Baif tập lập dự toán ngân sách tiền mặt năm 2024
|
Với nhiều nhà tư tưởng cấp tiến, những tồn đọng của việc lập ngân sách theo phương pháp truyền thống đã làm cho tiến trình này trở nên rất nhập nhằng. Tuy nhiên, trên thực tế, lập ngân sách theo phương pháp truyền thống vẫn đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch tài chính doanh nghiệp. Do đó, để trung hòa các cuộc tranh luận về lập ngân sách theo phương pháp truyền thống, các doanh nghiệp nên có những hành động để cải thiện quy trình lập ngân sách. 1. Gắn kết lập ngân sách với chiến lược Nói cách khác, nó nên tự động cập nhật những hạn mức và quy định cho doanh nghiệp. Thẻ cân bằng điểm (Balanced Scorecard - BSC) là một cơ chế sắp xếp hữu ích có thể hỗ trợ kết hợp quy trình lập ngân sách và đánh giá. Mặc dù BSC không thể hoàn toàn thay thế tính năng điều hành các hoạt động và lập dự tính lợi nhuận của ngân sách, nó có thể hỗ trợ chức năng điều phối mà việc lập ngân sách nên thực hiện. Giảm tập trung vào các mục tiêu liên quan đến việc lập ngân sách và tăng cường các mục tiêu liên quan đến BSC (như là các khả năng đầu tư dài hạn, mối quan hệ với khách hàng) 2. Đưa vào các chỉ số hiệu suất phi tài chính trong việc lập ngân sách Các hệ thống quản lý hiệu quả nhất bao gồm cả tác nhân hiệu suất tài chính và phi tài chính được thể hiện trong bản ngân sách. Đây là những chỉ số đo lường hiệu suất cấp cao (KPI), liên kết chặt chẽ với những mục tiêu của doanh nghiệp. Một khi các KPI đã được xác định, chúng nên được truyền đạt rõ ràng trong toàn bộ tổ chức 3. Sử dụng ngân sách tổng hợp để giảm các chi tiết Do đó, nhằm giảm các chi tiết trong ngân sách, các doanh nghiệp có thể::
4. Sử dụng ngân sách cuốn chiếu (linh hoạt) thay vì ngân sách cố định Các doanh nghiệp hàng đầu áp dụng kỹ thuật của các dự báo cuốn chiếu trong năm quý và chuyển đổi chúng thành các ngân sách cuốn chiếu tổng hợp Ngân sách và dự báo chi tiết về mặt thống kê - Tiến hành cho năm quý tới, trải dài qua năm sau cộng thêm 1 quý - Một khi thiết lập, chúng có thể được cập nhật trong từng quý. Các ngân sách cuốn chiếu được thiết lập dựa trên các dự báo cuốn chiếu và các quyết định phân bổ tài nguyên bổ sung - Đưa các nhà quản lý ra xa khỏi mục tiêu cuối năm, giúp cân bằng các tư duy ngắn hạn và trung hạn - Khi các thay đổi về điều kiện thị trường diễn ra, các doanh nghiệp có thể nắm lấy cơ hội hoặc tăng nguồn tài nguyên 5. Sử dụng các mục tiêu tương đối để thúc đẩy nhân viên Các doanh nghiệp nên đánh giá hiệu suất của các nhà quản lý bằng các thước đo hiệu suất tương đối, tự điều chỉnh. Chúng cũng hỗ trợ các nhà quản lý
6. Tập trung vào các quy trình thay vì các hiệu suất của từng đơn vị phòng ban và tổ chức Theo sau những biện pháp trên, các doanh nghiệp nên tập trung vào các quy trình cốt lõi như tinh gọn hiệu suất hoạt động thay vì tuân thủ các yêu cầu của từng phòng ban. Các nhà quản lý sau đó có thể tập trung vào các tác nhân chi phí chủ yếu thay vì những tác nhân chi phí đơn lẻ. Một lần nữa, điều này sẽ hỗ trợ các nhà quản lý gắn kết việc lập ngân sách với những chiến lược doanh nghiệp và thúc đẩy việc hợp tác trên toàn doanh nghiệp Nếu có thể lĩnh hội “Phương pháp ngủ ngon trong 5 tiếng” được giới thiệu trong cuốn sách "Bí quyết ngủ ít vẫn khỏe", cho dù thời gian dành cho giấc ngủ của bạn có ngắn đi chăng nữa, cũng sẽ không có chuyện bạn phải trải qua một buổi sáng khổ sở, không tỉnh táo, mệt mỏi vẫn còn chưa biến mất, và làm việc kém hiệu quả do cả ngày trong trạng thái buồn ngủ. Trong bài học này, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về từng lịch trình ngân sách trong hệ thống ngân sách tổng thể (master budget), bao gồm một số công cụ (tools) và phương pháp cụ thể (specifics tools and methodologies) mà các nhà quản lý có thể sử...
