ISO 9001 có thể nói là một tiêu chuẩn đọc khó hiểu nhất trong lịch sử. Cách đây gần 10 năm, khi lần đầu tiên chạm tay vào tập tiêu chuẩn [có tiếng Việt], tôi đã cảm thấy ngay nó là một cái gì đó rối rắm và lung tung. Không hiểu sao sếp lại nói nó “cơ bản” và “hay”. Với tôi, cơ bản và hay có nghĩa là nó dễ đọc và phải rất hứng thú. Nên tôi lao vào đọc ngay, và thú thật thì chắc cũng nhiều bạn có cùng cảm giác là rất nhanh chóng chán.
Sau nhiều lần cố gắng chống chọi thì cũng gọi là đọc xong [thật ra là đọc cho xong]. Và những gì đọng lại là cái gì đó về quản lý chất lượng và quy trình, tài liệu hầm bà lằng… Và cơ bản là cũng không hiểu lắm nó là thứ gì và tại sao nó lại tồn tại trên đời này. Một cái thứ toàn là chữ, mà lại là những chữ khó hiểu.
Vậy vấn đề là tại sao người ta không viết ra một tiêu chuẩn dễ hiểu hơn, dễ áp dụng hơn? Trung tâm của sự rối loạn này chắc phải được bắt đầu bằng ý tưởng viết một tiêu chuẩn cho “mọi người”.
Có nghĩa là nó cơ bản và áp dụng cho tất cả mọi ngành nghề, mọi tổ chức, từ bé cho đến lớn. Cho nên vấn đề là khi bạn định viết cho mọi người mà cái nội dung thì không phải mọi người đều hiểu được. Kế đến tiêu chuẩn này rất ít chữ mà được viết trong ba năm, bởi một ủy ban toàn những Tiến Sĩ, Giáo Sư đầu ngành nên họ thấy viết đơn giản không đáng tiền hay sao ấy. ^^.
Cho nên để tránh những sai lầm của tôi 10 năm trước, để làm cho bạn yêu ngay ISO 9001 từ cái nhìn đầu tiên, tôi [Vietquality] xin chia sẻ lại thật đơn giản, dễ hiểu để mọi người có cái nhìn tổng quan và biết ISO 9001 là gì; ý nghĩa ra sao; lý do nó đến với thế giới này. Từ đó, phát sinh tình cảm, và một khi đã yêu, đã mê, thì anh chị tự tìm đến với nó thôi. Và từ đó góp phần nâng cao nhận thức về ISO của cộng đồng người Việt.
Tổng quan về ISO 9001:2015
Về cơ bản, ISO 9001:2015 là một tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng, nó là tập hợp những yêu cầu “cơ bản” về quản lý chất lượng và có thể áp dụng ở bất cứ tổ chức nào. Những yêu cầu này được thiết lập để đạt đến một nền tảng xuất sắc của việc lên kế hoạch [Planning], kiểm soát [Control], và cải tiến [Improvement].
Không có hệ thống quản lý chất lượng thì tổ chức rất ít cơ hội nhận ra những cải tiến và phát triển trong quá trình hoạt động. Thật ra, ISO 9001 đi xa hơn vai trò về chất lượng, nó là một hệ thống quản lý doanh nghiệp đúng nghĩa.
Bởi vì ISO 9001:2015 là tổng quan, là để áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp, nên nó khá là linh động. Một tiêu chuẩn có thể áp dụng cho mọi loại tổ chức thì nó không thể chỉ ra chính xác từng tí một là chúng ta cần phải làm gì. Đa số khách hàng cũng ước gì ISO 9001:2015 phải chỉ ra từng việc một phải làm. Thật tiếc là không. Chỉ có yêu cầu tổng quan và chúng ta tự tạo ra quy trình, thủ tục để đáp ứng với yêu cầu. Việc này gây nhiều khó khăn cho những doanh nghiệp chưa tiếp cận ISO, nhưng thật ra là nó có lợi hơn cho doanh nghiệp rất nhiều. Vì lẽ, mỗi doanh nghiệp có một đặc trưng riêng, do đó việc tự thiết lập quy trình sẽ đáp ứng đúng yêu cầu của doanh nghiệp, làm cho doanh nghiệp phát huy được thế mạnh của mình. Bạn thử nghĩ xem, nếu áp tất cả quy trình giống nhau, thì chẳng khác nào bác sĩ sử dụng một chỉ số huyết áp cho tất cả các bệnh nhân, hay phát cùng một loại thuốc cho nhiều người bệnh mà bị các bệnh khác nhau.
