Quản lý vừa là nghệ thuật vừa là khoa học
[Cập nhật: 3/13/2012 10:46:54 PM]
Quản lý là gì? Người làm quản lý làm gì? Tôi quản lý như thế nào? Đó là những câu hỏi thường gặp nhất với hầu hết ai đang ở vị trí quản lý và câu hỏi đó luôn thường trực trong đầu họ. Sau đây là một số kinh nghiệm mà những nhà quản lý lâu năm đúc kết được.
Quản lý là nghệ thuật và khoa học Quản lý bao gồm cả hai mặt nghệ thuật và khoa học. Nó là một nghệ thuật trong việc khiến mọi người nhiệt tình hơn ngay cả khi không có mặt bạn ở đó. Khoa học là làm thế nào để thực hiện điều đó. Có 4 yếu tố căn bản: kế hoạch, sắp xếp, quản lý, và giám sát.
Khiến nhân viên làm việc hiệu quả hơn
4 nhân viên có thể làm 6 đơn vị công việc trong vòng 8 giờ mà không có mặt giám đốc. Nếu bạn thuê tôi làm quản lý họ và họ vẫn làm 6 đơn vị công việc một ngày, điều gì là lợi ích khi tôi bỏ tiền ra thuê bạn làm quản lý? Mặt khác, nếu hiện họ làm 8 đơn vị công việc mỗi ngày, bạn mới tạo thêm giá trị ở cương vị nhà quản lý. Cách tương tự áp dụng trong ngành dịch vụ hay bán lẻ hoặc giáo viên hoặc bất kỳ nghề nào khác. Một nhóm làm việc của bạn có nhiều khách hàng và có doanh thu cao hơn. Đó là thước đo hiệu quả công việc và cũng là tiêu chuẩn đánh giá người quản lý, người biết tạo sức mạnh nhóm hiệu quả trong công việc.Lên kế hoạch
Nhà quản lý bắt đầu với việc lên kế hoạch. Nhà quản lý giỏi bắt đầu với kế hoạch tốt. Không có kế hoạch bạn sẽ không bao giờ thành công. Nếu bạn dự định một mục tiêu, kế hoạch là điều may mắn hoặc cơ hội và không lặp lại. Bạn có thể làm việc theo kiểu đầu voi đuôi chuột nhưng qua một đêm bạn sẽ không bao giờ giữ được lâu bền thành công đạt được. Tính toán điều gì là mục tiêu của bạn [hoặc nghe ông chủ của bạn nói], khi đó tính toán của bạn là con đường tốt nhất để đạt mục tiêu. Nguồn lực nào mà bạn đang có? Bạn có thể nhận được điều gì? So sánh điểm mạnh và điểm yếu của các cá nhân và những nguồn lực khác nhau. Suy nghĩ về việc hiệu suất của 4 công nhân làm trong 14 giờ công ít hơn việc thuê một cỗ máy có thể làm việc tương tự với chỉ 1 công nhân trong 6 giờ? Bí quyết là: Một trong những điều thường bị bỏ sót nhất trong công việc của cấp quản lý là tạo một bản kế hoạch hiệu quả nhất. Điều này nhiều khi khó thành hiện thực vì có một số rào cản bất ngờ trong quá trình hoàn thành công việc. Hãy hỏi người làm công việc đó về khả năng hoàn thành sớm nhất của họ.Tổ chức
