Chuyên viên hành chính tổng hợp là gì

Đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các nhóm, phòng ban, kết nối các phòng ban trong cùng một doanh nghiệp, đảm bảo công việc hàng ngày của văn phòng được diễn ra suôn sẻ là nhiệm vụ cần thực hiện của các chuyên viên hành chính tổng hợp. Vị trí này tuy không thiên về chuyên môn kỹ thuật nhưng lại là một mắt xích cực kỳ quan trọng trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Để hiểu vai trò chính của họ, HRchannels sẽ gửi cho bạn một bản mô tả công việc của chuyên viên hành chính tổng hợp thông qua bài viết ngày hôm nay.

I. Đối với vị trí chuyên viên hành chính tổng hợp

Chuyên viên Hành chính tổng hợp là chức danh trực thuộc Vụ Hành chính tổng hợp. Tại đây, các chuyên gia sẽ chịu trách nhiệm về tất cả các tài liệu, sổ sách kế toán, lưu trữ dữ liệu hành chính, liên kết thông tin, v.v. với các phòng ban chuyên môn.

Đối với các doanh nghiệp nhỏ, bộ phận hành chính tổng hợp sẽ bao gồm cả công việc của bộ phận nhân sự, nhưng ở các doanh nghiệp, tập đoàn lớn sẽ có sự phân chia rõ ràng. Bởi khi đó ngay cả khối lượng công việc của một chuyên viên hành chính tổng hợp cũng khá lớn và họ phải tập trung để hoàn thành tốt nhất.

II. Mô tả công việc Chuyên viên hành chính tổng hợp

Mỗi bộ phận chuyên môn chỉ đảm nhận công việc riêng, bộ phận hành chính tổng hợp, các chuyên viên sẽ thực hiện công tác hành chính, văn thư cho tất cả các phòng, ban. Đủ thấy khối lượng công việc không hề nhỏ, cụ thể những công việc thường làm trong bảng mô tả công việc của ngạch chuyên viên hành chính tổng hợp như sau:

1. Công việc hành chính

Đây là những công việc hành chính mà chuyên viên hành chính tổng hợp sẽ thực hiện hàng ngày:

• Nhận thư và cuộc gọi đến và chuyển đến bộ phận thích hợp

• Soạn thảo các văn bản, quy chế, hợp đồng theo sự phân công nhiệm vụ

• Sao chép dữ liệu và chuyển cho các cá nhân, bộ phận theo yêu cầu của quản lý

• Công việc thú vị

  Giám sát việc dọn dẹp, trang trí phòng ốc … để đảm bảo hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

2. Tổ chức các cuộc chiêu đãi lớn, họp giao ban, hội thảo

Tất cả các cuộc tiếp khách, họp lớn nhỏ trong công ty sẽ được thông báo cho phòng hành chính [trừ họp phòng nội bộ] nên chuyên viên hành chính tổng hợp có trách nhiệm bố trí phòng họp đúng giờ, cùng ngày với công tác hậu cần nếu cần thiết.

Ở quy mô lớn hơn, hội nghị, hội thảo khách hàng thường niên, tất cả các nhân viên hành chính sẽ được phân công nhiệm vụ cụ thể trong tổ chức, bao gồm: gửi thư mời, đặt phòng hội nghị. , hậu cần, nội dung hội nghị, nội dung bài giảng …

3. Quản lý chi phí hành chính

Chi phí hành chính bao gồm: cước điện thoại, taxi, chuyển phát nhanh, vật dụng, sơn, điện nước, cước internet cáp quang, tiền thuê văn phòng, chi phí tiếp tân,… tất cả sẽ được xuất hóa đơn cho chuyên viên.

Việc hợp nhất, phê duyệt và thanh toán cho các bên liên quan sẽ được thực hiện hàng tháng. Chuyên viên hành chính tổng hợp phải đảm bảo chi phí hành chính theo quy định và hợp đồng đã ký kết.

