Biện pháp giải quyết khi hàng hóa bị tổn thất năm 2024

Trong ngành kinh doanh và bán lẻ, thất thoát hàng hóa là tình trạng thường xuyên xảy ra ám chỉ việc thâm hụt số lượng hàng hóa do mất cắp hoặc các lỗi quản lý giấy tờ khác. 3 nguyên nhân sau có thể giúp doanh nghiệp đối chứng với trường hợp của mình để tìm ra giải pháp khắc phục.

1. Thất thoát hàng hóa do khách mua hàng

Theo thống kê, mất cắp do người mua tại quầy bán lẻ là nguyên nhân hàng đầu gây ra thất thoát hàng hóa. Những đối tượng này thường tìm đến các góc khuất trong cửa hàng hoặc các vị trí không có camera an ninh để thực hiện hành vi của mình.

Đối với những sản phẩm nhỏ gọn, họ dễ dàng bỏ túi và lấy luôn mà không qua quầy tính tiền. Đối với hàng hóa là thực phẩm thì thậm chí có thể sử dụng tại chỗ ngay trong cửa hàng hoặc siêu thị.

Một số hình thức tinh vi hơn là thay đổi tem mác giữa các sản phẩm để khi thanh toán có thể trả với giá rẻ hơn. Hành vi này có thể không gây tổn thất về tổng số lượng nhưng sẽ ảnh hướng tới doanh thu và lợi nhuận của nhà bán lẻ và thực chất sẽ gây thất thoát cho cả 2 loại hàng hóa bị tráo tem mác.

Tại Mỹ, mất cắp do người mua hàng làm thiệt hại hàng tỷ USD của ngành bán lẻ mỗi năm. Vì thế, các biện pháp an ninh như camera hay dán nhãn cố định trên sản phẩm có thể hạn chế phần nào hiện tượng này. Ngoài ra việc huấn luyện đào tạo và chỉ đạo nhân viên tại quầy để nâng cao cảnh giác cũng là việc cần thiết của các chủ shop.

Xem thêm: Camera AI tạo lợi thế cạnh tranh cho các doanh nghiệp

2. Thất thoát hàng hóa do nhân viên

Một nguyên nhân phổ biến cho việc thất thoát đó là mất trộm do nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp. Hiện tượng này xảy ra khi nhân viên trong công ty đánh cắp, biển thủ công quỹ hoặc hàng hóa.

Một số hình thức của hành vi này là không ghi hóa đơn, lợi dụng giảm giá (không cho khách hàng biết về chương trình giảm giá), lợi dụng hoàn tiền (không báo cáo lại về trường hợp hoàn tiền) và thậm chí là lạm dụng thẻ tín dụng của công ty (tự ý rút tiền), đánh dấu hàng hóa có thể bán được là bị hư hỏng, báo cáo sai lệch số lượng hàng nhập, đem hàng hóa cho người thân, và áp dụng giảm giá quá mức cho bạn bè trong quá trình thanh toán.

Thật không may, trộm cắp trong nội bộ rất khó để phát hiện và khắc phục. Vì nhân viên có quyền truy cập vào các khu vực mở rộng của cửa hàng và biết các quy trình kiểm soát hàng tồn kho và bán hàng, nên nhân viên không đáng tin cậy có thể dễ dàng để đánh cắp hàng hóa mà không bị phát hiện. Một ví dụ điển hình cho việc thất thoát do nhân viên nội bộ có thể kể đến là vụ cướp trạm thu phí cao tốc Long Thành – Dầu Giây rất trắng trợn, do chính 2 nhân viên cũ, vốn nắm rõ quy trình hoạt động của trạm, thực hiện.

Các nhà kinh doanh có lượng lưu thông hàng hóa nhiều và giá trị cao luôn phải đề phòng thất thoát hàng hóa trong nội bộ. Người quản lý có thể hạn chế quyền tiếp cận khu vực kho chứa hàng hóa, khu vực không phận sự miễn vào, được ngăn cách bằng các cửa hoặc lồng sắt hoặc yêu cầu thẻ an ninh...

