Lưu đồ quy trình xử lý kỷ luật lao động
Cơ sở pháp lý để xử lý kỷ luật lao động: Show
• Bộ luật Lao động 2012; BƯỚC 1: KIỂM TRA QUI ĐỊNH CỦA NỘI QUY LAO ĐỘNGTrước khi xử lý kỷ luật lao động, Doanh nghiệp phải kiểm tra xem hành vi của Người lao động (sau đây gọi tắt là “NLĐ”) có thuộc hành vi vi phạm được quy định trong Nội quy lao động hay không, nếu hành vi đó không được quy định thì không được xử lý kỷ luật lao động. Khoản 3 điều 128 Bộ Luật lao động quy định “Xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động có hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy lao động”. Một số trường hợp có thể xảy ra như sau: 1.1. Nội quy lao động quy định cùng một hành vi nhưng có hai hình thức xử lý kỷ luật lao động (một hình thức cao và một hình thức thấp). Về lý thuyết, doanh nghiệp cần phải xem xét hình thức xử lý kỷ luật lao động nào phù hợp trong trường hợp này hơn và áp dụng hình thức đó. Tuy nhiên, nếu áp dụng hình thức xử lý kỷ luật cao hơn thì dễ bị bắt bẻ, Doanh nghiệp không thể đưa ra bất cứ lập luận nào để chứng minh được hành vi đó thuộc trường hợp xử lý kỷ luật cao hơn. Do đó, trong trường hợp này nên áp dụng hình thức xử lý kỷ luật thấp hơn. Biện pháp khắc phục: khi xây dựng Nội quy lao động, phải kiểm tra thật kỹ có hành vi nào thuộc cả hai hình thức xử lý kỷ luật lao động hay không hoặc sử dụng theo phương pháp sự lựa chọn của Doanh nghiệp trong từng trường hợp. Ví dụ: kéo dài thời hạn nâng lương không quá 6 tháng hoặc cách chức đối với hành vi sau … 1.2. Hành vi thuộc trường hợp cách chức: chỉ áp dụng được hình thức kỷ luật này nếu NLĐ có chức vụ, nếu không có chức vụ thì không áp dụng được. Biện pháp khắc phục: Doanh nghiệp quy định những hành vi kéo dài thời hạn nâng lương không quá 6 tháng hoặc cách chức đối với cùng một hành vi. 1.3. Hành vi này thuộc trường hợp sa thải: Doanh nghiệp cần phải kiểm tra lại hành vi này có thuộc trường hợp bị xử lý kỷ luật sa thải theo quy định của Điều 126 Bộ Luật lao động 2012 hay không, nếu: • Thuộc một trong những trường hợp quy định trong Bộ Luật lao động 2012 thì được phép xử lý kỷ luật lao động sa thải; Biện pháp khắc phục: khi xây dựng Nội quy lao động, sử dụng toàn bộ các hình thức xử lý kỷ luật lao động được quy định trong Điều 126 Bộ Luật lao động 2012, cụ thể như sau: • Trộm cắp; Các hành vi được quy định từ mục (a) đến (g): Không cần phải gây hậu quả nghiêm trọng như trước đây, mà chỉ cần thực hiện hành vi này là đủ. Đây là cách hiểu hiện tại của chuyên viên Sở LĐ TB&XH thành phố Hồ Chí Minh, nhưng việc này có thể thay đổi trong trường hợp Chính Phủ hoặc Bộ LĐ TB&XH có văn bản hướng dẫn thi hành khác. Hành vi mục (h): NLĐ thực hiện bất cứ hành vi nào gây thiệt hại nghiêm trọng cho Doanh nghiệp đều có thể xử lý được (đã phát sinh thiệt hại). Tuy nhiên, Doanh nghiệp phải quy định mức thiệt hại như thế nào được xem là thiệt hại nghiêm trọng trong nội quy lao động và mức này phải lớn hơn 5 triệu đồng (Điều 14 Nghị định 41-CP năm 1995). Hành vi (i): NLĐ thực hiện bất cứ hành vi nào đe dọa gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng cho Doanh nghiệp đều có thể xử lý được (chưa phát sinh thiệt hạn). Tuy nhiên, Doanh nghiệp phải quy định mức thiệt hại như thế nào được xem là thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng trong nội quy lao động. Tuy nhiên, việc xác định một hành vi có đe dọa