Cong van chữ ký số trên hóa đơn điện tử năm 2024

Chữ ký số trên hoá đơn điện tử là yếu tố bắt buộc để xác định một hoá đơn điện tử có hợp pháp, hợp lệ, đủ điều kiện giao dịch hay không. Tuy nhiên có vài trường hợp được quy định không bắt buộc sử dụng chữ ký số trên hoá đơn điện tử. Đó là những trường hợp nào mời bạn đọc xem ngay bài viết dưới đây.

Căn cứ pháp lý chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Theo Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018 NĐ-CP quy định:

“6. Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

1. Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

2. Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”

Chữ ký số là một trong những yếu tố xác thực, là điều kiện làm nên tính pháp lý của hóa đơn điện tử.

Hầu hết hóa đơn điện tử phải có chữ ký số của bên bán. Ảnh: Internet

Trên hóa đơn điện tử thường xuất hiện hai loại chữ ký số, đại diện cho hai bên tham gia giao dịch: chữ ký số của người bán và chữ ký số của người mua.

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định về chữ ký của người bán trên hóa đơn điện tử được thể hiện như sau:

• Nếu người bán là một tổ chức hoặc doanh nghiệp, thì chữ ký số trên hóa đơn điện tử là chữ ký số của tổ chức hoặc doanh nghiệp đó.
• Nếu người bán là một cá nhân, thì chữ ký số trên hóa đơn điện tử có thể là chữ ký số của cá nhân đó hoặc của người được ủy quyền.

Ngoài ra, theo quy định tại Khoản 14 của Điều 10 trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử cũng không nhất thiết phải có cả chữ ký số của người bán và người mua.

Trường hợp chữ ký số trên hoá đơn điện tử bắt buộc có

Các đơn vị kế toán và doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện kê khai thuế trực tuyến phải tuân theo yêu cầu bắt buộc về việc gắn chữ ký số của bên bán lên hóa đơn. Loại hóa đơn điện tử áp dụng trong trường hợp này bao gồm:

• Hóa đơn giá trị gia tăng.
• Hóa đơn bán hàng.
• Hóa đơn điện tử bán tài sản công.
• Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.
• Hóa đơn điện tử có định dạng là tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền cước vận chuyển, và chứng từ dịch vụ ngân hàng (có mã của cơ quan Thuế).
• Phiếu xuất kho kèm vận chuyển nội bộ và phiếu xuất kho cho việc gửi hàng đến đại lý.

Theo quy định tại Điểm b, Khoản 7, Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc sử dụng chữ ký số trên các loại hóa đơn như sau:

• Đối với tổ chức và doanh nghiệp là bên bán: Họ sử dụng chữ ký số của tổ chức hoặc doanh nghiệp mình.
• Đối với cá nhân tự kinh doanh và hộ kinh doanh là bên bán: Họ sử dụng chữ ký số của chính họ hoặc của người được ủy quyền hoặc đại diện theo quy định của pháp luật của hộ kinh doanh.
• Đối với đơn vị kế toán, cơ sở kinh doanh, đã đảm bảo đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật để thực hiện chữ ký số và đã thỏa thuận với bên bán về việc này: Họ sử dụng chữ ký số của bên mua.

Trường hợp chữ ký số trên hoá đơn điện tử không bắt buộc phải có

Trong tất cả các tình huống, việc sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử không bắt buộc đối với bên mua. Bên mua có thể ký số vào hóa đơn điện tử theo sự thỏa thuận với bên bán, với điều kiện rằng các yêu cầu kỹ thuật đã được đề cập trong phần trước phải được đáp ứng.

