GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN1. KHÁI NIỆM HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ1.1. Khái niệm hệ thống thông tin [information system] Là một hệ thống mà mục tiêu, nhiệm vụ của nó là cung cấp thông tin phụcvụ cho hoạt động của con người trong một tổ chức nào đó. Ta có thể hiểu hệthống thông tin là hệ thống mà mối liên hệ giữa các thành phần của nó cũngnhư mối liên hệ giữa nó với các hệ thống khác là sự trao đổi thông tin.Chúng ta phải dựa vào hệ thống thông tin để trao đổi và duy trì hoạt động.Hệ thống thông tin thường là sự trao đổi thông tin của hệ thống các công việc:• Thu thập thông tin: là nhập những thông tin đầu vào, cần thiết để hệthống hoạt động.Ví dụ như nhập tồn kho, nhập chi phí sản xuất, chi phítiêu thụ và nhập doanh thu giúp hệ thống kế toán tính được lợi nhuậncủa doanh nghiệp…• Truyền thông tin: là sự trao đổi thông tin từ nơi nhập thông tin đến nơi xửlý thông tin và từ nơi xử lý thông tin đến nơi hiển thị ra kết quả hoặc lưutrữ chúng. Thường là những thiết bị truyền thông như đường điện thoai,đường internet… để truyền đạt thông tin đến nơi cần thiết nhanh nhấttrong hệ thống thông tin.• Lưu trữ: là chứa những thông tin dưới dạng dữ liệu, cất dữ những thôngtin đó để phục vụ cho những hoạt động xử lý thông tin khác. Có thể làkho lưu trữ hồ sơ, có thể là các thiết bị như ổ cứng, usb … là tất cảnhững gì dùng ðể cất dữ thông tin.• Phục hồi: là giai đoạn lấy những lại những thông tin cũ và dùng lại làmyêu tố đầu vào cho hoạt động của hệ thống thông tin.• Xử lý: là hoạt động tính toán, phân tích, đánh giá … các thông tin đầuvào để đạt được kết quả nào đó. Ví dụ tính doanh thu, nghiên cứu thịtrường…• Hiển thị: là việc đưa ra kết quả của hệ thống thông tin. Có thể ở dạngbáo cáo, tổng kết, biểu đồ, những kết quả phân tích được …Một số ví dụ về hệ thống thông tin đơn giản:Máy vi tính chính là một hệ thống thông tin, nhiệm vụ của máy vi tính là xửlý thông tin và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động của con người. Máy vi tínhthông thường luôn gồm 3 thành phần: thiết bị đầu cuối, bộ vi xử lý và kho lưutrữ dữ liệu. Các thành phần này luôn liên hệ và có sự trao đổi thông tin nhưsau: thiết bị đầu vào [input] đưa thông tin vào máy tính, bộ xử lý thực hiện tínhtoán, phân tích, sắp xếp… dữ liệu được xử lý đưa vào bộ lưu trữ, khi cần lại tảidữ liệu từ bộ lưu trữ ra xử lý, cuối cùng dữ liệu được hiển thị ra người dùng ởthiết bị ra [output].Rộng hơn là một ví dụ về hệ thống thông tin có sử dụng máy tính, như hình ảnh sau đây:Kho dữ liệuThiết bị đầu cuốiBộ vi xử lý của máytínhHình 1. Máy tính là một hệ thống thông tin.Hệ thống máy tínhHoạt động báocáo kết quảHoạt động thuthập tinCác hệ thống thông tin trong các tổ chức kinh tế xã hội như hệ thống quảnlý nhân sự, hệ thống kế toán, hệ thống quản lý lịch công tác là các ví dụ điểnhình về hệ thống thông tin có sự tham gia của máy tính. Một công ty sản xuấtmuốn đưa ra sản phẩm mới hệ thống thông tin sẽ hoạt động như sau: Thu thậpthông tin mong muốn của khách hàng, đưa dữ liệu vào máy tính để tính toán vàphân tích xem xu thế về sản phẩm nào được mong muốn nhất, máy tính lưu rafile các kết quả phân tích được, lập báo cáo giúp nhà quản lý đưa ra chiếnlược sản xuất sản phẩm mới. Trong hệ thống thông tin này, máy tính chỉ đóngvai trò là một thành phần