Bài học về giao việc và ủy quyền hiệu quả
Ủy quyền là 1 trong những kỹ năng cần thiết để quản lý hiệu quả. Nếu không có năng lực ủy quyền, bạn sẽ không thể phát huy hết khả năng của bản thân trong vai trò quản lý.
Ủy quyền là 1 trong những kỹ năng cần thiết để quản lý hiệu quả. Nếu không có năng lực ủy quyền, bạn sẽ không thể phát huy hết khả năng của bản thân trong vai trò quản lý.
Quản lý được hiểu là “tạo thành quả thông qua người khác”. Bản chất của quản lý là giao việc. Nhiều nhà quản lý không sẵn sang ủy quyền, điều này làm hạn chế chính cơ hội thăng tiến của họ.
ỦY QUYỀN CÓ LỢI ÍCH
Việc ôm đồm quá nhiều trách nhiệm khiến họ không mở rộng tri thức và cống hiến cho công ty.
-Mở rộng các việc bạn có thể làm
-Công việc của bạn tang cả lượng và chất
-Tăng năng lực của người dưới quyền và bạn sẽ mạnh hơn nhờ họ
Ủy quyền là kỹ năng có thể học hỏi:
-Các bạn cảm thấy lúng túng khi ủy quyền, nhưng đừng ngại
-Bạn sẽ có được nhiều thứ hơn khi bạn biết ủy quyền và giám sát sự ủy quyền đó.
Vấn đề là nhiều người quản lý vẫn cảm thấy “rất khó” khi giao việc và đây là các định kiến cản trở việc ủy quyền:
1.Không có đủ thời gian để ủy quyền: Không bao giờ có đủthời gian để làm tốt việc gì đó nhưng luôn phải đủ thời gian để làm lại. Chúng ta luôn đủ thời gian để ủy quyền hiệu quả. Giao nhiệm vụ rõ rang là cách hiệu quả nhất để sử dụng thời gian có hiệu quả của bạn.
2.Nhân viên không đủ năng lực: Các nhà quản lý thường đánh giá thấp khả năng của nhân viên, cách duy nhất để bạn kiểm tra năng lực là bạn trao quyền và trách nhiệm cho họ để họ có thể phát huy. Khi bạn biết cách khai thác năng lực của họ, họ sẽ làm tốt hơn cho bạn
3.Tự mình làm là tốt nhất: Bạn sẽ chỉ là 1 nhân viên xuất sắc và không thể tiến bộ trong quản lý. Định kiến này khiến bạn giậm chân tại chỗ và tụt dốc. Bạn không thể thay đổi từ việc thực hiện sang việc quản lý. Và đó là sự thất bại của bạn.
4.Mất quyền lực khi ủy quyền: Các nhà quản lý ích kỷ thường nghĩ như vậy. Nhưng khi bạn quản lý, bạn có thể nắm rõ các công việc khi bạn có người để ủy quyền và chịu trách nhiệm.
5.Thành thạo việc gì cứ ôm việc đấy: Bạn nên giao cho người khác công việc mà bạn đã thành thạo , bạn không nên ôm việc mà bất kỳ ai cũng có thể thành thạo. Thực hiện nguyen tắc 70%, ai làm được 70% việc đó thì bạn nên ủy quyền. Chúng ta có khuynh hướng rơi vào thói quen làm việc mình ưa thích, công việc đã đưa bạn đến đỉnh cao này. Mà bạn nên buông bỏ để đón nhận những công việc mới thử thách hơn.
Do giao việc và hướng dẫn nhân viên là hai việc liên quan đến nhau, nên khi tách riêng chuyện giao việc thì những lý do trên nghe rất hợp lý. Nếu điều chỉnh lại một chút, kết hợp song song giao việc và hướng dẫn nhân viên, thì nhà quản lý có thể thoát những lý do “rất khó” nêu trên.
Giao việc là tất nhiên, không phải là một ngoại lệ. Xem đó là một quy luật, chứ không phải một ngoại lệ, giao việc càng nhiều càng tốt và làm cho vai trò làm quản lý tốt lên.
Hiểu rõ đội ngũ nhân viên. Người quản lý hiểu rõ ai có khả năng làm việc được đến đâu, họ biết rằng khi giao việc là giao cơ hội học hỏi và phát triển cho nhân viên. Thậm chí họ ước lượng khá chính xác được thời gian hoàn thành công việc được giao của mỗi nhân viên.
Đặt các mục tiêu rõ ràng. Với nhân viên, khi giao việc cần làm rõ bốn điều sau:
[1] Kết quả công việc được mong đợi;
[2] Thời gian hoàn thành công việc;
[3] Lý do chính mà mục tiêu công việc được nêu ra;
[4] Có các mục tiêu trung gian nếu cả người quản lý lẫn nhân viên đều biết công việc cần phải được theo dõi theo thời gian.
Trao đổi cách làm. Thảo luận với nhân viên về cách làm, để họ hiểu thêm và làm cho đúng. Chuẩn bị cho việc này, có thể tham khảo 10 điều sau đây, chia ra theo năm nhóm [What – Việc gì, Who – Ai làm, When – Khi nào, How – Như thế nào và Why – Lý do vì sao], do Owen nêu ra:
- Việc được giao: [1] Biết rõ về kết quả công việc: Biết rõ mục tiêu và công việc sẽ có kết quả ra sao như mong muốn; [2] Cố gắng giao mọi việc: Biết rõ là bạn tạo giá trị qua vai trò của mình bằng cách hỗ trợ nhân viên và có thể tự đảm trách một vài dự án. Mọi việc khác nên giao việc; [3] Giao những việc thú vị và thách thức: Cho nhân viên cơ hội phát triển; tin họ sẽ phát triển và làm được việc; [4] Không bao giờ đẩy trách nhiệm hoặc lời than phiền cho người khác: Nếu sai lầm, hãy chịu lời than phiền thay cho nhân viên.
- Giao việc cho ai: [5] Giao việc cho đúng người: Giao việc cho cả hai hướng đi xuống nhân viên và đi lên cấp trên. Không nên làm người hùng cô đơn; [6] Quan sát sự quá tải: Xem xét các dấu hiệu căng thẳng như khó chịu, bệnh hoạn, mệt mỏi, đãng trí và gây lỗi. Sẵn sàng thu hồi lại việc đã giao và cân đối công việc.
- Thời gian trong giao việc: [7] Biết rõ thời hạn, những bước đi và lúc báo cáo: Không theo dõi chi ly nhưng cần nêu trước những kết quả phải có vào những thời điểm rõ ràng.
- Cách làm việc:[8] Uyển chuyển về phương pháp làm việc: Không ấn định cách làm việc cho nhân viên, hãy để họ quyết định sau khi thảo luận lúc giao việc; [9] Phân quyền và hỗ trợ nhân viên: Cung cấp điều kiện, nguồn lực cần cho công việc. Hỏi nhân viên những gì họ muốn có và những gì đang cản trở họ.
- Lý do cần công việc này: [10] Biết rõ lý do công việc này giúp cho mục tiêu nào được hoàn thành: Giải thích sự đóng góp của kết quả việc được giao vào kế hoạch hoàn thành mục tiêu của công ty.
Theo dõi công việc. Giao việc chứ không phải khoán trắng công việc và trách nhiệm. Người quản lý vẫn nhận toàn bộ trách nhiệm cho kết quả cuối cùng. Do vậy vẫn phải theo dõi công việc, trong đó quan trọng là ba điều: Luôn sẵn sàng hướng dẫn nhân viên làm công việc đã giao cho họ; theo dõi tiến độ và thảo luận với nhân viên khi bắt đầu công việc; thừa nhận đóng góp và sự thành công của nhân viên khi công việc hoàn thành.
Các bạn cũng lưu ý một số nguyên tắc sau:
1.Lập kế hoạch để tiết kiệm thời gian: Mục tiêu ủy quyền, nghĩ trước khi ủy quyền...
2.Đặt đúng câu hỏi: Tôi đang cố gắng gì? Làm sao để đạt được? Có cách nào tốt hơn không?
3.Trở thành cố vấn quản lý của bản thân: Giả thiết nào đúng? Ý tưởng nào tốt?
4.Có nên tự làm mọi việc? Tự bạn quyết định?
5.Tìm đúng người: Người phù hợp và có khả năng là người như thế nào?
6.Thuê ngoài:
7.Lên kế hoạch thực hiện ủy quyền
Chúc các bạn thành công trong công việc!
SprinGO Consultant
Bài thảo luận hoàn chỉnh
- doc
- 21 trang
LỜI MỞ ĐẦU
Trải qua hàng nghìn năm, quản trị đã ra đời cùng với những nhà quản trị
tài ba. Hoạt động quản trị diễn ra đã tạo nên những giá trị vô giá cho lịch sử
nhân loại. Nó đã trở thành một nghề mang đầy tính khoa học và tính nghệ thuật.
Nhà quản trị tác động đến nhận thức của nhân viên dưới quyền, thúc đẩy họ
làm việc tốt hơn để đạt được những mục tiêu mà tổ chức đã đề ra. Trong cuốn
“Chiến lược kinh doanh” của B.Kalof cũng đã nói: “Một nhà quản trị giỏi là
người vững tin, có tầm nhìn xa trông rộng, cởi mở, ham học hỏi, biết đúc kết
kinh nghiệm kinh doanh của bản thân và của người khác, hướng vào kết quả,
dứt khoát, có óc phê phán, có sức lôi cuốn thuyết phục và gây được lòng tin,
nhiệt tình, bình tĩnh và biết lắng nghe người khác, biết nhận lỗi khi sai và chu
đáo, mềm dẻo, sẵn sàng giúp đỡ người khác phát triển, sáng tạo nhưng kiên
định”. Mỗi nhà quản trị cần phải tạo dựng cho mình một phong cách lãnh đạo
riêng với những nguyên tắc cụ thể, trong đó không thể không nhắc đến những
nguyên tắc đầy nghệ thuật trong chức năng lãnh đạo với sự ủy nhiệm, ủy quyền.
