Chuyển hồ sơ bảo hiểm xã hội như thế nào năm 2024

Căn cứ khoản 3 Điều 7 Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 của Tổng giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc ban hành quy trình thu BHXH, BHYT, BNTN, BHTNLĐ, BNN, quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT; Quyết định 505/QĐ-BHXH ngày 27/3/2020 của Tổng giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc sửa đổi, bổ sung một số điều quy trình thu BHXH, BHYT, BNTN, BHTNLĐ, BNN, quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT ban hành kèm theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH, Công văn số 3066/BHXH-QLT ngày 17/09/2020 của BHXH TP Hà Nội: Quyết định 505/QĐ-BHXH sửa đổi, bổ sung Quy trình thu theo QĐ 595/QĐ-BHXH.

Khi đơn vị có thay đổi Đăng ký kinh doanh sang địa bàn quận, huyện hoặc tỉnh khác cần làm thủ tục để chuyển nơi tham gia BHXH, BHYT, BHTN. Vậy trình tự, thủ tục chuyển quận/tỉnh đóng BHXH cụ thể như thế nào, iCare Việt Nam sẽ hướng dẫn cụ thể trong bài viết dưới đây.

Bước 1: Đơn vị căn cứ Đăng ký kinh doanh mới để làm Công văn đề nghị về việc chuyển nơi đăng ký đóng bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (BHTNLĐ-BNN). Công văn kèm bản sao ĐKKD gửi trực tiếp đến cơ quan BHXH quận, huyện, tỉnh đang quản lý đơn vị (BHXH nơi đi). Thực hiện nộp đủ tiền BHXH, BHYT,BHTN, BHTNLĐ-BNN trước tháng chuyển đi.

Bước 2: Cơ quan BHXH nơi đi thực hiện làm Biên bản làm việc với đơn vị chuyển quận, huyện trong tỉnh hoặc Biên bản xác nhận các số liệu đã thực hiện về BHXH, BHYT, BHTN, BH TNLĐ-BNN (đối với đơn vị chuyển sang tỉnh khác). Sau đó BHXH nơi đi làm Công văn gửi cơ quan BHXH cấp tỉnh đề nghị cho đơn vị chuyển địa bàn tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BH TNLĐ-BNN.

Bước 3: Căn cứ công văn đề nghị và hồ sơ kèm theo do BHXH nơi đi gửi cơ quan BHXH cấp tỉnh nơi đi để đề nghị cho đơn vị chuyển địa bàn tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BH TNLĐ-BNN.

Ví dụ mẫu Công Văn đề nghị chuyển quận. Tải tại đây

Bước 4: Cơ quan BHXH cấp tỉnh nơi đi căn cứ hồ sơ đúng theo quy định thực hiện ban hành Công văn cho phép đơn vị được chuyển địa bàn tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BH TNLĐ-BNN.

– Đối với đơn vị chuyển quận, huyện trong tỉnh: cơ quan BHXH cấp tỉnh làm công văn gửi BHXH quận, huyện cho phép các đơn vị đã đóng đủ BHXH, BHYT, BHTN, BH TNLĐ-BNN chuyển quận, huyện theo thời điểm đề nghị hoặc từ ngày mùng 01 tháng tiếp theo. Trường hợp đơn vị nợ thì phải thực hiện đóng đủ BHXH, BHYT, BHTN, BH TNLĐ-BNN rồi mới được chuyển đi từ tháng tiếp theo tháng đóng đủ.

– Đối với đơn vị chuyển sang địa bàn tỉnh khác: Đơn vị phải thực hiện đóng đủ BHXH, BHYT, BHTN, BH TNLĐ-BNN đến hết tháng chuyển đi. BHXH cấp tỉnh nơi đi căn cứ hồ sơ ban hành Công văn cho phép đơn vị chuyển nơi đóng đến BHXH quận, huyện, tỉnh nơi đến (gửi BHXH quận huyện nơi đi, nơi đến và đơn vị).

Bước 5: Căn cứ vào Công văn được chuyển quận, huyện, tỉnh, đơn vị thực hiện báo Giảm lao động tại BHXH nơi đi ngay trong tháng cuối và báo Tăng lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BH TNLĐ-BNN tại BHXH nơi đến theo quy định.

Lưu ý:

– Đơn vị có lao động đang hưởng chế độ BHXH như thai sản, nghỉ ốm: vẫn phải báo Tăng mới (TD) như bình thường, sau đó thực hiện báo Nghỉ thai sản (TS), Nghỉ ốm (OF), Nghỉ Không lương (KL) có ghi chú rõ lý do để không bị truy thu BHYT do báo giảm chậm.

– Đối với đơn vị chuyển trong tỉnh: có thể đề nghị giữ lại nơi KCB theo thẻ BHYT cũ (Ghi chú rõ lý do và mã KCB cũ khi TM).