Xem thêm: Quản lý công việc đơn giản, hiệu quả nhờ chuyển đổi số

3. Thất thoát hàng hóa do sai sót trong quản lý

Nhập biên lai hàng hóa và điều chỉnh số lượng hàng tồn kho khi cửa hàng quá đông khách và bận rộn có thể khiến nhân viên dễ bị phân tâm dẫn đến các lỗi kiểm soát văn thư và hàng hóa.

Một số là những sai lầm đơn giản và không gây ra tổn thất thực tế, nhưng cũng có những lỗi có thể gây ra hậu quả rất tốn kém, như ghi lại tất cả hàng hóa trong một lô hàng của nhà cung cấp là đã nhận đầy đủ khi một số mặt hàng thực sự bị thiếu trong lô hàng.

Thông thường, những sai số lớn sẽ được coi là lỗi của con người, như các mặt hàng bị nhầm lẫn và các sản phẩm trong giao dịch bán hàng không được xử lý đúng cách. Trong các trường hợp này, hàng hóa có thể không thực sự bị thất thoát, nhưng những lỗi đó có thể dẫn tình trạng tính toán sai, sắp xếp lại không chính xác và làm mất thời gian để kiểm tra và khắc phục vấn đề.

Để hạn chế sự thất thoát hàng hóa do sai lệch trong quản lý kho và xử lý chứng từ, các nhà bán lẻ nên thực hiện những đợt thanh tra toàn diện hàng tồn kho của cả doanh nghiệp hàng năm để từ đó nắm bắt được tình hình bán hàng và phát hiện bất kỳ sự thất thoát hàng hóa nào.

(TBKTSG) – Có thể nói ngành vận tải biển là ngành có nhiều khiếu nại nhất do hàng hóa bị hư hỏng, tổn thất khi được vận chuyển từ cảng xếp hàng đến cảng dỡ hàng.

Vận chuyển hàng hóa quốc tế là một quá trình có nhiều chặng bao gồm hàng hóa được đóng gói tại nhà máy, vận chuyển ra cảng đóng hàng vào container, container được xếp lên tàu xuất đi, container được dỡ xuống cảng đến, hàng hóa được “rút ruột” ra khỏi container mang vào kho hàng…

Trong quá trình đó, bao bì hàng hóa chịu rất nhiều lực va đập từ tất cả các hướng, làm cho hàng hóa không còn giữ nguyên chất lượng bên trong. Thêm vào đó, thời gian vận chuyển từ nơi đi tới nơi đến kéo dài, nhiệt độ và độ ẩm bên trong container rất cao. Chính vì vậy một nguyên tắc cơ bản của ngành vận tải biển là bao bì hàng hóa phải đảm bảo. Tùy theo từng loại hàng hóa mà có yêu cầu bao bì khác nhau như pallet (kệ, đai chứa hàng), kiện gỗ, carton, thùng gỗ hoặc chỉ đơn giản là bao ny lon hoặc bao đay.

Nguyên nhân làm hàng hóa bị tổn thất

Bao bì không chắc chắn. Một lô hàng dụng cụ máy móc được đóng trong pallet. Khi xe nâng mang pallet vào container thì thấy tình trạng hàng hóa tốt nhưng khi tới cảng đến thì phát hiện thấy phần đế pallet bị hư hỏng, hàng hóa bị nghiêng đổ. Loại bao bì hay kiện gỗ phải dùng xe nâng (forklift) để chất xếp hàng. Cho nên cần chú ý chất liệu gỗ đóng kiện phải tốt và cách đóng kiện phải chắc chắn.

Bao bì bị ảnh hưởng trước khi đóng hàng vào container. Một lô hàng may mặc được đóng trong thùng carton. Trong quá trình vận chuyển từ nhà máy ra kho hàng CFS (kho thu gom hàng lẻ) có một số thùng carton bị nước mưa thấm vào. Đánh giá sơ bộ, nhà máy cho rằng tình hình đó không ảnh hưởng hàng hóa. Tuy nhiên, thực tế khi hàng đến nơi thì toàn bộ thùng carton bị hư hại, ảnh hưởng đến hàng hóa bên trong. Điều rút kinh nghiệm là nên xử lý ngay ở cảng xếp khi bao bì có vấn đề (dù ít hay nhiều) tránh tổn thất phát sinh không lường trước được.