Ủy quyền là nghệ thuật hoàn thành công việc thông qua nỗ lực của người khác,
điều này thể hiện lòng tin của người lãnh đạo vào người khác, giao phó công
việc có khi chính họ phải làm. Việc ủy quyền thích hợp sẽ tạo cơ hội cho các
nhân viên học hỏi thêm các kỹ năng mới một cách chủ động. Nhưng ủy quyền
không tốt sẽ khiến công ty tốn nhiều nguồn lực nhưng không đạt được kết quả
mong muốn, tinh thần của nhân viên thì trở nên sa sút, cũng có thể gây ra
những hậu quả lớn hơn cho doanh nghiệp. Vì vậy, một nhà quản trị cần phải
biết cách ủy nhiệm, ủy quyền.
I. Cơ sở lí thuyết
1. Khái niệm
- Ủy nhiệm và ủy quyền là giao nhiệm vụ và trao quyền để người khác thay
mình thực hiện[ giải quyết] nhiệm vụ nào đó.
- Ủy quyền trong quản trị tổ chức là hành vi của cấp trên trao cho cấp dưới một
số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất định nhằm
đạt được mục tiêu của tổ chức
2. Quá trình ủy quyền
Xác định kết quả mong muốn
Nhà quản trị phải biết những nhiệm vụ, công việc nào có thể ủy nhiệm,
ủy quyền và cần đạt kết quả như thế nào. Những công việc nào nhà quản trị
phải tự ghánh vác? Những công việc nào có thể giao cho cấp dưới? Khi thực
hiện ủy quyền, cần xác định được kết quả mong muốn là gì? những mục tiêu
cần đạt được là gì? Phải đảm bảo mỗi cá nhân đều có trách nhiệm đạt được
những mục tiêu nhất định.
Giao nhiệm vụ
Nhà quản trị phải nắm được ưu, nhược điểm, năng lực của những nhân
viên mà mình quản lí và tính chất công việc. Xem xét thật cẩn thận thời gian
dự kiến để thực hiện, nhà quản trị phải vạch ra khung thời gian hợp lí. Có
thể phải hướng dẫn nhân viên của mình trong thời gian đầu nếu cần thiết. Từ
đó, ủy nhiệm một cách chính xác để tạo ra một hiệu quả cao nhất.
Giao quyền hạn để thực hiện nhiệm vụ
Khi ủy nhiệm, nhà quản trị phải tạo điều kiện cho nhân viên mình để thực
hiện công việc đó một cách hiệu quả không chỉ bằng việc cung cấp các tài
liệu, tài nguyên mà phải biết để thực hiện công việc đó cần có những quyền
hạn nào?
Kiểm tra thực hiện nhiệm vụ của của người được ủy quyền
Khi đã ủy nhiệm, nhà quản trị không được buông lơi công việc kiểm tra
việc thực hiện nhiệm vụ của nhân viên. Phải kiểm tra để xem tiến độ công
việc có đúng như dự kiến hay không? Hiệu quả công việc đã tốt chưa? Nếu
có sai sót thì kịp thời tìm nguyên nhân để khắc phục, tránh những sai sót
đáng tiếc.
3. Vai trò của ủy nhiệm, ủy quyền
- Ủy nhiệm, ủy quyền giúp nhà quản trị giảm nhẹ được công việc phải làm.
Trong một doanh nghiệp có rất nhiều công việc. Từ những việc nhỏ như
tiếp khách, bán hàng, tuyển nhân viên ... đến những việc lớn hơn như hoạch
định chiến lược, huấn luyện nhân viên, quản lý tài chính ... Nếu như người quản
trị làm tất cả thì ko đủ sức và chắc chắn cũng không thể làm nên thành công
được. Vì lẽ đó, nhà quản trị cần phải phân công công việc cho mọi người. Kèm
theo ủy nhiệm là ủy quyền. Uỷ quyền là một trong những nghệ thuật mà một
nhà lãnh đạo giỏi phải nắm vững. Không uỷ quyền thì nhà lãnh đạo có nguy cơ
ngập lụt trong những công việc lẽ ra họ không phải làm.
- Nhà quản trị sẽ có thời gian để tập trung vào những khâu then chốt.
Nếu một nhà quản trị có một khối lượng công việc quá lớn thì nhà quản
trị đó sẽ phải mất nhiều công sức và thời gian để hoàn thành tất cả các công
việc. Nhưng phải hoàn thành nhiều công việc trong cùng một lúc nhà quản trị sẽ
khó lòng có thể hoàn thành tốt tất cả các công việc đó. Thậm chí là sẽ làm tồi
một vài việc. Nhưng nếu ủy nhiệm và ủy quyền bớt cho những nhân viên của
mình thì nhà quản trị sẽ có thời gian để tập trung vào những công việc chính,
quan trọng, những khâu then chốt. Từ đó nâng cao hiệu quả công việc.
- Ủy quyền để kích thích tính tự chủ, sáng tạo và tinh thần trách nhiệm của
cấp dưới.
Khi nhà quản trị ủy nhiệm, ủy quyền cho nhân viên cấp dưới là đã mang
lại cho nhân viên của mình một cơ hội học tập nâng cao trình độ, thể hiện tinh
thần trách nhiệm, tính tự chủ và sáng tạo trong quá trình hoàn thành công việc
được giao.
- Ủy quyền biểu hiện sự tin tưởng vào nhân viên từ đó nâng cao tinh thần
làm việc của nhân viên
Bằng việc ủy quyền, ủy nhiệm một cách đúng đắn, nhà quản trị đã cho
nhân viên của mình thấy mình tin tưởng vào năng lực cũng như tinh thần trách
nhiệm của họ. Từ đó họ thấy mình có được tin tưởng và sẽ tích cực hoàn thành
các công việc.
- Ủy quyền, ủy nhiệm là để nâng cao chất lượng các quyết định
Đôi khi, ý tưởng của nhà quản trị chưa thực sự là phương án tốt nhất, ủy
nhiệm và ủy quyền sẽ giúp nhà quản trị phát hiện được những ý tưởng hay hơn.
Từ đó góp phần tích cực vào việc thực hiện mục tiêu của tổ chức.
4. Các nguyền tắc cần tuân thủ trong ủy nhiệm, ủy quyền.
- Ủy nhiệm, ủy quyền phải trong phạm vi chức trách của mình
Nhà quản trị cần phải biết phạm vi chức trách của mình, Và xác định rõ
ràng được phạm vi ủy quyền cho cấp dưới. Ví dụ như: Một trưởng phòng nhân
sự không thể ủy quyền và giao nhiệm vụ cho một nhân viên trong phòng kế
toán. Và ngược lại, trưởng phòng kế toán cũng không thể giao nhiệm vụ và trao
quyền cho một nhân viên trong phòng nhân sự. Mỗi một nhà quản trị phải biết
rõ chức trách và phạm vi quyền hạn của mình để giao ủy nhiệm và ủy quyền
một cách chính xác.
- Ủy quyền phải gắn với trách nhiệm, nghĩa vụ tương xứng.
Nhà quản trị cần phải biết lựa chọn con người theo nhiệm vụ. Công việc
đòi hỏi những năng lực đặc biệt nào? Ai là người đáp ứng những đòi hỏi đó?
Những kinh nghiệm thu được sẽ có ích và phù hợp với ai? Trước khi ủy nhiệm
và ủy quyền, nhà quản trị cần biết rõ tính chất công việc, biết được công việc
đòi hỏi những kĩ năng cũng như kinh nghiệm gì, biết rõ năng lực của các nhân
viên của mình. Và nếu hoàn thành được công việc đó nhân viên sẽ học hỏi được
những gì. Từ đó đưa ra quyết định sẽ ủy nhiệm cho cho ai và ủy quyền ở mức
nào?
- Thời hạn ủy quyền, ủy nhiệm phải được xác định rõ ràng.
Nhà quản trị cần xác định rõ ràng với nhân viên về thời gian ủy nhiệm,
ủy quyền. Điều này có thể là một động lực khiến nhân viên làm việc tích cực
hơn để hoàn thành nhiệm vụ được giao, và có ý thức về thời hạn quyền mình
được nhà quản trị đã ủy thác.
► Chú ý: Cần tránh hai xu hướng trong ủy nhiệm, ủy quyền:
- Cấp trên ôm đồm, không đủ nhân viên làm dẫn đến mệt mỏi, hiệu quả công
việc thấp.
Việc cấp trên ôm đồm quá nhiều công việc mà số lượng nhân viên không
đủ làm hay chính năng lực của các nhân viên không đủ sẽ dẫn đến việc nhân
viên bị áp lực vì công việc, thời hạn. Họ sẽ chán nản và có thể rời bỏ công việc
đó. Khi đó thì nhà quản trị đã thất bại trong việc quản trị của mình.
- Giao cho cấp dưới song buông xuôi, thiếu kiểm soát dẫn tới hậu quả xấu.
Mỗi nhà quản trị cần hiểu rõ các chức năng quản trị. Các chức năng quản
trị bao gồm: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát. Đó là những công việc
mà nhà quản trị nào cũng phải thực hiện. Thiếu đi một thì không còn là hoạt
động quản trị nữa. Khi một nhà quản trị giao nhiệm vụ và quyền hạn cho cấp
dưới mà buông xuôi không có sự giám sát hay kiểm tra thường xuyên sẽ dẫn tới
những hậu quả xấu. Nhân viên có thể sẽ xao nhãng nhiệm vụ của mình hay thực
hiện nhiệm vụ một cách hời hợt, qua loa dẫn tới làm ảnh hưởng đến hiệu quả
công việc, và nếu như đó là một nhiệm vụ quan trọng thì nó sẽ ảnh hưởng lớn
đến mục tiêu của tổ chức. Nếu không kiểm tra giám sát thường xuyên cũng có
thể dẫn đến tình trạng làm dụng quyền lực ở nhân viên, gây ảnh hưởng đến tâm
lí những nhân viên khác và gián tiếp làm tác động đến hiệu quả công việc.
5. Làm thế nào để tiến hành ủy nhiệm, ủy quyền có hiệu quả.
Uỷ quyền là một trong những nghệ thuật mà một nhà lãnh đạo giỏi
phải nắm vững. Không uỷ quyền thì nhà lãnh đạo có nguy cơ ngập lụt trong
những công việc lẽ ra họ không phải làm. Nhưng nếu uỷ quyền không tốt sẽ
khiến công ty tốn nhiều nguồn lực, nhưng không đạt được kết quả mong
muốn. Còn tinh thần của nhân thì trở nên sa sút. Vì vậy, uỷ quyền cần phải
được xem là một trong những kỹ năng được ưu tiên hàng đầu trong hoạt
động quản trị.