Hóa đơn điện tử máy tính tiền và một số trường hợp khác không bắt buộc phải có chữ ký số. Ảnh: Internet

Bên cạnh đó, theo Khoản 14 của Điều 10 trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có một số trường hợp hóa đơn điện tử không cần phải có chữ ký số từ đơn vị phát hành, bao gồm:

• Hóa đơn điện tử bán hàng cho các sản phẩm như xăng dầu, điện, nước, viễn thông, khi bên mua là cá nhân không kinh doanh.
• Hóa đơn điện tử dưới dạng tem, vé, thẻ mà không có mã của cơ quan Thuế.
• Chứng từ dịch vụ vận tải hàng không, chẳng hạn vé máy bay, được xuất qua các trang web và hệ thống thương mại điện tử, theo thông lệ quốc tế và khi bên mua là cá nhân không kinh doanh (không áp dụng đối với cá nhân thuộc tổ chức kinh doanh hoặc cá nhân thuộc tổ chức không kinh doanh).
• Hóa đơn điện tử được tạo ra từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan Thuế, đặc biệt là khi chúng được sử dụng tại các trung tâm thương mại, siêu thị, cửa hàng bán lẻ hàng tiêu dùng, dịch vụ nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, và các dịch vụ giải trí khác.
• Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh sẽ được cấp hóa đơn điện tử theo từng lần giao dịch phát sinh.

Có nên sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử không?

Mặc dù có nhiều trường hợp mà việc sử dụng chữ ký số của bên mua hoặc bên bán không bắt buộc, Nhà nước vẫn đề cao việc thúc đẩy việc sử dụng chữ ký số trong cộng đồng vì những lợi ích mà nó mang lại.

Đối với cá nhân, sử dụng chữ ký số mang đến những ưu điểm đáng kể:

1. Xác thực danh tính cá nhân: Mỗi cá nhân được cấp một chữ ký số riêng biệt, từ đó xác thực danh tính của họ một cách rõ ràng và đáng tin cậy. Chữ ký số này không được chia sẻ hoặc sử dụng bởi người khác.
2. Tiện lợi trong giao dịch trực tuyến: Không chỉ giới hạn trong việc sử dụng cho hóa đơn điện tử, chữ ký số của cá nhân cho phép họ thực hiện mọi giao dịch trực tuyến một cách dễ dàng, tiết kiệm thời gian mà không cần di chuyển, xếp hàng, hoặc nộp hồ sơ trực tiếp. Những giao dịch này được đảm bảo an toàn và đáng tin cậy.
3. Miễn phí và tiết kiệm thời gian: Đặc biệt, việc sử dụng giải pháp chữ ký số miễn phí hoàn toàn khi thực hiện các thủ tục hành chính, yêu cầu cấp giấy tờ cá nhân, hoặc nộp thuế điện tử trên hơn 40 cổng dịch vụ công trực tuyến của các cơ quan thuộc Chính phủ. Chữ ký số giúp rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục và loại bỏ thời gian chờ đợi kết quả.
4. Lựa chọn linh hoạt: Cá nhân có thể lựa chọn giải pháp ký số từ xa mà không cần sử dụng thiết bị vật lý như USB Token. Thủ tục đăng ký online được thực hiện dễ dàng, miễn phí, đơn giản và tiện lợi.

Lựa chọn dịch vụ chữ ký số uy tín FastCA khi sử dụng hóa đơn điện tử

Qua 5 năm phát triển, FastCA đã nhanh chóng chiếm lĩnh thị trường, nằm trong Top 3 nhà cung cấp chữ ký số phổ biến nhất Việt Nam. Đến nay, FastCA vinh dự được đồng hành cùng hơn 300.000 khách hàng cá nhân và doanh nghiệp trên hành trình phát triển.

Khi trải nghiệm dịch vụ chữ ký của FastCA, khách hàng sẽ trải nghiệm một quá trình ký số hóa đơn nhanh chóng và tiện lợi trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ chính phủ điện tử đến thương mại điện tử. Dịch vụ chữ ký số FastCA đặc biệt ấn tượng với 4 tính năng quan trọng: toàn vẹn, xác thực, chống chối bỏ, và bảo mật. Nhờ có những tính năng này, FastCA đảm bảo rằng quá trình ký số của người dùng luôn được thực hiện một cách thuận tiện và tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật.

Với những ưu điểm vượt trội như vậy, chữ ký số FastCA là lựa chọn hàng đầu cho người dùng khi họ sử dụng hóa đơn điện tử trong thời điểm hiện tại. Đăng ký ngay để nhận báo giá chữ ký số FastCA.