4. Phân bổ và kiểm soát vật dụng, vật tư cho các phòng ban

Giấy viết, vật tư, thiết bị, máy móc nhập khẩu, máy móc mang về sửa chữa… tất cả sẽ do chuyên viên hành chính tổng hợp đến lấy, kiểm tra, giao và phân phối.

Hệ thống máy tính, máy lạnh và các thiết bị liên quan khi cần bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa đều báo cho chuyên viên hành chính tổng hợp để bố trí xử lý.

5. Quản lý thông tin và dữ liệu chung

Thông tin về

sẽ được giữ hoàn toàn và bí mật bởi văn phòng hành chính.

Khi cần trích lục, sao chụp, in ấn tài liệu và chuyển cho các bên liên quan đều phải được sự đồng ý của ban giám đốc và cử chuyên viên hành chính tổng hợp.

Ngoài ra, những thông tin nhạy cảm, có thể ảnh hưởng xấu đến hình ảnh doanh nghiệp cũng sẽ được ban giám đốc giao cho các chuyên viên hành chính tổng hợp, điều phối các nguồn lực trong và ngoài doanh nghiệp để xử lý.

6. Thời gian và quản lý ngày làm việc của nhân viên

Nhiệm vụ này thường sẽ được giao cho chuyên viên hành chính được giao đảm nhận vai trò lễ tân.

Hiện nay hệ thống máy chấm công vân tay tự động được sử dụng rất thường xuyên nên việc đo thời gian được máy tính tổng hợp rất nhanh chóng và chính xác.

Đồng thời, đơn xin nghỉ phép của nhân viên sẽ được chuyên viên hành chính ghi vào bảng lịch trước khi chuyển cho phòng nhân sự để tính lương hàng tháng.

7. Lập kế hoạch du lịch hàng năm

Hàng năm, một hoặc hai lần trong năm, doanh nghiệp sẽ bố trí các chuyến đi cho toàn bộ nhân viên. Chuyên gia quản trị tổng hợp sẽ:

• Đề xuất và đạt được sự đồng thuận về các điểm du lịch

• Lên kế hoạch du lịch trình ban giám đốc duyệt.

• Liên hệ với các công ty du lịch để sắp xếp tour du lịch, đặt phòng khách sạn

• Liên hệ bộ phận để lấy danh sách thành viên cho từng tour [áp dụng khi tổ chức lễ theo nhóm]

• Tổ chức, sắp xếp phòng khách sạn cho từng nhân viên

• Thông báo sớm thời gian đi lại cụ thể để các bộ phận tổ chức công việc.

• Liên tục theo dõi, khắc phục và giải quyết các vấn đề phát sinh trong chuyến đi.

8. Tổ chức các ngày lễ, cuối tuần, sinh nhật, trao thưởng …

Các chương trình chăm sóc đời sống nhân viên trong doanh nghiệp cũng là một phần công việc do chuyên viên hành chính tổng hợp thực hiện.

Ngân sách và kế hoạch được lập vào đầu mỗi tháng và thực hiện trong cùng tháng. Chi tiết triển khai sẽ do chuyên viên chịu trách nhiệm phối hợp với các bên xử lý, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ.

Với một công việc không quá nhỏ, mô tả công việc của chuyên viên hành chính tổng hợp do HRchannels trình bày thể hiện sự đa năng, linh hoạt và khả năng giao tiếp sâu rộng của bất kỳ chuyên viên hành chính tổng hợp nào. Đây là vị trí bao gồm hầu hết các khía cạnh của doanh nghiệp nên đòi hỏi chuyên viên phải có khả năng tổ chức và lập kế hoạch hiệu quả.

Nguồn ảnh: internet

Kênh nhân sự

HRchannels là nền tảng tuyển dụng và tuyển dụng nhân sự cấp cao hàng đầu tại Việt Nam. Với hơn 12 năm kinh nghiệm tuyển dụng nhân sự cấp cao. Chúng tôi là công ty hàng đầu tại Việt Nam.

