Purchasing Officer [Nhân viên thu mua] chịu trách nhiệm đánh giá các nhà cung cấp, sản phẩm và dịch vụ, đàm phán hợp đồng và đảm bảo rằng các giao dịch mua được phê duyệt diễn ra hiệu quả về tính chi phí, đồng thời duy trì chất lượng tốt. Để biết yêu cầu công việc nhân viên mua hàng một cách chi tiết nhất, bạn đọc có thể tham khảo bài viết được chia sẻ dưới đây.
Yêu cầu công việc Purchasing Office như thế nào?
=> Việc làm Purchasing Office thu nhập hấp dẫn
1. Purchasing Office là gì?
Bất kỳ doanh nghiệp nào hoạt động dựa trên thiết bị kỹ thuật, phụ thuộc vào dịch vụ hàng,... đều phải đầu tư để xây dựng đội ngũ chuyên gia thu mua xuất sắc. Nhân viên thu mua phụ trách duy trì chỉ số khấu hao thiết bị, thực hiện nâng cấp khi cần thiết với điều kiện đúng thời hạn và trong ngân sách cho phép. Trong khi đó, họ cũng giám sát tất cả quyết định mua hàng để kiểm soát chuỗi cung ứng một cách tối ưu nhất.Ngày nay, khi doanh nghiệp và công ty sản xuất tiếp tục hiện đại hóa bằng công nghệ, các quyết định thu mua phải được đưa ra nhanh chóng để có nguyên vật liệu, thiết bị tốt, từ đó duy trì chất lượng sản phẩm/dịch vụ, đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Nhân viên thu mua có thể là người mua sản phẩm có sẵn để doanh nghiệp bán cho khách hàng, hoặc mua nguyên vật liệu cho cơ sở sản suất, nghĩa là họ phải đánh giá chất lượng sản phẩm, nghiên cứu các nhà cung cấp khác nhau và đàm phán hợp đồng.
Tuỳ thuộc vào quy mô và loại hình kinh doanh của doanh nghiệp mà nhân viên thu mua có thể đảm nhiệm những công việc cụ thể khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản, nhiệm vụ của nhân viên thu mua bao gồm:- Xác minh yêu cầu mua hàng bằng cách so sánh những mặt hàng được yêu cầu với danh sách chính, làm rõ các mục không rõ ràng, đề nghị lựa chọn thay thế.
- Chuyển tiếp các mặt hàng tồn kho có sẵn bằng cách xác minh giá trị, lập kế hoạch giao hàng.
- Chuẩn bị đơn đặt hàng bằng cách xác minh thông số kỹ thuật và giá cả, nhận được khuyến nghị từ nhà cung cấp cho các mặt hàng thay thế.
- Có được các mặt hàng đã mua bằng cách chuyển tiếp đơn đặt hàng cho các nhà cung cấp, giám sát và tiến hành đặt hàng.
- Xác minh việc nhận hàng bằng cách so sánh các mặt hàng nhận được với các mặt hàng được đặt, giải quyết các lô hàng lỗi với nhà cung cấp.
- Hỗ trợ thanh toán bằng cách chuyển tiếp và nhận tài liệu.
- Giữ thông tin quan trọng liên quan đến giao dịch mua cập bằng cách xây dựng báo cáo chi tiết, sắp xếp và nộp tài liệu.
- Cung cấp kế hoạch mua và kiểm soát thông tin bằng cách thu thập, phân tích và tóm tắt dữ liệu cũng như xu hướng.
- Cập nhật kiến thức chuyên môn liên quan đến công việc bằng cách sẵn sàng tham gia các chương trình đào tạo bổ sung.
- Hoàn thành nhiệm vụ thu mua.
- Hơn 2 năm kinh nghiệm làm nhân viên thu mua.
- Thành thạo Microsoft Office và phần mềm mua hàng.
- Kỹ năng giao tiếp và đàm phán mạnh mẽ.
- Kỹ năng phân tích và tư duy chiến lược tốt.
- Kinh nghiệm giám sát và quản lý.
- Chú ý đến chi tiết.
Đảm nhận vị trí Purchasing Officer đòi hỏi bạn cần có kỹ năng mềm thiết yếu
- Purchasing Manager [Quản lý mua hàng]: Toàn bộ quy trình mua hàng trong một doanh nghiệp được giám sát bởi người quản lý mua hàng. Họ quản lý đội ngũ nhân viên thu mua, đồng thời chịu trách nhiệm báo cáo với lãnh đạo cấp cao hơn.
- Logistician [Nhân viên logistic]: Nhân viên logistic là người phân tích và điều phối chuỗi cung ứng của doanh nghiệp cũng như hệ thống luân chuyển sản phẩm từ nhà cung cấp sang người tiêu dùng. Họ quản lý toàn bộ vòng đời của sản phẩm, bao gồm cách thức sản phẩm được mua, phân phối. Logistician có vai trò quan trọng trong gần như mọi ngành công nghiệp.
