Quản lý văn phòng là gì năm 2024
Nó đóng vai trò như thế nào trong quản lý doanh nghiệp? Và hàng loạt vấn đề khác xoay quanh công tác quản trị hành chính sẽ được CoDX chia sẻ trong bài viết sau: Show
Cùng chủ đề: Công việc hành chính văn phòng bao gồm những gì? Nghiệp vụ hành chính văn phòng cơ bản cho doanh nghiệp Quản lý hành chính văn phòng là việc thực hiện các công tác quản lý, điều hành các hoạt động hàng ngày của một văn phòng hoặc tổ chức. Nhiệm vụ chính của quản trị văn phòng là đảm bảo các hoạt động của văn phòng diễn ra suôn sẻ, hiệu quả và có tổ chức. Nó là một phần thiết yếu trong việc quản lý một tổ chức, giúp duy trì hoạt động hàng ngày, tạo điều kiện làm việc tốt cho nhân viên và đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch. Công việc này nhằm tối ưu hoá các quy trình, truyền đạt các thông tin và hỗ trợ kịp thời cho lãnh đạo trong việc đưa ra các quyết định điều hành doanh nghiệp. Các nhiệm vụ cơ bản của quản trị hành chính văn phòng bao gồm:
2. Chức năng và vai trò của quản trị hành chính văn phòngVăn phòng hành chính được xem là trung tâm đầu não, là đầu mối giao tiếp của mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Và vai trò của quản lý hành chính văn phòng được thể hiện tóm tắt như sau:
Các chức năng cơ bản của quản trị hành chính cụ thể bao gồm: 2.1. Quản trị hành chính văn phòng có chức năng tổng hợp mọi vấn đềChức năng này khá quan trọng đối với công việc quản trị văn phòng. Người làm công việc này cần có cái nhìn rộng, bao quát mọi vấn đề, mọi đối tượng. Việc kết nối các hoạt động trong tổ chức cũng được thực hiện một cách khoa học, nhịp nhàng. Tham mưu tổng hợp là chức năng quan trọng hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý, góp phần tìm ra những quyết định, quyết sách tốt nhất, nhằm đạt kết quả cao. Việc tham mưu cho ban lãnh đạo có thể là cá nhân hoặc tập thể. Để thực hiện tốt chức năng tham mưu tại các doanh nghiệp, người làm công tác cần tổng hợp các thông tin trong nội bộ doanh nghiệp và tất cả các luồng thông tin bên ngoài, có thể sử dụng công nghệ thông tin để tổng hợp. Tất cả các thông tin đều phải theo nguyên tắc và trình tự nhất định. Do đó, người làm công tác quản trị văn phòng hành chính muốn làm tốt chức năng tham mưu cần phải am hiểu sâu rộng, nắm bắt nhiều lĩnh vực, luôn có mặt kịp thời trong mọi vấn đề, mọi tình huống xảy ra tại văn phòng 2.2. Chức năng hỗ trợ điều hành, quản lý toàn văn phòng cùng ban lãnh đạoNhững người làm quản trị hành chính văn phòng sẽ là người trực tiếp giúp lãnh đạo quản lý. Công việc cụ thể là: xây dựng kế hoạch tuần, kế hoạch tháng, kế hoạch quý; thông báo cho các bộ phận liên quan; tổ chức hoặc phối hợp thực hiện các kế hoạch đó. Kiểm soát công việc hành chính bao gồm các quá trình giám sát và đánh giá. Đảm bảo rằng các hoạt động hành chính được thực hiện đúng thời gian, đúng chất lượng và đáp ứng được các tiêu chuẩn và mục tiêu của tổ chức. Đảm bảo sự hiệu quả trong hoạt động của văn phòng, tăng năng suất làm việc và giảm thiểu lỗi trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ. 