gây thiệt hại nghiêm trọng hay không gặp nhiều khó khăn trên thực tiễn. Ví dụ 1: NLĐ thực hiện công việc là bơm xăng cho phương tiện đi lại, họ có hành vi hút thuốc tại nơi làm việc à đây là hành vi đe dọa gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng và thể hiện rất rõ. Lưu ý: Khi một NLĐ đồng thời có nhiều hành vi vi phạm kỷ luật lao động thì chỉ áp dụng hình thức kỷ luật cao nhất tương ứng với hành vi vi phạm nặng nhất. BƯỚC 2: TƯỜNG TRÌNH LẠI SỰ VIỆC2.1. Người phát hiện hành vi vi phạm, cá nhân hoặc tổ chức bị ảnh hưởng, thiệt hại trình bày về việc đã phát hiện hoặc bị ảnh hưởng bởi hành vi của NLĐ như thế nào? 2.2. NLĐ tường trình sự việc xảy ra bao gồm những nội dung như sau (Mẫu số …): • Trình bày chung về diễn
biến sự việc; Theo quy định tại điểm a khoản 2 mục 4 Thông tư số 19/2003/TT-BLĐTBXH, NLĐ phải trường trình diễn biến sự việc xảy ra trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu của Doanh nghiệp. Trong trường hợp NLĐ không tường trình thì Doanh nghiệp vẫn được quyền tiến hành xử lý kỷ luật lao động. 2.3. Người làm chứng hoặc những người có liên quan khác trình bày về vụ việc. Lưu ý: Yêu cầu NLĐ và những người có liên quan khác tường trình về vụ việc nhằm thu thập thông tin, tài liệu, chứng cứ cho buổi họp xử lý kỷ luật lao động. Do đó, những bản tường trình này đều phải làm bằng văn bản có ghi đầy đủ thông tin của cá nhân, tổ chức và nội dung biên bản thể hiện rõ sự việc. BƯỚC 3: THU THẬP TÀI LIỆU, CHỨNG CỨTùy vào từng trường hợp cụ thể mà các chứng cứ, tài liệu khác nhau. Nhưng nhìn chung, các chứng cứ được thu thập phải tập trung vào một nội dung được xác định trước và thể hiện được những vấn đề sau: • NLĐ có thực hiện hành vi vi phạm này; BƯỚC 4: THỜI HIỆU XỬ LÝ KỶ LUẬT LAO ĐỘNGDoanh nghiệp phải kiểm tra thời hiệu xử lý kỷ luật lao động còn hay không. Thời hiệu được bắt đầu từ ngày xảy ra hành vi vi phạm, đối với hành vi vi phạm xảy ra trong thời gian dài hoặc hành vi vi phạm đó được thực hiện bởi nhiều hành vi thì thời hiệu bắt đầu từ ngày kết thúc hành vi vi phạm hoặc xảy ra hành vi cuối cùng. 4.1. Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động: • 06 tháng 4.2. Khi hết thời gian quy định dưới đây, nếu còn thời hiệu để xử lý kỷ luật lao động thì Doanh nghiệp tiến hành xử lý kỷ luật lao động ngay, nếu hết thời hiệu thì được kéo dài thời hiệu để xử lý kỷ luật lao động nhưng tối đa không quá 60 ngày kể từ ngày hết thời gian này: • Nghỉ ốm đau, điều dưỡng; 4.3. Quyết định xử lý kỷ luật lao động phải được ban hành trong thời hạn trên. BƯỚC 5: THỜI GIAN KHÔNG ĐƯỢC XỬ LÝ KỶ LUẬT LAO ĐỘNG HAY KHÔNGNếu người lao động đang trong thời gian không được xử lý kỷ luật lao động thì Doanh nghiệp phải chờ cho đến khi hết thời gian này mới được xử lý kỷ luật lao động và phải xử lý trong vòng 60 ngày nếu thời hiệu xử lý đã hết. Các khoản thời gian như sau: • Nghỉ ốm đau, điều dưỡng; nghỉ việc được sự đồng ý của người sử dụng lao động; BƯỚC 6: TẠM ĐÌNH CHỈ CÔNG VIỆC6.1. Doanh nghiệp có quyền tạm đình chỉ công việc của NLĐ khi vụ việc vi phạm có những tình tiết phức tạp, nếu xét thấy để NLĐ tiếp tục làm việc sẽ gây khó khăn cho việc xác minh. Tạm đình chỉ công việc phải đáp ứng các điều kiện sau đây: Thực hiện sau khi tham khảo ý kiến của Công đoàn. Người đại diện theo pháp luật là người trực tiếp họp với đại diện ban chấp hành Công đoàn trong trường