5 lựa chọn thay thế miễn phí cho Microsoft Excel, từ Google Trang tính đến AirTable

Với sức mạnh tổ chức và khả năng xử lý số liệu, Microsoft Excel từ lâu đã trở thành một phần mềm văn phòng quan trọng. Tuy nhiên, thẻ giá cao và đường cong học tập dốc của nó có nghĩa là nhiều doanh nghiệp đang tìm kiếm các giải pháp thay thế Excel.  

Cho dù ưu tiên của bạn là bảo mật và quyền riêng tư, chi phí hay dễ sử dụng, thì vẫn có một số lựa chọn có thể phù hợp hơn với nhu cầu của bạn. Dưới đây là các lựa chọn thay thế Excel hàng đầu vào năm 2022.  

Khái niệm

Khi bạn mở Notion lần đầu tiên, bạn sẽ được chào đón bởi một trang trống. Đây không phải là trục trặc — Notion thiếu cấu trúc ban đầu phản ánh khả năng tùy biến của nó. Người dùng có thể xây dựng không gian làm việc Notion của họ để phù hợp hoàn hảo với nhu cầu của họ

Đặc trưng

Notion tự xưng là “ứng dụng năng suất đa năng”, cho phép bạn thiết lập các “khối” khác nhau tùy thuộc vào cách bạn làm việc. Bạn có thể thêm trình quản lý tác vụ, trình theo dõi tài chính, cơ sở dữ liệu CRM và vâng, một giải pháp thay thế Excel có tên là Bảng

Với Tables, bạn có thể sắp xếp dữ liệu như địa chỉ email, số, hình ảnh, tệp và công thức. Bạn cũng có thể sắp xếp dữ liệu này bằng thẻ, bộ lọc và thêm hình ảnh. Và bạn có thể chia sẻ quyền truy cập, nghĩa là bạn có thể cộng tác trên Tables với đồng nghiệp hoặc khách hàng

Ngoài Bảng, bạn có thể thêm các thành phần như thư mục nhân viên, trang wiki của công ty hoặc nhóm, quy trình và lộ trình quản lý dự án, ghi chú và hệ thống tài liệu cũng như trình quản lý tác vụ. Thêm vào đó, công cụ này cung cấp khả năng tích hợp với hơn 500 ứng dụng và công cụ khác. Unito cũng đang xây dựng tích hợp Notion khi chúng ta nói chuyện

Hãy xem hướng dẫn dành cho người mới bắt đầu của chúng tôi về Notion để biết thêm thông tin về các tính năng của công cụ.  

nhược điểm lớn nhất

Nếu bạn là người cần cấu trúc để thành công, Notion có thể không dành cho bạn. Mặc dù UI và UX cho phép người dùng tạo không gian làm việc theo cách họ thấy phù hợp, nhưng một số người có thể thấy phương tiện chặn trống đáng sợ và thích định dạng đã thiết lập hơn. Đừng lo — bạn sẽ tìm thấy cấu trúc đó trong các giải pháp thay thế Excel khác nhau.  

định giá

Phiên bản cá nhân cơ bản của Notion là miễn phí, nhưng họ có một số tùy chọn thanh toán khác nhau cho các phiên bản mở rộng của họ. Phiên bản “Personal Pro” có giá 4 đô la một tháng và bao gồm tải lên tệp không giới hạn, khách không giới hạn và lịch sử phiên bản. Bậc tiếp theo là tùy chọn “Nhóm” của họ, có giá 8 đô la một tháng cho mỗi thành viên. Điều này bao gồm mọi thứ trong phiên bản “Personal Pro” cộng với số lượng thành viên nhóm không giới hạn, không gian làm việc cộng tác, quyền nâng cao và công cụ quản trị. Cuối cùng, tư cách thành viên “Doanh nghiệp” của họ bao gồm mọi thứ trong tư cách thành viên “Nhóm” của họ, cộng với SAML SSO, cấp phép người dùng (SCIM), bảo mật nâng cao, người quản lý chuyên dụng và hợp đồng tùy chỉnh. Bạn có thể dùng thử phiên bản Enterprise miễn phí, nhưng sẽ cần liên hệ với Nhóm bán hàng của họ để biết giá chính xác. Đọc thêm về giá của Notion tại đây.  

Có lẽ là giải pháp thay thế Excel nổi tiếng nhất, Google Trang tính hoạt động trong Google Suite cùng với các công cụ khác như Gmail, Google Tài liệu, Google Drive và Google Trang trình bày.  

