Hồ sơ kiểm toán của một công ty năm 2024

Thời gian lưu trữ hồ sơ tài liệu kiểm toán được quy định rõ ràng trong pháp luật. Các tổ chức, cá nhân cần phải nắm vững để tuân thủ các quy định liên quan. Vừa đảm bảo quá trình tìm kiếm, sử dụng trong tương lai. Vừa đảm bảo cho quá trình thanh tra sau này.

Bài viết dưới đây, ALS xin tổng hợp các thông tin liên quan đến quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ tài liệu kiểm toán. Bạn đọc có thể theo dõi để nắm vững các thông tin.

1. Các thông tin chung về hồ sơ kiểm toán

1.1. Hồ sơ kiểm toán là gì?

Hồ sơ kiểm toán là tài liệu tổng hợp các thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh và tài chính của một tổ chức hoặc công ty. Nó bao gồm các báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán, các hợp đồng và tài liệu khác có liên quan.

Hồ sơ kiểm toán được tạo ra bởi các kiểm toán viên và là kết quả của quá trình kiểm toán tài chính. Các nhà kiểm toán đánh giá tính chính xác của báo cáo tài chính tại tổ chức đó. Hồ sơ kiểm toán là một phần quan trọng trong quá trình đánh giá và xác nhận tính chính xác thông tin tài chính của một tổ chức. Và đây cũng là cơ sở để đưa ra quyết định kinh doanh.

1.2. Phân loại hồ sơ kiểm toán

Hồ sơ kiểm toán bao gồm nhiều loại giấy tờ và tài liệu khác nhau. Tùy thuộc vào mục đích và phạm vi của quá trình kiểm toán. Tuy nhiên, một số tài liệu chính thường có trong hồ sơ kiểm toán bao gồm:

• Quyết định về hoạt động kiểm toán
• Bản kế hoạch kiểm toán tổng quan/chi tiết
• Các hồ sơ được kiểm toán: báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách…
• Nhật ký ghi lại quá trình làm việc, hoạt động kiểm toán.
• Biên bản giải trình của đơn vị được kiểm toán
• Biên bản xác nhận về hoạt động kiểm toán
• Biên bản xác nhận về số liệu và tình hình kiểm toán
• Báo cáo kiểm toán
• Các hồ sơ tài liệu khác liên quan về hoạt động kiểm toán

2. Thời gian lưu hồ sơ giấy tờ kiểm toán là bao lâu?

Phải lưu trữ các hồ sơ kiểm toán trong bao lâu là băn khoăn của nhiều người. Ngay cả những người làm kiểm toán viên lâu năm cũng còn mơ hồ. Thực tế, những vấn này được quy định sẽ trong các văn bản quy phạm pháp luật. Mà cụ thể là điều 50 quy định về bảo quản hồ sơ kiểm toán (Luật kiểm toán độc lập của Quốc hội ban hành năm 2011). Thời gian lưu hồ sơ như sau:

• Trong vòng 12 tháng kể từ ngày báo cáo kiểm toán được phát hành: người phụ trách phải có trách nhiệm đưa hồ sơ vào bảo quản.
• Thời hạn lưu hồ sơ: Tối thiểu là 10 năm. (Theo Điều 18 Nghị định 17/2012/NĐ-CP quy định về việc lưu trữ hồ sơ kiểm toán)

Các đơn vị cần phải có phương án lưu trữ hồ sơ phù hợp. Bởi khối lượng lưu trữ trong 10 năm là rất lớn. Hiện nay, có nhiều đơn vị lựa chọn dịch vụ lưu trữ hồ sơ bên ngoài. Không chỉ tiết kiệm được chi phí mà việc trích lục hay kiểm soát cũng dễ dàng hơn rất nhiều.

Căn cứ Điều 21 Nghị định 17/2012/NĐ-CP như sau:

Điều 21. Lưu trữ, khai thác, sử dụng hồ sơ kiểm toán điện tử và hồ sơ, tài liệu về các dịch vụ khác

1. Hồ sơ kiểm toán được lưu trữ bằng dữ liệu điện tử là các băng từ, đĩa từ… phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian, được bảo quản với đủ các điều kiện kỹ thuật chống thoái hóa chứng từ điện tử và chống tình trạng truy cập thông tin bất hợp pháp từ bên ngoài.