Từ “shall” là một từ mang tính yêu cầu bắt buộc trong bộ tiêu chuẩn này, bất cứ chỗ nào có từ “shall” là có yêu cầu. Và có rất nhiều loại yêu cầu, cho nên để thỏa mãn từ “shall” này chúng ta phải truyền đạt yêu cầu ra cho tổ chức, phát triển quy trình, tài liệu hóa thủ tục, lưu trữ hồ sơ, đào tạo con người, kiểm sản phẩm, hay các hoạt động kiểm soát khác. Trong hầu hết các trường hợp thì tiêu chuẩn này cho phép tổ chức tự đề ra bất cứ việc gì mình muốn để đạt yêu cầu. Chữ “shall” này bắt đầu từ phần 4 cho đến phần 10 của bộ tiêu chuẩn này.
ISO 9001 – Các phiên bản
Phần tiếp theo chúng ta sẽ đi sơ lược về các phiên bản trước của ISO 9001, sau đó mới nói sâu về ISO 9001:2015.
- ISO 9001: 1987 – Phiên bản đầu tiên của ISO 9001. Là một phiên bản nghiêng về thuần sản xuất đúng nghĩa và tập trung rất nặng vào phần tài liệu [document]. Những yêu cầu trong bộ tiêu chuẩn chủ yếu dựa trên tiêu chuẩn của quân đội Mỹ, được chính phủ sử dụng từ thời thế chiến thứ 2.
- ISO 9001:1994 – Một phiên bản chỉnh sửa rất ít. Vẫn còn tập trung rất nặng vào sản xuất. Rất khó áp dụng đối với các nhà cung cấp dịch vụ.
- ISO9001:2000 – Một phiên bản có sự thay đổi rất lớn, tập trung mạnh vào cải tiến liên tục, thỏa mãn khách hàng, lãnh đạo, và quản lý quy trình. Tiêu chuẩn này cũng nỗ lực thay đổi để có thể áp dụng vào không chỉ sản xuất mà còn dịch vụ. Ngoài ra thì quy trình đi theo xu hướng tổng quát và linh động hơn.
- ISO 9001:2008 – Một phiên bản rất rất ít thay đổi. Chỉ thay đổi về mặt từ ngữ, không có thêm một điều khoản nào, không bỏ bớt một điều khoản nào.
- ISO 9001:2015 – Là một phiên bản có sự thay đổi rất rất lớn, càng ngày càng đi xa với bản chất sản xuất ban đầu. Là một mô hình tập trung vào quản lý và cải tiến tổ chức, yếu tố rủi ro là trái tim của bộ tiêu chuẩn. Là một kiểu mẫu xuất sắc để phát triển tổ chức và thỏa mãn khách hàng một cách bền vững.
Tuan Huynh
ISO 9001 : 2015, Quality management system- Requirements [Hệ thống quản lý chất lượng- Các yêu cầu], là phiên bản thứ năm của tiêu chuẩn trong đó phiên bản đầu tiên được ban hành vào năm 1987 và đã trở thành chuẩn mực toàn cầu đảm bảo khả năng thỏa mãn các yêu cầu về chất lượng và nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng trong các mối quan hệ nhà cung cấp-khách hàng.
Và việc thay đổi các nguyên tắc quản lý chất lượng, bao gồm:
– hướng vào khách hàng;
– sự lãnh đạo;
– sự tham gia của mọi người;
– tiếp cận theo quá trình;
– cải tiến;
– quyết định dựa trên bằng chứng;
– quản lý mối quan hệ.
