Một trong những băn khoăn mà dân kế toán thường gặp phải nhất chính là viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn, cho dù Bộ Tài chính đã có hướng dẫn về vấn đề này.
Quy tắc chung về viết số tiền trên hóa đơn
Theo Thông tư 26/2015/TT-BTC, chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. Người bán được lựa chọn một trong hai cách ghi:
- Sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm [.], nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy [,] sau chữ số hàng đơn vị; hoặc
- Sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy [,] sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm [.] sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán;
Đồng thời, dòng tổng tiền thanh toán trên hóa đơn phải được ghi bằng chữ. Trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn.
Quy tắc mới nhất về viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn [Ảnh minh họa]
Một số trường hợp đặc biệt cần lưu ý
Ngoài việc nắm vững nguyên tắc viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn của Bộ Tài chính như nêu trên, trong thực tế, kế toán cần biết một số quy ước viết trong các trường hợp đặc biệt như:
Hóa đơn viết sai đơn giá, số lượng, tiền thuế và thuế... hay tên công ty, địa chỉ, mã số thuế đã được Kế Toán Thiên Ưng chia sẻ các xử lý cụ thể TT 39/2014/TT-BTC và các công văn hướng dẫn các trường hợp đặc biệt khác tại bài viết: Cách xử lý khi viết sai hóa đơn giá trị gia tăng.
Còn ở bài này, Kế Toán Thiên Ưng cũng vẫn sẽ hướng dẫn các bạn xử lý tình huống khi viết sai hóa đơn nhưng ở một trường hợp đặc biệt hơn, đó là sai ở dòng tổng tiền thanh toán [do cộng tổng sai] so với số liệu ở cột thành tiền nên dẫn đến dòng số tiền viết bằng chữ cũng sai.
1. Xử lý hóa đơn viết sai dòng "Tổng cộng tiền thanh toán"
Trường hợp 1: Điều chỉnh giảm tổng thanh toán:
Ví dụ: Ngày 21/03/2021, công ty Thiên Ưng bán điều hòa cho công ty Hà Yến
Khi giao hàng hóa, công ty Thiên Ưng đã xuất hóa đơn số 0005632, ký hiệu TU/21P
với nội dung trên hóa đơn như sau:
Hai công ty đã kê khai hóa đơn số 0005632, ký hiệu TU/21P vào kỳ quý 1/2021
- Ngày 4/5/2021, Công ty Hà Yến phát hiện ra hóa đơn số 0005632 bị sai số tiền tại dòng "Tổng thanh toán" [do cộng sai số tiền]
\=> Bên bán và bên mua đã lập biên bản điều chỉnh hóa đơn vào ngày 4/5/2021 Ghi rõ sai sót: + Tổng tiền thanh toán đã viết sai: 10.880.000 + Tổng tiền thanh toán đúng: 10.780.000 \=> Số tiền chênh lệch đã viết cao hơn: 10.880.000 - 10.780.000 = 100.000
\=> Vì hóa đơn viết sai cao hơn nên cần điều chỉnh giảm
\=> Bên bán xuất hóa đơn điều chỉnh như sau:
[Hóa đơn điều chỉnh giảm không được viết số âm [-]]
Kê khai thuế: với hóa điều chỉnh số 0006046 này: + Bên bán sẽ kê khai âm vào bảng kê bán ra hoặc kê giảm tại chỉ tiêu số 32 trên tờ khai số 01/GTGT + Bên mua sẽ kê khai âm vào bảng kê mua vào hoặc kê khai giảm tại chỉ tiêu 23 trên tờ khai số 01/GTGT
Trường hợp 2: Điều chỉnh tăng tổng thanh toán:
Ví dụ: Ngày 25/03/2021, công ty Thiên Ưng bán điều hòa cho công ty Thành Long
Khi giao hàng hóa, công ty Thiên Ưng đã xuất hóa đơn số 0005763, ký hiệu TU/21P
với nội dung trên hóa đơn như sau:
[Hóa đơn viết sai tổng thanh toán]
Hai công ty đã kê khai hóa đơn số 0005763, ký hiệu TU/21P vào kỳ quý 1/2021
- Ngày 19/5/2021, Công ty Thiên Ưng phát hiện ra hóa đơn số 0005763 bị sai số tiền tại dòng "Tổng thanh toán" [do cộng sai số tiền]