Cách kiểm tra hóa đơn có hợp lệ hay không năm 2024
|
+ Nếu hóa đơn điện tử không hợp lệ: Hệ thống sẽ hiển thị “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm”. Show
1.2. Cách tra cứu hóa đơn điện tử thứ hai- Bước 1: Truy cập vào địa chỉ http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tc1hd.html - Bước 2: Nhập đầy đủ các thông tin có đánh dấu *, bao gồm: + Mã số thuế người bán HHDV + Mẫu số + Ký hiệu hóa đơn + Số hóa đơn - Bước 3: Nhập mã xác thực và nhấn “Tìm kiếm” 2. Hóa đơn điện tử là gì?Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó: - Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn. - Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế. (Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP) 3. Trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tửDoanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc các trường hợp sau ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: - Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế; - Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký; - Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh; - Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế; - Trường hợp có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế; - Trường hợp có hành vi lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế; - Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật. Căn cứ kết quả thanh tra, kiểm tra, nếu cơ quan thuế xác định doanh nghiệp được thành lập để thực hiện mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn điện tử để trốn thuế theo quy định thì cơ quan thuế ban hành quyết định ngừng sử dụng hóa đơn điện tử; doanh nghiệp bị xử lý theo quy định của pháp luật. (Khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP) Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của THƯ VIỆN PHÁP LUẬT. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected]. Trong bối cảnh hiện đại hóa quản lý thuế và thúc đẩy giao dịch điện tử, việc sử dụng hóa đơn điện tử đang ngày càng trở nên phổ biến. Tuy nhiên, để đảm bảo tính pháp lý và tránh rủi ro trong hoạt động kinh doanh, các doanh nghiệp cần biết cách kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ, giúp bạn đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ các quy định của pháp luật. Các bước kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tửĐể kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử, bạn cần thực hiện các bước sau: cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ
Cách xác thực chữ ký số trên hóa đơn điện tửChữ ký số là một yếu tố quan trọng để xác thực tính hợp lệ của hóa đơn điện tử. Nó giống như chữ ký tay của người đại diện bên bán, nhưng được tạo ra bằng công nghệ mã hóa an toàn. Để xác thực chữ ký số trên hóa đơn điện tử, bạn cần sử dụng phần mềm chuyên dụng. Một số phần mềm phổ biến như Adobe Acrobat Reader, WinRar hay 7-Zip đều có tính năng xác thực chữ ký số. Ví dụ, trong Adobe Acrobat Reader, bạn có thể mở file hóa đơn điện tử và nhấn vào biểu tượng chữ ký số để kiểm tra tính hợp lệ của nó. Phần mềm sẽ kiểm tra xem chữ ký số có được cấp bởi một tổ chức uy tín hay không, và xem nó có bị sửa đổi sau khi ký hay không. Kiểm tra mã xác thực của hóa đơn điện tửMã xác thực là một dãy ký tự độc nhất do cơ quan thuế cấp cho mỗi hóa đơn điện tử. Nó giúp xác minh tính hợp lệ và ngăn chặn việc sửa đổi hóa đơn. Để kiểm tra mã xác thực, bạn có thể sử dụng phần mềm tra cứu mã xác thực trực tuyến hoặc truy cập vào cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế để tra cứu. Ví dụ, tại Việt Nam, Tổng cục Thuế cung cấp trang web tra cứu mã xác thực hóa đơn điện tử tại địa chỉ https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn. Bạn chỉ cần nhập mã xác thực và một số thông tin khác để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn. Xác minh hóa đơn điện tử bằng mã QRHầu hết các hóa đơn điện tử hiện đại đều có mã QR (Quick Response Code) ở góc trên bên phải. Mã QR này chứa thông tin về hóa đơn và cho phép bạn xác minh tính hợp lệ của nó một cách nhanh chóng và tiện lợi. Để xác minh hóa đơn điện tử bằng mã QR, bạn chỉ cần quét mã QR bằng ứng dụng quét mã trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng. Ứng dụng sẽ tự động mở trang web xác minh của cơ quan thuế, nơi bạn có thể nhập mã số thuế của doanh nghiệp và số hiệu hóa đơn để kiểm tra tính hợp lệ. Ví dụ, tại Việt Nam, Tổng cục Thuế cung cấp trang web xác minh hóa đơn điện tử tại địa chỉ https://mynvoice.gdt.gov.vn. Sau khi quét mã QR, bạn sẽ được chuyển đến trang web này và có thể xác minh hóa đơn bằng cách nhập thông tin cần thiết. Phân biệt hóa đơn điện tử thật và giảViệc phân biệt hóa đơn điện tử thật và giả là rất quan trọng để đảm bảo tính pháp lý và tránh rủi ro trong hoạt động kinh doanh. Hóa đơn điện tử thậtMột hóa đơn điện tử thật phải đáp ứng các tiêu chí sau:
Hóa đơn điện tử giảNgược lại, một hóa đơn điện tử giả thường có một hoặc nhiều dấu hiệu sau:
Để phân biệt hóa đơn điện tử thật và giả, bạn cần thực hiện các bước kiểm tra tính hợp lệ đã nêu ở trên. Nếu hóa đơn không đáp ứng các tiêu chí về chữ ký số, mã xác thực và xác minh bằng mã QR, thì có khả năng đó là một hóa đơn giả mạo. Những lưu ý khi kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tửKhi kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử, bạn cần lưu ý một số điểm sau:
Quy trình xử lý khi phát hiện hóa đơn điện tử không hợp lệTrong trường hợp không thể xác minh tính hợp lệ của hóa đơn điện tử, bạn không được đưa hóa đơn đó vào hạch toán và không thanh toán cho nhà cung cấp. Thay vào đó, bạn cần báo cáo cho cơ quan thuế có thẩm quyền để xử lý. Cơ quan thuế sẽ tiến hành điều tra và có biện pháp xử lý phù hợp với tình huống cụ thể. Việc báo cáo kịp thời giúp ngăn chặn các hành vi gian lận, đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh và tránh rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp. Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tửHiện nay, có hai hệ thống chính để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử: Hệ thống kiểm tra tự độngHệ thống kiểm tra tự động sử dụng các phần mềm chuyên dụng để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử. Phần mềm này có thể tích hợp với hệ thống kế toán của doanh nghiệp và tự động kiểm tra các tiêu chí như chữ ký số, mã xác thực và xác minh bằng mã QR. Ưu điểm của hệ thống kiểm tra tự động là tiết kiệm thời gian và nhân lực, giảm thiểu rủi ro do sai sót của con người. Tuy nhiên, hệ thống này đòi hỏi đầu tư ban đầu và chi phí bảo trì hàng năm. Hệ thống kiểm tra thủ côngHệ thống kiểm tra thủ công dựa vào nguồn nhân lực để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử. Nhân viên kế toán hoặc nhân viên chuyên trách sẽ sử dụng các công cụ trực tuyến hoặc phần mềm đơn giản để kiểm tra chữ ký số, mã xác thực và xác minh bằng mã QR. Ưu điểm của hệ thống kiểm tra thủ công là linh hoạt và chi phí thấp hơn. Tuy nhiên, nó có thể gây lãng phí thời gian và dễ xảy ra sai sót do yếu tố con người. Lựa chọn giữa hai hệ thống này phụ thuộc vào quy mô, nguồn lực và nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Vai trò của cơ quan quản lý trong việc kiểm soát tính hợp lệ của hóa đơn điện tửCơ quan quản lý, đặc biệt là cơ quan thuế, đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát tính hợp lệ của hóa đơn điện tử. Vai trò của cơ quan quản lý bao gồm:
Vai trò của cơ quan quản lý là đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật trong việc sử dụng hóa đơn điện tử. Việc phối hợp giữa doanh nghiệp và cơ quan quản lý là rất quan trọng để nâng cao hiệu quả quản lý, ngăn chặn gian lận và đảm bảo môi trường kinh doanh lành mạnh. Kết luậnKiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử là một nhiệm vụ quan trọng giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro sử dụng hóa đơn giả mạo, giảm thiểu thất thoát thuế và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Bằng cách thực hiện theo các bước kiểm tra như kiểm tra thông tin cơ bản, xác thực chữ ký số, kiểm tra mã xác thực và xác minh bằng mã QR, doanh nghiệp có thể đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn điện tử mà mình nhận được. Ngoài ra, việc lựa chọn hệ thống kiểm tra tính hợp lệ phù hợp và phối hợp với cơ quan quản lý cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình này. Bằng cách tuân thủ các quy định về hóa đơn điện tử và áp dụng các biện pháp kiểm tra tính hợp lệ thích hợp, doanh nghiệp có thể tự tin trong việc giao dịch và tránh những rủi ro pháp lý không đáng có. Làm sao để biết hóa đơn có hợp lệ hay không?Để kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ hay không doanh nghiệp có thể tra cứu trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế. Việc hóa đơn có hợp lệ hay không có bằng mắt thường thông qua các tiêu thức trên hóa đơn. Để đảm bảo không có sai sót gì có thể truy cập vào Cổng thông tin của Tổng cục Thuế để kiểm tra chi tiết. Làm sao biết hóa đơn đã hủy hay chưa?Bước 1: Truy cập vào địa chỉ website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/. Đăng nhập theo thông tin mà Cơ quan Thuế đã cấp trước đó. Bước 3: Chọn “Tra cứu HĐĐT bán ra/mua vào“. Kết quả sẽ hiển thị ngay trên màn hình và tất cả thông tin về TT 78 và NĐ 123. Hóa đơn như thế nào là không hợp lệ?Hóa đơn bất hợp pháp là gì? Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp là việc sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng. Hóa đơn giả là hóa đơn được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn đã được phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn. Hóa đơn điện tử hợp lệ khi nào?Theo luật quản lý thuế 38/2019/QH14 được quốc hội thông qua, từ ngày 1/7/2022 các doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Đây là chính sách vừa có lợi cho doanh nghiệp lại vừa tăng cường tính minh bạch cho các cơ quan thuế theo dõi, giám sát các hoạt động kinh tế được tốt nhất. |