trong cả hệ thống và cùng với bộ phận thu thập tin, bộphận sản xuất, bộ phận lãnh đạo… tạo thành hệ thống thông tin sản xuất sảnphẩm mới. Trong 2 ví dụ trên máy tính đóng vai trò như một hệ thống thông tin hay mộtthành phần quan trọng nhưng trước khi có máy tính thì không có hệ thốngthông tin hay sao? Trước khi có máy tính con người đã có tổ chức, có nền kinhtế và có các cơ sở kinh doanh sản xuất... Và bất kỳ một tổ chức hay cơ sở kinhdoanh nào cũng có hệ thống thông tin khi đó không hề có sự hiện diện củamáy tính hay bất cứ thứ gì liên quan đến công nghệ thông tin. Chúng ta cầnphân biệt khái niệm về hệ thống thông tin và công nghệ thông tin.Phân biệt 2 khái niệm Hệ thống thông tin [HTTT] và Công nghệ thôngtin [CNTT]:• HTTT: mô tả các thành phần, tài nguyên cần thiết để cung cấp một chứcnăng nghiệp vụ hay thông tin cụ thể trong một tổ chức doanh nghiệp.• CNTT: đề cập tới việc sử dụng các thiết bị phần cứng, phần mềm, mạng,thiết bị lưu trữ dữ liệu cần thiết để duy trì hoạt động một HTTT.File lưu trữHình 1. Hệ thống thông tin có sử dụng máy tính.HTTT ngày nay thường được ngầm hiểu là có sử dụng tới máy tính [CNTT].Các chuyên gia nghiệp vụ phải sử dụng rất nhiều loại HTTT có sử dụng máytính và CNTT. Đơn giản là do máy tính và công nghệ thông tin ngày nay đã quáphổ biến và được dùng ở bất cứ tổ chức hay doanh nghiệp nào, hơn nữaCNTT ngày càng hỗ trợ, gắn liền với từng thành phần của mỗi hệ thống thôngtin. Do vậy, thuật ngữ HTTT và CNTT đôi khi được sử dụng hoán đổi cho nhau,với nghĩa tương tự nhau.1.2. Khái niệm hệ thống thông tin quản lý Nói đến hệ thống thông tin quản lý nghĩa là nói đến tầm quan trọng và vaitrò của hệ thống thông tin trong tổ chức và doanh nghiệp. Phần lớn hệ thốngthông tin thường được xây dựng nhằm phục vụ cho một hoặc vài chức năngnào đó, hoặc chỉ đơn giản là giúp con người giải thoát khỏi một số công việcquản lý thông thường như tính toán, thống kê. Khi xuất hiện nhu cầu cung cấpcác thông tin tốt hơn và đầy đủ hơn, cũng là lúc cần đến những phương thứcxử lý thông tin một cách tổng thể - hệ thống thông tin quản lý.Ví dụ về hệ thống thông tin quản lý:• Hệ thống quản lý nhân sự trong một cơ quan.• Hệ thống quản lý sinh viên trong một trường đại học.• Hệ thống kế toán trong một siêu thị.• Hệ thống trợ giúp công tác điều hành bay.• Hoặc hệ thống quản lý bàn hàng của một công ty.Nhiệm vụ hệ thống thông tin quản lý là cung cấp các thông tin cần thiết phụcvụ cho việc quản lý điều hành một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Thành phầnchiếm vị trí quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệuhợp nhất chứa các thông tin phản ánh cấu trúc nội tại của hệ thống và cácthông tin về các hoạt động diển ra trong hệ thống. Với hạt nhân là cơ sở dữliệu hợp nhất, hệ thống thông tin quản lý có thể hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực chứcnăng khác nhau và có thể cung cấp cho các nhà quản lý công cụ và khả năngdễ dàng truy cập thông tin, hệ thống thông tin quản lý có các chức năng như:Thu nhập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống, những thôngtin có ích được cấu trúc hoá để có thể lưu trữ và khai thác trên các phươngtiện tin học. Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạora các thông tin mới. Phân phối và cung cấp thông tin.Chất lượng của hệ thống thông tin quản lý được đánh giá thông qua tínhnhanh chóng trong đáp ứng các yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo của hệ thốngvà tính toàn vẹn, đầy đủ của hệ thống. Hầu hết các hệ thống thông tin đều cóvai trò trong công tác quản lý và luôn được nâng cao chất lượng để phục vụcông tác quản lý, bởi vậy nhắc đến một hệ thống thông tin thì ta luôn hiểu làmột hệ thống thông tin quản lý của tổ chức hoặc doanh nghiệp nào đó. 2. CÁC THÀNH PHẦN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TINQUẢN LÝHình 1. Các thành phần của hệ thống thông tin.Hình ảnh thể hiện luồng hoạt động chung của một HTTT bất kỳ gồm nhậpdữ liệu, xử lý dữ liệu được thực thi điều khiển và lưu trữ, cuối cùng dữ liệuchuyển thành thông tin hiển thi ra ngoài. Để hoạt động thì HTTT phải đủ cácthành phần: Tài nguyên nhân lực, tài nguyên phần mềm, tài nguyên phần cứng[thiết bị máy móc], tài nguyên mạng, tài nguyên dữ liệu [thông tin thu thập]. 2.1. Hoạt động của một hệ thống thông tin quản lýHoạt động của hệ thống thông tin luôn bao gồm các bước: nhận nguồn dữliệu đầu vào [input] bằng các thiết bị quét mã vạch, nhận dạng đầu vào… Tiếptheo sẽ xử lý dữ liệu như tính toán giá trị hàng hóa, tính lương, giao dịch kếtoán… Dữ liệu được xử lý có thể hiển thị kết quả ra ngoài [output] và cũng cóthể lưu trữ lại trong hệ thống. Thường sẽ lưu trữ về thông tin khách hàng đãmua sản phẩm, nhân viên đã bán sản phẩm, sản phẩm được tiêu thụ nhiều.Nhà quản lý đọc thông tin kết quả đó ở thiết bị ra dưới dạng báo cáo, sau đóxem xét và ra quyết định chiến lược kinh doanh. Bên cạnh quá trình truyềnthông tin trong hệ thống thì việc kiểm soát và bảo vệ những nguồn thông tin ấylà vô cùng quan trọng có ý nghĩa sống còn hoặc quyết định lợi thế cạnh tranhcủa doanh nghiệp. Bởi vậy phải luôn kiểm soát nguồn dữ liệu, tạo ra các tínhiệu cảnh báo có chủ ý về sự kiện nào đó để kiểm soát tình hình hoạt động. Với mỗi hoạt động trong hệ thống đều có sự hiện diện của CNTT, sử dụngCNTT càng hiện đại dữ liệu càng truyền nhanh, xử lý hiệu quả, chính xác, lưutrữ đa dạng… và quan trọng nhất là an ninh cũng đảm bảo hơn. Hiện nay, vớimỗi hoạt động đều có phần cứng và phần mềm hỗ trợ, tuy nhiên xu hướng tạora một chỉnh thể thống nhất đã và đang được phát triển, hình thành nên nhữnghệ thống thông tin tích hợp quản lý toàn bộ hoạt động của hệ thống thông tin.2.2. Các loại tài nguyên trong hệ thống thông tinLà những tài nguyên trong hình 1.3, chúng là dữ liệu, là thông tin, là nhữngyếu tố chính mà HTTT cần xử lý. Quản lý HTTT doanh nghiệp chính là quản lýnhững tài nguyên này. Tài nguyên nhân lực:Đề cập đến vấn đề con người, con người là một yếu tố quan trọng của hệthống thông tin. Con người có kĩ thuật, có khả năng để điều khiển mọi hoạtđộng của HTTT và con người cũng chính là chủ thể là mục tiêu mà HTTT phụcvụ. Các chuyên gia HTTT, những người điều khiển hệ thống như chuyên giaphân tích viên hệ thống, chuyên gia phát truyển, quản trị hệ thống… Ngườidùng cuối là tất cả những người sử dụng HTTT trong doanh nghiệp , từ cácnhà lãnh đạo, các cấp quản lý, cho đến các nhân viên thừa hành và tác nghiệp. Tài nguyên phần mềm:Là những ứng dụng, những chương trình góp phần điều khiển và xử lýthông tin trong toàn bộ hệ thống. Nhận sự điều khiển của con người và thựchiện xử lý thông tin theo lộ trình đã được thiết lập sẵn. Các chương trình: Hệđiều