Đặc trưng

Google Trang tính là giải pháp thay thế Excel đầu tiên tập trung vào khả năng cộng tác năng động. Nhiều thành viên trong nhóm có thể làm việc trên cùng một Trang tính và xem mọi thay đổi hoặc cập nhật theo thời gian thực. Vì Google Trang tính dựa trên đám mây nên bạn có thể làm việc trong Trang tính ở mọi nơi, mọi lúc mà không sợ mất dữ liệu. Như Google giải thích, “Trang tính được thiết kế có tính đến nhu cầu của các tổ chức linh hoạt. ” Và nếu bạn chưa sẵn sàng chuyển đổi hoàn toàn, thì Sheets tương thích với Microsoft Excel (bao gồm cả phím tắt), giúp bạn dễ dàng làm việc trên nhiều nền tảng khi cần.  

Khi nói đến chức năng, Google Trang tính hỗ trợ hơn 400 chức năng bảng tính tiêu chuẩn. Nếu cần một chức năng cụ thể không được bao gồm, bạn cũng có thể tạo chức năng tùy chỉnh của riêng mình bằng Apps Script.  

Nếu bạn lo ngại về bảo mật trên nền tảng dựa trên đám mây, thì Google Trang tính được bảo vệ bởi cơ sở hạ tầng bảo mật cao của Google. Bạn có thể quản lý các quyền khác nhau (cá nhân, nhóm hoặc miền) và có thể tắt một số tùy chọn nhất định, chẳng hạn như khả năng tải xuống, sao chép hoặc in nội dung được chia sẻ trong Trang tính của bạn.  

Unito cũng đang làm việc trên tích hợp Google Trang tính cho phép bạn đồng bộ hóa nó với các công cụ quan trọng nhất trong ngăn xếp của bạn

nhược điểm lớn nhất

Mặc dù Google Trang tính là một giải pháp tuyệt vời cho hầu hết các cá nhân trong một tổ chức, nhưng nếu bạn cần công cụ bảng tính của mình để quản lý khối lượng dữ liệu và công thức phức tạp hơn và lớn hơn, thì công cụ này có thể thiếu một số tính năng cần thiết.  

định giá

Giống như các công cụ khác trong Google Suite, Google Trang tính được sử dụng miễn phí cho bất kỳ ai có tài khoản Google.  

Bạn muốn tìm hiểu cách sử dụng Google Trang tính?

mẹo chuyên nghiệp. xuất dữ liệu từ Microsoft Excel sang Google Sheets

Nếu bạn đang sử dụng Microsoft Excel và muốn chuyển sang sử dụng Google Trang tính, có thể bạn sẽ cần xuất dữ liệu bạn đã có trong Excel sang Trang tính. Bạn có thể làm điều đó theo một trong hai cách. Bạn sẽ phải chuyển đổi từng bảng tính thành tệp Google Drive hoặc bạn có thể sử dụng tích hợp giúp mọi thứ được cập nhật khi bạn di chuyển từ công cụ này sang công cụ khác

Tìm hiểu thêm về hai phương pháp này

máy bay

Được sử dụng bởi hơn 200.000 công ty, bao gồm Netflix, TIME và HubSpot, Airtable tự mô tả là có “sức mạnh của cơ sở dữ liệu với sự quen thuộc của bảng tính. ”

Đặc trưng

Khi mở Airtable, bạn sẽ được hiển thị "chế độ xem lưới" mặc định bắt chước giao diện của một công cụ bảng tính cổ điển như Excel. Tuy nhiên, nếu bạn muốn xem dữ liệu của mình theo một cách khác, bạn cũng có thể chọn “chế độ xem biểu mẫu”, “Chế độ xem Kanban”, “Chế độ xem thư viện”, “Chế độ xem Gantt” hoặc “Chế độ xem lịch. ”

Trong chế độ xem lưới (so sánh gần nhất với Excel), bạn có thể cấu trúc dữ liệu và thông tin của mình trong các cột, hàng và ô quen thuộc. Ngoài ra, với chức năng cơ sở dữ liệu, bạn có thể tạo liên kết dữ liệu giữa các tệp và bản ghi của mình để kích hoạt các khả năng bổ sung bao gồm nhập dữ liệu, tính toán và công thức.  