Lợi ích của tổ chức khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2015
a] khả năng cung cấp một cách ổn định các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng yêu cầu của khách hàng, yêu cầu luật định và chế định hiện hành;
b] tạo thuận lợi cho các cơ hội nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng;
c] giải quyết rủi ro và cơ hội liên quan đến bối cảnh và mục tiêu của tổ chức;
d] khả năng chứng tỏ sự phù hợp với các yêu cầu quy định của hệ thống quản lý chất lượng.
e] Áp dụng ISO 9001 tạo tiền đề cho việc áp dụng thành công những hệ thống quản lý tiên tiến khác như hệ thống ERP [Enterprise Resource Planning – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp] và CRM [Customer Relationship Management – Quản lý quan hệ với khách hàng]
Tiêu chuẩn ISO 9001 là gì?
Chắc hẳn, trong công việc hay cuộc sống thường nhật, chúng ta ai cùng đều ít nhiều nghe tới tiêu chuẩn ISO 9001. Vậy cụ thể ISO 9001 là tiêu chuẩn gì? Những nội dung sau đây sẽ cung cấp cho bạn đọc một cái nhìn khái quát nhất về ISO 9001.
Tổng quan về tiêu chuẩn ISO 9001
Tiêu chuẩn ISO 9001 được biết đến là một tiêu chuẩn quốc tế phổ biến nhất trong các tiêu chuẩn về hệ thống quản lý ISO. Cụ thể hơn, đây là một tiêu chuẩn được các doanh nghiệp/ tổ chức áp dụng cho thống quản lý chất lượng [QMS] của mình.
Nội dung của ISO 9001 bao gồm những nguyên tắc, yêu cầu cơ bản tập trung vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động của các quy trình trong QMS để đạt được mục tiêu mong muốn. Đó chính là đáp ứng, thỏa mãn được các yêu cầu cùng mong đợi của khách hàng và các bên liên quan khác. Đây chính là chìa khóa để doanh nghiệp có thể tồn tại và thành công trong bối cảnh nền kinh tế thị trường đang cạnh tranh ngày càng khốc liệt như hiện nay.
Các phiên bản của tiêu chuẩn ISO 9001?
Tiêu chuẩn ISO 9001 được xây dựng và chính thức ban hành lần đầu tiên vào năm 1987 bởi Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế - ISO. Trải qua hàng chục năm phát triển, tiêu chuẩn này đã và đang không ngừng được cải tiến, cập nhập để đảm bảo tương thích với bối cảnh thực tế của nền kinh tế hiện nay.
Tính tới thời điểm hiện tại, ISO 9001 đã có tới 5 phiên bản. Cụ thể như sau:
- ISO 9001:1987 - Đây là phiên bản đầu tiên của tiêu chuẩn ISO 9001. Phiên bản này gần như là thuần sản xuất và nặng về phần tài liệu.
- ISO 9001:1994 - Phiên bản này không có nhiều sự thay đổi so với phiên bản năm 1987. Chủ yếu vẫn tập trung vào hoạt động sản xuất chứ chưa tiếp cập đến khía cạnh cung cấp dịch vụ.
- ISO 9001:2000 - Đây là phiên bản có sự thay đổi vượt bậc khi đã có thể áp dụng cả vào doanh nghiệp sản xuất và cung ứng dịch vụ. Tiêu chuẩn này cũng linh động và có tính tổng quát hơn. Hướng đến việc cải tiến liên tục để luôn đảm bảo được hiệu quả của việc quản lý quy trình và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.
- ISO 9001:2008 - Phiên bản này chỉ có một vài sự thay đổi về mặt thuật ngữ và vẫn giữ nguyên các nội dung, điều khoản được sử dụng trong phiên bản năm 2000.
- ISO 9001:2015 - Đây là phiên bản mới nhất hiện nay và được đánh giá là có sự cải tiến vượt bậc so với phiên bản đầu tiên. Cốt lõi của phiên bản này là tập trung vào việc kiểm soát và quản lý hệ thống dựa trên yếu tố rủi ro. Hướng đến sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp áp dụng nó.
Doanh nghiệp nào nên áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001?
