Sow là viết tắt của từ gì

SOW là gì? Bạn từng nghe qua thuật ngữ SOW và không rõ đây là dạng viết tắt của từ gì và ý nghĩa như thế nào? Dành 05 phút đọc bài viết này và bạn sẽ có cái nhìn chi tiết về SOW.

SOW là viết tắt của cụm từ tiếng Anh Statement of work, dịch sát nghĩa sang tiếng Việt là Tuyên bố công việc, được hiểu là một tài liệu mô tả các yêu cầu công việc đối với một dự án cụ thể cùng với các kỳ vọng về hiệu suất và trách nhiệm của các bên tham gia dự án. Mục đích chính của SOW là xác định nghĩa vụ, trách nhiệm và thỏa thuận công việc giữa các bên.

SOW cũng có nhiều cách gọi trong tiếng Việt như bảng báo cáo công việc, danh mục công việc, điều khoản công việc, …

SOW thường được sử dụng giữa khách hàng và nhà cung cấp dịch vụ hoặc giữa doanh nghiệp, tổ chức và nhân viên.

SOW phải được viết bằng ngôn ngữ chính xác phù hợp với lĩnh vực kinh doanh. Điều này ngăn chặn việc hiểu sai các điều khoản và yêu cầu. Mặc dù chi tiết, SOW là một mô tả chung về công việc. Bất cứ khi nào cần thêm thông số kỹ thuật của một nhiệm vụ cụ thể, SOW sẽ tham chiếu đến tài liệu bổ sung.

Một SOW được viết tốt sẽ xác định phạm vi và các chỉ số hiệu suất (KPI) cho thỏa thuận. Sau đó, các KPI này có thể được sử dụng làm cơ sở để xác định xem liệu nhà cung cấp dịch vụ có đáp ứng các điều kiện của SOW hay không.

Các định dạng SOW có thể khác nhau giữa các ngành, nhưng các nguyên tắc chính giống nhau cần được tuân thủ trong mọi trường hợp để SOW có hiệu quả.

Ví dụ cụ thể về SOW

Để dễ hình dung, bạn có thể xem các điều khoản trong một hợp đồng lao động là một SOW.

Các điều khoản trình bày rõ trách nhiệm, phạm vi, quyền lợi trong công việc của mỗi bên, bao gồm doanh nghiệp và nhân viên.

Ví dụ cụ thể hơn là một hợp đồng xây dựng nhà ở.

Các điều khoản điển hình bao gồm các phần công việc của nhà thầu, tiến độ thực hiện, danh mục vật tư, trách nhiệm, hình phạt, …

Về phía chủ đầu tư bao gồm trách nhiệm thanh toán, quyền lợi tham gia quản lý, giám sát công việc, …

SOP là gì? Cách viết tài liệu SOP để tối ưu hoạt động kinh doanh

Để SOW có hiệu quả

1. Tránh sự mơ hồ

Cần phải rõ ràng cho tất cả những người liên quan điều gì tạo nên thành công và thất bại.

Ngoài mô tả công việc một cách đầy đủ, cần phải thiết lập các tiêu chí xác định thời điểm hoàn thành thành công một việc gì đó.

Ví dụ: thay vì tuyên bố mơ hồ như “Nhà cung cấp sẽ đưa ra các yêu cầu của người dùng”, SOW nên giải thích rõ rằng nhà cung cấp phải phỏng vấn các nhóm người dùng cụ thể và yêu cầu họ chấp thuận các yêu cầu trước khi công việc được coi là hoàn thành. Càng cung cấp chi tiết cho tiêu chí này, thì càng tốt.

2. Phải bao gồm thời gian biểu

Chất lượng là yếu tố hàng đầu, nhưng tiến độ cũng không kém phần quan trọng.

Một SOW tốt bao gồm các cột mốc thời gian cụ thể để hoàn thành các phần công việc. Chúng có thể có một số tính linh hoạt. Ví dụ: có thể quy định rằng các yêu cầu của người dùng cuối sẽ đến hạn sau hai tháng kể từ khi hợp đồng được ký kết. Điều đó giúp dự án tiếp tục tiến triển và lường trước các rủi ro tiềm ẩn, chẳng hạn như sự chậm trễ trong việc ký kết hợp đồng.

SOW cũng nên thiết lập thời gian cụ thể cho các đánh giá chính thức để tất cả các bên có thể xác nhận rằng họ đang đi đúng hướng với nhau.

3. Tạo các cột mốc quan trọng

Gắn liền với những mốc thời gian trong công việc nên là các đợt thanh toán.

Việc này mang lại cho nhà cung cấp hoặc nhân viên thêm động lực để thực hiện công việc đúng hạn, kịp tiến độ.

4. Sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu

Mặc dù SOW có thể dành riêng cho từng ngành, nhưng điều khôn ngoan là nên ghi nhớ đối tượng, thường bao gồm các bên khác chứ không chỉ nhà cung cấp dịch vụ. Ngôn ngữ không nên chứa nhiều biệt ngữ hay thuật ngữ chuyên ngành và phức tạp đến mức nó cản trở sự hiểu biết rõ ràng của người dùng cuối, các nhà cung cấp khác nhau, ban quản lý và thậm chí có thể là thẩm phán.

5. Hãy cụ thể nhất có thể

Cho dù mô tả chất lượng công việc được mong đợi, thời điểm dự kiến ​​hay cách đo lường thành công (KPI) và các mốc quan trọng, người ta càng cung cấp nhiều thông tin chi tiết và định lượng được thì SOW càng mạnh.

Ví dụ: thay vì nói rằng một nhiệm vụ sẽ mất “một khoảng thời gian hợp lý”, thì một quy định mạnh hơn là “nhiệm vụ sẽ hoàn thành trong 4 ngày kể từ lúc nhận bàn giao”.

Tuy nhiên, trên thực tế thì có rất nhiều trở ngại ảnh hưởng đến chất lượng của một SOW, điển hình như:

• Tính phức tạp: SOW là duy nhất cho mỗi hợp đồng và có thể thay đổi đáng kể tùy thuộc vào loại công việc được yêu cầu, thời hạn và cơ chế hợp đồng được thiết lập.
• Rủi ro: Rủi ro về hoạt động, tài chính, pháp lý, hợp đồng và uy tín của một SOW kém có thể rất nghiêm trọng.
• Chuyên môn: không phải ai cũng đủ khả năng để biên soạn được một SOW chặt chẽ, vì có những yêu cầu rất cao về chuyên môn, tài chính, hợp đồng, pháp lý, …
• Thời gian: Quá trình hợp tác, mua bán thường diễn ra trong thời gian rất ngắn, thường tạo ra một môi trường cực kỳ khẩn cấp và ưu tiên. Trong khi để phát triển một SOW chất lượng đòi hỏi nhiều thơi gian và kinh nghiệm.
• Không có định hướng rõ ràng: Có rất ít quy tắc hoặc tiêu chuẩn rõ ràng để xác định một SOW tốt trông như thế nào hoặc cách viết một SOW chuẩn cho từng ngành nghề.

Bất chấp những trở ngại, người ta nên luôn cố gắng hoàn thiện khi viết SOW. Đây là nền tảng của một hợp đồng hiệu quả, cần thiết cho việc quản lý và giảm thiểu rủi ro. Mục đích sau cùng của SOW là có thể giúp đảm bảo hiệu suất dự án ở mức tối ưu nhất.