- Procurement Clerk [Thư ký phòng thu mua]: Thư ký phòng thu mua quản lý phần lớn các giấy tờ liên quan đến mua hàng và hồ sơ dự thầu. Họ giúp quản lý mua hàng và các nhân viên thu mua soạn thảo đúng hợp đồng cũng như đảm bảo rằng các tài liệu của toàn bộ giao dịch mua đồng nhất với nhau.
Vị trí nhân viên thu mua thu hút đông đảo ứng viên mỗi khi có đợt đăng tuyển dụng. Vì vậy, nếu bạn yêu thích công việc này thì hãy chuẩn bị cho mình những kỹ năng và kiến thức cần thiết để vượt qua các đối thủ khác trong vòng phỏng vấn. Những kinh nghiệm xương máu đi phỏng vấn nhân viên thu mua được rút đúc từ ứng viên và chuyên gia nhân sự sẽ vô cùng hữu ích cho bạn.
Cùng với việc làm nhân viên thu mua, bạn đọc có thể tìm việc làm nhân viên hiện trường hay nhiều việc làm khác từ các công ty mới tuyển dụng khi truy cập vào Blog việc làm. Trang web cho phép bạn tìm kiếm việc làm theo ngành nghề cụ thể, địa điểm làm việc mong muốn, đồng thời cung cấp các mẫu CV, mẹo tìm việc nhanh chóng hỗ trợ ứng viên có được công việc như mong đợi.
Nếu như công việc của Sale giúp mang lại doanh thu cho công ty thì công việc của Purchasing Staff lại mang tiền của công ty đi mua hàng để phục vụ cho công việc kinh doanh. Vậy cụ thể công việc Purchasing Staff là gì? Hãy cùng CareerBuilder khám phá ngay qua bài viết dưới đây!
1. Purchasing Staff job là công việc gì?
Purchasing Staff còn có một tên gọi khác là nhân viên thu mua. Đây là những người phụ trách việc thu mua sản phẩm, nguyên liệu hay vật tư cho công ty dưới sự giám sát trực tiếp của quản lý mua hàng. Mục tiêu công việc của Purchasing Staff là thu mua những sản phẩm có chất lượng tốt nhất với mức giá cạnh tranh. Bên cạnh đó, công việc của Purchasing Staff còn yêu cầu bạn phải có kỹ năng tính toán, đàm phán, ngoại giao,... để có thể tối ưu hóa chi phí và quản trị rủi ro trong quá trình mua hàng.
Purchasing Staff là công việc đòi hỏi kỹ năng tính toán, đàm phán, ngoại giao,...
2. Mô tả công việc của Purchasing Staff
Bạn muốn tìm hiểu chi tiết Purchasing Staff làm gì? Tùy thuộc vào quy mô và loại hình dịch vụ của từng công ty, công việc của Purchasing Staff sẽ có những yêu cầu cụ thể khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung, Purchasing Staff sẽ cần làm những công việc chính sau đây. - Tiếp nhận thông tin mua hàng từ các bộ phận khác và lên danh sách cần mua sắm theo thứ tự ưu tiên, đảm bảo quá trình sản xuất và kinh doanh được diễn ra thông suốt. - Tìm hiểu và đánh giá các nhà cung cấp xem họ có đủ năng lực đáp ứng danh sách sản phẩm theo yêu cầu đặt ra về mẫu mã, chủng loại, chất lượng không. - Gửi email hoặc gọi điện đến các nhà cung cấp để yêu cầu họ gửi thông tin chi tiết về sản phẩm, báo giá cụ thể và các chính sách mua hàng liên quan khác. - Lên kế hoạch đến trực tiếp nhà cung cấp để đánh giá và kiểm tra chất lượng sản phẩm thực tế. - Phối hợp với các bộ phận liên quan để kiểm tra chất lượng sản phẩm có đạt yêu cầu đã đề ra không. - Tiến hành phân tích và lựa chọn các đơn chào hàng đáp ứng được nhu cầu về chi phí, chất lượng và chính sách mua hàng. - Đàm phán giá cả, thương thảo hợp đồng về chính sách thanh toán, thời hạn giao hàng. - Liên hệ với bên vận chuyển để làm các thủ tục cần thiết cho việc nhận hàng.
- Giám sát số lượng và theo dõi tiến độ giao hàng đúng với cam kết trên hợp đồng.
3. Yêu cầu về kiến thức và kỹ năng của Purchasing Staff
3.1 Am hiểu về thị trường và giá thành sản phẩm
Purchasing Staff là người chịu trách nhiệm chính cho các nguồn hàng hóa và nguyên vật liệu đầu vào cho các bộ phận để công ty có thể diễn ra hoạt động kinh doanh thông suốt.