ISO 9001 là một tiêu chuẩn khá linh hoạt. Nó không bắt buộc doanh nghiệp phải làm theo điều này hay điều kia. Thay vào đó, các nguyên tắc, yêu cầu của ISO 9001 chỉ đóng vai trò như những định hướng để doanh nghiệp có thể đạt được hiệu quả khi vận hành và kiểm soát QMS của mình.
Chính vì vậy, ISO 9001 có thể áp dụng cho QMS của mọi doanh nghiệp/ tổ chức. Không quan trọng quy mô doanh nghiệp lớn hay nhỏ; là doanh nghiệp tư nhân hay nhà nước; mới thành lập hay đã hoạt động lâu năm; sản xuất hay kinh doanh sản phẩm hay dịch vụ gì...
Đặc biệt, ISO 9001 sẽ là một giải pháp hoàn hảo dành cho những doanh nghiệp muốn:
- Quản lý QMS theo quy trình một cách hiệu quả, chuyên nghiệp.
- Đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng về sản phẩm/ dịch vụ hoặc đối tác khi đấu thầu.
- Sử dụng đánh giá chứng nhận ISO 9001 như một phương pháp để marketing cho doanh nghiệp.
- Tích hợp ISO 9001 với các tiêu chuẩn về hệ thống quản lý ISO khác để nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
ISO 9001:2015 - Tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng
Như đã đề cập tới trước đó, ISO 9001:2015 là phiên bản mới nhất của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001. Tiêu chuẩn này cũng là tiêu chuẩn hiện đang được sử dụng để chứng nhận QMS cho doanh nghiệp. Tại Việt Nam, TCVN ISO 9001:2015 hoàn toàn tương đương với tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
Các mục đích của tiêu chuẩn ISO 9001:2015
Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là tập hợp của nhiều nguyên tắc, yêu cầu đảm bảo cho mọi khía cạnh của QMS trong một doanh nghiệp được kiểm soát và đạt được hiệu quả như mong đợi. Cụ thể, tiêu chuẩn ISO 9001:2015 hướng tới những mục đích sau đây:
- Đảm bảo doanh nghiệp có khả năng cung cấp các phẩm/ dịch vụ một cách ổn định. Đáp ứng đúng được nhu cầu của khách hàng cũng như yêu cầu của pháp luật.
- Là cơ sở để nâng cao mức độ thỏa mãn của khách hàng, đối tác.
- Có các phương pháp, hành động hợp lý, kịp thời khi phát hiện các rủi ro hoặc cơ hội liên quan tới bối cảnh cùng mục tiêu của doanh nghiệp.
- Đảm bảo doanh nghiệp có khả năng chứng minh sự phù hợp với những yêu cầu quy định của QMS.
Các điều khoản của tiêu chuẩn ISO 9001:2015
Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 được chia ra thành 10 điều khoản. Mỗi điều khoản sẽ thiết lập những yêu cầu, quy tắc riêng liên quan đến các khía cạnh khác nhau trong một QMS. Cụ thể:
| Điều khoản | Nội dung |
| 1. Phạm vi áp dụng | Điều khoản này thiết lập phạm vi mà tiêu chuẩn ISO 9001:2015 có thể được áp dụng trong QMS của bất kỳ doanh nghiệp nào. |
| 2. Tài liệu viện dẫn | Yêu cầu sử dụng các tài liệu cần thiết trong việc áp dụng ISO 9001:2015. Với tài liệu có năm công bố thì áp dụng bản được nêu. Còn với tài liệu không rõ năm công bố thì áp dụng bản mới nhất [bao gồm những bản sửa đổi]. |
| 3. Thuật ngữ và định nghĩa | Danh sách các thuật ngữ được sử dụng trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015 cùng định nghĩa kèm theo |
| 4. Bối cảnh của tổ chức | Xác định các vấn đề bên ngoài và bên trong doanh nghiệp; nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm cùng phạm vi của QMS và những quá trình của nó. |