Khi bạn có một kế hoạch, bạn phải thực hiện nó. Mọi thứ đã sẵn sàng trong đầu bạn và nhân viên của bạn? Nhóm của bạn đã chuẩn bị được gì trước khi mọi thứ được “chạy”. Và một điều quan trọng nữa là nhân viên của bạn được đào tạo về kế hoạch mới này chưa? Họ có tận tụy hay không? Họ đã được trang bị những dụng cụ cần thiết hay chưa? Bạn cần rà soát lại tất cả trước khi kế hoạch được bắt đầu.Quản lý
Sẵn sàng mọi thứ hãy bấm vào nút khởi động. Hãy nói những gì mọi người cần làm. Bạn cần hình dung mình đang là nhạc trưởng, quản lý cả một dàn nhạc. Mọi người phải tự hoàn thành tốt phần việc của mình và công việc của người chỉ huy là kết nối tất cả thành tác phẩm âm nhạc hoàn hảo.Giám sát công việc
Hiện mọi thứ đang “chạy” bạn cần có sự theo dõi tất cả. Hãy chắc chắn mọi thứ theo đúng kế hoạch. Khi công việc không theo kế hoạch, bạn cần từng bước nắn chúng trở lại đúng đường ray. Một số sự cố có thể bất ngờ xảy ra, chẳng hạn một trong số những người đang phụ trách một phần việc trong kế hoạch bị ốm. Thời gian không chờ đợi ai, hợp đồng của khách hàng có thể bị chậm. Đó là lý do tại sao bạn cần có dự kiến cho kế hoạch ngay từ ban đầu. Bạn là một nhà quản lý, phải luôn chú ý để điều chỉnh mọi thứ đúng tiến độ. Đó là một quy trình lặp lại. Khi mọi thứ thiếu đồng bộ, bạn cần làm chúng đồng bộ ăn khớp tức là Lên kế hoạch thu xếp, Tổ chức những nguồn lực hoạt động, Điều khiển mọi người cùng thực hiện và tiếp tục Theo dõi mọi thứ.Và cuối cùng, hãy nhớ rằng quản lý mọi người không hề đơn giản. Tuy nhiên nó là một sự thành công. Bạn có thể đạt được nhờ tích lũy kinh nghiệm, quản lý là một kỹ năng cần được nghiên cứu và thực hành.
[M.A/ Người Lãnh Đạo]
- Tiêu điểm
- Tin đọc nhiều
- Video Clip
- Liên kết đối tác
-
Nghệ thuật quản lý nhân sự là một trong những yếu tố góp phần làm nên thành công của một doanh nghiệp. Tuy yếu tố này không trực tiếp tạo ra sản phẩm dịch vụ nhưng nó đóng vai trò rất lớn trong việc nâng cao hiệu suất lao động và chất lượng sản phẩm của tổ chức đó. Trong bài viết lần này, chúng ta sẽ cùng đi sâu tìm hiểu vai trò và những tuyệt kỹ ứng dụng nghệ thuật quản lý nhân sự trong doanh nghiệp!
I. Vai trò của nghệ thuật quản lý nhân sự
Quản trị nhân sự có vai trò rất quan trọng trong vận hành doanh nghiệp, và nghệ thuật quản lý nhân sự chính là giá trị cốt lõi của nó. Nghệ thuật quản lý nhân sự chính là sự dung hòa giữa 3 yếu tố: quản trị chiến lược, quản trị kinh doanh, phân tích và thấu hiểu cảm xúc.
Một nhà quản lý tài giỏi là người có khả năng tiếp cận, phân tích và giải quyết vấn đề khéo léo, tinh tế, có thể thực thi mọi kế hoạch quản trị nhân sự và đem lại hiệu quả tích cực. Nếu đạt được các yếu tố đó, bạn sẽ được lòng toàn thể công ty và được các bậc lãnh đạo cao hơn trọng dụng.