► Tin tưởng vào nhân viên
Nếu chưa tin tưởng vào nhân viên, nhà lãnh đạo hãy tự hỏi mình nguyên
nhân. Phải chăng họ chưa có đủ năng lực? Họ không đủ nhiệt tình và tinh
thần trách nhiệm? Hay bạn chưa cung cấp đủ nguồn lực để họ hoàn thành
công việc? Bạn chưa giao công việc rõ ràng cho họ. Sau khi đã trả lời thoả
đáng các câu hỏi trên, nhà lãnh đạo có thể kết luận có thể giao việc cho nhân
viên đó không.
► Hãy cụ thể và rõ ràng về thời hạn ủy nhiệm và ủy quyền
Nhà quản trị nên xác định được tính chất công việc và năng lực của nhân
viên để đưa ra một thời hạn rõ ràng về sự ủy nhiệm và ủy quyền cho nhân
viêc đó. Cần có khung thời gian và quyền hạn một cách rõ ràng. Điều này sẽ
là động lực cho nhân viên hoàn thành nhiệm vụ một cách nghiêm túc và
không lạm dụng quyền lực của mình.
►Đưa ra chỉ dẫn công việc đầy đủ
Trước hết, cần đảm bảo rằng các nhân viên đã biết và chấp nhận sự uỷ
quyền đó. Tiếp theo, bạn cần cung cấp đầy đủ các thông tin và cơ chế tiếp
nhận và xử lý thông tin phản hồi để nhân viên đó hoàn thành nhiệm vụ. Có
thể sẽ phải hướng dẫn trong thời gian đầu.
► Hãy "quản lý"
Nhiều nhà lãnh đạo thường muốn tự mình thực hiện công việc vì họ
nghĩ nhân viên của mình sẽ không thể làm tốt việc đó hơn họ. Việc này sẽ
dẫn đến sự làm thay cho nhân viên, mặt khác, hiệu quả mang lại thường lại
không cao. Vì nhà quản trị sẽ phải làm quá nhiều việc và không thể tập trung
vào những khâu quan trọng. Còn nhân viên lại sinh ra tính thụ động, ỷ lại.
► Uỷ quyền là một cách dạy kỹ năng
Việc uỷ quyền thích hợp sẽ tạo cơ hội cho các nhân viên học hỏi thêm
các kỹ năng mới một cách chủ động. Nhưng nhà quản trị phải biết cách uỷ
quyền, ủy quyền và biết cách xử lý các sai sót của nhân viên. Nhân viên
thường tỏ ra miễn cưỡng khi nhận nhiệm vụ có nguy cơ bị phạt khi có sai
sót. Do đó, họ cần phải được khuyến khích đảm nhận những nhiệm vụ mới.
► Kiểm tra
Khi ủy nhiệm và ủy quyền cho nhân viên, nhà quản trị rất muốn nhân
viên tự giác thực hiện, nhưng hãy đừng quên công việc giám sát. Điều này
có thể tác động một cách trực tiếp vào nhân viên và làm tăng hiệu quả công
việc. Ngoài ra còn kịp thời xử lí những sai sót không đáng có. Nếu ủy
nhiệm, ủy quyền mà không giám sát sẽ dẫn tới những hậu quả xấu.
► Khen ngợi kịp thời nỗ lực của nhân viên
Mỗi nỗ lực được ghi nhận của nhân viên sẽ là động lực để họ tiếp tục
phấn đấu. Họ sẽ có tinh thần cũng như niềm vui để thực hiện nếu như mỗi
việc làm của họ được nhà quản trị công nhân, họ sẽ thực hiện nhiệm vụ một
cách say mê và nhiệt tình. Việc này có thể thực hiện rất đơn giản, có thể
bằng văn bản hay những cuộc nói chuyện động viên, khen thưởng, tuyên
dương, có những phần thưởng cho những nhân viên thực sự cố gắng.
► Tránh uỷ quyền ngược
Rất có thể là khi không thực hiện được, nhân viên sẽ “trao” ngược lại
công việc cho nhà quản trị. Hãy thực hiện uỷ nhiệm hiệu quả hơn, thay vì để
nhân viên trao nhiệm vụ lại cho mình, hãy gợi ý để họ giải quyết vấn đề.
► Linh hoạt trong uỷ quyền
Các nhân viên khác nhau về kỹ năng và mức độ tin cậy, do đó, các
công việc thường cần phải được uỷ nhiệm dần dần. Khi một nhân viên trở
nên có năng lực và được tin tưởng hơn, mức độ uỷ quyền có thể được nâng
cao.
► Ủng hộ nhân viên
Uỷ quyền, ủy quyền một cách rõ ràng. Cung cấp thông tin và các
nguồn lực đầy đủ, trao đổi thường xuyên. Hãy nói rõ những yêu cầu của
công việc. Cho nhân viên thấy rằng họ sẽ luôn nhận được sự ủng hộ và trao
đổi cần thiết từ cấp trên của mình.
► Đúng người đúng việc
Hãy uỷ quyền, ủy nhiệm cho những nhân viên thích hợp với công việc
đó nhất. Những kỹ năng, kinh nghiệm sẵn có của họ sẽ là yếu tố quan trọng
nâng cao khả năng hoàn thành công việc.
II. Áp dụng bài tập
1. Bài tập 12
a, Đề bài : Bài học từ Tom Sawyer
Các nhà lãnh đạo có thể học được cách ủy thác công việc thành công
khi đọc cuốn tiểu thuyết nổi tiếng của văn hào nổi tiếng người Mỹ Mark
Twain, “Những cuộc phiêu lưu của Tom Sawyer”, đoạn Tom Sawyer sơn
hàng rào. Đoạn này kể về cách Tom ủy thác công việc cho những cậu bé
khác trong thị trấn và cách những việc này được hoàn thành một cách vui vẻ
và đầy đủ.
Tom xem qua tất cả công việc mà dì Polly đã giao cho cậu, cậu cảm
thấy đó là một ghánh nặng và rất buồn. Lúc một vài cậu bé trong thị trấn đi
qua, Tom đã nghĩ đến việc trả tiền để một hoặc hai đứa làm hộ, nhưng Tom
không có đủ tiền để mua được “một buổi chiều tự do”. Sau đó, khi cậu trở
về với công việc, một ý nghĩ lóe lên trong đầu, thay vì càu nhàu, cậu trở lại
làm việc với một thái độ thoải mái và bình tĩnh.
Ngay sau đó, cậu bé Ben Rogers đi ngang qua và bảo với Tom là thật
đáng xấu hổ khi cậu không thể đi bơi mà phải làm việc. Tom đáp lại:” Ồ, có
thể như vậy mà cũng có thể không phải như vậy. Tất cả những điều tớ biết
là nó rất phù hợp với Tom Sawyer”. Sau vài phút quan sát Tom thích thú với
công việc của mình, Ben đề nghị liệu cậu ta có thể sơn thử một ít. Tom nói
rằng, có lẽ chỉ một người trong một nghìn người hoặc thậm chí là hai nghìn
người mới có thể sơn được hàng rào theo cách mà dì Polly mong muốn.
Tom miễn cưỡng giao lại chổi cho Ben, đổi lấy một cái lõi táo. Ngay
khi đó, có càng nhiều cậu bé đến cùng với Ben sơn hàng rào. Tom ngồi dưới
một bóng cây và “chỉ đạo” các hoạt động. Chẳng mấy chốc hàng rào đã
khoác lên mình tấm áo mới. Ngày hôm đó, Tom đã học được một bài học
quan trọng vầ hành vi con người khi không có hiểu biết về nó. Để khiến
người ta thèm muốn một điều gì đó, điều quan trọng duy nhất là làm cho
điều đó trở nên khó đạt được.
Câu hỏi:
- Câu 1: Chúng ta có thể học được gì từ Tom Sawyer về nghệ thuật ủy
nhiệm, ủy thác công việc?
- Câu 2: Theo anh [chị]: khi nhà quản trị ủy nhiệm, ủy quyền công việc cho
cấp dưới có nên “ngồi dưới một bóng cây và chỉ đạo các hoạt động” như
Tom hay không? Tại sao?
b, giải bài tập
Câu 1: Bài học về ủy thác, ủy quyền công việc
Ta thấy rằng, quét sơn cho hàng rào là công việc của Tom. Nhưng cậu
bé đã biết giảm nhẹ công việc hay đúng hơn là hoàn thành công việc thông
qua sự trợ giúp của những cậu bé trong thị trấn. Tom đã khéo léo khiến công
việc trở lên hấp dẫn, có giá trị trong mắt của Ben và những cậu bé khác.
Trước hết, “Thay vì càu nhàu, cậu trở lại làm việc với một thái độ
thoải mái và bình tĩnh”. Trước sự chế giễu của Ben, Tom đã bình tĩnh và trả
lời rằng: “Ồ, có thể như vậy mà cũng có thể không phải như vậy. Những
điều tớ biết là nó rất phù hợp với Tom Sawyer”. Và cùng với cách làm việc
với một thái độ vui vẻ, thoải mái, Tom đã khiến cho cậu bé Ben thấy tò mò
về công việc mà Tom đang làm. Khi Ben đề nghị được làm thử, Tom đã
khẳng định rằng không phải ai cũng có thể làm được như cậu “ có lẽ chỉ một
người trong một nghìn người hoặc thậm chí là hai nghìn người mới có thể
sơn được hàng rào theo cách mà dì Polly mong muốn”. Và đưa chổi cho
Ben “một cách miễn cưỡng” để Ben thấy rằng không phải ai cũng có vinh dự
được làm công việc đó. Tom đã khiến cho không chỉ Ben, mà cả những cậu
bé xung quanh cũng phải chú ý đến công việc đó. Tom đã khiến một công
việc buồn tẻ và chán ngắt trở lên có giá trị, hấp dẫn với bọn trẻ.
