Quản Trị Mạng - Reports [báo cáo] là một cách thức để xem và phân tích một số lượng lớn dữ liệu. Bạn có thể sử dụng Report Wizard hay tạo một báo cáo tùy ý mà bạn cần.
Report Views
Reports có thể được hiển thị theo 4 chế độ sau:
| Design View | Chế độ Design View cung cấp cho bạn với cấu trúc của báo cáo. Bạn có thể thêm, chỉnh sửa hay xóa các thành phần của report. Nhưng bạn không thể thao tác dữ liệu trong nhiều bảng được kết hợp với báo cáo. |
| Report View | Report View cho phép bạn xem dữ liệu từ bảng nhưng không thay đổi cách bố trí của báo cáo. |
| Layout View | Chế độ này cho phép bạn xem dữ liệu từ bảng và có thể thêm, chỉnh sửa, xóa các thành phần của báo cáo. |
| Print Preview | Print Preview cho phép bạn xem báo cáo sẽ trông như thế nào khi được in ra. |
Để thay đổi chế độ xem báo cáo:
- Kích vào nút View trên tab Home
Tạo một Report
Để tạo một báo cáo trắng:
- Kích nút Blank Report trên tab Create
- Kích nút Add Existing Fields
- Từ danh sách các trường, kích và kéo các trường lên báo cáo
Cách tạo báo cáo bằng Report Wizard trong Access
Để tạo một báo cáo sử dụng Report Wizard, bạn thực hiện như sau:
- Trên tab Create, kích nút Report Wizard
- Chọn Tables/Queries mà bạn muốn có trên báo cáo
- Chọn các trường bạn muốn cho lên báo cáo rồi ấn nút > [nếu bạn chọn từng trường] hoặc ấn nút >> [nếu bạn chọn tất cả các trường].
- Kích Next
- Chọn sắp xếp theo thứ tự cho báo cáo
- Kích Next
- Chọn cách bố trí [Layout] và định hướng quay ngang hay dọc [Orientation] cho báo cáo
- Sau đó kích Next
- Chọn kiểu cho báo cáo
- Kích Next
- Tạo một tiêu đề cho báo cáo
- Chọn cách bạn muốn mở báo cáo để xem [Preview the report] hoặc chỉnh sửa báo cáo [Modify the report’s design]
- Kích Finish
Trường tính toán
Bạn có thể tạo các báo cáo mà trong đó có cả trường tính toán. Những báo cáo này sẽ hiển thị thông tin mà bạn muốn với một phép toán số học. Để thêm một trường tính toán vào báo cáo:
- Mở Report bạn muốn tạo thêm trường tính toán
- Kích nút View
- Kích Design View
- Kích tab Design
- Kích nút Text Box
- Kích vào phần trên báo cáo, nơi bạn muốn định vị textbox
- Kích nút Property Sheet
- Kích tab Data
- Kích vào nút phía bên phải của Control Source có ký hiệu ba chấm
- Chèn thêm các trường bạn muốn có trong tính toán
- Kích OK.
Cách tạo, thiết kế các báo cáo report trong MS Access, tìm hiểu cấu trúc của báo cáo như các phần Report Header, Detail ... cách định dạng các thành phần trong báo cáo
Report để kết xuất dữ liệu ra màn hình, máy in, file ... Cách thiết kế, làm việc của Report khá giống với Form, nó cũng có khả năng nhận nguồn dữ liệu từ Query hay Table. Để tạo ra một có nhiều cách, ở đây bắt đầu từ việc tạo Report từ đơn giản nhất bằng cách nhấn vào Create trên Ribbon, rồi bấm vào Report Design, màn hình thiết kế Report xuất hiện. Có thể lưu lại Report với tên tự đặt.
Ví dụ đầu tiên tạo ra một Report đặt tên là RptTatCaHocSinh, mục đích để thiết kế in ra danh sách toàn bộ các học sinh.
Có thể nhấn phải chuột và chọn các mục như
- Page Header/Footer
- Report Header/Footer
- Report Properties : hiện thị Property Sheet
Có thể thiết lập độ rộng tại thuộc tính Width 7, ví dụ thiết lập giá trị bằng 18cm khi dự kiến xuất báo cáo ra máy in khổ A4
Khu vực thiết kế của Report được chia ra các khu vực
- Report Header/Footer 1 6 nội dung ở đầu và cuối báo cáo
- Page Header/Footer 2 4 nội dung ở đầu và cuối mỗi trang in
- Detail 3 nội dung chính của báo cáo. Dữ liệu hiện thị lặp lại theo số lượng các record ở nguồn cấp
- 8 có thể chọn chuyển một số chế độ xem Report: Design View, Layout View, Report View
Trình bày phần Report Header
Để nhanh chóng đưa đưa vào một tiêu đề của báo cáo, bấm vào Title trên menu [Design], tại đây cũng có thể chèn các Control để trình bày như TextBox, Label, Image ...