Xem thêm: Hệ thống quản lý nguồn nhân lực là gì? Chức năng, vai trò của quản lý nhân sự
II. 13 nghệ thuật quản lý nhân sự mà nhà quản lý cần biết
1. Giao tiếp với nhân viên
Hiệu quả làm việc của một doanh nghiệp sẽ đi kèm với một một môi trường giao tiếp nội bộ lành mạnh. Nó đòi hỏi sự kết hợp toàn diện các yếu tố như: sự chỉ đạo rõ ràng, nhìn nhận đúng đắn, cho tới nhưng câu hỏi thể hiện sự quan tâm sao sát tới nhân viên. Một nhà lãnh đạo tốt sẽ biết quan tâm tới việc xây dựng một mối liên hệ gắn kết với nhân viên và thiết lập sự tôn trọng đối với cộng sự. Sau đây là một số cách bạn có thể tham khảo:
- Khen ngợi một cách cụ thể như “Tôi thấy bạn rất tốt ở những điểm sau:…”
- Tương tác và thể hiện sự tôn trọng nhiều hơn tới nhân viên và những nỗ lực của họ
- Tạo cơ hội cho nhân viên thể hiện và được thấy ý kiến của mình được nhìn nhận
- Liên tục phản hồi và hướng dẫn nhân viên, tạo một môi trường lành mạnh và linh hoạt
2. Biết lắng nghe và đồng cảm
Nhân viên đang ngày càng cảm thấy áp lực và căng thẳng hơn. Họ bị đánh giá thấp và thậm chí là bị coi thường. Đây cũng là một trong những lý do gây ra làn sóng nghỉ việc ồ ạt trên toàn cầu trong thời gian gần đây. Sự lắng nghe và đồng cảm xuất phát từ các cấp lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp giúp giảm bớt những vấn đề này, từ đó nhân viên sẽ ít có khả năng bỏ việc hơn, gắn bó hơn và có thể thực hiện công việc tốt hơn.
Bên cạnh đó, sự đồng cảm cũng giúp nhà lãnh đạo đánh giá các phản ứng cảm xúc của người khác đối với một vấn đề liên quan đến công việc một cách khách quan hơn, để từ đó có cách giải quyết nhạy bén hơn.
Đây không phải là kỹ năng hoàn toàn mới trong nghệ thuật quản trị nhân sự, nhưng tầm quan trọng của nó đang được nhận thức ngày một rõ ràng hơn ràng rằng sự đồng cảm là năng lực lãnh đạo cần phát triển nhiều nhất ở hiện tại và cả trong tương lai của công việc.
Xem thêm: 5 Mô hình quản lý nhân sự hiệu quả mọi HR cần biết
3. Gắn kết nhân viên với mục tiêu chung của doanh nghiệp
Nghệ thuật quản lý nhân sự tiếp theo mà nhà lãnh đạo cần có chính là định hướng nhân viên làm việc vì một mục đích chung. Đây là cách tốt nhất để mọi thành viên trong tổ chức cộng tác làm việc hiệu quả. Những cá nhân chỉ chú trọng vào các mục tiêu cá nhân hoặc phòng ban chỉ bó hẹp trong mục tiêu chuyên môn của họ đôi khi sẽ dẫn đến việc tự cô lập, thiếu gắn kết và ít hợp tác.
Để có thể làm điều này, nhà lãnh đạo nên dành thời gian trao đổi với nhân viên về khả năng và mục tiêu của họ, để từ đó đưa ra mục tiêu chung phù hợp. Trong quá trình thực hiện, nhà quản lý cần đảm bảo nhân viên của họ đang đi đúng hướng với những mục tiêu chung được đặt ra, lập kế hoạch hành động và ghi nhận những đóng góp của họ sau khi đạt được mục tiêu.
4. Biết chịu trách nhiệm
“Chịu trách nhiệm” được xem là một văn hóa làm việc và là kỹ năng cần có của mỗi người đối với công việc của mình, đặc biệt khi bạn đóng vai trò là người lãnh đạo. Những trách nhiệm cốt lõi của một lãnh đạo:
- Trách nhiệm về tầm nhìn chiến lược
- Trách nhiệm về nguồn nhân lực
- Trách nhiệm xây dựng văn hóa doanh nghiệp
- Trách nhiệm trong việc đưa ra các quyết định
- Trách nhiệm đảm bảo hiệu suất
Bên cạnh đó, để tổ chức và có được những hiệu quả như mong muốn từ đội ngũ nhân sự thì bạn không thể chỉ tập trung chỉ trích một cá nhân hay một vấn đề. Mà điều cần thiết là bạn cần xác định và cùng những thành viên khác giải quyết.