hợp lấy ý kiến thông qua cuộc họp hoặc là người ký vào văn bản lấy ý kiến của Công đoàn trong trường hợp lấy ý kiến bằng văn bản. Trong trường hợp ủy quyền cho người khác thì phải bằng văn bản; • Thời hạn tạm đình chỉ công việc không được quá 15 ngày (trường hợp đặc biệt cũng không được quá 90 ngày); 6.2. Quyết định tạm đình chỉ công việc nên có ghi nhận trách nhiệm của NLĐ trong thời gian tạm đình chỉ là: Phải có trách nhiệm đến làm việc một số ngày cụ thể nhằm hỗ trợ Doanh nghiệp xác minh, điều tra hành vi vi phạm; Không tiếp tục đến làm việc nhưng phải có nghĩa vụ đến đúng thời gian và địa điểm theo thông báo của Doanh nghiệp; 6.3. Đề nghị NLĐ xác nhận hình thức liên hệ trong thời gian tạm đình chỉ công việc: • Điện thoại; BƯỚC 7: MỜI HỌP XỬ LÝ KỶ LUẬT LAO ĐỘNG7.1. Việc mời họp nên được thực hiện bằng văn bản và có xác nhận của NLĐ về việc đã nhận được giấy mời họp. 7.2. Thời điểm mời họp có thể là sáng mời và chiều họp. Tuy nhiên, thời điểm mời họp và thời điểm họp phải có một thời gian hợp lý để NLĐ có thể chuẩn bị cho cuộc họp và tránh trường hợp họ có ý kiến là thời gian mời quá gấp và họ không thể sắp xếp được. 7.3. Trường hợp NLĐ không đến dự buổi họp xử lý kỷ luật lao động đủ 03 lần theo giấy mời họp, Doanh nghiệp có thể xử lý kỷ luật lao động vắng mặt. Lưu ý: trong trường hợp này phải gửi thư bảo đảm đến địa chỉ của NLĐ, trong nội dung phiếu chuyển phát nhanh ghi rõ là mời họp xử lý kỷ luật lao động. Và phương án tốt nhất là sử dụng thêm việc mời họp qua email cá nhân của NLĐ. BƯỚC 8: HỌP XỬ LÝ KỶ LUẬT LAO ĐỘNG8.1. Những người tham gia phiên họp: • Người đại diện theo pháp luật của Doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền là người chủ trì. Người đại diện theo pháp luật chỉ được ủy quyền trong trường hợp đi vắng và không thể tham gia dự họp; Trường hợp NLĐ là nhân viên làm việc tại chi nhánh thì người chủ trì phiên họp xử lý kỷ luật lao động vẫn phải là Người đại
diện theo pháp luật. Nếu Giám đốc chi nhánh hoặc người khác là tham gia thì phải có giấy ủy quyền. 8.2. Trình tự phiên họp gồm có: • Người chủ trì tuyên bố lý do và giới thiệu nhân sự Thời hạn ban hành quyết định xử lý kỷ luật lao động: không nhất thiết phải sau 7 ngày kể từ ngày xử lý kỷ luật lao động nhưng phải trong thời hiệu xử lý kỷ luật lao động. NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý1. Nội quy lao động phải được đăng ký tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền, trong trường hợp có sự sửa đổi, bổ sung nội quy lao động thì phải được đăng ký lại. Các bước đăng ký nội quy lao động như sau: • Bước 1: Tham khảo ý kiến của ban chấp hành công đoàn cơ sở tại Doanh nghiệp 2. Tái phạm là thực hiện lại một hành vi đã bị xử lý kỷ luật lao động. Ví dụ: Người lao động có hành vi nghỉ 02 ngày trong một tháng và đã bị xử lý kỷ luật lao động kéo dài thời hạn nâng lương hoặc cách chức, sau đó NLĐ lại vi phạm nghỉ 02 ngày trong một tháng nữa và trong thời gian chưa được xóa kỷ luật, Doanh nghiệp được quyền xử lý kỷ luật lao động đối với NLĐ này. 3. Phiên họp xử lý kỷ luật lao động phải có Đại diện ban chấp hành công đoàn cơ sở của Doanh nghiệp tham dự hoặc trước khi tạm đình chỉ công việc phải tham khảo ý kiến của ban chấp hành Công đoàn cơ sở. Trường hợp Doanh nghiệp không có ban chấp hành Công đoàn thì Doanh nghiệp mời đại diện ban chấp hành công đoàn cấp trên tham dự. |