Điều quan trọng là Tom không hề giao công việc một cách “vô trách
nhiệm” cho các cậu bé mà Tom tìm một bóng cây. Nơi có đủ khoảng cách
để Tom có thể quan sát tiến trình công việc và hoạt động của bọn trẻ để thể
kịp thời “chỉ đạo” bọn trẻ sơn theo đúng ý dì Polly.
Qua câu chuyện Tom Sawyer ủy thác công việc cho những cậu bé
trong thị trấn, ta có thể rút ra được bài học về nghệ thuật ủy nhiệm, ủy thác
như sau:
Để ủy nhiệm, ủy thác công việc đạt hiệu quả, nhà quản trị cần
phải biết được khả năng của nhân viên nào là phù hợp với nhiệm vụ
mình ủy thác. Cần tin tưởng khả năng của người nhân viên cấp dưới mà
mình ủy thác công việc. Chấp nhận sự giúp đỡ từ nhân viên cấp dưới
khi họ đề nghị.
Đồng thời, phải biết cách khích lệ tinh thần làm việc và tinh thần
trách nhiệm của người nhân viên được ủy thác, làm cho công việc trở
nên có giá trị, hấp dẫn hơn trong mắt của nhân viên cấp dưới. Vì sẽ
chẳng ai muốn làm công việc mà bạn đang than vãn rằng khó nhọc và
chán ngắt.
Không thể ra lệnh hay chỉ đạo mà phải khéo léo kích thích sự hiếu
kì và muốn chứng tỏ bản thân của mọi người, biến một công việc từ
nghĩa vụ của bản thân thành quyền lợi của người khác, đây không phải
là công việc bắt buộc phải làm mà là công việc được làm và không phải
ai cũng được làm. Qua đây, ta có thể thấy trong mỗi con người có động
lực thúc đẩy hoàn thành nhiệm vụ. Đó không phải là sự thỏa mãn lợi ích
bản thân mà là sự tự khẳng định mình.
Và điều quan trọng, trong quá trình ủy nhiệm, ủy quyền, nhà
quản trị phải có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát tiến trình thực hiện
nhiệm vụ của người được ủy quyền để có giải pháp ứng phó kịp thời đối
với những trường hợp xảy ra trong tiến trình công việc.
Làm được như trên tức là nhà quản trị đã biết cách chia sẻ công việc
với cấp dưới, việc làm này hoàn toàn là có lợi bởi vì:
Thứ nhất: nó sẽ làm giảm gánh nặng, áp lực về công việc đối với nhà quản
trị để họ có thời gian tập trung quan sát một cách tổng thể tiến trình công
việc, từ đó đưa ra được hướng đi hợp lý cho công việc đạt hiệu quả tốt.
Thứ hai: nhờ ủy thác, ủy quyền mà những người nhân viên cấp dưới sẽ
được tiếp xúc dần với công việc, làm quen với những công việc đòi hỏi tinh
thần trách nhiệm cao hơn đồng thời kích thích tính tự chủ, sáng tạo của
người nhân viên.
Câu 2: Người ủy nhiệm, ủy quyền có nên "ngồi dưới một bóng cây và chỉ
đạo các hoạt động" ?
Điều ấy sẽ không sai nếu việc chỉ đạo ở đây được thực hiện bao gồm
cả hướng dẫn, lãnh đạo và kiểm soát. Để hiểu rõ ý kiến này ta có thể phân
tích hai hoàn cảnh lãnh đạo sau:
Hoàn cảnh trong câu chuyện
Tom ngồi dưới bóng cây và chỉ đạo các hoạt động. Tom ở đây không
chỉ ngồi dưới bóng cây và chỉ chỏ bảo người này làm thế này, người kia làm
thế khác một cách bừa bãi, mà cậu bé luôn quan sát xem bọn trẻ làm thế nào
và chỉ đạo bọn chúng sơn cho đẹp, cho hợp với ý dì Polly, đây là việc làm
hoàn toàn hợp lý. Bởi biết đâu Tom tự tay sơn mà lại không đẹp bằng bọn
trẻ, thì chúng sẽ nghi ngờ và có thể phát hiện ra ý đồ của Tom và sẽ không
giúp Tom làm tiếp nữa.
Hơn thế, Tom không tham gia sơn mà chọn một nơi thích hợp [gốc
cây mát mẻ], với khoảng cách đủ khả năng quan sát một cách tổng thể tiến
trình công việc của bọn trẻ, thì có thể chỉnh sửa được kịp thời để hàng rào
sơn được đẹp, đúng ý dì Polly
Hoàn cảnh môi trường quản trị
Ở đây xuất hiện hai trường hợp:
► Nếu là nhà quản trị cấp cao và cấp trung
Đối với nhà quản trị cấp cao và nhà quản trị cấp trung thì họ không cần trực
tiếp tham gia vào công việc, mà chỉ ở ngoài quan sát, đưa ra những đường
lối đúng đắn cho công việc. Do đó việc này là hoàn toàn hợp lý.
►Nếu là nhà quản trị cấp cơ sở
Đối với những nhà quản trị cấp cơ sở thì việc làm trên chưa chắc đã
hợp lý bởi nhà quản trị cấp cơ sở phải trực tiếp tham gia vào công việc và
đòi hỏi có chuyên môn, làm việc tốt hơn cả những người nhân viên của họ.
Do đó nếu họ không tham gia vào làm thì các nhân viên dưới quyền sẽ thắc
mắc và dần nghi ngờ khả năng của người lãnh đạo, tinh thần làm việc của
người nhân viên sẽ dần trở thành đối phó, mất đi lòng tin và sự kính trọng ở
nhà quản trị. Từ đó dẫn tới kết quả công việc sẽ không được cao.
Tóm lại, là một nhà quản trị giỏi đòi hỏi phải biết cách ủy nhiệm, ủy
thác công việc cho những người nhân viên cấp dưới, sao cho hợp lý với hoàn
cảnh công việc của mình, thì công việc mới đảm bảo được hoàn thành tốt và
nhà quản trị giảm bớt được áp lực công việc, để tập trung vào những công
việc quan trọng, những khâu then chốt, đồng thời đối luôn tạo điều kiện cho
nhân viên cấp dưới có cơ hội để làm quen với các công việc khác nhau, được
thể hiện được khả năng sáng tạo, tinh thần tự chủ, tinh thần trách nhiệm của
mình. Dám ủy thác công việc khi nhân viên đề nghị. Phải biết chấp nhận sai
sót của nhân viên. Luôn luôn kiểm tra giám sát một cách có hiệu quả và
nghiêm túc để tránh những sai sót đáng tiếc. Một người thì không thể làm
nên thành công của cả công ty. Nếu biết sử dụng hết khả năng làm việc và
lòng nhiệt tình trong công việc của nhân viên thì nhà quản trị đã thành công
trong việc góp phần đạt được mục tiêu của tổ chức.
2. Bài tập ứng dụng
a, Đề bài: Bài học về Mai Quốc Thảo
Công ty may Khánh Toàn đã thành lập và đi vào hoạt động gần hai
mươi năm và là một trong những công ty may có uy tín và chất lượng, được
sự tin tưởng ở khách hàng. Ông Mai Khánh Toàn -tổng giám đốc công ty,
người đã có công rất lớn trong việc xây dựng hình ảnh của công ty. Ông
được biết đến là người thông minh, khéo léo trong nghệ thuật kinh doanh, là
một nhà lãnh đạo tài ba. Đặc biệt là khả năng phân công và tổ chức bộ máy
trong công ty. Ông luôn biết cách giao phó công việc cho những người thích
hợp và tin tưởng. Người công sự của ông là phó giám đốc kiêm trưởng
phòng kinh doanh- ông Trần Minh Đức- một người đã làm việc khá lâu
năm, là một người có trách nhiệm, có năng lực và trung thành với công ty.
Trong 1 lần ốm nặng biết trước tình hình, ông giao toàn bộ cho ông Đức
phụ trách dự án quan trọng đó nhưng trong quá trình điều trị bệnh ông luôn
cập nhật những bản báo cáo từ cấp dưới để có thể kiểm soát và đưa ra
những đóng góp. Mặc dù không tham gia trực tiếp dựa án nhờ sự ủy quyền
khôn khéo, cách quản lí đúng đắn kết quả là dự án vẫn thành công tốt đẹp.
Đến cuối năm 2010 căn bệnh ung thư tuyến tụy đến giai đoạn cuối
ông qua đời và toàn bộ quyền lực giao cho con trai ông- Mai Quốc Thảo.
Khi lên làm tổng giám đốc anh ta đã thay đổi nhiều vị trí trong công ty.
Đặc biệt là không còn tin dùng ông Đức vì cho rằng ông Đức không còn trẻ
để có thể đảm nhận vị trí quan trọng đó trong công ty và đưa anh Nam- 1
người có năng lực nhưng không kém phần tinh quái lên. Do chơi với với
Nam lâu tin bạn anh ấy giao toàn bộ quyền xử lí cho nam trong những dự
án quan trọng àm không hề kiểm tra hay quản lí. Và cứ cách làm việc vô
trách nhiệm ủy quyền cho Nam một cách không hợp lí. Một thời gian sau
thấy nguồn tài chính của công ty thâm hụt, Nam thường xuyên nghỉ việc.
Mọi chuyện mới vỡ lẽ trong quá trình được giao phụ trách dự án Nam đã
thực hiện những hành vi rút tiền, nhận hối lộ để không trúng thầu nhằm bù
đắp số nợ khá lớn của anh ta. Công ty rơi vào thời kì khủng hoảng trên đà
phá sản. Đến lúc này Thảo nhận ra thì đã quá muộn làm tiêu tan một đời
gây dựng sự nghiệp của người cha đang quý.
Câu hỏi:
- Câu 1: Sự ủy nhiệm, ủy quyền của ông Mai Khánh Toàn đúng đắn như thế
nào? Kết quả của sự đúng đắn là gì?
- Câu 2: Sai lầm của Mai Quốc Thảo là gì? Kết quả của sự sai lầm đó là gì?
b, Giải bài tập
Câu 1: Sự ủy nhiệm đúng đắn của Mai Khánh Toàn
Mai Khánh Toàn đã biết ủy nhiêm, ủy quyền một cách đúng đắn và
mang lại hiệu quả. Khi biết mình sẽ phải vắng mặt với các công việc trong
công ty một thời gian, ông đã giao nhiệm vụ cho ông Trần Minh Đức- một
người đã làm việc khá lâu năm, là một người có trách nhiệm, có năng lực
và trung thành với công ty. Ở đây, Mai Khánh Toàn đã năm bắt được ưu
điểm của nhân viên của mình, ông cũng đã biết rõ tính chất của công việc.