5. Luôn tôn trọng nhân viên
Hãy luôn tôn trọng mọi nhân viên từ vị trí thấp đến cao và đối xử với họ thật công bằng. Đây là một trong những điều kiện cần có để giữ chân những người tài ở lại với doanh nghiệp. Bởi khi lãnh đạo luôn tôn trọng, cư xử chuyên nghiệp và có chế độ đãi ngộ tốt với nhân viên thì họ sẽ có động lực để hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Tôn trọng nhân viên cũng chính là tôn trọng cách thức quản lý của mình đối với họ.
6. Xử lý các rủi ro trong quản lý nhân sự
Bất cứ doanh nghiệp nào cũng đã từng phải đối diện với những rủi ro trong quản lý nhân sự. Đó có thể là trường hợp nhân lực nghỉ hưu, hoặc muốn rời bỏ doanh nghiệp… gây ảnh hưởng nghiêm trong đến tổ chức và các đối tượng liên quan như khách hàng, nhà cung cấp…
Để có thể xử lý được các rủi ro trong quản lý nhân sự, nhà lãnh đạo cần có kỹ năng tìm hiểu, phân tích và đánh giá các phương án khả thi để khắc phục rủi ro, đồng thời hạn chế sự tiếp diễn/lặp lại của các rủi ro đó trong tương lai.
7. Biết được điểm mạnh, điểm yếu của nhân sự
Người lãnh đạo giỏi có khả năng phân chia công việc cho từng nhân viên một cách hợp lý và đưa ra giải pháp phù hợp cho từng cá nhân giúp họ cải tiến hơn trong công việc. Để có thể làm được điều đó, người lãnh đạo cần xác định được điểm mạnh và điểm yếu của cấp dưới.
8. Khen thưởng, kỷ luật công bằng
Muốn được nhân viên tin tưởng và nghe theo, nhà lãnh đạo cần phải đặt đức tính công bằng và ngay thẳng lên hàng đầu. Nó thể hiện qua các chế độ khen thưởng, xử phạt đều phải rõ ràng và công tâm. Đối với những cá nhân xuất sắc, có đóng góp thành tích cho công ty, hãy tuyên dương họ và có hình thức khen thưởng xứng đáng. Đối với những nhân yếu kém, bạn cũng phải đưa ra hình thức kỷ luật thấu đáo.
9. Đánh giá và định hướng năng lực của nhân viên
Theo 1 cuộc nghiên cứu của Linkedin, lý do khiến người ta nghỉ việc nhiều nhất là do doanh nghiệp đó không còn đủ để giúp họ tiếp tục phát triển bản thân. Nếu tiếp tục ở lại, sự thăng tiến trong nghề nghiệp của nhân viên đó sẽ bị kiềm hãm.
Cách để khắc phục tình trạng này đó là nhà lãnh đạo cần phải có những định hướng về lộ trình phát triển rõ ràng thông qua những buổi đánh giá hiệu quả công việc và năng lực của nhân viên định kỳ. Đây là thời điểm thích hợp nhất để bạn ngồi lại với nhân viên và đề xuất những khóa đào tạo kỹ năng cần thiết.
10. Tạo động lực làm việc cho nhân sự
Để có thể tạo động lực cho nhân viên, nhà lãnh đạo cần nắm được Nguyên tắc ba R về động lực bao gồm:
Phần thưởng [Reward]: Nhà lãnh đạo cần đưa ra những chính sách khen thưởng dựa trên việc hoàn thành các nhiệm vụ nhằm giúp tổ chức và hướng tới việc đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Sự công nhận [Recognition]: Bất cứ khi nào một nhân viên đáp ứng hoặc vượt quá yêu cầu về công việc hoặc làm bất cứ điều gì đó đặc biệt, người lãnh đạo nên công nhận công sức của nhân viên đó, cả công khai lẫn riêng tư.