II. Nội dung Trong bài học này, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về từng lịch trình ngân sách trong hệ thống ngân sách tổng thể (master budget), bao gồm một số công cụ (tools) và phương pháp cụ thể (specifics tools and methodologies) mà các nhà quản lý có thể sử dụng để hướng dẫn (guide) lập kế hoạch ngân sách tổng thể của họ (master budget planning). 1. Dự toán ngân sách (Master Budgeting)
Bao gồm các kế hoạch tài chính và hoạt động của tổ chức trong một khoảng thời gian xác định (thông thường một năm hoặc một chu kỳ hoạt động)
Quy trình lập ngân sách tổng thể, bao gồm xây dựng và hướng dẫn cả ngân sách hoạt động và dự án vốn, bao gồm các bước sau: 2. Ngân sách được sửa đổi liên tục (Rolling Budgeting)
Ngân sách luân chuyển liên tục (continuous rolling budget), hay ngân sách luân chuyển (rolling budget), là ngân sách được sửa đổi thường xuyên (liên tục). Thông thường, một công ty liên tục mở rộng (continuously extend) ngân sách như vậy thêm một tháng hoặc một quý theo dữ liệu mới khi tháng hoặc quý hiện tại kết thúc. *Minh họa: Những ưu điểm và nhược điểm của ngân sách bao gồm:
Một nhà phân tích tài chính tại PF Financials đang phát triển các ước tính ngân sách cho năm tài chính sắp tới. Mặc dù nhà phân tích sẽ chuẩn bị ngân sách bán hàng, sản xuất và chi phí cá nhân chi tiết, nhưng ở mức độ cao, nhà phân tích mong muốn ước tính doanh thu, chi phí và lợi nhuận cho năm tới. Doanh thu năm hiện tại của tất cả các phòng ban dự kiến sẽ đạt tổng cộng 25 triệu đô la, với tổng chi phí trước thuế là 22 triệu đô la và thuế suất là 21 phần trăm. Tổng số dự kiến của năm hiện tại sẽ được sử dụng làm cơ sở để chuẩn bị ngân sách tổng thể cho năm tới. Yêu cầu: Giả sử thuế suất không đổi vào năm tới, hãy tính thu nhập ròng được lập ngân sách nếu doanh thu và chi phí dự kiến sẽ tăng lần lượt là 5 phần trăm và 4 phần trăm. Answer: Mặc dù việc chuẩn bị ngân sách chi tiết sẽ cung cấp thêm thông tin có thể dẫn đến thay đổi ước tính tăng trưởng, ngân sách cho năm tới cho thấy thu nhập ròng dự kiến là $2.662.300. Năm nay (Kỳ vọng) (Expected) Năm sau (Next Year) Doanh thu (Revenues) $25,000,000 $26,250,000 = $25,000,000 × 1.05 Chi phí (Expenses) (22,000,000) (22,880,000) = $22,000,000 × 1.04 $ 3,370,000 Thu nhập trước thuế (Pretax income) $3,000,000 $3,370,000 Thuế (Tax (pretax income × 21%)) (630,000) (707,700) Thu nhập ròng (Net income) $2,370,000 $2,662,300 3. Ngân sách linh hoạt (Flexible Budget)
Ngân sách linh hoạt là ngân sách điều chỉnh theo những thay đổi (adjust to changes) về mức doanh thu thực tế, thường được sử dụng để kiểm tra các tình huống có thể xảy ra trong tương lai (possible future scenarios) về khối lượng bán hàng. Ngoài ra, ngân sách linh hoạt rất quan trọng để tính toán phương sai nhằm đánh giá kết quả hoạt động trong quá khứ dựa trên chi phí liên quan.