Giống như Google Trang tính, Airtable có tính năng đồng bộ hóa dựa trên đám mây nên bạn sẽ thấy các cập nhật theo thời gian thực và khả năng cộng tác tối đa. Bên cạnh lưới, bạn có thể sử dụng Airtable làm công cụ CRM, phần mềm quản lý tác vụ, công cụ lập kế hoạch và quản lý dự án cũng như làm cơ sở dữ liệu của bạn.  

Khi nói đến việc tích hợp và đồng bộ hóa với các công cụ hiện có của bạn, Airtable cho phép bạn kết nối và tự động hóa quy trình làm việc của mình với hàng trăm công cụ khác. Tích hợp Airtable của Unito kết nối nó với Asana, Jira, Trello và các công cụ làm việc thiết yếu khác. Ngoài ra, người dùng có thể chọn từ hơn 50 ứng dụng được tạo sẵn, nhấp để thêm từ thị trường của Airtable.  

Hãy xem hướng dẫn dành cho người mới bắt đầu của chúng tôi về Airtable để biết thêm thông tin về các tính năng chính

nhược điểm lớn nhất

Mặc dù cung cấp giao diện người dùng hấp dẫn, nhưng việc thành thạo Airtable có thể đòi hỏi nhiều nỗ lực hơn so với các giải pháp thay thế Excel khác. Ban đầu, việc tìm hiểu cách liên kết các bảng, tạo công thức và khắc phục mọi sự cố với tích hợp có thể khó khăn và UX không hoàn toàn trực quan. Tuy nhiên, tài nguyên hỗ trợ của họ rất toàn diện và có vô số hướng dẫn trên YouTube nếu cần.   

định giá

Có cả đăng ký Airtable miễn phí và trả phí. Phiên bản miễn phí cung cấp cho người dùng 1.200 bản ghi (tức là. các mục bạn có thể theo dõi) trên mỗi cơ sở (tương đương với dự án Airtable), 2 GB dung lượng cho mỗi mục và lịch sử sửa đổi trong hai tuần.  

Tùy chọn trả phí rẻ nhất (Airtable Plus) có thể được dùng thử miễn phí và sau đó là $10 mỗi người mỗi tháng sau đó. Bạn nhận được mọi thứ có trong tùy chọn miễn phí, cộng với 5.000 bản ghi trên mỗi cơ sở, 5GB tệp đính kèm trên mỗi cơ sở, lịch sử sửa đổi trong sáu tháng, một bảng được đồng bộ hóa trên mỗi cơ sở và đồng bộ hóa bảng tự động.  

Với 20 đô la mỗi người mỗi tháng, bạn có thể nhận phiên bản Pro của Airtable. Bạn nhận được mọi thứ có trong phiên bản Plus, ngoài các ứng dụng không giới hạn, 50.000 bản ghi trên mỗi cơ sở, 20 GB tệp đính kèm trên mỗi cơ sở, lịch sử sửa đổi một năm, chế độ xem cá nhân và bị khóa cũng như quyền chỉnh sửa trường và bảng.  

Cuối cùng, sản phẩm Enterprise của Airtable dành cho các công ty có “nhu cầu hỗ trợ, kiểm soát và bảo mật nâng cao. ” Mặc dù bạn cần liên hệ với nhóm bán hàng của họ để biết giá, nhưng phiên bản này bao gồm không gian làm việc không giới hạn cho mỗi tổ chức, 100.000 bản ghi trên mỗi cơ sở, 1000 GB tệp đính kèm, lịch sử sửa đổi trong ba năm, đăng nhập một lần dựa trên SAML, đồng bộ hóa nguồn bên ngoài của Salesforce và .  

Để biết thêm thông tin về giá của Airtable, xem tại đây.  

Trang tính Zoho

Zoho Sheet là giải pháp thay thế Excel trực tuyến được hơn 60 triệu người dùng trên khắp thế giới tin tưởng.  

Đặc trưng

Zoho Sheet có một danh sách đầy đủ các tính năng giúp sắp xếp và phân tích dữ liệu của bạn khá dễ dàng.  

Thay vì các bảng tính một chiều, đơn giản, Zoho Sheet cho phép bạn tạo các bảng tương tác với việc bổ sung danh sách kiểm tra, xác thực mục nhập dữ liệu và các tùy chọn tự động hóa mở rộng. Và với các tính năng lịch sử phiên bản và tự động lưu, bạn có thể cảm thấy an toàn khi biết rằng mình sẽ không bị mất dữ liệu.  

