Trong trường hợp hóa đơn điện tử được lập lúc đầu bị sai thông tin khách hàng và khách hàng có nhu cầu muốn chỉnh sửa thông tin trên hóa đơn lại cho chính xác, bên bán và bên mua sẽ cùng thống nhất lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký và đóng dấu của hai bên, mỗi bên giữ một bản để khai báo khi cơ quan thuế kiểm tra.
Biên bản hủy, thu hồi hóa đơn
Trong trường hợp bên bán đã lập và giao hóa đơn nhưng khách hàng muốn muốn hủy bỏ dịch vụ, hàng hóa đã mua hoặc hóa đơn điện tử được lập lúc đầu bị sai thông tin khách hàng và khách hàng có nhu cầu muốn hủy bỏ hóa đơn ban đầu và lập hóa đơn mới thay thế, bên bán và bên mua sẽ cùng thống nhất lập Biên bản hủy hóa đơn có chữ ký và đóng dấu của hai bên, mỗi bên giữ một bản để khai báo khi cơ quan thuế kiểm tra. Theo như biên bản hóa đơn đã lập sẽ được thu hồi và hủy bỏ, không còn giá trị pháp lý nữa.
Theo quy định ban hành mới nhất của cơ quan nhà nước, doanh nghiệp sẽ phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử bắt buộc vào tháng 1/7/2022. Điều này cho thấy, sử dụng hóa đơn điện tử là điều không thể tránh khỏi. Việc chuyển đổi này đòi hỏi kế toán viên và các chủ doanh nghiệp nhỏ cần tìm hiểu chi tiết các kiến thức liên quan đến hóa đơn điện tử trong quá trình sử dụng. Một trong số đó là tìm hiểu quy trình hủy hóa đơn , sử dụng đúng mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử khi có những sai sót không mong muốn. Cùng AccNet tìm hiểu chi tiết vấn đề này trong bài viết hôm nay.
1. Biên bản hủy hóa đơn điện tử là gì?
Biên bản hủy hóa đơn điện tử là mẫu văn bản ghi nhận toàn bộ các sự việc đã diễn ra trong khi thực hiện hủy hóa đơn điện tử. Theo đó, biên bản hủy hóa đơn được sử dụng ghi người lập hóa đơn có những sai sót trong quá trình tạo lập hoặc trường hợp không còn sử dụng hóa đơn online này. Người thực hiện lập biên bản là người nắm giữ, sử dụng hóa đơn.
2. Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử mới nhất 2024
Doanh nghiệp, tổ chức cần hủy hóa đơn sẽ phải sử dụng mẫu biên bản hủy hóa đơn theo thông tư 39/2014/TT-BTC ban hành ngày 31/3/2014. Thực hiện hướng dẫn tại Nghị định số 51/2010NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ như bên dưới đây.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—oOo—
BIÊN BẢN HỦY HÓA ĐƠN
Số …./BBTHHĐ
– Căn cứ Nghị định 51/2010/NĐCP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.
– Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT BTC ngày 31/03/2014 hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP về hóa đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.
Hôm nay, ngày … /…/201. chúng tôi gồm có:
BÊN MUA: CÔNG TY….
Địa chỉ: ………………………………………………………………………………….
Mã số thuế: ……………………………………………………………….
Người đại diện:……………………………….. Chức vụ: …………….
BÊN BÁN: CÔNG TY………………………………………………………………..
Địa chỉ: ………………………………………………………………………………….
Mã số thuế: ……………………………………………………………….
Người đại diện:……………………………….. Chức vụ: …………….
Chúng tôi cùng tiến hành lập bên bản về việc xin huỷ hoá đơn GTGT như sau:
1. Hoá đơn bị huỷ số: ………… do ……………………..… phát hành ngày ………..
2. Hàng hoá ghi trên hoá đơn gồm:
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
Tổng cộng ………………
Thuế GTGT ………………
Tổng số ………………
[Bằng chữ:…………………………………………………]
3. Lý do huỷ hoá đơn: ………….. [ ví dụ: Do ghi sai số lượng hàng hóa ]
Vậy chúng tôi lập biên bản này để làm cơ sở huỷ hoá đơn viết sai trên và cam kết
không sử dụng hoá đơn trên để kê khai thuế GTGT.
Biên bản được hai bên nhất trí và lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản và có giá trị
pháp lý như nhau.
Chúng tôi cam kết và hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc thu hồi và xóa bỏ hóa đơn này.
Biên bản này lập thành 02 bản, Bên A giữ 01 bản, Bên B giữ 01 bản.
ĐẠI DIỆN BÊN MUA BÊN BÁN ĐẠI DIỆN
Lập mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử là một trong những nghiệp vụ kế toán quan trọng ảnh hưởng lớn đến quá trình nộp thuế của Doanh nghiệp. Do đó, các kế toán viên cần tìm hiểu thật kỹ và thực hiện đúng luật định. Bài viết đã hướng dẫn chi tiết cách hủy hóa đơn cũng như cung cấp biểu mẫu biên bản hủy hóa đơn mới nhất. Hy vọng những thông tin trên hữu ích cho các doanh nghiệp.
3. Các trường hợp nên lập biên bản hủy hóa đơn điện tử
Rất nhiều các kế toán viên mới vào nghề thắc mắc câu hỏi khi nào lập mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử là đúng quy định. Tại Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC có ghi rõ thực hiện lập biên bản hủy có nhiều trường hợp áp dụng khác nhau. Vì thế, kế toán viên cần tìm hiểu và nắm vững các trường hợp này:
- Doanh nghiệp không còn sử dụng hóa đơn điện tử
Đây là trường hợp ít gặp nhất, tuy nhiên đây là trường hợp bắt buộc. Nếu doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh đã phát hành hóa đơn điện tử nhưng không còn sử dụng ở hiện tại và tương lai thì cần thực hiện hủy hóa đơn điện tử.