| 5. Lãnh đạo | Lãnh đạo cao nhất phải thể hiện vai trò lãnh đạo cùng cam kết về QMS. Đồng thời, thiết lập và truyền đạt các chính sách chất lượng. Đảm bảo vai trò, trách nhiệm và quyền hạn trong tổ chức được phân công, truyền đạt rõ ràng. |
| 6. Hoạch định | Doanh nghiệp cần phải hoạch định các hành động giải quyết rủi ro và cơ hội; mục tiêu chất lượng và các kế hoạch để đạt được chúng; và những thay đổi liên quan đến QMS. |
| 7. Hỗ trợ | Doanh nghiệp cần xác định rõ các nguồn lực được sử dụng trong việc xây dựng và triển khai QMS. Đảm bảo lựa chọn nhân viên có đủ năng lực và nhận thức. Thực hiện trao đổi thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp cũng như quản lý và kiểm soát các thông tin dạng văn bản. |
| 8. Thực hiện | Doanh nghiệp cần triển khai QMS theo các kế hoạch, quy trình đã được hoạch định trước đó. Đảm bảo có các kế hoạch và quy trình kiểm soát phù hợp để đáp ứng những yêu cầu đối với sản phẩm/dịch vụ [thiết kế và phát triển, nhà cung cấp bên ngoài, sản xuất và cung cấp dịch vụ, thông qua sản phẩm và dịch vụ, đầu ra không phù hợp]. |
| 9. Đánh giá kết quả hoạt động | Doanh nghiệp cần phải thực hiện theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá QMS. Tổ chức những cuộc đánh giá nội bộ. Đồng thời, hoạt động đánh giá này cũng phải đảm bảo có sự tham gia và xem xét từ lãnh đạo. |
| 10. Cải tiến | Doanh nghiệp cần xác định và lựa chọn các cơ hội để cải tiến; thực hiện hành động khắc phục sự không phù hợp và liên tục cải tiến QMS của mình. |
Cấu trúc của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 theo chu trình PDCA
Một trong những đặc điểm nổi bật của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là nó được triển khai theo chu trình PDCA [Plan - Do - Check - Act]. Cụ thể:
| Bước | Mô tả |
| Plan - Kế hoạch | Doanh nghiệp cần xác định:
|
| Do - Thực hiện | Doanh nghiệp triển khai các kế hoạch đã vạch ra trước đó và áp dụng vào QMS của mình. |
| Check - Kiểm tra | Doanh nghiệp cần đánh giá, đo lường mức độ hoàn thành của các kế hoạch đã thực hiện so với các mục tiêu cùng yêu cầu đã đặt ra. |
| Act - Hành động | Căn cứ vào các sự không phù hợp hoặc kém hiệu quả trong QMS, doanh nghiệp cần phải có hành động khắc phục, cải tiến phù hợp để đảm bảo QMS duy trì được hiệu suất như mong đợi. |
Với chu trình PDCA trên đây, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng mọi quy trình trong QMS đều được quản lý và kiểm soát một cách toàn diện. Các nguồn lực được phân bổ thỏa đáng, cũng như tìm ra được các cơ hội phù hợp giúp hệ thống luôn được cải tiến, cập nhập.
Một số điểm cần lưu ý về tiêu chuẩn ISO 9001:2015
So với các phiên bản trước đó, tiêu chuẩn ISO 9001:2015 có nhiều sự cải tiến được đánh giá là đột phá và giúp việc quản lý chất lượng đạt được hiệu quả tối ưu và phù hợp với nền kinh tế hiện đại. Bởi vậy, để ISO 9001:2015 phát huy được tối đa hiệu quả trong công tác quản lý chất lượng, doanh nghiệp khi áp dụng tiêu chuẩn này cần lưu ý đến những điều sau:
Áp dụng cấu trúc bậc cao
10 điều khoản được nêu ra trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015 được xây dựng dựa trên cấu trúc bậc cao. Cấu trúc này cũng được áp dụng với tất cả các tiêu chuẩn ISO về hệ thống quản lý khác.
