Hướng dẫn khai mã định danh hàng hóa năm 2024

Theo Tổ chức Hải quan thế giới (WCO), số định danh hàng hóa (UCR- Unique Consignment Reference) là số tham chiếu để cơ quan sử dụng và có thể được yêu cầu cung cấp cho cơ quan hải quan tại bất kỳ điểm nào trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan. Số UCR phải đảm bảo: (i) là số duy nhất ở cả phạm vi quốc gia và quốc tế; (ii) được cấp cho từng lô hàng; (iii) được khởi tạo sớm nhất có thể trong giao dịch quốc tế.

Mã số định danh hàng hóa cho phép các hệ thống thông tin khác nhau của cơ quan hải quan và các cơ quan, tổ chức liên quan kết hợp với nhau một cách hiệu quả nhất có thể. Nhờ đó, để tạo thành nguồn thông tin và tài liệu cho phép theo dõi toàn bộ lịch sử của một lô hàng; được sử dụng trong tất cả các trao đổi thông tin giữa các bên liên quan trong toàn bộ chuỗi cung ứng tới các thủ tục do cơ quan hải quan và các cơ quan quản lý nhà nước khác xử lý.

Mục tiêu chính của UCR là xác định một cơ chế chung, đủ linh hoạt để xử lý những tình huống phổ biến nhất xảy ra trong thương mại quốc tế. Cho phép xác định duy nhất dữ liệu liên quan đến một giao dịch thương mại quốc tế nhất định giữa nhà cung cấp và người mua hàng ở cả cấp quốc gia và quốc tế.

Mã UCR xuất phát từ nhu cầu của cơ quan hải quan trong việc tạo thuận lợi nhưng vẫn đảm bảo công tác kiểm soát, cung cấp cho cơ quan hải quan một công cụ hiệu quả để trao thông tin giữa các cơ quan liên quan.

Việc áp dụng mã số định danh hàng hóa mang lại nhiều lợi ích cho tất cả các bên liên quan. Đối với cơ quan hải quan, mã số UCR cho phép thúc đẩy an ninh, an toàn bằng cách tăng cường tiếp cận thông tin vào thời điểm giải phóng hàng; cho phép đánh giá rủi ro và xử lý tờ khai trước khi hàng hoá đến.

Đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, mã số UCR giúp giảm số lượng dữ liệu cần thiết phải khai báo, đơn giản hóa các giao dịch trong quá trình thông quan hàng hóa và góp phần rút ngắn thời gian thông quan, tiết kiệm chi phí.

Ngoài ra, mã UCR còn hỗ trợ quản lý chuỗi hoạt động logistics, tăng cường tính kịp thời, chính xác, góp phần giảm chi phí và tăng cường hợp tác hải quan.

Cấp mã định danh hàng hóa xuất nhập khẩu

Thực hiện chỉ đạo tại Quyết định 1593/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính, từ ngày 15/8 chính thức triển khai mã định danh tại các cảng thuộc Hải quan TP. Hải Phòng.

Hướng dẫn các bạn khai báo tạm thời như sau đến thời điểm hiện tại.

1. Đối với tờ khai Xuất Khẩu:

Các bạn vào trực tiếp: pus.customs.gov.vn, đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản trên dịch vụ công trực tuyến.

Click chọn tab Định danh hàng hóa > Màn hình xuất hiện như dưới. Click chọn Cấp mới và điền các thông tin yêu cầu, lưu ý trường hợp khai báo hộ thì điền mã số thuế của DN cần khai hộ. Sau đó ấn cấp mới. Màn hình kết quả hiển thị ra, các bạn dùng mã định danh được cấp khai báo vào ô Số vận đơn của tờ khai xuất khẩu và dùng để khai báo.

2. Đối với tờ khai Nhập khẩu.

Khai báo theo đúng như nguyên tắc khai Số vận đơn với tờ khai nhiều vận đơn. Khai theo cấu trúc sau tại ô Số Vận Đơn:

Ngày vận đơn + Mã vận đơn = DDMMYY+ Mã vận đơn

Vd: ngày 15/08/2017 và Mã vận đơn là XCVBBM thì khai là:

150817XCVBBM.

Lưu ý:

- Đối với mã cảng, mã lưu kho hiện tại chưa có thay đổi các chi cục vẫn khai báo theo mã cũ.

- Số vận đơn trên file đính kèm container hàng nhập đến V5 cũng phải khai báo theo mã định danh.

- Hiện nay tất cả các chị cục tại Hải quan HP đều đã triển khai việc khai báo mã định danh, trường hợp tờ khai đã khai mà chưa có số định danh có thể được hỗ trợ tạm thời cấp tại chi cục tuy nhiên chỉ được hỗ trợ 1 ngày đầu.

- Hiện tại một số phần mềm khai báo đã hỗ trợ tự lấy và lập số định danh nên hãy gọi bên phần mềm để được hỗ trợ.

- 1 lô hàng khai báo 1 mã định danh.

- 1 tờ khai khai 1 mã định danh (or <=5 với trường hợp NK);

- 1 lô hàng có thể khai thành 1 tờ khai với 1 mã định danh hoặc có thể khai thành nhiều tờ khai với nhiều mã định danh.

5. Nhập thông tin vào mẫu gồm: Đối tượng xin cấp (DN XNK, DN kho, bãi, cảng), Loại hàng hóa (Nhập khẩu, Xuất khẩu, Khác), DN xin cấp, ngày tạo...

6. Nhấn nút “Cấp mới” để nhận thông báo cấp Số định danh.

Quy trình là mỗi một lô hàng sẽ được gắn một mã số định danh để hệ thống phần mềm có thể theo dõi quản lý suốt quá trình làm thủ tục Xuất / Nhẩp khẩu.

- Mã số định danh hàng Nhập khẩu: hệ thống sẽ tự động cấp mã định danh dựa vào thông tin số vận đơn, ngày vận đơn...

-

Mã số định danh hàng Nhập khẩu: Chủ hàng phải xuất trình mã QR code định danh cho cảng khi đem hàng vào cảng. Trường hợp:

+ Nếu lô hàng được đưa vào cảng trước khi mở tờ khai thì người khai hải quan cần khai báo thông tin về lô hàng lên hệ thống dịch vụ công trực tuyến để lấy mã định danh, hệ thống sẽ trả về cho người khai hải quan mã định danh dưới dạng mã vạch QR code để in ra và xuất trình tại cảng khi đưa hàng vào cảng.

+ Nếu khai tờ khai xuất trước khi đưa hàng vào cảng thì hệ thống tự động trả về cho người khai hải quan mã định danh sau khi khai tờ khai. Hiện tại, ECUS5 đang update vụ này.

* Số định danh sẽ được in ra giấy dưới dạng mã vạch QR code để cung cấp cho doanh nghiệp cảng khi đưa hàng hóa ra / vào.