Là người thay ông giải quyết các công việc trong công ty phải là một người
có năng lực, có suy nghĩ đầy đủ, chín chắn và có năng lực để có thể quyết
định những việc quan trọng mang tính chất sống còn của công ty.
Thứ nhất, ông Đức là một người đã làm việc lâu năm và trung thành
với công ty, điều này hết sức quan trọng. Ông Toàn không thể giao những
công việc quan trọng cho một người mà ông không tin cậy, sẽ thế nào nếu
người đó mang những bí mật của công ty bán cho những công ty đối thủ.
Thứ hai, ông Đức là một người có năng lực và tính thần trách
nhiệm. Ông Toàn đã nhận thức rõ được tính chất quan trọng của những việc
mà mình sẽ ủy nhiệm. Vì vậy, ông đã chọn một người có năng lực, tinh thần
trách nhiệm, đồng thời đã làm việc lâu năm, người có đủ suy nghĩ chín chăn
để quyết định những việc quan trọng.
Thứ ba, điều quan trọng là khi ủy nhiệm và ủy quyền cho ông Đức,
ông Toàn không hề bỏ mặc mà thường xuyên cập nhật những bản báo cáo từ
cấp dưới để đưa ra những góp ý và tránh những sai sót gây thiệt hại cho
công ty.
Câu 2: Sự ủy nhiệm sai lầm của Mai Quốc Thảo
Mai Quốc Thảo đã liên tiếp mắc sai lầm trong cách quản trị của mình.
Thứ nhất, Khi lên nắm quyền, đáng nhẽ anh ta nên tìm hiểu rõ cách
tổ chức trong công ty, tìm hiểu những ưu điểm và nhược điểm của cách tổ
chức công ty đang có. Nếu thật sự cách tổ chức của công ty có nhiều bất cập
và không tạo ra hiệu quả cho công ty thì mới nên thay đổi cách tổ chức.
Thứ hai, Thảo đã không tin dùng ông Đức nữa. Điều này là một tổn
hại lớn cho công ty. Vì ông Đức là một người đã làm việc lâu năm cho công
ty, là một người có năng lực và có tinh thần trách nhiệm. Ít nhiều thì ông
Đức cũng đã góp phần làm phát triển công ty và chắc chắn cũng đã có những
ảnh hưởng tới những nhân viên trong công ty. Việc Thảo không còn tin dùng
ông Đức và thay đổi cách tổ chức trong công ty có thể khiến chính ông Đức
và những nhân viên khác trong công ty sẽ có thái độ khác với nhà quản trị
mình và sẽ không tích cực với công việc nữa hoặc có thể rời bỏ công ty.
Thứ ba, sai lầm của Thảo là ở sự thiếu tầm nhìn và thiếu trách nhiệm
của Thảo. Anh đã giao một vị trí quan trọng cho Nam chỉ với lý do là bạn bè
và khi ủy nhiệm, ủy quyền. Thảo dường như là đã không nhận thức được
tính chất công việc mà mình sẽ ủy nhiệm. Đồng thời, anh không nắm bắt
được tính cách của nhân viên mà mình sẽ chọn để ủy quyền. Thảo có thể
giao vị trí đó cho Nam nhưng hãy từng bước giao quyền chứ không phải
ngay lập tức như vậy. Điều đáng tiếc nhất là Thảo đã không hề kiểm tra hay
giám sát những hoạt động của Nam, không kiểm tra một cách thường xuyên
hiệu công việc hay những sai lầm và những thất bại mà công ty đang mắc
phải, Thảo bỏ mặc công việc cho Nam và dẫn tới những hậu quả vô cùng
đáng tiếc.
Trải qua hàng nghìn năm, quản trị đã ra đời cùng với những nhà quản trị
tài ba. Hoạt động quản trị diễn ra đã tạo nên những giá trị vô giá cho lịch sử
nhân loại. Nó đã trở thành một nghề mang đầy tính khoa học và tính nghệ thuật.
Nhà quản trị tác động đến nhận thức của nhân viên dưới quyền, thúc đẩy họ
làm việc tốt hơn để đạt được những mục tiêu mà tổ chức đã đề ra. Trong cuốn
“Chiến lược kinh doanh” của B.Kalof cũng đã nói: “Một nhà quản trị giỏi là
người vững tin, có tầm nhìn xa trông rộng, cởi mở, ham học hỏi, biết đúc kết
kinh nghiệm kinh doanh của bản thân và của người khác, hướng vào kết quả,
dứt khoát, có óc phê phán, có sức lôi cuốn thuyết phục và gây được lòng tin,
nhiệt tình, bình tĩnh và biết lắng nghe người khác, biết nhận lỗi khi sai và chu
đáo, mềm dẻo, sẵn sàng giúp đỡ người khác phát triển, sáng tạo nhưng kiên
định”. Mỗi nhà quản trị cần phải tạo dựng cho mình một phong cách lãnh đạo
riêng với những nguyên tắc cụ thể, trong đó không thể không nhắc đến những
nguyên tắc đầy nghệ thuật trong chức năng lãnh đạo với sự ủy nhiệm, ủy quyền.
Ủy quyền là nghệ thuật hoàn thành công việc thông qua nỗ lực của người khác,
điều này thể hiện lòng tin của người lãnh đạo vào người khác, giao phó công
việc có khi chính họ phải làm. Việc ủy quyền thích hợp sẽ tạo cơ hội cho các
nhân viên học hỏi thêm các kỹ năng mới một cách chủ động. Nhưng ủy quyền
không tốt sẽ khiến công ty tốn nhiều nguồn lực nhưng không đạt được kết quả
mong muốn, tinh thần của nhân viên thì trở nên sa sút, cũng có thể gây ra
những hậu quả lớn hơn cho doanh nghiệp. Vì vậy, một nhà quản trị cần phải
biết cách ủy nhiệm, ủy quyền.
I. Cơ sở lí thuyết
1. Khái niệm
- Ủy nhiệm và ủy quyền là giao nhiệm vụ và trao quyền để người khác thay
mình thực hiện[ giải quyết] nhiệm vụ nào đó.
- Ủy quyền trong quản trị tổ chức là hành vi của cấp trên trao cho cấp dưới một
số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất định nhằm
đạt được mục tiêu của tổ chức
2. Quá trình ủy quyền
Xác định kết quả mong muốn
Nhà quản trị phải biết những nhiệm vụ, công việc nào có thể ủy nhiệm,
ủy quyền và cần đạt kết quả như thế nào. Những công việc nào nhà quản trị
phải tự ghánh vác? Những công việc nào có thể giao cho cấp dưới? Khi thực
hiện ủy quyền, cần xác định được kết quả mong muốn là gì? những mục tiêu
cần đạt được là gì? Phải đảm bảo mỗi cá nhân đều có trách nhiệm đạt được
những mục tiêu nhất định.
Giao nhiệm vụ
Nhà quản trị phải nắm được ưu, nhược điểm, năng lực của những nhân
viên mà mình quản lí và tính chất công việc. Xem xét thật cẩn thận thời gian
dự kiến để thực hiện, nhà quản trị phải vạch ra khung thời gian hợp lí. Có
thể phải hướng dẫn nhân viên của mình trong thời gian đầu nếu cần thiết. Từ
đó, ủy nhiệm một cách chính xác để tạo ra một hiệu quả cao nhất.
Giao quyền hạn để thực hiện nhiệm vụ
Khi ủy nhiệm, nhà quản trị phải tạo điều kiện cho nhân viên mình để thực
hiện công việc đó một cách hiệu quả không chỉ bằng việc cung cấp các tài
liệu, tài nguyên mà phải biết để thực hiện công việc đó cần có những quyền
hạn nào?
Kiểm tra thực hiện nhiệm vụ của của người được ủy quyền
Khi đã ủy nhiệm, nhà quản trị không được buông lơi công việc kiểm tra
việc thực hiện nhiệm vụ của nhân viên. Phải kiểm tra để xem tiến độ công
việc có đúng như dự kiến hay không? Hiệu quả công việc đã tốt chưa? Nếu
có sai sót thì kịp thời tìm nguyên nhân để khắc phục, tránh những sai sót
đáng tiếc.
3. Vai trò của ủy nhiệm, ủy quyền
- Ủy nhiệm, ủy quyền giúp nhà quản trị giảm nhẹ được công việc phải làm.
Trong một doanh nghiệp có rất nhiều công việc. Từ những việc nhỏ như
tiếp khách, bán hàng, tuyển nhân viên ... đến những việc lớn hơn như hoạch
định chiến lược, huấn luyện nhân viên, quản lý tài chính ... Nếu như người quản
trị làm tất cả thì ko đủ sức và chắc chắn cũng không thể làm nên thành công
được. Vì lẽ đó, nhà quản trị cần phải phân công công việc cho mọi người. Kèm
theo ủy nhiệm là ủy quyền. Uỷ quyền là một trong những nghệ thuật mà một
nhà lãnh đạo giỏi phải nắm vững. Không uỷ quyền thì nhà lãnh đạo có nguy cơ
ngập lụt trong những công việc lẽ ra họ không phải làm.
- Nhà quản trị sẽ có thời gian để tập trung vào những khâu then chốt.
Nếu một nhà quản trị có một khối lượng công việc quá lớn thì nhà quản
trị đó sẽ phải mất nhiều công sức và thời gian để hoàn thành tất cả các công
việc. Nhưng phải hoàn thành nhiều công việc trong cùng một lúc nhà quản trị sẽ
khó lòng có thể hoàn thành tốt tất cả các công việc đó. Thậm chí là sẽ làm tồi
một vài việc. Nhưng nếu ủy nhiệm và ủy quyền bớt cho những nhân viên của
mình thì nhà quản trị sẽ có thời gian để tập trung vào những công việc chính,
quan trọng, những khâu then chốt. Từ đó nâng cao hiệu quả công việc.
- Ủy quyền để kích thích tính tự chủ, sáng tạo và tinh thần trách nhiệm của
cấp dưới.