Các thông tin sau đây liên quan đến chi phí cho mỗi quý:
Chuẩn bị ngân sách linh hoạt cho quán cà phê này bao gồm các bước sau: Bước 1: Xác định tất cả các chi phí cố định Tổng chi phí cố định (Total fixed cost): $34,400, bao gồm: Thanh toán tiền thuê (Lease payment): $15,000 Bảo hiểm (Insurance): $1,000 Tiện ích (Utilities): $3,000 Tiếp thị (Marketing): $3,400 Tiền lương (Wages):$12,000 cho 6 nhân viên toàn thời gian Bước 2: Xác định mức độ thay đổi của biến phí Trong trường hợp 100% công suất, tổng chi phí biến đổi: $17.062,5: Giá nguyên liệu (Ingredient cots) = $0.05 * 22,750 = $11,375 Chi phí nhà cung cấp (Supplies cost) = $0.025 * 22,750 = $5,687.5 Bước 3: Tạo mô hình ngân sách Với 100% công suất (100% capacity), mô hình ngân sách (budget model) cho quán cà phê này là: Doanh thu (Revenue): $68,250 Tổng chi phí (Total cost): ($51,462.50) Lợi nhuận (Profit): $16.787,50 Bước 4: Định kỳ rà soát, cập nhật để điều chỉnh Do ảnh hưởng của dịch Covid, nhiều khả năng quán cà phê sẽ hoạt động với 70% công suất. Mô hình ngân sách mới sẽ là: Doanh thu: $47,775 (=$68,250*70%) Tổng chi phí: ($46.343,75), trong đó (1) Chi phí cố định: $34.400 (2) Chi phí biến đổi: $11.943,75 (=$17.062*70%) Lợi nhuận: $1.431,25 Phân tích phương sai trong trường hợp 70% công suất: Ngân sách Hiện nay Phương sai Phương sai(%) Thu nhập Doanh thu bán hàng $68,250 $47,775 -$20,475 -30% Giá vốn hàng bán Tổng giá vốn hàng bán $51,462.50 $46,343.75 $5,118.75 9.95% Chi phí Tiền thuê $15,000 $15,000 0 0 Bảo hiểm $1,000 $1,000 0 0 Tiện ích $3,000 $3,000 0 0 Quảng cáo $3,400 $3,400 0 0 Tiền lương $12,000 $12,000 0 0 Nguyên liệu $11,375 $7,962.50 $3,412.50 30% Nguồn cung cấp $5,687.50 $3,981.25 $1,706.25 30% Số dư tiền mặt cuối kỳ Lợi nhuận $16,787.50 $1,431.25 -$15,356.25 -91.50% 4. Lập ngân sách dựa trên hoạt động (Activity-based Budgeting)
Lập ngân sách dựa trên hoạt động là một phương pháp lập ngân sách chi tiết liên quan đến việc xác định các hoạt động theo cách nhìn phức tạp và chi tiết về những yếu tố thúc đẩy chi phí Những ưu điểm và nhược điểm của ngân sách linh hoạt bao gồm:
Phương pháp lập ngân sách dựa trên hoạt động tập trung vào việc xác định và sử dụng các hoạt động cốt lõi trong toàn tổ chức để thiết lập tỷ lệ chi phí hoạt động nhằm ấn định chi phí cho sản phẩm, khách hàng và các mục tiêu kinh doanh khác dựa trên các mối quan hệ tiêu thụ thực tế.