Tự tuyên bố là “phần mềm bảng tính dành cho các nhóm hợp tác”, Zoho Sheet cũng cho phép nhóm của bạn thêm dữ liệu, thảo luận, phản hồi và giải quyết nhận xét theo thời gian thực, ngay trong ứng dụng. Tất cả các tệp Zoho Sheet đều tương thích với Excel, ngoài ra, bạn thậm chí có thể di chuyển bảng tính của mình giữa các ổ đĩa đám mây khác nhau như Google Drive và Dropbox — mà không ảnh hưởng đến định dạng của bạn.  

nhược điểm lớn nhất

Giống như các giải pháp thay thế Excel dựa trên web khác, người dùng Excel có kinh nghiệm có thể không thấy rằng Zoho Sheet có mọi chức năng nâng cao mà họ cần.  

định giá

Zoho Sheet được bao gồm trong bộ công cụ Tài liệu của Zoho và miễn phí cho người dùng (hoặc nhóm tối đa năm người) cần dung lượng lưu trữ từ 5GB trở xuống. Nếu bạn cần nhiều hơn 5 GB dung lượng lưu trữ, gói 100 GB của họ là 5 đô la một tháng (mỗi người dùng) và bao gồm các tính năng khác như phiên bản tệp không giới hạn, phân tích nâng cao và đường dẫn kiểm tra (cho phép bạn xem hoạt động của từng thành viên trong nhóm).  

Gói đắt nhất của họ là 8 đô la một tháng cho mỗi người dùng và cung cấp cho bạn 1TB dung lượng lưu trữ, kiểm soát quản trị mạnh mẽ, đăng nhập một lần, v.v.  

LibreOffice (Calc)

LibreOffice là giải pháp thay thế mã nguồn mở cho Bộ Microsoft Office, với Calc tương đương với Excel. Khi bạn mở Calc lần đầu tiên, bạn sẽ nhận thấy rằng nó có giao diện rất giống với Microsoft Excel.   

Đặc trưng

Tính năng công nghệ DataPilot nâng cao của Calc cho phép bạn nhập, sắp xếp và quản lý dữ liệu từ cơ sở dữ liệu công ty của bạn. Nó lưu các bảng tính ở Định dạng Tài liệu Mở gốc (. ods) nhưng có thể mở, lưu và xuất tệp ở định dạng Excel để dễ dàng chia sẻ và cộng tác.  

Tuy nhiên, một trong những tính năng hữu ích nhất của Calc là khả năng kéo và thả của chúng. Thay vì phải bấm vào một ô và đợi ô đó được đánh dấu trước khi bạn có thể kéo (như trong Excel), bạn có thể chỉ cần kéo và thả dữ liệu giữa các ô trong một chuyển động nhanh chóng. Điều này giúp tiết kiệm thời gian quý báu và làm cho trải nghiệm người dùng trở nên rất trực quan.  

Nếu bạn thường trình bày dữ liệu của mình, chương trình Calc của LibreOffice cung cấp các biểu đồ động vừa hấp dẫn về mặt hình ảnh vừa tự động cập nhật khi dữ liệu của bạn cập nhật. Không cần phải quay đi quay lại để chỉnh sửa thông tin của bạn ở nhiều nơi; .  

nhược điểm lớn nhất

Mặc dù một số người dùng Excel thích rằng đây là một chương trình máy tính có thể tải xuống, nhưng những người thích công cụ dựa trên web, dựa trên đám mây có thể sẽ không thấy Calc của LibreOffice là giải pháp hoàn hảo của họ.  

định giá

Công cụ Calc của LibreOffice là một công cụ thay thế Excel hoàn toàn miễn phí

Vượt trội cho vay

Với rất nhiều lựa chọn thay thế Excel trên thị trường, bảng tính giờ đây trở nên trực quan và dễ truy cập hơn bao giờ hết. Từ trải nghiệm người dùng, chức năng, tích hợp, giải pháp thay thế Excel tốt nhất luôn là giải pháp phù hợp với doanh nghiệp của bạn

Tôi có thể sử dụng cái gì miễn phí thay vì Excel?

Airtable có thể thay thế Excel không?

Tôi có thể sử dụng cái gì thay cho Google Trang tính?

Có điều gì Excel có thể làm mà Google Trang tính không?