hành, các chương trình ứng dụng, các chương trình nghiệp vụ như tínhlương, quản lý khách hàng… [dùng để điều khiển máy tính xử lý thông tin].Các quy trình thủ tục: cho nhập liệu, để sửa lỗi, kiểm tra… [dùng để điều chỉnhhoạt động của con người]. Tài nguyên phần cứng:Là máy móc, là thiết bị hiện hữu, trực tiếp thao tác, vận hành trong hệthống. Máy móc: máy tính, màn hình, các ổ đĩa, máy in, máy quét… [tức là cácthiết bị dùng trong xử lý]. Môi trường [hay media]: đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa CD,bìa nhớ, giấy, v.v [tức là các phương tiện dùng để lưu trữ]. Tài nguyên mạng:Mang yếu tố của hoạt động truyền thông trong hệ thống, giúp truyền thôngtin dữ liệu trong hệ thống và giữa hệ thống với bên ngoài. Môi trường truyềnthông, quản lý và truy cập mạng, các dịch vụ mạng. Tài nguyên dữ liệu [Data resources]:Dữ liệu là những thông tin được đưa vào hệ thống, chúng được xử lý, phântích và lưu trữ trong hệ thống thông tin. Dữ liệu là nhân tố chính để hệ thốngthông tin hoạt động, là yêu tố đầu vào cho hệ thống, là cái mà hệ thống cầnphải thao tác, lưu trữ… và bảo vệ mật thiết [an ninh thông tin]. Mô tả dữ liệu:các bản ghi của khách hàng, các hồ sơ nhân viên, thông tin sản phẩm, CSDL.Cơ sở tri thức: những kiến thức, những thông tin kinh doanh, hoạt động thịtrường…Việc xây dựng một HTTT với các thành phần như trên đòi hỏi phải có mộtcái nhìn hệ thống không chỉ về mặt công nghệ, mà còn về tổ chức doanhnghiệp của bạn, và một tầm nhìn xa về các biện pháp đưa hệ thống CNTT vàotổ chức đó phục vụ cho công việc kinh doanh của doanh nghiệp. Đó là mộtcách nhìn, một cách tiếp cận hết sức cơ bản, xem xét các sự vật trong các mốitương quan của chúng khi hoạt động nhằm đạt đến mục tiêu đã định, gọi làtiếp cận hệ thống, hay quan điểm hệ thống.3. VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONGDOANH NGHIỆPHệ thống thông tin đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và tùy vào vị trí,khả năng ứng dụng của hệ thống mà nó có những vai trò quan trọng khác nhau.Dưới đây là một số vai trò phổ biến của hệ thống thông tin đối với doanh nghiệp: Hỗ trợ các quy trình và hoạt động nghiệp vụ. Các HTTT sử dụng máy tínhđể hỗ trợ nhân viên ghi nhận các hóa đơn bán hàng, quản lý kho, trả lương,nhập hàng… Nghiệp vụ kế toán cần sự chính xác và có quy trình vào ra rõràng của các thông tin bởi vậy rất cần sự hỗ trợ của hệ thống thông tin. Hỗ trợ nhân viên và các nhà quản lý trong công việc ra quyết định dựa trênhiện trạng của doanh nghiệp. HTTT hỗ trợ người quản lý và các chuyên gianghiệp vụ trong việc đưa ra những quyết định hợp lý với xu hướng pháttruyển. Bởi sau khi tổng hợp dữ liệu tình hình nghiên cứu, phát triển HTTTthường có nhiệm vụ tạo báo cáo để hỗ trợ việc đưa ra quyết định… Quyếtđịnh xem nên duy trì mặt hàng nào, loại bỏ mặt hàng nào ít tiềm năng, đầutư thêm những gì …HTTT tổng hợp ý kiến khách hàng, tổng hợp đánh giáchất lượng sản phẩm và báo cáo tất cả bởi vậy giúp so sánh và loại sảnphẩm kém hơn. Hỗ trợ đưa ra các chiến lược phát truyển và nâng cao năng lực cạnhtranh.Xây dựng một chiến lược nhằm dành lấy lợi thế so với đối thủ, sửdụng những ứng dụng thông tin chiến lược. Ví dụ như cài đặt các kiosk điệntử để bày bán hàng tự động tại nhiều địa điểm khác nhau, xây dựng cácwebsite quảng bá và bán hàng trên mạng theo mô hình thương mại điệntử…