Cách chất xếp hàng hóa trong container. Yêu cầu hàng hóa phải được đóng đầy và chặt trong container, tránh chừa khoảng không sẽ làm cho hàng hóa bị xê dịch trong quá trình vận chuyển. Hàng nặng được đặt ở dưới, hàng nhẹ xếp ở trên nhưng chú ý không làm ảnh hưởng đến lô hàng bên dưới.

Yêu cầu bồi thường tổn thất

Theo nguyên tắc, khi yêu cầu bồi thường thiệt hại do tổn thất trong quá trình vận chuyển thì phải có giám định thiệt hại và nguyên nhân. Việc giám định này phải tiến hành khi hàng hóa còn nằm ở kho hàng lẻ ở cảng hay container còn ở bãi container. Nếu hàng hóa đã mang về kho chủ hàng mới phát hiện có tổn thất thì việc khiếu nại hầu như không được giải quyết. Đối với hàng hóa nhập khẩu, khi có tổn thất hàng hóa các nhà xuất nhập khẩu cần lưu ý:

– Mức thiệt hại tối thiểu. Thông thường nếu mức tổn thất hàng hóa dưới 200 đô la Mỹ thì việc khiếu nại không được khuyến khích do thủ tục và thời gian tiến hành kéo dài.

– Thủ tục yêu cầu bồi thường tổn thất. Các công ty giao nhận vận tải đa quốc gia thường có sẵn bộ phận chuyên trách xử lý và theo dõi khi có tổn thất xảy ra. Khi phát hiện hàng hóa bị hư hỏng hay tổn thất, chủ hàng phải yêu cầu cảng vụ lập biên bản. Dựa vào biên bản đó, chủ hàng sẽ tiến hành thủ tục yêu cầu giám định tổn thất và đòi bồi thường. Thời gian giám định có thể kéo dài cả tháng tùy trường hợp.

– Chi phí giám định. Ví dụ một lô hàng hóa chất nhập khẩu gồm những thùng phuy. Khách hàng phát hiện có hai thùng bị bung nắp khi dỡ hàng từ container vào kho CFS. Tuy nhiên, do hợp đồng ngoại thương quy định chỉ chọn công ty giám định quốc tế có uy tín nên chi phí tiến hành giám định cao, gần bằng chi phí thiệt hại nên chủ hàng không tiến hành khiếu nại. Ngoài ra, nếu yêu cầu giám định thì hàng hóa không được mang về nhà máy mà phải để tại kho hàng lẻ ở cảng, khi đó chi phí lưu kho do chủ hàng chịu.

– Thời gian nhận được bồi thường tổn thất khá lâu. Thời gian chờ đợi thẩm định và tiến hành bồi thường khá lâu sau khi đã hoàn tất thủ tục yêu cầu bồi thường thiệt hại. Thông thường, thời gian tính bằng tháng, có khi tính cả năm tùy theo trường hợp. Nếu nguyên nhân gây thiệt hại có liên quan đến đại lý nước ngoài thì thời gian sẽ lâu hơn.

– Không phải các khiếu nại tổn thất của chủ hàng đều được chấp nhận nếu như công ty giám định cho biết bao bì hàng hóa không đảm bảo khả năng đi biển. Công ty giao nhận vận tải chỉ bồi thường khi nguyên nhân do lỗi của công ty giao nhận gây ra. Đó là chưa kể thiện chí giải quyết bồi thường của công ty giao nhận vận tải.

Rõ ràng, việc tổn thất hàng hóa do bao bì có thể lường trước được. Đối với các nhà xuất nhập khẩu mới có vài thương vụ ban đầu thì nên tư vấn công ty giao nhận vận tải về bao bì hàng hóa trước khi xuất hàng.

Yêu cầu bồi thường thiệt hại là việc chẳng đặng đừng và tốn nhiều thời gian với bao thủ tục và chi phí phát sinh. Kết quả hầu như rất thấp, ngoại trừ công ty giao nhận vận tải chấp nhận chia sẻ thiệt hại với các khách hàng lớn và thường xuyên của họ mà thôi.

Chính vì vậy, việc nâng cao chất lượng đóng gói và bao bì hàng hóa cần phải được quan tâm đúng mực nhằm đảm bảo cho thương vụ xuất nhập khẩu thành công.