Khi nhà quản trị ủy nhiệm, ủy quyền cho nhân viên cấp dưới là đã mang
lại cho nhân viên của mình một cơ hội học tập nâng cao trình độ, thể hiện tinh
thần trách nhiệm, tính tự chủ và sáng tạo trong quá trình hoàn thành công việc
được giao.
- Ủy quyền biểu hiện sự tin tưởng vào nhân viên từ đó nâng cao tinh thần
làm việc của nhân viên
Bằng việc ủy quyền, ủy nhiệm một cách đúng đắn, nhà quản trị đã cho
nhân viên của mình thấy mình tin tưởng vào năng lực cũng như tinh thần trách
nhiệm của họ. Từ đó họ thấy mình có được tin tưởng và sẽ tích cực hoàn thành
các công việc.
- Ủy quyền, ủy nhiệm là để nâng cao chất lượng các quyết định
Đôi khi, ý tưởng của nhà quản trị chưa thực sự là phương án tốt nhất, ủy
nhiệm và ủy quyền sẽ giúp nhà quản trị phát hiện được những ý tưởng hay hơn.
Từ đó góp phần tích cực vào việc thực hiện mục tiêu của tổ chức.
4. Các nguyền tắc cần tuân thủ trong ủy nhiệm, ủy quyền.
- Ủy nhiệm, ủy quyền phải trong phạm vi chức trách của mình
Nhà quản trị cần phải biết phạm vi chức trách của mình, Và xác định rõ
ràng được phạm vi ủy quyền cho cấp dưới. Ví dụ như: Một trưởng phòng nhân
sự không thể ủy quyền và giao nhiệm vụ cho một nhân viên trong phòng kế
toán. Và ngược lại, trưởng phòng kế toán cũng không thể giao nhiệm vụ và trao
quyền cho một nhân viên trong phòng nhân sự. Mỗi một nhà quản trị phải biết
rõ chức trách và phạm vi quyền hạn của mình để giao ủy nhiệm và ủy quyền
một cách chính xác.
- Ủy quyền phải gắn với trách nhiệm, nghĩa vụ tương xứng.
Nhà quản trị cần phải biết lựa chọn con người theo nhiệm vụ. Công việc
đòi hỏi những năng lực đặc biệt nào? Ai là người đáp ứng những đòi hỏi đó?
Những kinh nghiệm thu được sẽ có ích và phù hợp với ai? Trước khi ủy nhiệm
và ủy quyền, nhà quản trị cần biết rõ tính chất công việc, biết được công việc
đòi hỏi những kĩ năng cũng như kinh nghiệm gì, biết rõ năng lực của các nhân
viên của mình. Và nếu hoàn thành được công việc đó nhân viên sẽ học hỏi được
những gì. Từ đó đưa ra quyết định sẽ ủy nhiệm cho cho ai và ủy quyền ở mức
nào?
- Thời hạn ủy quyền, ủy nhiệm phải được xác định rõ ràng.
Nhà quản trị cần xác định rõ ràng với nhân viên về thời gian ủy nhiệm,
ủy quyền. Điều này có thể là một động lực khiến nhân viên làm việc tích cực
hơn để hoàn thành nhiệm vụ được giao, và có ý thức về thời hạn quyền mình
được nhà quản trị đã ủy thác.
► Chú ý: Cần tránh hai xu hướng trong ủy nhiệm, ủy quyền:
- Cấp trên ôm đồm, không đủ nhân viên làm dẫn đến mệt mỏi, hiệu quả công
việc thấp.
Việc cấp trên ôm đồm quá nhiều công việc mà số lượng nhân viên không
đủ làm hay chính năng lực của các nhân viên không đủ sẽ dẫn đến việc nhân
viên bị áp lực vì công việc, thời hạn. Họ sẽ chán nản và có thể rời bỏ công việc
đó. Khi đó thì nhà quản trị đã thất bại trong việc quản trị của mình.
- Giao cho cấp dưới song buông xuôi, thiếu kiểm soát dẫn tới hậu quả xấu.
Mỗi nhà quản trị cần hiểu rõ các chức năng quản trị. Các chức năng quản
trị bao gồm: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát. Đó là những công việc
mà nhà quản trị nào cũng phải thực hiện. Thiếu đi một thì không còn là hoạt
động quản trị nữa. Khi một nhà quản trị giao nhiệm vụ và quyền hạn cho cấp
dưới mà buông xuôi không có sự giám sát hay kiểm tra thường xuyên sẽ dẫn tới
những hậu quả xấu. Nhân viên có thể sẽ xao nhãng nhiệm vụ của mình hay thực
hiện nhiệm vụ một cách hời hợt, qua loa dẫn tới làm ảnh hưởng đến hiệu quả
công việc, và nếu như đó là một nhiệm vụ quan trọng thì nó sẽ ảnh hưởng lớn
đến mục tiêu của tổ chức. Nếu không kiểm tra giám sát thường xuyên cũng có
thể dẫn đến tình trạng làm dụng quyền lực ở nhân viên, gây ảnh hưởng đến tâm
lí những nhân viên khác và gián tiếp làm tác động đến hiệu quả công việc.
5. Làm thế nào để tiến hành ủy nhiệm, ủy quyền có hiệu quả.
Uỷ quyền là một trong những nghệ thuật mà một nhà lãnh đạo giỏi
phải nắm vững. Không uỷ quyền thì nhà lãnh đạo có nguy cơ ngập lụt trong
những công việc lẽ ra họ không phải làm. Nhưng nếu uỷ quyền không tốt sẽ
khiến công ty tốn nhiều nguồn lực, nhưng không đạt được kết quả mong
muốn. Còn tinh thần của nhân thì trở nên sa sút. Vì vậy, uỷ quyền cần phải
được xem là một trong những kỹ năng được ưu tiên hàng đầu trong hoạt
động quản trị.
► Tin tưởng vào nhân viên
Nếu chưa tin tưởng vào nhân viên, nhà lãnh đạo hãy tự hỏi mình nguyên
nhân. Phải chăng họ chưa có đủ năng lực? Họ không đủ nhiệt tình và tinh
thần trách nhiệm? Hay bạn chưa cung cấp đủ nguồn lực để họ hoàn thành
công việc? Bạn chưa giao công việc rõ ràng cho họ. Sau khi đã trả lời thoả
đáng các câu hỏi trên, nhà lãnh đạo có thể kết luận có thể giao việc cho nhân
viên đó không.
► Hãy cụ thể và rõ ràng về thời hạn ủy nhiệm và ủy quyền
Nhà quản trị nên xác định được tính chất công việc và năng lực của nhân
viên để đưa ra một thời hạn rõ ràng về sự ủy nhiệm và ủy quyền cho nhân
viêc đó. Cần có khung thời gian và quyền hạn một cách rõ ràng. Điều này sẽ
là động lực cho nhân viên hoàn thành nhiệm vụ một cách nghiêm túc và
không lạm dụng quyền lực của mình.
►Đưa ra chỉ dẫn công việc đầy đủ
Trước hết, cần đảm bảo rằng các nhân viên đã biết và chấp nhận sự uỷ
quyền đó. Tiếp theo, bạn cần cung cấp đầy đủ các thông tin và cơ chế tiếp
nhận và xử lý thông tin phản hồi để nhân viên đó hoàn thành nhiệm vụ. Có
thể sẽ phải hướng dẫn trong thời gian đầu.
► Hãy "quản lý"
Nhiều nhà lãnh đạo thường muốn tự mình thực hiện công việc vì họ
nghĩ nhân viên của mình sẽ không thể làm tốt việc đó hơn họ. Việc này sẽ
dẫn đến sự làm thay cho nhân viên, mặt khác, hiệu quả mang lại thường lại
không cao. Vì nhà quản trị sẽ phải làm quá nhiều việc và không thể tập trung
vào những khâu quan trọng. Còn nhân viên lại sinh ra tính thụ động, ỷ lại.
► Uỷ quyền là một cách dạy kỹ năng
Việc uỷ quyền thích hợp sẽ tạo cơ hội cho các nhân viên học hỏi thêm
các kỹ năng mới một cách chủ động. Nhưng nhà quản trị phải biết cách uỷ
quyền, ủy quyền và biết cách xử lý các sai sót của nhân viên. Nhân viên
thường tỏ ra miễn cưỡng khi nhận nhiệm vụ có nguy cơ bị phạt khi có sai
sót. Do đó, họ cần phải được khuyến khích đảm nhận những nhiệm vụ mới.
► Kiểm tra
Khi ủy nhiệm và ủy quyền cho nhân viên, nhà quản trị rất muốn nhân
viên tự giác thực hiện, nhưng hãy đừng quên công việc giám sát. Điều này
có thể tác động một cách trực tiếp vào nhân viên và làm tăng hiệu quả công
việc. Ngoài ra còn kịp thời xử lí những sai sót không đáng có. Nếu ủy
nhiệm, ủy quyền mà không giám sát sẽ dẫn tới những hậu quả xấu.
► Khen ngợi kịp thời nỗ lực của nhân viên
Mỗi nỗ lực được ghi nhận của nhân viên sẽ là động lực để họ tiếp tục
phấn đấu. Họ sẽ có tinh thần cũng như niềm vui để thực hiện nếu như mỗi
việc làm của họ được nhà quản trị công nhân, họ sẽ thực hiện nhiệm vụ một
cách say mê và nhiệt tình. Việc này có thể thực hiện rất đơn giản, có thể
bằng văn bản hay những cuộc nói chuyện động viên, khen thưởng, tuyên
dương, có những phần thưởng cho những nhân viên thực sự cố gắng.
► Tránh uỷ quyền ngược
Rất có thể là khi không thực hiện được, nhân viên sẽ “trao” ngược lại
công việc cho nhà quản trị. Hãy thực hiện uỷ nhiệm hiệu quả hơn, thay vì để
nhân viên trao nhiệm vụ lại cho mình, hãy gợi ý để họ giải quyết vấn đề.
► Linh hoạt trong uỷ quyền
Các nhân viên khác nhau về kỹ năng và mức độ tin cậy, do đó, các
công việc thường cần phải được uỷ nhiệm dần dần. Khi một nhân viên trở
nên có năng lực và được tin tưởng hơn, mức độ uỷ quyền có thể được nâng
cao.
