Báo cáo mis là gì

Không chỉ tiết kiệm thời gian và nhân lực, MIS còn đem lại những hiệu quả không ngờ cho doanh nghiệp trong việc định hướng kinh doanh cũng như tạo nên một môi trường làm việc chuyện nghiệp.

[Ảnh minh họa: Giao diện hệ thống thông tin quản lý MIS]

MIS là gì?

MIS – Management Information System là hệ thống thông tin quản lý quá trình hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp, giúp giải quyết các vấn đề trao đổi thông tin và điều hành tác nghiệp trong các tổ chức doanh nghiệp.

Xét về cấu trúc, MIS được xây dựng dựa trên mô hình kim tự tháp, bao gồm các hệ thống từ thấp tới cao như sau: Hệ thống xử lý giao dịch, Hệ thống thông tin quản lý, Hệ thống hỗ trợ ra quyết định và Hệ thống thông tin điều hành. Các hệ thống này tương đương với các vị trí cấp bậc nhân sự từ thấp đến cao như sau: Công nhận, Quản lý, Quản lý cấp cao và Lãnh đạo.

Xét về chức năng, MIS có 3 chức năng: Tài chính, Nhân lực và Vật lực. Quản lý tốt nhân lực và vật lực sẽ giúp giảm chi phí, tăng doanh thu, từ đó tặng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

Lợi ích của doanh nghiệp

Với giải pháp hệ thống thông tin quản lý MIS, toàn bộ việc quản lý thông tin như trao đổi văn bản, giao việc, nhắc việc, báo cáo công việc, kế hoạch làm việc, lịch làm việc, … đều sẽ tập trung trên một hệ thống duy nhất. Mỗi nhân sự trong cơ quan, tổ chức sẽ được cấp tài khoản để có thể đăng nhập và sử dụng các tính trong hệ thống. Người quản lý có thể điều phối và đưa ra quyết định từ xa một cách dễ dàng hơn.

Một số lợi ích khác mà MIS đem lại:

• Tối ưu hóa hoạt động quản lý của doanh nghiệp
• Hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng
• Kiểm soát tài chính và dòng tiền hiệu quả
• Quản lý nhân lực khoa học và hiệu quả hơn
• Giảm thiếu chi phí giấy tờ

Bên cạnh MIS, các doanh cũng lựa chọn triển khải một số mô hình khác như:

• E-commerce và M-commerce,
• Transaction Process System [TPS],
• Enterprise Resource Planning [ERP],
• Management Information System [MIS]
• Decision Support System [DSS],

MIS là viết tắt của Management Information System – là hệ thống thông tin quản lý quá trình hoạt động kinh doanh theo một khóa duy nhất trên hệ thống là mã vụ việc. Các thông tin được sản sinh ra từ khi có cơ hội kinh doanh đến khi bảo hành, đóng dự án, phục vụ cho tất cả đối tượng từ nhân viên, cấp quản lý đến cấp lãnh đạo. Ngoài ra MIS còn có khả năng trao đổi thông tin với các ứng dụng ngoài như Kế toán, Mua hàng, Kho, CRM... thông qua lớp Datamining. Nói cách khác, MIS là hệ thống bao gồm con người, thiết bị, các dữ liệu, thông tin và các thủ tục quản lý/tổ chức nhằm cung cấp những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho các nhà quản lý ra quyết định.

Đây là hệ thống thông tin tổng thể có khả năng phân phối thông tin đến đúng đối tượng cần thông tin để xử lý. Thông tin được quản lý và cảnh báo sớm theo các quy định của tổ chức. Hệ thống bao gồm rất nhiều luồng xử lý công việc. MIS có sự liên kết,  gắn kết các giao dịch theo dòng tiền của công ty, mô tả cho người dùng hệ thống bức tranh nguồn lực, tài chính của doanh nghiệp, xác định được khả năng tài chính hiện có của doanh nghiệp, đưa chi phí lợi nhuận về đúng bản chất, từ đó cải tiến và phân tích tài chính cho KPI. Bên cạnh đó, MIS còn có những tính năng tích hợp mở, có thể tích hợp với các ứng dụng ngoài [như kế toán, nhân sự, kho...]

Về cấu trúc, MIS được mô tả như một cấu trúc kim tự tháp, bao gồm: Hệ thống thông tin xử lý giao dịch [TPS – Transaction Processing System]; Hệ thống thông tin quản lý [MIS – Management Informaton System]; Hệ thống trợ giúp ra quyết định [DSS – Decision Support System]; Hệ thống Thông tin điều hành [EIS – Executive Information System]. Thông tin là cần thiết ở tất cả các cấp trong một tổ chức kinh doanh. Tuy nhiên, phạm vi, nội dung của nó và trình bày khác nhau từ một cấp độ khác. Dựa trên vị trí mà tại đó thông tin được sử dụng, nó có thể được phân loại như thông tin hoạt động, chiến thuật, và chiến lược. 