Do đó, Purchasing Staff phải là người am hiểu về thị trường và biến động giá cả cụ thể của các loại sản phẩm, nguyên vật liệu cần đặt mua cho công ty. Từ đó, Purchasing Staff mới có sự nhạy bén để đưa ra các quyết định mua hàng chính xác từ các nhà phân phối.
Purchasing Staff phải hiểu rõ thị trường và giá cả sản phẩm
3.2 Thành thạo về ngoại ngữ
Purchasing Staff job đòi hỏi người làm công việc thu mua phải thông thạo ít nhất 1 đến 2 ngoại ngữ như Anh, Hàn, Trung, Nhật,... Bởi vì tùy vào loại hình sản xuất và dịch vụ của công ty mà đòi hỏi nhân viên thu mua phải nhập khẩu những nguồn nguyên vật liệu từ nước ngoài. Chẳng hạn, đối với các doanh nghiệp sản xuất chuyên về máy móc, linh kiện, sắt thép, phụ liệu dệt may,... thì họ thường nhập các nguồn hàng từ Trung Quốc, Hàn, Nhật để mua được những nguyên liệu chất lượng với chi phí tối ưu. Hay các ngành sản xuất đồ nội thất cao cấp, nguồn nguyên vật liệu sẽ đến từ châu u để nâng tầm giá trị của sản phẩm.
Do đó, thông thạo về ngoại ngữ là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu góp phần tạo nên hiệu quả công việc của nhân viên thu mua.
3.3 Kỹ năng quản lý thời gian
Việc lên kế hoạch thu mua hiệu quả nguồn hàng và nguyên vật liệu cho các bộ phận trong công ty đòi hỏi nhân viên thu mua phải có kỹ năng quản lý thời gian. Điều này giúp cho Purchasing Staff biết cách sắp xếp độ ưu tiên đặt mua những nguồn hàng cần thiết, nhanh chóng và kịp thời. Nhờ đó, hoạt động sản xuất và cung cấp dịch vụ của công ty có thể được diễn ra thông suốt và không bị ngưng trệ gây thiệt hại kinh tế.
Quản lý tiến độ thu mua nguyên vật liệu để đảm bảo quá trình hoạt động, sản xuất được diễn ra thông suốt
3.4 Kỹ năng đàm phán và thỏa thuận
Năng lực của nhân viên thu mua không chỉ nằm ở khả năng lên kế hoạch mua hàng mà còn có kỹ năng đàm phán. Để mua được nguồn hàng với chất lượng tốt và chi phí tiết kiệm nhất, Purchasing Staff phải biết được cách thương lượng với nhà cung cấp về những quyền lợi cần thiết trong quá trình mua hàng và sau mua hàng. Từ đó, công ty mới có thể đạt được những thỏa thuận tốt nhất trong hợp đồng và giảm thiểu được nhiều rủi ro khi mua hàng.
3.5 Kỹ năng giải quyết vấn đề
Trong quá trình làm việc của Purchasing Staff, nhân viên thu mua sẽ có lúc không thể tránh khỏi những sự cố phát sinh như sản phẩm kém chất lượng, giao hàng trễ thời hạn, nguồn cung đứt đoạn,... dẫn đến quá trình cung cấp nguồn hàng bị gián đoạn và làm cho công tác sản xuất bị ngưng trệ. Do đó, nhân viên thu mua sẽ cần dùng đến kỹ năng giải quyết vấn đề để kịp thời xử lý những tình huống phát sinh bất ngờ trong quá trình làm việc.
3.6 Duy trì và phát triển các mối quan hệ
Phần lớn các cơ hội tốt về công việc, kinh doanh hay phát triển sự nghiệp đều được tìm thấy thông qua các mối quan hệ chất lượng. Do đó, để làm việc đạt hiệu quả cao, nhân viên thu mua cần có mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp hay có một mạng lưới mật thiết với những “bậc thầy” trong cùng ngành làm việc.
Thiết lập mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung ứng sản phẩm, nguyên vật liệu
Từ đó, nhân viên thu mua có thể luôn được ưu tiên nhận được những đãi ngộ tốt nhất trong quá trình mua hàng hay có những thông tin sớm nhất về những nguồn hàng, nguyên liệu khó tìm mua được.
4. Những nghề nghiệp liên quan đến công việc Purchasing Staff
Dưới đây là những vị trí nghề nghiệp có liên quan đến quá trình triển khai công việc của Purchasing Staff.