► Ủng hộ nhân viên
Uỷ quyền, ủy quyền một cách rõ ràng. Cung cấp thông tin và các
nguồn lực đầy đủ, trao đổi thường xuyên. Hãy nói rõ những yêu cầu của
công việc. Cho nhân viên thấy rằng họ sẽ luôn nhận được sự ủng hộ và trao
đổi cần thiết từ cấp trên của mình.
► Đúng người đúng việc
Hãy uỷ quyền, ủy nhiệm cho những nhân viên thích hợp với công việc
đó nhất. Những kỹ năng, kinh nghiệm sẵn có của họ sẽ là yếu tố quan trọng
nâng cao khả năng hoàn thành công việc.
II. Áp dụng bài tập
1. Bài tập 12
a, Đề bài : Bài học từ Tom Sawyer
Các nhà lãnh đạo có thể học được cách ủy thác công việc thành công
khi đọc cuốn tiểu thuyết nổi tiếng của văn hào nổi tiếng người Mỹ Mark
Twain, “Những cuộc phiêu lưu của Tom Sawyer”, đoạn Tom Sawyer sơn
hàng rào. Đoạn này kể về cách Tom ủy thác công việc cho những cậu bé
khác trong thị trấn và cách những việc này được hoàn thành một cách vui vẻ
và đầy đủ.
Tom xem qua tất cả công việc mà dì Polly đã giao cho cậu, cậu cảm
thấy đó là một ghánh nặng và rất buồn. Lúc một vài cậu bé trong thị trấn đi
qua, Tom đã nghĩ đến việc trả tiền để một hoặc hai đứa làm hộ, nhưng Tom
không có đủ tiền để mua được “một buổi chiều tự do”. Sau đó, khi cậu trở
về với công việc, một ý nghĩ lóe lên trong đầu, thay vì càu nhàu, cậu trở lại
làm việc với một thái độ thoải mái và bình tĩnh.
Ngay sau đó, cậu bé Ben Rogers đi ngang qua và bảo với Tom là thật
đáng xấu hổ khi cậu không thể đi bơi mà phải làm việc. Tom đáp lại:” Ồ, có
thể như vậy mà cũng có thể không phải như vậy. Tất cả những điều tớ biết
là nó rất phù hợp với Tom Sawyer”. Sau vài phút quan sát Tom thích thú với
công việc của mình, Ben đề nghị liệu cậu ta có thể sơn thử một ít. Tom nói
rằng, có lẽ chỉ một người trong một nghìn người hoặc thậm chí là hai nghìn
người mới có thể sơn được hàng rào theo cách mà dì Polly mong muốn.
Tom miễn cưỡng giao lại chổi cho Ben, đổi lấy một cái lõi táo. Ngay
khi đó, có càng nhiều cậu bé đến cùng với Ben sơn hàng rào. Tom ngồi dưới
một bóng cây và “chỉ đạo” các hoạt động. Chẳng mấy chốc hàng rào đã
khoác lên mình tấm áo mới. Ngày hôm đó, Tom đã học được một bài học
quan trọng vầ hành vi con người khi không có hiểu biết về nó. Để khiến
người ta thèm muốn một điều gì đó, điều quan trọng duy nhất là làm cho
điều đó trở nên khó đạt được.
Câu hỏi:
- Câu 1: Chúng ta có thể học được gì từ Tom Sawyer về nghệ thuật ủy
nhiệm, ủy thác công việc?
- Câu 2: Theo anh [chị]: khi nhà quản trị ủy nhiệm, ủy quyền công việc cho
cấp dưới có nên “ngồi dưới một bóng cây và chỉ đạo các hoạt động” như
Tom hay không? Tại sao?
b, giải bài tập
Câu 1: Bài học về ủy thác, ủy quyền công việc
Ta thấy rằng, quét sơn cho hàng rào là công việc của Tom. Nhưng cậu
bé đã biết giảm nhẹ công việc hay đúng hơn là hoàn thành công việc thông
qua sự trợ giúp của những cậu bé trong thị trấn. Tom đã khéo léo khiến công
việc trở lên hấp dẫn, có giá trị trong mắt của Ben và những cậu bé khác.
Trước hết, “Thay vì càu nhàu, cậu trở lại làm việc với một thái độ
thoải mái và bình tĩnh”. Trước sự chế giễu của Ben, Tom đã bình tĩnh và trả
lời rằng: “Ồ, có thể như vậy mà cũng có thể không phải như vậy. Những
điều tớ biết là nó rất phù hợp với Tom Sawyer”. Và cùng với cách làm việc
với một thái độ vui vẻ, thoải mái, Tom đã khiến cho cậu bé Ben thấy tò mò
về công việc mà Tom đang làm. Khi Ben đề nghị được làm thử, Tom đã
khẳng định rằng không phải ai cũng có thể làm được như cậu “ có lẽ chỉ một
người trong một nghìn người hoặc thậm chí là hai nghìn người mới có thể
sơn được hàng rào theo cách mà dì Polly mong muốn”. Và đưa chổi cho
Ben “một cách miễn cưỡng” để Ben thấy rằng không phải ai cũng có vinh dự
được làm công việc đó. Tom đã khiến cho không chỉ Ben, mà cả những cậu
bé xung quanh cũng phải chú ý đến công việc đó. Tom đã khiến một công
việc buồn tẻ và chán ngắt trở lên có giá trị, hấp dẫn với bọn trẻ.
Điều quan trọng là Tom không hề giao công việc một cách “vô trách
nhiệm” cho các cậu bé mà Tom tìm một bóng cây. Nơi có đủ khoảng cách
để Tom có thể quan sát tiến trình công việc và hoạt động của bọn trẻ để thể
kịp thời “chỉ đạo” bọn trẻ sơn theo đúng ý dì Polly.
Qua câu chuyện Tom Sawyer ủy thác công việc cho những cậu bé
trong thị trấn, ta có thể rút ra được bài học về nghệ thuật ủy nhiệm, ủy thác
như sau:
Để ủy nhiệm, ủy thác công việc đạt hiệu quả, nhà quản trị cần
phải biết được khả năng của nhân viên nào là phù hợp với nhiệm vụ
mình ủy thác. Cần tin tưởng khả năng của người nhân viên cấp dưới mà
mình ủy thác công việc. Chấp nhận sự giúp đỡ từ nhân viên cấp dưới
khi họ đề nghị.
Đồng thời, phải biết cách khích lệ tinh thần làm việc và tinh thần
trách nhiệm của người nhân viên được ủy thác, làm cho công việc trở
nên có giá trị, hấp dẫn hơn trong mắt của nhân viên cấp dưới. Vì sẽ
chẳng ai muốn làm công việc mà bạn đang than vãn rằng khó nhọc và
chán ngắt.
Không thể ra lệnh hay chỉ đạo mà phải khéo léo kích thích sự hiếu
kì và muốn chứng tỏ bản thân của mọi người, biến một công việc từ
nghĩa vụ của bản thân thành quyền lợi của người khác, đây không phải
là công việc bắt buộc phải làm mà là công việc được làm và không phải
ai cũng được làm. Qua đây, ta có thể thấy trong mỗi con người có động
lực thúc đẩy hoàn thành nhiệm vụ. Đó không phải là sự thỏa mãn lợi ích
bản thân mà là sự tự khẳng định mình.
Và điều quan trọng, trong quá trình ủy nhiệm, ủy quyền, nhà
quản trị phải có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát tiến trình thực hiện
nhiệm vụ của người được ủy quyền để có giải pháp ứng phó kịp thời đối
với những trường hợp xảy ra trong tiến trình công việc.
Làm được như trên tức là nhà quản trị đã biết cách chia sẻ công việc
với cấp dưới, việc làm này hoàn toàn là có lợi bởi vì:
Thứ nhất: nó sẽ làm giảm gánh nặng, áp lực về công việc đối với nhà quản
trị để họ có thời gian tập trung quan sát một cách tổng thể tiến trình công
việc, từ đó đưa ra được hướng đi hợp lý cho công việc đạt hiệu quả tốt.
Thứ hai: nhờ ủy thác, ủy quyền mà những người nhân viên cấp dưới sẽ
được tiếp xúc dần với công việc, làm quen với những công việc đòi hỏi tinh
thần trách nhiệm cao hơn đồng thời kích thích tính tự chủ, sáng tạo của
người nhân viên.
Câu 2: Người ủy nhiệm, ủy quyền có nên "ngồi dưới một bóng cây và chỉ
đạo các hoạt động" ?
Điều ấy sẽ không sai nếu việc chỉ đạo ở đây được thực hiện bao gồm
cả hướng dẫn, lãnh đạo và kiểm soát. Để hiểu rõ ý kiến này ta có thể phân
tích hai hoàn cảnh lãnh đạo sau:
Hoàn cảnh trong câu chuyện
Tom ngồi dưới bóng cây và chỉ đạo các hoạt động. Tom ở đây không
chỉ ngồi dưới bóng cây và chỉ chỏ bảo người này làm thế này, người kia làm
thế khác một cách bừa bãi, mà cậu bé luôn quan sát xem bọn trẻ làm thế nào
và chỉ đạo bọn chúng sơn cho đẹp, cho hợp với ý dì Polly, đây là việc làm
hoàn toàn hợp lý. Bởi biết đâu Tom tự tay sơn mà lại không đẹp bằng bọn
trẻ, thì chúng sẽ nghi ngờ và có thể phát hiện ra ý đồ của Tom và sẽ không
giúp Tom làm tiếp nữa.
Hơn thế, Tom không tham gia sơn mà chọn một nơi thích hợp [gốc
cây mát mẻ], với khoảng cách đủ khả năng quan sát một cách tổng thể tiến
trình công việc của bọn trẻ, thì có thể chỉnh sửa được kịp thời để hàng rào
sơn được đẹp, đúng ý dì Polly
Hoàn cảnh môi trường quản trị
Ở đây xuất hiện hai trường hợp:
► Nếu là nhà quản trị cấp cao và cấp trung
Đối với nhà quản trị cấp cao và nhà quản trị cấp trung thì họ không cần trực
tiếp tham gia vào công việc, mà chỉ ở ngoài quan sát, đưa ra những đường
lối đúng đắn cho công việc. Do đó việc này là hoàn toàn hợp lý.