2.3. Quản trị hành chính văn phòng có chức năng hậu cầnĐể một văn phòng hoạt động bình thường, nó cần phải duy trì các điều kiện vật chất. Ví dụ như văn phòng đủ chỗ ngồi, thiết bị máy tính, máy in, dụng cụ văn phòng phẩm và các vị trí liên quan khác. Cũng đảm bảo sử dụng các mặt hàng này một cách hiệu quả. Số lượng và quy mô sản phẩm sẽ phụ thuộc vào đặc điểm của ngành và quy mô hoạt động. Ví dụ, bộ phận máy tính, thiết kế đồ họa hay marketing cần sử dụng máy cấu hình cao hơn, dùng tốt hơn cho công việc chuyên sâu về thiết kế. Ngoài ra, nhà quản trị cũng cần cân đối ngân sách để mua sắm vật tư phù hợp tránh lãng phí, thất thoát tài sản. Quản trị hành chính có chức năng hậu cần2.4. Cấp quản trị hành chính có chức năng hoạch định công việc trong đơn vịHoạch định công việc hành chính là quá trình lập kế hoạch, sắp xếp và phân bổ các nhiệm vụ một cách cụ thể. Để đảm bảo các hoạt động được thực hiện đúng thời hạn và hiệu quả. Cải thiện năng suất làm việc và tăng cường sự chuyên nghiệp của nhân viên trong các tổ chức và doanh nghiệp Tổ chức công việc văn phòng trong việc hoạch định gồm các đầu mục phân chia, cấp phát và giám sát các nhiệm vụ và hoạt động hành chính trong một văn phòng hoặc tổ chức. Cụ thể như sau:
Trong đó, việc phân chia trách nhiệm trong quản trị hành chính là một bước quan trọng. Bởi vì nó đảm bảo rằng mỗi nhân viên đều có nhiệm vụ cụ thể để hoàn thành. Tránh sự nhầm lẫn hoặc chồng chéo về trách nhiệm và đảm bảo rằng mọi nhiệm vụ được hoàn thành đúng hạn và hiệu quả. 2.5. Quản trị hành chính văn phòng có chức năng lãnh đạo công việcLà người đảm nhiệm vai trò quản lý và chỉ đạo các hoạt động hành chính trong văn phòng hoặc tổ chức. Vai trò của lãnh đạo công việc văn phòng rất quan trọng, bởi vì họ giúp đảm bảo các hoạt động hành chính được thực hiện hiệu quả và đóng góp vào sự phát triển và tăng trưởng của tổ chức. Nhiệm vụ của lãnh đạo công việc hành chính bao gồm:
3. Các công cụ cần thiết cho công tác quản trị hành chính văn phòng3.1. Ứng dụng quản lý các quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệpỨng dụng quản lý quy trình nghiệp vụ cho doanh nghiệp là phần mềm được thiết kế để giám sát các quy trình trong một tổ chức và tìm dữ liệu liên quan đến các phương thức hoạt động cho các phòng ban trong một doanh nghiệp. Sản phẩm này đã giúp bộ máy doanh nghiệp hoạt động tốt góp phần xây dựng không gian làm việc số toàn diện, nâng cao hệ thống xử lý công việc cho mỗi bộ phận, mỗi nhân viên. Ngoài ra, giải pháp phần mềm quản lý quy trình này còn có khả năng giám sát quyền sở hữu nội bộ của tổ chức, giúp giảm chi phí để tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh trong doanh nghiệp. 3.2. Công cụ quản lý tài liệu trong công tác quản trị hành chính văn phòngCông cụ quản lý tài liệu là phần mềm quản lý văn bản và điều hành công văn tích hợp nhiều chức năng điều hành, quản lý trong cùng một hệ thống website. Các ứng dụng này nổi bật nhờ khả năng tạo môi trường tương tác đa chiều giữa nhân viên và cấp quản lý, tương tự như các nền tảng nội bộ mà mọi công ty sử dụng. Từ đó, nhà quản trị hành chính của một tổ chức có thể dễ dàng chia sẻ và trao đổi thông tin. Phần mềm này là một trong những giải pháp giúp doanh nghiệp giải bài toán lưu trữ và quản lý tài liệu nội bộ. Thay vì lưu trữ tài liệu dưới dạng bản cứng năm này qua năm khác chiếm nhiều diện tích và mất thời gian tìm kiếm khi sử dụng. Phần mềm quản lý văn bản được cho ra đời nhằm hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ, tra cứu các công văn, tài liệu một cách nhanh chóng, an toàn và chính xác nhất. 3.3. Ứng dụng ký số hợp đồng trong việc quản trị hành chính văn phòngCông cụ ký số hợp đồng, văn bản điện tử hiện đang là giải pháp công nghệ số ưu việt cho nhà quản trị hành chính và cho doanh nghiệp. Đây là phần mềm quản lý quy trình ký kết văn bản nội bộ, quy trình ký kết hợp đồng giữa doanh nghiệp và đối tác trên nền tảng điện toán đám mây. Loại phần mềm này được coi là công cụ làm việc từ xa hiệu quả và là trợ thủ đắc lực cho các giao dịch trực tuyến không tiếp xúc của các tổ chức, doanh nghiệp. Do