Hướng dẫn cách hạch toán ghi sổ nghiệp vụ chi tiền tạm ứng cho nhân viên đi công tác, mua hàng hóa, dịch vụ bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng trên phần mềm Misa
1. Chi tiền tạm ứng cho nhân viên bằng tiền gửi ngân hàng
Khi nhân viên xin đề nghị chuyển khoản tạm ứng để: đi công tác, mua hàng hoá, tiếp khách… bộ phận kế toán thường phát sinh các hoạt động sau:
- Căn cứ vào đề nghị tạm ứng của nhân viên đã được Trưởng/Phó phòng và Giám đốc phê duyệt, kế toán thanh toán sẽ lập Ủy nhiệm chi, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
- Ngân hàng căn cứ vào Ủy nhiệm chi của công ty sẽ chuyển tiền vào tài khoản của nhân viên, đồng thời lập giấy báo Nợ
- Căn cứ vào giấy báo Nợ của ngân hàng, kế toán thanh toán sẽ hạch toán, đồng thời ghi sổ tiền gửi ngân hàng.
1.1. Cách định khoản hạch toán chi tiền tạm ứng cho nhân viên bằng tiền gửi ngân hàng:
Nợ TK 141 - Tạm ứng
Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng [1121, 1122]
1.2. Các bước hạch toán ghi sổ nghiệp vụ chi tiền tạm ứng cho nhân viên bằng tiền gửi ngân hàng trên phần mềm Misa
- Vào phân hệ "Ngân hàng" => chọn tab "Thu, chi tiền" => chọn chức năng "Thêm\Chi tiền".
- Lựa chọn phương thức thanh toán.
- Chọn nội dung thanh toán là Tạm ứng cho nhân viên. .png]
- Khai báo thông tin chứng từ, sau đó ấn "Cất".
- Chọn chức năng "In" trên thanh công cụ, sau đó chọn chứng từ chi tiền gửi cần in.
CHÚ Ý: Sau khi hạch toán xong nghiệp vụ tạm ứng cho nhân viên thông qua chuyển khoản ngân hàng, phần mềm tự động chuyển thông tin của chứng từ vào Sổ tiền gửi ngân hàng.
2. Chi tiền tạm ứng cho nhân viên bằng tiền mặt
Khi nhân viên xin đề nghị tạm ứng tiền mặt để: đi công tác, mua hàng hoá, tiếp khách… bộ phận kế toán thường phát sinh các hoạt động sau:
- Căn cứ vào đề nghị tạm ứng của nhân viên đã được trưởng phó/phòng và Giám đốc phê duyệt, kế toán thanh toán sẽ lập Phiếu chi.
- Chuyển Phiếu chi cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt
- Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi đã được duyệt, thực hiện xuất quỹ tiền mặt và ghi sổ quỹ
- Nhân viên ký Phiếu chi và nhận tiền. Còn kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu chi có chữ ký của thủ quỹ và người nhận tiền để ghi số kể toán tiền mặt.
2.1. Cách định khoản hạch toán chi tiền tạm ứng cho nhân viên bằng tiền mặt:
Nợ TK 141 - Tạm ứng
Có TK 111 - Tiền mặt [1111, 1112]
2.2. Các bước hạch toán ghi sổ nghiệp vụ chi tiền tạm ứng cho nhân viên bằng tiền mặt trên phần mềm Misa
- Vào phân hệ "Quỹ" => chọn tab "Thu, chi tiền" => chọn chức năng "Thêm\Chi tiền".
- Chọn lý do chi là Tạm ứng cho nhân viên.
- Khai báo thông tin chứng từ, sau đó ấn "Cất".
- Chọn chức năng "In" trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu phiếu chi cần in.
CHÚ Ý: Trường hợp Thủ quỹ có tham gia sử dụng phần mềm, sau khi phiếu chi tạm ứng cho nhân viên được lập, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu chi trên tab "Đề nghị thu, chi" của Thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ thực hiện ghi sổ phiếu chi vào sổ quỹ. Khi nhân viên xin đề nghị tạm ứng tiền mặt để: đi công tác, mua hàng hoá, tiếp khách… bộ phận kế toán thường phát sinh các hoạt động sau:
- Căn cứ vào đề nghị tạm ứng của nhân viên đã được trưởng phó/phòng và Giám đốc phê duyệt, kế toán thanh toán sẽ lập Phiếu chi.
- Chuyển Phiếu chi cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt
- Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi đã được duyệt, thực hiện xuất quỹ tiền mặt và ghi sổ quỹ
- Nhân viên ký Phiếu chi và nhận tiền. Còn kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu chi có chữ ký của thủ quỹ và người nhận tiền để ghi số kể toán tiền mặt.
3. Các bước thực hiện
Nghiệp vụ “Chi tạm ứng cho nhân viên bằng tiền mặt” được trên phần mềm như sau.
- Vào phân hệ Quỹ\tab Thu, chi tiền, chọn chức năng Thêm\Chi tiền.
- Chọn lý do chi là Tạm ứng cho nhân viên.
- Khai báo thông tin chứng từ, sau đó nhấn Cất.
- Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu phiếu chi cần in.
Lưu ý: Trường hợp Thủ quỹ có tham gia sử dụng phần mềm, sau khi phiếu chi tạm ứng cho nhân viên được lập, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu chi trên tab Đề nghị thu, chi của Thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ thực hiện ghi sổ phiếu chi vào sổ quỹ.