►Nếu là nhà quản trị cấp cơ sở
Đối với những nhà quản trị cấp cơ sở thì việc làm trên chưa chắc đã
hợp lý bởi nhà quản trị cấp cơ sở phải trực tiếp tham gia vào công việc và
đòi hỏi có chuyên môn, làm việc tốt hơn cả những người nhân viên của họ.
Do đó nếu họ không tham gia vào làm thì các nhân viên dưới quyền sẽ thắc
mắc và dần nghi ngờ khả năng của người lãnh đạo, tinh thần làm việc của
người nhân viên sẽ dần trở thành đối phó, mất đi lòng tin và sự kính trọng ở
nhà quản trị. Từ đó dẫn tới kết quả công việc sẽ không được cao.
Tóm lại, là một nhà quản trị giỏi đòi hỏi phải biết cách ủy nhiệm, ủy
thác công việc cho những người nhân viên cấp dưới, sao cho hợp lý với hoàn
cảnh công việc của mình, thì công việc mới đảm bảo được hoàn thành tốt và
nhà quản trị giảm bớt được áp lực công việc, để tập trung vào những công
việc quan trọng, những khâu then chốt, đồng thời đối luôn tạo điều kiện cho
nhân viên cấp dưới có cơ hội để làm quen với các công việc khác nhau, được
thể hiện được khả năng sáng tạo, tinh thần tự chủ, tinh thần trách nhiệm của
mình. Dám ủy thác công việc khi nhân viên đề nghị. Phải biết chấp nhận sai
sót của nhân viên. Luôn luôn kiểm tra giám sát một cách có hiệu quả và
nghiêm túc để tránh những sai sót đáng tiếc. Một người thì không thể làm
nên thành công của cả công ty. Nếu biết sử dụng hết khả năng làm việc và
lòng nhiệt tình trong công việc của nhân viên thì nhà quản trị đã thành công
trong việc góp phần đạt được mục tiêu của tổ chức.
2. Bài tập ứng dụng
a, Đề bài: Bài học về Mai Quốc Thảo
Công ty may Khánh Toàn đã thành lập và đi vào hoạt động gần hai
mươi năm và là một trong những công ty may có uy tín và chất lượng, được
sự tin tưởng ở khách hàng. Ông Mai Khánh Toàn -tổng giám đốc công ty,
người đã có công rất lớn trong việc xây dựng hình ảnh của công ty. Ông
được biết đến là người thông minh, khéo léo trong nghệ thuật kinh doanh, là
một nhà lãnh đạo tài ba. Đặc biệt là khả năng phân công và tổ chức bộ máy
trong công ty. Ông luôn biết cách giao phó công việc cho những người thích
hợp và tin tưởng. Người công sự của ông là phó giám đốc kiêm trưởng
phòng kinh doanh- ông Trần Minh Đức- một người đã làm việc khá lâu
năm, là một người có trách nhiệm, có năng lực và trung thành với công ty.
Trong 1 lần ốm nặng biết trước tình hình, ông giao toàn bộ cho ông Đức
phụ trách dự án quan trọng đó nhưng trong quá trình điều trị bệnh ông luôn
cập nhật những bản báo cáo từ cấp dưới để có thể kiểm soát và đưa ra
những đóng góp. Mặc dù không tham gia trực tiếp dựa án nhờ sự ủy quyền
khôn khéo, cách quản lí đúng đắn kết quả là dự án vẫn thành công tốt đẹp.
Đến cuối năm 2010 căn bệnh ung thư tuyến tụy đến giai đoạn cuối
ông qua đời và toàn bộ quyền lực giao cho con trai ông- Mai Quốc Thảo.
Khi lên làm tổng giám đốc anh ta đã thay đổi nhiều vị trí trong công ty.
Đặc biệt là không còn tin dùng ông Đức vì cho rằng ông Đức không còn trẻ
để có thể đảm nhận vị trí quan trọng đó trong công ty và đưa anh Nam- 1
người có năng lực nhưng không kém phần tinh quái lên. Do chơi với với
Nam lâu tin bạn anh ấy giao toàn bộ quyền xử lí cho nam trong những dự
án quan trọng àm không hề kiểm tra hay quản lí. Và cứ cách làm việc vô
trách nhiệm ủy quyền cho Nam một cách không hợp lí. Một thời gian sau
thấy nguồn tài chính của công ty thâm hụt, Nam thường xuyên nghỉ việc.
Mọi chuyện mới vỡ lẽ trong quá trình được giao phụ trách dự án Nam đã
thực hiện những hành vi rút tiền, nhận hối lộ để không trúng thầu nhằm bù
đắp số nợ khá lớn của anh ta. Công ty rơi vào thời kì khủng hoảng trên đà
phá sản. Đến lúc này Thảo nhận ra thì đã quá muộn làm tiêu tan một đời
gây dựng sự nghiệp của người cha đang quý.
Câu hỏi:
- Câu 1: Sự ủy nhiệm, ủy quyền của ông Mai Khánh Toàn đúng đắn như thế
nào? Kết quả của sự đúng đắn là gì?
- Câu 2: Sai lầm của Mai Quốc Thảo là gì? Kết quả của sự sai lầm đó là gì?
b, Giải bài tập
Câu 1: Sự ủy nhiệm đúng đắn của Mai Khánh Toàn
Mai Khánh Toàn đã biết ủy nhiêm, ủy quyền một cách đúng đắn và
mang lại hiệu quả. Khi biết mình sẽ phải vắng mặt với các công việc trong
công ty một thời gian, ông đã giao nhiệm vụ cho ông Trần Minh Đức- một
người đã làm việc khá lâu năm, là một người có trách nhiệm, có năng lực
và trung thành với công ty. Ở đây, Mai Khánh Toàn đã năm bắt được ưu
điểm của nhân viên của mình, ông cũng đã biết rõ tính chất của công việc.
Là người thay ông giải quyết các công việc trong công ty phải là một người
có năng lực, có suy nghĩ đầy đủ, chín chắn và có năng lực để có thể quyết
định những việc quan trọng mang tính chất sống còn của công ty.
Thứ nhất, ông Đức là một người đã làm việc lâu năm và trung thành
với công ty, điều này hết sức quan trọng. Ông Toàn không thể giao những
công việc quan trọng cho một người mà ông không tin cậy, sẽ thế nào nếu
người đó mang những bí mật của công ty bán cho những công ty đối thủ.
Thứ hai, ông Đức là một người có năng lực và tính thần trách
nhiệm. Ông Toàn đã nhận thức rõ được tính chất quan trọng của những việc
mà mình sẽ ủy nhiệm. Vì vậy, ông đã chọn một người có năng lực, tinh thần
trách nhiệm, đồng thời đã làm việc lâu năm, người có đủ suy nghĩ chín chăn
để quyết định những việc quan trọng.
Thứ ba, điều quan trọng là khi ủy nhiệm và ủy quyền cho ông Đức,
ông Toàn không hề bỏ mặc mà thường xuyên cập nhật những bản báo cáo từ
cấp dưới để đưa ra những góp ý và tránh những sai sót gây thiệt hại cho
công ty.
Câu 2: Sự ủy nhiệm sai lầm của Mai Quốc Thảo
Mai Quốc Thảo đã liên tiếp mắc sai lầm trong cách quản trị của mình.
Thứ nhất, Khi lên nắm quyền, đáng nhẽ anh ta nên tìm hiểu rõ cách
tổ chức trong công ty, tìm hiểu những ưu điểm và nhược điểm của cách tổ
chức công ty đang có. Nếu thật sự cách tổ chức của công ty có nhiều bất cập
và không tạo ra hiệu quả cho công ty thì mới nên thay đổi cách tổ chức.
Thứ hai, Thảo đã không tin dùng ông Đức nữa. Điều này là một tổn
hại lớn cho công ty. Vì ông Đức là một người đã làm việc lâu năm cho công
ty, là một người có năng lực và có tinh thần trách nhiệm. Ít nhiều thì ông
Đức cũng đã góp phần làm phát triển công ty và chắc chắn cũng đã có những
ảnh hưởng tới những nhân viên trong công ty. Việc Thảo không còn tin dùng
ông Đức và thay đổi cách tổ chức trong công ty có thể khiến chính ông Đức
và những nhân viên khác trong công ty sẽ có thái độ khác với nhà quản trị
mình và sẽ không tích cực với công việc nữa hoặc có thể rời bỏ công ty.
Thứ ba, sai lầm của Thảo là ở sự thiếu tầm nhìn và thiếu trách nhiệm
của Thảo. Anh đã giao một vị trí quan trọng cho Nam chỉ với lý do là bạn bè
và khi ủy nhiệm, ủy quyền. Thảo dường như là đã không nhận thức được
tính chất công việc mà mình sẽ ủy nhiệm. Đồng thời, anh không nắm bắt
được tính cách của nhân viên mà mình sẽ chọn để ủy quyền. Thảo có thể
giao vị trí đó cho Nam nhưng hãy từng bước giao quyền chứ không phải
ngay lập tức như vậy. Điều đáng tiếc nhất là Thảo đã không hề kiểm tra hay
giám sát những hoạt động của Nam, không kiểm tra một cách thường xuyên
hiệu công việc hay những sai lầm và những thất bại mà công ty đang mắc
phải, Thảo bỏ mặc công việc cho Nam và dẫn tới những hậu quả vô cùng
đáng tiếc.
Tải về bản full
1. Uỷ quyền là gì?
Đầu tiên, phải khẳng định uỷ quyền không phải là một dạng giao việc. Uỷ quyền được hiểu là cá nhân/tổ chức cho phép cá nhân/tổ chức khác có quyền đại diện mình quyết định, thực hiện một hành động pháp lý nào đó và vẫn phải chịu trách nhiệm đối với việc cho phép/uỷ quyền đó.
Ủy quyền là căn cứ làm phát sinh quan hệ giữa người đại diện và người được đại diện, đồng thời nó cũng là cơ sở để người ủy quyền tiếp nhận các kết quả pháp lý do hoạt động ủy quyền mang lại.
Luật sư tư vấn pháp luật về uỷ quyền, tranh chấp về uỷ quyền: 1900.6568