Một công ty kiểm toán tên là EK Ltd đã mở rộng với tốc độ ổn định trong năm. Tuy nhiên, cường độ cạnh tranh đã trở nên cao hơn trong những năm gần đây và không còn nhiều dư địa để tăng trưởng. EK là công ty thống trị thị trường kiểm toán cho các công ty bất động sản. EK nhận thức được rằng để tiếp tục phát triển, điều quan trọng đối với họ là có được khách hàng mới trong các lĩnh vực khác ngoài bất động sản và một trong những lĩnh vực đầy triển vọng là sản xuất ô tô. Lợi nhuận dự kiến ít nhất là 10% doanh thu. Tuy nhiên, việc lập ngân sách cho chi phí dịch vụ cung cấp cũng trở nên khó khăn hơn do việc thuê thêm cộng tác viên là không đủ. Để đảm bảo chất lượng kiểm toán cho lĩnh vực mới này, EK nên: ➔ Thuê một đối tác mới có chuyên môn trong ngành này ➔ Sử dụng dịch vụ tư vấn bên ngoài để có được bí quyết trong ngành này ➔ Chi nhiều hơn cho đào tạo liên kết Các hoạt động bổ sung này dự kiến sẽ khiến EK tốn thêm ít nhất 8%, nhưng sẽ đảm bảo tăng trưởng trong vài năm tới, cũng như thực sự gia tăng giá trị cho năng lực cốt lõi của EK. 5. Lập dự toán dựa trên số không (Zero-based Budgeting)
Lập ngân sách dựa trên số không là một phương pháp lập ngân sách trong đó tất cả các chi phí phải được chứng minh cho từng giai đoạn mới, không có cơ sở nào để dựa vào hơn là một “trang trống” để bắt đầu. Ưu điểm và nhược điểm của lập ngân sách dựa trên số không bao gồm:
Quá trình lập ngân sách dựa trên số không ,bao gồm:
Community Volunteers Inc. là một tổ chức phúc lợi và y tế tự nguyện phi lợi nhuận hoạt động tại một khu vực đô thị lớn. Tổ chức lãnh đạo và bố trí nhân viên cho nhiều dự án khác nhau hướng đến việc xây dựng các cơ sở công cộng và phục hồi các khu dân cư và nhà ở. Tổ chức được tài trợ bởi sự kết hợp của các khoản tài trợ từ quận và thành phố, cũng như đóng góp từ các nhà tài trợ. Community Volunteers Inc. đã chọn sử dụng phương pháp lập ngân sách dựa trên số không để quản lý việc chi tiêu các quỹ đóng góp của mình. Các nhà quản lý cho Tình nguyện viên cộng đồng sẽ: ➔ Thiết lập chi phí của các dự án xây dựng và phục hồi hiện tại trong năm tới. ➔ Xác định tác động của việc không thực hiện các dự án cụ thể được chỉ định cho năm tới và đánh giá tác động ngân sách và chương trình của việc loại bỏ từng dự án. ➔ Ưu tiên các dự án cần thiết. ➔ Chọn các dự án sẽ được tài trợ và mức độ mà mỗi dự án sẽ được cung cấp. ➔ Chuẩn bị các biện minh bằng văn bản cho tất cả các chi phí liên quan đến từng dự án và bảo vệ chúng trong bản trình bày phân bổ ngân sách hàng năm cho ủy ban cách thức và phương tiện của thực thể. 6. Ngân sách gia tăng (Incremental Budget)
Những ưu điểm và nhược điểm của ngân sách linh hoạt bao gồm:
Một công ty kiểm toán tên là EK Ltd đang chuẩn bị ngân sách cho năm 20X2 dựa trên số liệu thực tế của năm 20X1. Dự kiến số lượng khách hàng mới tăng lên sẽ tạo thêm 10% doanh thu. Để đáp ứng nhu cầu của những khách hàng mới này, EK có kế hoạch thuê thêm cộng sự. Điều này dẫn đến tiền lương của nhân viên trong ngân sách tăng 9%. |
