng (ghi rõ bệnh: …………….) 1. Nông thôn 2. Thị xã/thị trấn 3. Thành phố
A12
Trung bình 1 tháng thu nhập được
khoảng bao nhiêu tiền? ………………………………………… … A13, Trong gia đình/họ hàng/người quen A131 bạn đã từng có ai bị ung thư cổ tử 1. Có (ghi rõ:………………………) cung chưa? 2. Không 1.1. Tạo tệp bộ câu hỏi (.QES) Để tạo tệp QES, trên cửa sổ chương trình Epidata đang mở, chọn 1.Define data và chọn New
.QES file trên thanh công cụ.
Cửa sổ soạn thảo bộ câu hỏi Quy tắc khai báo trường số liệu “Tên biến” “Dấu cách” “Nhãn biến” “Dấu cách” “Code kiểu biến” Tên biến: viết liền không dấu, nên đặt ngắn dưới 10 ký tự và mã hóa theo cấu trúc bộ câu hỏi. Tên biến nên bắt đầu bằng chữ cái và không nên chứa các ký tự đặc biệt (có thể sử dụng dấu _ ) Nhãn biến: hiển thị thông tin của biến, nhãn biến được xác định là các ký tự sau dấu cách và trước Code kiểu biến
11
Code
kiểu biến: Sử dụng các chuỗi định dạng theo chương trình để đặt cho mỗi kiểu biến. Trên phần mềm Epidata chúng ta có các tùy chọn kiểu biến như sau: Số tự động: Auto ID number - Chuỗi định dạng là - Một trường số liệu được khai báo kiểu ID number thì giá trị số liệu của trường sẽ
được tự động nhập khi nhập số liệu. Người sử dụng không được nhập giá trị cho trường này. - Kiểu ID number thường được sử dụng để khai báo cho trường khóa. Trường khóa là trường
chứa số liệu định danh cho bản ghi. Đặc điểm của trường khóa là trong tất cả các bản ghi của một tệp dữ liệu sẽ không có cặp bản ghi nào có cùng giá trị tại trường khóa. Dựa vào số liệu của trường khóa, ta luôn tìm được bản ghi duy nhất tương ứng với nó trong tệp số liệu. Ví dụ: ID So thu tu phong van Kiểu số: Numeric Kiểu Numeric là kiểu dữ liệu số dùng để khai báo cho các trường số liệu dạng số như tuổi, thu nhập, chiều cao, cân nặng. Đặc điểm của kiểu này
như sau: - Chuỗi định dạng sử dụng kí tự #, ví dụ ###, hoặc ###.###, hoặc ########, hoặc ##.#### .v.v. - Trường được khai báo kiểu số chỉ chấp nhận số liệu nhập vào ở dạng số. - Độ rộng của trường được xác định bằng số kí tự # được khai báo. - Kích cỡ lớn nhất số liệu nhập vào một trường có kiểu số là 14 chữ số gồm cả ký tự (“.”)ngăn cách phần số nguyên và phần thập phân với số thập phân. Ví dụ: c1 can nang ###.# Kiểu ký tự: Text Kiểu Text là kiểu dữ liệu văn bản (còn
gọi là kiểu chuỗi ký tự), thường được sử dụng khai báo cho các trường số liệu dạng văn bản như họ và tên, địa chỉ, ghi chú .v.v. - Chuỗi định dạng là sử dụng ký tự “_” hoặc
> - Chuỗi văn bản nhập vào có thể gồm các ký tự a, b, c, … và kể cả các chữ số. - Độ rộng của trường lớn nhất là 80 kí tự. - Khi khai báo mỗi dấu “_” tương ứng với khai báo cho một kí tự. Ví dụ: c2 ho ten ____________________ Kiểu Upper-case text Đây cũng là một kiểu dữ liệu văn bản, kiểu
này có các đặc tính sau: - Chuỗi định dạng là , hoặc