Sự củng cố [Reinforcement]: Củng cố hành vi bằng cách nói với nhân viên rằng bạn đánh giá cao những gì họ đã làm, điều đó khiến mọi người cảm thấy bản thân họ thật tuyệt vời và sẽ tiếp tục tìm kiếm cơ hội mới để lặp lại hành vi tương tự đó.
11. Trao quyền cho nhân viên
Trao quyền cho nhân viên nghĩa là cho phép nhân viên tham gia vào quá trình quản lý, ra quyết định, chịu trách nhiệm, chia sẻ thông tin cấp cao và lắng nghe ý kiến của họ. Cách thức trao quyền này sẽ giúp giảm tải khối lượng công việc cho lãnh đạo, đồng thời cũng sẽ là cơ hội để nhân viên thể hiện khả năng, trau dồi thêm kiến thức và phát triển kỹ năng.
Một nghiên cứu chỉ ra rằng, người có khả năng trao quyền chính là người có thể tạo nên sự tự chủ trong công việc cho nhân viên, thúc đẩy từng nhân viên phát triển và dẫn dắt cả tập thể tiến đến thành công.
12. Ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự
Ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự HRM cũng là một “nghệ thuật” giúp nhã lãnh đạo quản lý đội ngũ của mình một cách chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.
Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm để các nhà lãnh đạo lựa chọn tùy thuộc vào nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp. Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự miễn phí sẽ là sự lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp nhỏ. Đối với những doanh nghiệp có quy mô hàng trăm đến hàng nghìn nhân sự với cơ cấu tổ chức phức tạp sẽ cần một phần mềm đa dạng tính năng và có sự liên kết giữa các phân hệ.
1Office chính là phần mềm quản lý nhân sự online chuyên nghiệp, dễ dùng, phù hợp với mọi quy mô và loại hình doanh nghiệp. Với nhiều tính năng ưu việt, phần mềm sẽ là một lựa chọn hoàn hảo cho các nhà quản trị nhạy bén.
Những tính năng nổi trội của 1Office:
[1] Quản lý tuyển dụng:
- Thiết lập định biên nhân sự
- Quản lý các đề xuất tuyển dụng từ mọi bộ phận, phòng ban
- Tích hợp và đồng bộ CV từ các trang tuyển dụng
[2] Quản lý nhân viên
- Quản lý lưu trữ toàn bộ thông tin nhân sự, lịch sử làm việc, hợp đồng, bảo hiểm…
- Quản lý thông tin các quyết định khen thưởng, kỷ luật, điều chuyển, bổ nhiệm…
- Tích hợp ký số & hợp đồng điện tử eContract ngay trên phần mềm
[3] Quản lý công – phép – lương
- Bảng chấm công tính toán tự động 100%
- Quản lý thông tin nghỉ phép, nghỉ bù của mọi nhân sự
- Đi lương tự động qua ngân hàng quân đội MB Bank
[4] Đánh giá nhân sự
- Quản lý các khóa đào tạo và kết quả đào tạo của các nhân sự tham gia
- Hỗ trợ đánh giá khung năng lực
- Xây dựng và đánh giá KPI nhân sự, liên kết KPI với bảng lương
13. Không ngừng học hỏi
Không ngừng học hỏi là tố chất của người lãnh đạo mà 1Office muốn chia sẻ cuối cùng. Những người có tố chất lãnh đạo luôn luôn học hỏi, tích lũy kiến thức và kinh nghiệm để theo kịp những thay đổi của thời đại, của sức ép cạnh tranh khốc liệt như hiện nay.
Tạm kết
Trên đây là những chia sẻ của 1Office về nghệ thuật quản lý nhân sự mà nhà lãnh đạo cần trau dồi để được nhân viên kính trọng và nể phục. Hãy nhớ rằng, phần mềm quản trị doanh nghiệp 1Office sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp bạn tiến nhanh hơn trên hành trình thu phục lòng người. Liên hệ ngay cho chúng tôi để được tư vấn miễn phí về giải pháp quản lý nhân sự hàng đầu!
Nhận tư vấn miễn phí