Điều này tạo ra sự đồng bộ và thống nhất. Giúp doanh nghiệp có thể linh hoạt hơn trong việc áp dụng các tiêu chuẩn một cách độc lập hoặc tích hợp chúng với nhau để tối ưu hiệu suất hoạt động.
Các thuật ngữ và định nghĩa
Ở phiên bản năm 2015, các thuật ngữ trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đã có sự điều chỉnh theo hướng cụ thể, dễ hiểu hơn. Sự thay đổi này được dựa trên cơ sở phù hợp với thực tế về bối cảnh kinh tế - xã hội hiện nay. Điều này giúp cho doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận và linh hoạt trong việc sử dụng hơn.
Tư duy dựa trên rủi ro
Thực tế, tư duy dựa trên rủi ro luôn là một phần của tiêu chuẩn ISO 9001. Nhưng ở phiên bản năm 2015, điều này được nhấn mạnh và tiếp cận theo một cách rõ ràng hơn.
Với cách tiếp cận này, doanh nghiệp có thể xác định các yếu tố tích cực hoặc tiêu cực có thể tác động tới kết quả của QMS. Đây chính là cơ sở để doanh nghiệp có thể đưa ra các biện pháp phòng ngừa, kiểm soát sao cho phù hợp và kịp thời . Đảm bảo giảm thiểu tối đa các rủi ro cũng như tận dụng được tối đa các cơ hội thuận lợi cho doanh nghiệp.
7 nguyên tắc quản lý chất lượng
ISO 9001:2015 yêu cầu doanh nghiệp khi xây dựng và vận hành QMS cần phải đảm bảo tuân thủ 7 nguyên tắc về quản lý chất lượng sau đây:
- Hướng vào khách hàng.
- Sự tham gia của lãnh đạo
- Sự tham gia của tất cả mọi người
- Tiếp cận QMS theo quá trình
- Cải tiến liên tục
- Đưa ra các quyết định dựa trên bằng chứng
- Quản lý các mối quan hệ
7 nguyên tắc này được coi là cơ sở có tính chiến lược cho mọi quyết định liên quan đến công tác quản lý chất lượng trong một doanh nghiệp. Những nguyên tắc này cũng được thể hiện xuyên suốt trong mọi điều khoản của ISO 9001:2015. Tùy vào từng giai đoạn hoạt động mà doanh nghiệp sẽ cần xem xét, cân nhắc về thứ tự ưu tiên của từng nguyên tắc để đảm bảo đạt được mục tiêu đã đặt ra.
Bối cảnh của tổ chức
Việc xác định bối cảnh của tổ chức khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là đặc biệt quan trọng. Doanh nghiệp cần xác định rõ ràng về điểm mạnh, điểm yếu, các cơ hội, thách thức cùng bối cảnh bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Bởi đây chính là cơ sở để QMS đi đúng hướng và đạt được thành công như kỳ vọng.
Sự tham gia của lãnh đạo
Trong ISO 9001:2015, vai trò của người lãnh đạo được đặc biệt chú trọng. Có thể nói, một QMS chỉ có thể duy trì được hiệu lực cùng hiệu quả của nó khi có sự tham gia cùng cam kết của lãnh đạo thông qua việc:
- Chịu trách nhiệm về tính hiệu quả của QMS
- Đảm bảo QMS phù hợp với bối cảnh và chiến lược của doanh nghiệp.
- Tích hợp QMS vào các quy trình hiện có của doanh nghiệp.
- Thúc đẩy việc tiếp cận theo quá trình và tư duy dựa trên rủi ro.
- Cung cấp đầy đủ các nguồn lực cần thiết cho QMS
- Truyền đạt tầm quan trọng của việc tuân thủ QMS.
- Đảm bảo sự thành công của QMS.
- Hỗ trợ nhân viên duy trì QMS.
- Thúc đẩy QMS được cải tiến liên tục.
- Hỗ trợ các quản lý khác trong các lĩnh vực liên quan tới QMS.
Các tài liệu trong ISO 9001:2015?
ISO 9001: 2015 không quy định các phương pháp tiếp cận cụ thể để quản lý tài liệu. Mỗi doanh nghiệp sẽ cần tự quyết định cách tiếp cận riêng trong việc xây dựng, duy trì, lưu trữ, kiểm soát và cải tiến mọi tài liệu liên quan tới QMS.