Chèn năm hiện tại, kéo TextBox vào - thiết lập thuộc tính Control Source là =Date[], thuộc tính Format là yyyy
Các thành phần này có thể thiết lập cỡ chữ, màu chữ, căn trái, phải ... bằng các thao tác định dạng trên Ribbon [Format, Design]. Chọn Report Header, đặt màu nền bằng thuộc tính Back Color
Trình bày phần Detail và Page Header
Thêm nguồn dữ liệu bằng cách chọn menu Property Sheet, chọn Detail trong Report, thuộc tính Data Source chọn bảng HOCSINH.
Nguồn cấp dữ liệu cung cấp các record để trình bày trên Report, có thể chọn các bảng, các Query
Sau khi có nguồn dữ liệu, chọn menu Add Existing Fields để xuất hiện các trường dữ liệu nguồn cấp 1, từ đó có thể kéo thả vào Report
Khi các trường được kéo vào Report, có thể nhấn phải chuột vào TextBox cho trường dữ liệu đó, chọn Layout > Tabular để hiện thị với Layout - tiêu đề ở phần Page Header
Cứ như vậy kéo các trường muốn hiện thị trong Report
Các thành phần kéo vào có thể định dạng [cỡ chữ, màu chữ, căn lề ...] bằng cách bấm vào các chức năng định dạng Format trên Ribbon.
Cũng có thể chọn hiện thị thuộc tính của nó và tinh chỉnh các thuộc tính như:
- Back Color: thiết lập màu nền
- Border Style: kiểu bo viền, solid là đường liền, Transparent viền trong suốt ...
- Gridline Style [Bottom, Top, Left, Right] kiểu đường lưới ở các vị trí dưới, trên, trái, phải.
Bằng cách thiết lập như vậy trình bày như sau:
Trong đó cột STT, có TextBox tự động đánh số thứ tự Record, để thiết lập điều đó gán thuộc tính Control Source giá trị =1
.Để đánh số trang có thể xây dựng các biểu thức thiết lập cho TextBox, trong đó thuộc tính Page của Report là trang hiện tại, Pages là tổng số trang. Ví dụ gán vào Control Source giá trị: ="Trang " & Page & "/" & Pages thì trang đánh số dạng Trang 1/5
Để chèn thông tin ngày tháng, dùng hàm Date[], Time[]
Phân nhóm báo cáo
Nếu muốn Report phân nhóm, ví dụ như danh sách học sinh phân ra từng nhóm theo lớp. Để thực hiện việc đó, nhấn vào menu Ribbon mục Group & Short, ở dưới cửa sổ Design View xuất hiện mục Group, Sort and Total tại đây thiết lập trường dữ liệu để phân nhóm, ví dụ chọn LOPID 1 và cách sắp xếp, lúc này trong báo cáo có một section [phân đoạn] báo cáo có tên LOPID Header, tại đây có thể đặt tiêu đề như tên lớp cho nhóm 2
Tại đây cũng có thể thêm các thông tin thống kê cho nhóm, tại mục Group, Short and Total 1, bấm vaoof More, phần with [Field] totaled bấm chọn nó, nó hiện thị các chức năng để chọn thống kê, ví dụ chọn lấy tổng Record trong nhóm đếm theo HOCSINHID thì phần Total On chọn là HOCSINHID, phần Type chọn là Count Record cuối cùng chọn Show Grand Total để nó chèn một EditText hiện thị thông tin này 3. Còn nhiều chức năng thống kê khác như tính giá trị trung bình, tính tổng giá trị, số lớn nhất, nhỏ nhất ...
Ngoài ra nếu muốn cột STT, đếm lại cho mỗi nhóm, chọn nó và đặt thuộc tính Running Sum là Over Group
Nếu muốn một nhóm phân ra thành các trang thì Header của nhóm cho thuộc tính Force New Page bằng After Section
Giống như Form, một Report có thể chứa bên trong nó Report con [Sub Report] - cách sử dụng giống với Form. Đầu tiên cần thiết kế Sub Report sau đó đưa vào Report cha, thiết lập thuộc tính Link child Fields và Link master Fields cho Sub Report [hãy xem phần Form]