2. Trường hợp hồ sơ kiểm toán được lưu trữ bằng dữ liệu điện tử trên thiết bị đặc biệt thì phải lưu trữ các thiết bị đọc tin phù hợp đảm bảo khai thác được khi cần thiết.

3. Việc lưu trữ, khai thác, sử dụng và tiêu hủy hồ sơ kiểm toán được lưu trữ bằng dữ liệu điện tử thực hiện theo quy định tại các Điều 18, 19, 20 của Nghị định này.

4. Việc lập, bảo quản lưu trữ, tiêu hủy và khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu về các dịch vụ khác quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều 40 của Luật kiểm toán độc lập được thực hiện như đối với hồ sơ kiểm toán theo quy định tại các Điều 18, 19, 20 và Khoản 1, Khoản 2 Điều 21 của Nghị định này.

Chi tiết tại: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Ke-toan-Kiem-toan/Nghi-dinh-17-2012-ND-CP-huong-dan-Luat-kiem-toan-doc-lap-136038.aspx?anchor=dieu_20

3. Những quy định khác về việc lưu trữ hồ sơ kiểm toán

Bên cạnh quy định về thời gian lưu trữ, cũng có một số vấn đề cần lưu ý khi lưu trữ hồ sơ. Các kiểm toán viên và doanh nghiệp nên biết:

• Thông qua những quy định về phân loại, bảo quản, sử dụng và tiêu hủy hồ sơ kiểm toán. Tổ chức sẽ đảm bảo tính hiệu quả và chính xác của việc lưu trữ hồ sơ kiểm toán. Việc phân loại hồ sơ theo quy định của Tổng Kiểm toán Nhà nước sẽ đảm bảo sự liên tục và dễ dàng tìm kiếm hồ sơ khi cần thiết.
• Vì hồ sơ kiểm toán rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh và sự phát triển của tổ chức. Nên việc lưu trữ hồ sơ phải được thực hiện cẩn thận. Chỉ lựa chọn những đơn vị uy tín, có kinh nghiệm và cam kết tiêu hủy an toàn sau khi hết thời hạn lưu trữ. Tuyệt đối bảo mật và phòng ngừa được các rủi ro có thể xảy ra.
• Ngoài những hồ sơ kiểm toán cơ bản, kiểm toán viên có thể thu thập thêm các tài liệu khác. Như giấy đăng ký kinh doanh, thông tin tài chính, thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ,... Nhằm cung cấp cho tổ chức và các bên liên quan thông tin chi tiết về hoạt động kinh doanh và tài chính của doanh nghiệp đó.

4. Đơn vị cho thuê kho lưu trữ hồ sơ kiểm toán uy tín tại Hà Nội

ALS tự hào là đơn vị uy tín cung cấp hệ thống kho lưu trữ và bảo quản tài liệu lớn với diện tích lữu trữ lên đến hơn 5.000 m2, khả năng mở rộng lên đến hơn 5.000.000 thùng tài liệu lưu trữ tại Thành phố Hà Nội.

Các kho tập trung tại vị trí cửa ngõ, dễ dàng kết nối, luân chuyển, đảm bảo công tác vận hành, quản lý tài liệu dễ dàng cho tổ chức/doanh nghiệp.

Vị trí kho lưu trữ hồ sơ tại Trung tâm Hà Nội: ALS Mỹ Đình: Cảng ICD Mỹ Đình – 17 Phạm Hùng, Q. Nam Từ Liêm và ALS Gia Lâm: 200/8 Nguyễn Sơn, Q. Long Biên.

Tham khảo thêm: FSI và ALS ký kết hợp tác ra mắt giải pháp toàn diện về lưu trữ và số hoá tài liệu

Như vậy, chúng ta có thể thấy rằng, quy định về lưu trữ hồ sơ kiểm toán là rất rõ ràng. Các doanh nghiệp và kiểm toán viên cần nắm vững để việc thực hiện chính xác. Hy vọng, với các chia sẻ của ALS, bạn đọc đã hiểu chi tiết về vấn đề này.