Báo lỗi trên excel nếu nhập trùng dữ liệu năm 2024

Microsoft Excel hỗ trợ các bạn rất nhiều tính năng hữu ích giúp việc nhập liệu của các bạn đạt hiệu quả cao nhất. Một trong những tính năng đó chính là tính năng cảnh báo giá trị trùng nhau.

Với nhiều dữ liệu quan trọng không cho phép dữ liệu được nhập trùng thì việc sử dụng tính năng cảnh báo giá trị trùng là rất cần thiết. Để biết cách thiết lập cảnh báo giá trị trùng nhau trong Excel thì các bạn có thể theo dõi bài viết dưới đây.

Bài viết hướng dẫn các bạn cách cảnh báo giá trị trùng nhau trong Excel 2013, với Excel 2007, 2010 các bạn thực hiện tương tự.

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần cảnh báo giá trị trùng, tiếp theo các bạn chọn thẻ Data trên thanh Ribbon.

Bước 2: Trong phần Data Tools các bạn chọn Data Validation -> Data Validation.

Bước 3: Tại thẻ Settings các bạn chọn Custom trong Allow, và nhập công thức trong phần Formula. Ví dụ các bạn muốn cảnh báo giá trị trùng nhau trong vùng C5: C11 thì các bạn nhập công thức =COUNTIF($C$5:$C$11,C5)=1.

Bước 4: Chọn thẻ Error Alert, tại đây các bạn chọn kiểu cảnh báo trong phần Style, nhập tiêu đề cảnh báo trong phần Title, nhập nội dung cảnh báo trong phần Error message. Sau đó các bạn nhấn OK để hoàn tất.

Như vậy khi các bạn nhập nội dung trùng sẽ nhận được một thông báo cảnh báo trùng giá trị.

Như vậy, với tính năng cảnh báo giá trị trùng nhau của Data Validation trong Excel các bạn có thể nhập liệu một cách nhanh chóng mà không lo đã nhập trùng dữ liệu. Chúc các bạn thành công!

Việc nhập dữ liệu trùng nhau trên Excel có thể xảy ra khi bạn nhập số liệu, hoặc trong việc chỉnh sửa dữ liệu. Với trường hợp chỉnh sửa lại dữ liệu Excel, để xóa số liệu trùng nhau chúng ta có thể sử dụng nhiều cách khác nhau như dùng Remove Duplicate. Vậy trong khi nhập dữ liệu Excel làm sao biết đã nhập trùng số liệu nào đó?

Để tạo thông báo khi nhập trùng dữ liệu trong Excel, chúng ta có thể sử dụng công cụ Data Validation trên Excel. Công cụ này sẽ tạo thông báo khi nhập dữ liệu, khi bạn vi phạm quy tắc nào đó đã được thiết lập mà ở đây là nhập liệu trùng nhau. Vậy cách dùng Data Validation để tạo thông báo dữ liệu trùng nhau trên Excel như thế nào?

• Cách giới hạn giá trị nhập bằng Data Validation Excel
• Cách xóa dữ liệu, nội dung trùng lặp trong Excel
• 2 cách để tách thông tin Họ và Tên trong Microsoft Excel?

Cách cảnh báo khi nhập trùng số liệu Excel

Bước 1:

Tại bảng Excel muốn lập thông báo dữ liệu trùng nhau, bôi đen cột cần thực hiện, rồi nhấn vào tab Data và chọn Data Validation, cũng nhấn chọn vào Data Validation...

Bước 2:

Xuất hiện hộp thoại Data Validation nhấn vào tab Settings rồi tiến hành điều chỉnh các giá trị như dưới đây.

• Phần Allow chọn Custom trong danh sách.
• Formual nhấn vào biểu tượng mũi tên ô vuông bên tay phải để chọn vùng dữ liệu trong ô chứa dữ liệu đã bôi đen trước đó. Hoặc có thể nhập công thức =CONUTIF($C$2:$C$7,C2)=1 để khoanh vùng số liệu từ C2 tới C7.

Bước 3:

Chuyển sang mục Error Alert cũng tiến hành thiết lập như dưới đây.

• Phần Style nhấn chọn Stop.
• Mục Title sẽ nhập tiêu đề thông báo khi nhập trùng số liệu.
• Mục Error message nhập dòng cảnh báo lỗi tại đây.