đó, ứng dụng ký số hợp đồng, văn bản cho phép người dùng gửi và ký các tài liệu nội bộ, thiết lập quy trình kinh doanh, ký hợp đồng điện tử và quản lý hệ thống. Chỉ với vài thao tác đơn giản, doanh nghiệp dễ dàng ký duyệt nhiều văn bản, hợp đồng cùng lúc nhằm tối ưu hóa hoạt động và quản lý hiệu quả. Công cụ cần thiết cho công tác quản trị hành chính4. Kỹ năng cần thiết để trở thành nhà quản trị hành chínhĐể đáp ứng tốt yêu cầu quản trị hành chính văn phòng. Bên cạnh các kiến thức chuyên môn nhà quản trị cần có thêm các kỹ năng sau:
Tóm lại, những công việc và chức năng của nghề nghiệp quản trị hành chính văn phòng cũng đóng vai trò rất quan trọng trong kinh doanh.Vì vậy, để trở thành một nhà quản trị văn phòng, bạn cũng cần khắc phục nhiều điểm yếu và đẩy nhanh các điểm mạnh của mình, điển hình gồm:
5. Quản trị văn phòng hiệu quả với CoDX ADMINISTRATIVECoDX hiện đang là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ và giải pháp văn phòng điện tử và được đánh giá cao về mặt hiệu quả. Phần mềm CoDX ADMINISTRATIVE được xem là công cụ hỗ trợ đắc lực cho quá trình triển khai và xử lý mọi công việc cho các văn phòng doanh nghiệp ngày nay. Cùng CoDX tìm hiểu chi tiết sản phẩm ngay dưới đây: PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN PHÒNG CODX ADMINISTRATIVE CoDX Administrative là giải pháp quản lý văn phòng trọn gói cho doanh nghiệp bằng hệ thống dịch vụ hành chính trực tuyến với các tài nguyên dùng chung. Hệ thống CoDX Administrative giúp doanh nghiệp tạo nên văn phòng 3 KHÔNG: KHÔNG GIẤY TỜ - KHÔNG CHỜ ĐỢI - KHÔNG MẤT THỜI GIAN. Các ứng dụng có trong phần mềm quản lý văn phòng bao gồm: Phần mềm đăng ký phòng họp: Phần mềm được sử dụng để quản lý các phòng họp trong doanh nghiệp giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm, tiết kiệm thời gian đặt lịch và sử dụng các phòng họp theo nhu cầu Phần mềm quản lý đặt xe: Phần mềm giúp quản lý, theo dõi, và tối ưu hóa việc sử dụng các phương tiện di chuyển trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp mà người dùng cần sử dụng chúng cho mục đích công việc. Phần mềm quản lý văn phòng phẩm: Phần mềm hỗ trợ quản lý thông tin về các văn phòng phẩm cần mua trong doanh nghiệp để đảm bảo rằng các tài sản văn phòng luôn được cung cấp và được kiểm kê hiệu quả. Đăng ký ngay gói dùng thử phần mềm quản lý văn phòng CoDX Administrative với ưu đãi cực “hời”:
Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất. Khái niệm về quản trị văn phòng là gì?Quản trị văn phòng là quá trình giám sát các hoạt động hàng ngày của một văn phòng hay một doanh nghiệp. Nhiệm vụ quản trị thường là trách nhiệm của một quản trị viên hoặc người quản lý văn phòng. Quản trị văn phòng mức lương bao nhiêu?Mức lương ngành Quản trị văn phòng là bao nhiêu? – Đối với sinh viên mới tốt nghiệp, chưa có nhiều kinh nghiệm thì mức lương rơi vào khoảng 6-9 triệu đồng/tháng. – Đối với người đã làm việc từ 1-2 năm thì mức lương sẽ tăng lên tùy theo năng lực, khoảng 10-12 triệu đồng/tháng. Quản trị văn phòng cần học những gì?Chương trình đào tạo ngành Quản trị văn phòng gồm hai mảng kiến thức chính: Về nhà nước, pháp luật và luật hành chính Việt Nam, các kỹ năng soạn thảo và ban hành văn bản, công tác văn thư, quản trị về lưu trữ và hành chính văn phòng. Ngành quản lý văn phòng ra làm gì?Sinh viên học ngành Quản trị văn phòng khi tốt nghiệp được cấp bằng Cử nhân Quản trị văn phòng và có thể làm việc như: Thư ký tổng hợp, quản trị viên hành chính văn phòng, chuyên viên văn phòng, nhân viên văn thư – lưu trữ, trợ lý hành chính cho các cấp lãnh đạo, các cấp quản lý. |