Trong ISO 9001:2015, sổ tay chất lượng cũng không còn là một tài liệu bắt buộc doanh nghiệp phải có. Đồng thời, nếu như nếu như doanh nghiệp không thực hiện những quy trình liên quan. Hoặc chứng minh được nó không ảnh hưởng tới việc sản phẩm/ dịch vụ phù hợp với yêu cầu của khách hàng, đối tác thì doanh nghiệp có thể không cần xây dựng những tài liệu đó.
Các bước để đạt được hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015?
Để đạt xây dựng và vận hành một QMS hiệu quả và đạt chuẩn ISO 9001:2015, doanh nghiệp cần tuân thủ theo các bước sau:
Bước 1: Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015
Mỗi một doanh nghiệp sẽ có một QMS riêng với mục đích và các vận hành khác nhau. Nhưng nhìn chung, những công việc mà doanh nghiệp cần thực hiện để xây dựng QMS theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 bao gồm:
- Xem xét sự phù hợp của việc áp dụng QMS trong doanh nghiệp.
- Lãnh đạo cao nhất thể hiện cam kết về việc áp dụng QMS theo ISO 9001:2015.
- Xác định mục đích của việc áp dụng QMS trong doanh nghiệp.
- Lập ban ISO và phân bổ đội ngũ thành viên tham gia sao cho phù hợp.
- Tổ chức đào tạo nhận thức về tiêu chuẩn ISO 9001 và cách xây dựng hệ thống tài liệu.
- Phân tích và đánh giá thực tế bối cảnh của doanh nghiệp.
- Xây dựng, thực hiện, kiểm soát và đánh giá quá trình xây dựng, vận hành QMS.
- Cải tiến và hoàn thiện QMS dựa trên kết quả đánh giá QMS thực tế.
Bước 2: Đăng ký chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015
Sau khi QMS đã đi vào vận hành, doanh nghiệp cần đăng ký cấp chứng chỉ ISO 9001:2015 tại tổ chức chứng nhận có thẩm quyền [như ISOCERT]. Hoạt động chứng nhận sẽ giúp doanh nghiệp có thể nhìn nhận một cách khách quan mức độ phù hợp giữa QMS của mình so với những yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
Trong quá trình đánh giá và chứng nhận, nếu như vẫn còn sự không phù hợp, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng sự không phù hợp đó là gì, nguyên nhân do đâu để có hành động khắc phục sao cho phù hợp. Một khi QMS của doanh nghiệp đáp ứng được các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001, doanh nghiệp sẽ được cấp chứng chỉ ISO 9001:2015.
Bước 3: Duy trì, giám sát hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015
Để đảm bảo QMS có hiệu lực và đem lại lợi ích, doanh nghiệp cần phải duy trì việc áp dụng nó theo đúng tiêu chuẩn ISO 9001.Thường xuyên cải tiến, cập nhập QMS để luôn đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp đang hướng tới.
Hình ảnh: Mẫu giấy chứng nhận ISO 9001
Đồng thời, việc duy trì QMS theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 cũng chính là một điều kiện bắt buộc để giữ được giá trị của giấy chứng nhận ISO 9001:2015 trong thời gian còn hiệu lực.
Trên đây là những thông tin sơ lược về tiêu chuẩn ISO 9001. Có thể khẳng định rằng, tiêu chuẩn ISO 9001:2015 không chỉ đơn thuần phục vụ cho việc đạt được chứng chỉ về QMS. Mà nó còn là một trong những công cụ hữu ích đảm bảo sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
Xem thêm: Tiêu chuẩn ISO 9001 PDF
Nếu như có mong muốn tìm hiểu rõ hơn về tiêu chuẩn này, doanh nghiệp có thể truy cập vào website của ISOCERT. Hoặc gọi tới hotline 0976 389 199 để được đội ngũ của ISOCERT hỗ trợ, tư vấn chi tiết trong thời gian sớm nhất.