– Đối với đơn vị chuyển tỉnh khác: phải thực hiện đăng ký lại nơi KCB theo Danh sách Bệnh viện, cơ sở KCB trong tinh nơi đến và Danh sách Bệnh viện, cơ sở KCB nơi đi cho phép tỉnh khác đăng ký tại tháng được chuyển.

Trên đây là những chia sẻ của iCare Việt Nam về quy trình, thủ tục chuyển Quận/chuyển Tỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN mới nhất.Hy vọng thông tin trên sẽ giúp ích cho những đơn vị đóng BHXH khi có sự thay đổi về đăng ký kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan đóng BHXH. Nếu có vướng mắc, bạn đọc vui lòng liên hệ tổng đài 1900 56 15 12 để được tư vấn.

Theo đó, sau khi chấm dứt hợp đồng với người lao động thì người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.

Như vậy, người lao động không thể tự chốt sổ bảo hiểm xã hội được. Trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội thuộc về người sử dụng lao động.

Thủ tục chuyển bảo hiểm xã hội sang công ty mới dành cho người lao động ra sao?

Công ty không chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động thì bị xử lý như thế nào?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP có quy định như sau:

Vi phạm quy định về sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hợp đồng lao động

...

2. Phạt tiền đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi: ... không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật; ... theo một trong các mức sau đây:

a) Từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;

b) Từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;

c) Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;

d) Từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;

đ) Từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.

...

4. Biện pháp khắc phục hậu quả

...

b) Buộc người sử dụng lao động hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại những giấy tờ khác đã giữ của người lao động cho người lao động đối với hành vi không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật quy định tại khoản 2 Điều này;

Lưu ý: theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt quy định trên đây là mức phạt đối với cá nhân. Mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

Theo đó, trường hợp công ty không chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động thì có thể bị phạt hành chính với mức phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng tuỳ theo số lượng người vi phạm.

Đồng thời, buộc người sử dụng lao động phải hoàn tất thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội với người lao động.

Thủ tục chuyển bảo hiểm xã hội sang công ty mới dành cho người lao động ra sao?

Căn cứ Công văn 1734/BHXH-QLT năm 2017 và Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam theo đó bên công ty mà người lao động đã chấm dứt hợp đồng sẽ chuẩn bị hồ sơ như sau:

Bước 1: Thực hiện thủ tục báo giảm lao động:

Hồ sơ gồm có:

- Bản sao Hợp đồng lao động giữa công ty với người lao động được báo giảm;

- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (Mẫu D02-TS);

- Bản sao quyết định cho nghỉ việc, chuyển công tác,…;

Cách thức nộp hồ sơ: Người sử dụng lao động có thể nộp trực tiếp tại phòng/ban của cơ quan bảo hiểm xã hội tại nơi mình đặt trụ sở, chuyển phát nhanh hồ sơ;

Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ thông báo kết quả báo giảm lao động đến cho người sử dụng lao đọng để tiến hành chốt sổ cho người lao động.

Bước 2: Thực hiện chốt sổ bảo hiểm cho người lao động:

Hồ sơ bao gồm:

- Sổ bảo hiểm của người chấm dứt hợp đồng lao động;

- Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (TK1-TS);

Cách thức nộp hồ sơ: Người sử dụng lao động có thể nộp trực tiếp tại phòng/ban của cơ quan bảo hiểm xã hội tại nơi mình đặt trụ sở hoặc chuyển phát nhanh hồ sơ;

Trong thời hạn 07 ngày làm việc từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan sẽ thực hiện việc chốt sổ và trả lại sổ cho công ty để chuyển đến tay người lao động.

Bước 3: Thủ tục đăng ký sổ bảo hiểm tại công ty mới.

Khi bạn chuyển công việc qua công ty mới sau khi đã hoàn thành thủ tục chốt sổ bảo hiểm tại công ty cũ thì công ty mới có nghĩa vụ đăng kí tiếp nhận sổ và tiếp tục đóng bảo hiểm cho bạn, theo thủ tục sau:

Hồ sơ bao gồm:

- Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin đơn vị tham gia BHXH, BHYT (TK3-TS);

- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BH TNLĐ-BNN (Mẫu D02-TS);

Cách thức nộp hồ sơ: người sử dụng lao động nộp trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội tại nơi mình đặt trụ sợ và nhận lịch hẹn lên nhận kết quả;

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc hoặc ngày có hiệu lực của quyết định tuyển dụng người sử dụng lao động phải nộp toàn bộ hồ sơ theo quy định.

Vậy, khi người lao động chấm dứt hợp động lao động tại một công ty thì công ty đó có nghĩa vụ hoàn tất thủ tục chốt sổ bảo hiểm cho người lao động.