Khi thiết lập xong nhấn OK để lưu lại.

Bước 4:

Quay lại vùng dữ liệu đã lập thông báo. Khi bạn nhập số liệu trùng nhau, thông báo sẽ xuất hiện như hình dưới đây để chúng ta được biết và kiểm tra, nhập lại số liệu cho đúng.

Việc tạo thông báo khi nhập số liệu trên Excel bằng Data Validation sẽ giúp người dùng trong việc quản lý nội dung bảng biểu được dễ dàng hơn. Bạn sẽ biết ngay được phần nội dung nào có vấn đề để kịp thời sửa lại.

Khi nhập một số dữ liệu có yêu cầu không được trùng nhau nếu nhập trùng thì sẽ thông báo để nhập lại việc này sẽ giúp người nhập không cần phải kiểm tra lại vấn đề trong quá trình nhập có bị trùng hay không. Trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn các bạn cách nhập dữ liệu không bị trùng trong excel.

Video hướng dẫn

Nhập dữ liệu Không cho trùng

Để nhập dữ liệu đầu tiên bạn mở excel lên mình nhập vào mã số sinh viên đầu tiên sau đó sử dụng hàm =COUNTIFS(kích vào cột chứa mssv, kích vào ô chứa mssv) bây giờ hàm này sẽ trả về số lượng mssv đó có trong cột nếu bây giờ chỉ có 1 mssv thì sẽ trả về là 1 nếu bạn nhập thêm 1 mssv trùng với mssv này thì trả về sẽ là 2.

Bây giờ để tránh nhập trùng nhau thì mình phải làm sao cho hàm COUNTIFS luôn trả về giá trị nhỏ hơn hoặc bằng 1.

Thực hiện đầu tiên bạn copy phần hàm COUNTIFS lúc này bằng cách kích vào ô có giá trị trả về và copy phần hàm trong đó.

Tiếp theo bạn xóa hết nội dung trong cột đó đi và bôi đen toàn bộ cột đó -> vào thẻ Data -> chọn Data Validation -> trong mục Allow kích chọn custom -> trong phần Formula chọn dán phần mình vừa copy vào đây và cho nó nhỏ hơn hoặc bằng 1. vd: =COUNTIFS(B:B,B3)<=1

Sau đó bạn kích qua mục Error Alert -> trong thẻ Title bạn gõ là trùng mã số sinh viên hoặc trùng mã sản phẩm tùy vào nhu cầu của bạn. Trong phần Error message bạn nhập thông báo vào ví dụ "mã số sinh viên này đã được sử dụng vui lòng nhập mã số sinh viên khác".

Khi này bạn thử nhập vào hai mã số sinh viên giống nhau thì lập tức có thông báo mã số sinh viên này đã được nhập bạn vui lòng nhập mã số sinh viên khác.

Khi thông báo hiện lên bạn có thể trực tiếp sửa bằng cách nhấp vào Retry và sau đó sửa lại mã số sinh viên cho đúng vì đây là những mã không thể trùng.

Lúc nãy mình chỉ bôi đen một vùng dữ liệu nhưng nếu nguồn dữ liệu lên đến hàng trăm hàng nghìn thì mình sẽ phải thực hiện lại khá tốn thời gian bây giờ mình sẽ hướng dẫn bạn làm một lần có thể sử dụng cho cả nghìn ô trong cột.

1. giờ mình sẽ làm ở cột C đầu tiên mình cũng copy hàm =COUNTIFS(C:C,C1).
2. Sau đó chọn cả cột c thay vì chỉ chọn một vùng dữ liệu như trước.
3. Tiếp theo -> vào thẻ Data -> chọn Data Validation -> trong mục Allow kích chọn custom -> trong phần Formula chọn dán phần mình vừa copy vào đây và cho nó nhỏ hơn hoặc bằng 1.
4. Sau đó bạn kích qua mục Error Alert -> trong thẻ Title bạn cũng gõ nội dung như trên. Trong phần Error message bạn cũng thêm nội dung vào.

Như vậy bạn đã có thể thiết lập được điều kiện không cho nhập trùng nội dung từ những điều kiện này bạn có thể nhập mã sinh viên hay mã sản phẩm mà không lo bị trùng.