Thời gian thực hiện lập biện bản và hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày tính từ khi không còn sử dụng.
- Doanh nghiệp không còn hoạt động, chuyển đổi cơ quan thuế, thay đổi thông tin
Khi doanh nghiệp, các cơ sở kinh doanh thay đổi thông tin hoặc chuyển cơ quan thuế sẽ phải thực hiện hủy hóa đơn cũ, phát hành hóa đơn điện tử mới tương ứng.
Nếu doanh nghiệp ngừng hoạt động kinh doanh thì phải thực hiện hủy hóa đơn điện tử.
- Hóa đơn điện tử được lập có sai sót
Đây là trường hợp phổ biến, thường gặp nhất cần thực hiện lập mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử.
Cụ thể, có những sai sót trong hóa đơn điện tử sau:
– Hóa đơn điện tử phát hiện có sai sót nhưng chưa được gửi cho người mua
– Hóa đơn điện tử đã được lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa dịch vụ.
– Hóa đơn điện tử đã được lập gửi cho người mua nhưng chưa được kê khai thuế.
– Hóa đơn in sai thông tin, bị trùng, in thừa phải thực hiện hủy.
- Hóa đơn hết thời gian lưu trữ theo quy định của Luật kế toán
Hóa đơn điện tử có thời gian lưu trữ là 10 năm theo quy định của Luật kế toán. Do đó, khi hết thời hạn mà không có quyết định khác của cơ quan nhà nước thì doanh nghiệp cần hủy số lượng hóa đơn điện tử.
Lưu ý rằng việc hủy hóa đơn phải đảm bảo tính toàn vẹn của hóa đơn chưa hủy, đảm bảo dữ liệu thông tin hoạt động bình thường.
Ngoài ra, những hóa đơn được lập nhưng vi phạm quy định của pháp luật phải hủy theo đúng luật định.
4. Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử đúng luật
Để thực hiện lập mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử đúng quy trình và luật quy định cần thực hiện theo các bước sau đây.
Giai đoạn 1: Chuẩn bị hồ sơ để hủy hóa đơn điện tử
Các yêu cầu hợp pháp của bộ hồ sơ thực hiện hủy hóa đơn điện tử mới nhất:
- Trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh thì những doanh nghiệp, tổ chức cần thành lập hội đồng hủy hóa đơn.
- Bảng kiểm kê hóa đơn hủy cần có các mục như: tên hóa đơn, kí hiệu mẫu, kí hiệu số hóa đơn, số lượng hủy chi tiết.
- Biên bản hủy hóa đơn
- Bảng thông báo kết quả hủy cần chứa nội dung về kí hiệu, loại, số lượng hủy, lý do, ngày và giờ hủy. Căn cứ vào mẫu số 3.11 Phụ lục 3 theo thông tư 39/2014/TT-BTC.
Giai đoạn 2: Thực hiện quy trình hủy hóa đơn điện tử
Quy trình hủy hóa đơn điện tử được căn cứ vào Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC:
- Bước 1: Lập bảng kiểm kê số lượng hóa đơn cần hủy
- Bước 2: Thành lập hội đồng hủy hóa đơn bắt buộc có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán.
- Bước 3: Thực hiện ký biên bản hủy hóa: Hội đồng ký biên bản hủy chịu trách nhiệm trước pháp luật để hoàn tất quy trình hủy hóa đơn.
Trên đây là toàn bộ thông tin về biên bản hủy hóa đơn điện tử theo thông tư 78 mới nhất năm 2024 mà Lạc Việt Accnet đã biên soạn. Việc hủy hóa đơn điện tử trở nên dễ dàng hơn với phần mềm hóa đơn điện tử Lạc Việt, ứng dụng có nhiều tính năng ưu việt nhằm hỗ trợ doanh nghiệp/tổ chức/cá nhân thực hiện chuyển đổi và sử dụng hóa đơn điện tử hiệu quả.
Khi nào cần làm biên bản hủy hóa đơn điện tử?
Khi xảy ra sai sót về thông tin hoặc khi chấm dứt cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp cần phải hủy hóa đơn điện tử. Dù không bắt buộc nhưng doanh nghiệp vẫn nên lập biên bản hủy hóa đơn điện tử để đảm bảo sự thống nhất giữa các bên.
Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử khi nào?
Theo đó, biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử không phải văn bản bắt buộc lập mà chỉ lập khi bên bán và bên mua có thỏa thuận về việc lập biên bản trước khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế thì cần lập biện bản ghi rõ sai sót của hóa đơn đã lập sau đó lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế hóa đơn có sai sót đó.
Khi nào thì lập biên bản thu hồi hóa đơn?
Theo đó, người bán và người mua nếu phát hiện hóa đơn sai phải hủy bỏ thì lập biên bản thu hồi hóa đơn đã lập trong các trường hợp sau: [1] Hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ; [2] Hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế.
Mẫu số hóa đơn điện tử là gì?
Mẫu số hóa đơn điện tử là một chuỗi ký tự đại diện cho một loại hóa đơn điện tử cụ thể. Mẫu số hóa đơn điện tử thường bao gồm các thông tin như mã đơn vị phát hành, mã loại hóa đơn, mã số thuế của người bán và mã số thuế của người mua.