4.1 Giám đốc Marketing
Vị trí giám đốc Marketing chịu trách nhiệm chính về kế hoạch quảng bá sản phẩm và dịch vụ của công ty đến rộng rãi người tiêu dùng. Do đó, nhân viên thu mua có thể tiếp nhận những yêu cầu mua hàng từ giám đốc Marketing dựa trên kế hoạch Marketing theo từng quý và năm.
Cụ thể, nhân viên thu mua sẽ chịu trách nhiệm đặt hàng những trang thiết bị phục vụ cho các hoạt động Marketing như lễ ra mắt sản phẩm, livestream sản phẩm, lễ tri ân khách hàng,...
4.2 Thư ký tài chính
Nhân viên thu mua luôn cần phải hoạch định được chiến lược giá thu mua phù hợp với ngân sách chi tiêu đặt ra của công ty. Do đó, nhân viên thu mua sẽ thường xuyên phối hợp với thư ký tài chính hoặc phòng tài chính để đạt được mục tiêu tối ưu hóa chi phí đã được đề ra.
4.3 Giám đốc dịch vụ ăn uống
Những người làm ở vị trí giám đốc dịch vụ ăn uống chắc chắn sẽ đặt ra những yêu cầu rất cao về chất lượng của nguồn nguyên liệu đầu vào. Do đó, nhân viên thu mua sẽ cần phải xác định được tiêu chuẩn đánh giá sản phẩm của giám đốc dịch vụ ăn uống để có thể tìm ra những nguồn nguyên liệu chất lượng cao cấp, đạt chuẩn theo yêu cầu.
5. Thu nhập trung bình của Purchasing Staff
Theo khảo sát dữ liệu mức lương từ 171 mẫu đăng tuyển dụng Purchasing Staff trên CareerBuilder, mức lương của Purchasing Staff sẽ dao động trung bình khoảng 9 triệu đồng/tháng.
Khoảng lương phổ biến của vị trí này sẽ dao động từ 7 triệu đồng đến 12 triệu đồng/tháng đối với số năm kinh nghiệm từ 1 đến 3 năm. Để biết chi tiết lương của Purchasing Staff, bạn có thể xem tại Vietnam Salary by CareerBuilder.
6. Lộ trình thăng tiến của Purchasing Staff
Cũng giống như bất kỳ công việc nào khác, để trở thành Purchasing Manager [quản lý thu mua], bạn cần phải trải qua những lộ trình thăng tiến nhất định để có đủ khả năng đảm nhận được vị trí này. Dưới đây là lộ trình phát triển sự nghiệp phổ biến của Purchasing Manager bạn có thể tham khảo.
- Tốt nghiệp bằng cử nhân: Thực tế, bất kỳ công việc nào cũng đòi hỏi kinh nghiệm xử lý công việc. Tuy nhiên, nếu bạn có tấm bằng từ cao đẳng, đại học trở lên thì bạn sẽ có khởi điểm thuận lợi hơn khi xin việc làm trong ngành thu mua. Điển hình, các ngành học phù hợp để giúp bạn trở thành Purchasing Staff như Kinh tế, Tài chính, Kế toán, Quản trị kinh doanh, Tiếng Anh thương mại,...
- Tích lũy kinh nghiệm làm việc thực tế: Bất kể bạn học chuyên ngành gì thì sau khi ra trường, bạn cần phải trải qua từ 3 đến 5 năm làm việc thực tế trong ngành thu mua thì mới có đủ vốn liếng sự nghiệp để bắt đầu thăng tiến lên vị trí Purchasing Manager.
Do đó, khi mới tốt nghiệp, bạn hãy ứng tuyển vị trí nhân viên thu mua tại các công ty sản xuất hoặc tham gia các chương trình quản trị viên tập sự tại các tập đoàn như Coca-Cola, Pepsi,... để tích lũy được nhiều kinh nghiệm làm việc quý giá.- Học thêm các chứng chỉ liên quan: Để phát triển nhanh hơn trên con đường sự nghiệp, bạn nên học thêm các chứng chỉ ngắn hạn liên quan như quản trị mua hàng, quản trị chuỗi cung ứng,... giúp nâng cao thêm kiến thức và chuẩn bị những kỹ năng cần thiết cho vị trí Purchasing Manager trong tương lai.
7. Tìm việc làm Purchasing Staff ở đâu?
Bạn băn khoăn tìm việc làm Purchasing Staff ở đâu? Hãy đến với CareerBuilder! Hơn 1000 công việc Purchasing Staff trên toàn quốc đang chờ bạn ứng tuyển! Chuẩn bị CV của bạn và sẵn sàng nắm bắt cơ hội trở thành Purchasing Staff ngay hôm nay!
Hy vọng sau những thông tin được chia sẻ ở trên, bạn đã định hướng được con đường của Purchasing Staff là như thế nào và chuẩn bị sẵn sàng những điều cần thiết để ứng tuyển vào công việc này nhé!