Vị trí công việc

• Nhân viên hành chính [AO] là vị trí có vai trò quan trọng trong các hoạt động của Công ty, đảm bảo cho các hoạt động chung của Công ty và của các dự án được thực hiện hiệu quả;

• AO báo cáo trực tiếp lên lãnh đạo công ty về kết quả công việc;

• AO có các nhiệm vụ chính gồm [i] công tác văn thư; [ii] công tác lễ tân; [iii] công tác hỗ trợ tuyển dụng; [iv] công tác quản trị tài sản; [v] các công việc hành chính khác;

Trách nhiệm công việc

Công tác văn thư

• Tiếp nhận công văn, giấy tờ gửi đến công ty, và chuyển cấp có thẩm quyền giải quyết;

• Đầu mối gửi các công văn, giấy tờ, văn bản ra ngoài Công ty;

• Tổ chức lữu trữ toàn bộ các hệ thống công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan;

• Tiếp nhận các báo cáo lao động của cán bộ Công ty [xin đến muộn, về sớm, nghỉ ốm, nghỉ phép…];

• Theo dõi và chịu trách nhiệm quản lý lịch làm việc của Công ty;

• Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên công ty;

• Thu xếp in ấn, photocopy tài liệu khi cần thiết;

Công tác lễ tân

• Nghe và nhận cuộc gọi khách hàng liên hệ với Công ty;

• Hỗ trợ cho Ban Lãnh đạo tiếp khách tại Công ty;

• Hỗ trợ cho các cuộc họp nội bộ của Công ty;

• Tổ chức thực hiện các hội thảo, hội nghị, lớp học của Công ty;

Công tác hỗ trợ tuyển dụng

• Hỗ trợ tìm kiếm hồ sơ, lọc hồ sơ ứng viên

• Hỗ trợ phỏng vấn[ chuẩn bị phòng, sắp xếp bàn ghế, hỗ trợ khác khi được yêu cầu]

• Thu xếp công tác in ấn, copy tài liệu, CV khi cần thiết

Công tác quản lý tài sản, thiết bị

• Lên kế hoạch mua sắm, chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý các tài sản, thiết bị tại văn phòng;

• Mua sắm văn phòng phẩm và các đồ dùng thông thường tại Công ty;

• Quản lý và vận hành hệ thống thư viện, sách báo của Công ty.

Các công việc hành chính khác

• Hỗ trợ đặt lịch công tác cho lãnh đạo [taxi, nhà hàng, khách sạn, vé máy bay…];

• Mua sắm các nhu yếu phẩm [trà, café…] cho văn phòng Công ty;

• Tổ chức sinh nhật cho các thành viên công ty trong tháng;

• Hậu cần cho các sự kiện của Công ty;

Điều kiện làm việc

Tiền lương, tiền thưởng

• Lương: 4-5 triệu

• Tiền thưởng: [i] thưởng, xét tăng lương theo chế độ và quy định chung của Công ty

Điều kiện làm việc

• AO được bố trí bàn làm việc, các công cụ, dụng cụ hỗ trợ cho cần thiết cho thực hiện tốt công việc.

Đào tạo

• Công ty tạo điều kiện và hỗ trợ tài chính cho AO tham gia các khóa đào tạo nghiệp vụ cần thiết khi có yêu cầu

• Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên thuộc các chuyên ngành liên quan đến hành chính văn phòng

• Tính cách cởi mở, chu đáo, chan hòa, quan tâm với mọi người

• Phong cách làm việc trung thưc, tận tâm, quan tâm đến chi tiết của từng công việc

• Có kỹ năng giao tiếp tốt trong môi trường làm việc chuyên nghiệp

- Làm việc trong môi trường năng động, chuyên nghiệp có nhiều cơ hội thăng tiến. - Cung cấp trang thiết bị đầy đủ để phục vụ công việc. - Được đóng BHXH, BHYT, BHTN. - Được hưởng các chính sách phúc lợi theo quy định của công ty. - Được đào tạo, nâng cao nghiệp vụ thường xuyên.