MIS có rất nhiều tính năng, chung quy lại có 3 nhóm Tài chính – Nhân lực – Vật lực.

• Tài chính: đó là dòng tiền, là các tính năng tạm ứng, hoàn ứng, thanh toán được chạy trong các hạn mức chi phí cho phép.  Việc quản lý dự toán và hợp đồng, phân phối đến nhiều đầu mối review và phân tích – giảm rủi do khi thực hiện dự án.
• Nhân lực: đó là con người, phân tích hiệu quả sử dụng nguồn lực, đo Utilization và Billable mất đi tương ứng với doanh thu đem về. Quản lý được hoạt động của nhân viên, dùng thế mạnh của từng người để kết hợp thành nhóm. Quản lý dự toán triển khai [Nhân lực và chi phí triển khai], phân phối đến đúng người review phương án. Quyết toán dựa trên dự toán nhằm đưa ra các thông tin tham khảo để hình thành định mức và các cải tiến trong công tác triển khai.
• Vật lực: là tri thức, là các kho dữ liệu KMS, tri thức phải đưa vào luồng công việc.  Từ đó hình thành các thông tin có giá trị của công ty được ánh xạ theo mã vụ việc, các kết quả của từng quá trình trong quy trình kinh doanh tổng thể được lưu trữ và khai thác khi cần.

Tính năng nhân lực, vật lực nhằm giúp tài chính tốt hơn. Việc quản lý nhân lực, vật lực nhằm giúp giảm thi phí, tăng doanh thu, từ đó mới có thể cạnh trạnh được với các đối thủ trên thị trường. Thông tin trên hệ thống chỉ được cung cấp 1 lần và chia sẻ nhiều lần cho các bên cần thông tin. Hệ thống capture được thông tin quá khứ, chia sẻ thông tin kịp thời, ra các báo cáo nhanh chóng phục vụ cho công tác quản lý điều hành.

Lợi ích của doanh nghiệp khi áp dụng MIS

Việc áp dụnghệ thống thông tin quản lý sẽ giúp doanh nghiệp: Tối ưu hóa thời gian quản lý hoạt động kinh doanh đơn vị; Hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng; Tăng cơ hội kinh doanh; Chuẩn hoá được quy trình kinh doanh trước khi áp dụng [Vì nếu không chuẩn hóa thì không áp dụng thành công MIS]; Kiểm soát được tài chính và dòng tiền [kiểm soát nguồn vốn, giảm chi phí tài chính/chi phí hoạt động]; Sử dụng nhân lực khoa học và hiệu quả hơn – Ngày càng tối ưu cùng bộ định mức; Lưu giữ lại các giá trị của doanh nghiệp và chia sẻ tái sử dụng; Giảm thiểu chi phí giấy tờ; Nhanh chóng thích ứng với mô hình kinh doanh mới, sản phẩm và dịch mới, tổ chức nhân sự mới … Đây chính là năng lực cạnh tranh cộng thêm của doanh nghiệp.

Hiện nay, CMC SI Sài Gòn là đơn vị đi đầu trong việc nắm bắt nhu cầu của các doanh nghiệp, không chỉ phục vụ cho doanh nghiệp cũng lĩnh vực, mà bất cứ một doanh nghiệp đang hoạt động ở bất kỳ lĩnh vực nào cũng có thể sử dụng MIS [Vì chung quy bất cứ doanh nghiệp nào đều có chung 3 yếu tố Tài chính – Nhân lực – Vật lực]. Đây cũng là đơn vị đăng ký thành công bản quyền MIS. Nhóm Giải pháp tại CMC SI Sài Gòn đã và đang thực hiện công  tác đóng gói để thương mại hóa ra thị trường, trong đó việc tham số hóa để đáp ứng linh hoạt với các loại hình doanh nghiệp được ưu tiên hàng đầu. Dự kiến cuối quý 2, sau khi bộ đóng gói hoàn thành, sản phẩm sẽ được tung ra thị trường.

Trải qua 5 năm sử dụng, MIS ban đầu chỉ là 1 hệ thống nhỏ, thô sơ, nay đã trở thành 1 hệ thống nắm giữ linh hồn của CMC SI Sài Gòn. Để tìm hiểu  việc áp dụng và triển khai ứng dụng MIS tại CMC SI Sài Gòn như thế nào, hiệu quả đem lại ra sao… xin mời CMCers đón đọc trong số tiếp theo của Người CMC.

Huế Lê