Hướng dẫn vẽ sơ đồ tổ chức trong visio 2023 năm 2024

Visio 2013 cũng là một phần trong bộ công cụ văn phòng Microsoft Office. Mặc dù không được phổ biến như Word, Excel hay PowerPoint nhưng chức năng vẽ sơ đồ nhanh chóng và chuyên nghiệp của Visio cũng được đánh giá cao.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách làm một sơ đồ hình khối ở mức cơ bản với Visio 2013 và đương nhiên còn có cả một chân trời để bạn khám phá trong Visio 2013.

Bạn có thể tải Visio 2013 về dùng thử miễn phí bằng cách vào đây và làm theo hướng dẫn.

Hướng dẫn sử dụng Visio 2013, phần mềm vẽ sơ đồ “chuẩn”

Bước 1: Khi mới mở Visio 2013 hoặc khi tạo một sơ đồ mới, bạn sẽ được chọn một trong số rất nhiều kiểu mẫu với những kho hình khối khác nhau. Word 2013 được nâng cấp hơn so với các phiên bản trước cũng ở chỗ có nhiều mẫu hơn.

Bước 2: Đánh dấu chọn hệ thống đo lường Metric Units rồi bấm nút Create.

Bước 3: Bảng bên trái sẽ là tập hợp những hình khối dành cho kiểu mẫu bạn chọn, dù đương nhiên bạn có thể thêm bất kỳ hình khối nào trong mục More Shapes. Khi muốn dùng hình khối nào hãy kéo thả hình khối đó vào trang bên phải.

Bước 4: Để nối các hình khối với nhau, bạn hãy bấm nút Connector phía trên rồi kéo các đầu mối từ hình khối nguồn sang hình khối đích.

Bước 5: Để viết chữ lên hình khối, rất đơn giản, bạn hãy chọn hình khối mong muốn rồi bắt đầu gõ. Công cụ chỉnh sửa chữ vẫn nằm trên mục HOME => Font như các công cụ Office khác.

Bước 6: Khi muốn viết chữ vào khoảng trống bất kỳ, hãy bấm nút Text phía trên và bấm chọn chỗ trong trang, rồi gõ…

Bước 7: Bạn có thể bật chức năng chỉnh kích cỡ khối chữ cho hợp lý bằng cách bấm nút Text Block phía trên.

Bước 8: Bạn có thể vào tab DESIGN, tìm mục Themes để chọn đồng phục cho các hình khối.

Bước 9: Vẫn trong tab DESIGN, hãy bấm Backgrounds để chọn phông nền cho sơ đồ của bạn. Như vậy là bạn đã có một thành phẩm tương đối hoàn chỉnh và có thể lưu thành nhiều định dạng file khác nhau.

Phần mềm Visio là phần mềm được biết đến để tạo sơ đồ thông minh cũng như cung cấp các mẫu để tích hợp trong quá trình làm việc. Để khám phá thêm những thông tin bổ ích về phần mềm Visio, hãy tham khảo bài viết sau.

Phần mềm Visio là gì?

Microsoft Visio là một chương trình vẽ sơ đồ vô cùng thông minh, nó được tích hợp sẵn vào chương trình Microsoft Office. Phần mềm này cho phép người dùng thể hiện bản vẽ trực quan nhất và tiết kiệm thời gian. Đối với doanh nghiệp chuyên về thiết kế và xây dựng thì đây chính là một phần mềm hỗ trợ đắc lực cho họ.

Ngoài ra, phần mềm Visio còn cung cấp rất nhiều tính năng khiến việc tạo sơ đồ linh động hơn cũng như phù hợp với nhiều nhu cầu sử dụng. Bạn cũng có thể sao chép bản vẽ qua các phần mềm khác nhau của Microsoft (Word, Excel,…).

Tính năng nổi bật của Microsoft Visio

Giao diện

Trong bản sử dụng Offline, phần mềm Visio đã bỏ biểu tượng Word, Excel, Powerpoint nhưng vẫn giữ nguyên save, redo, undo. Các tab sẽ được phân chia bởi dấu gạch dọc thay vì dính vào nhau khiến người dùng khó quan sát.

Chia sẻ tài liệu online

Tính năng này cũng đã được cập nhật mới. Nhưng đã nói ở phần trên, người dùng không chỉ chia sẻ được sơ đồ qua các phần mềm mà còn có thể chia sẻ với bạn bè đồng nghiệp.

Sự cộng tác

Tính năng này giúp nhiều người dùng có thể cùng lúc chỉnh sửa nội dung trên cùng một văn bản. Nhưng hiện tại tính năng này chỉ hỗ trợ trên máy tính chưa thể thực hiện trên thiết bị di động.

Tích hợp với Skype

Tính năng hỗ trợ giao tiếp trực tiếp trong quá trình xử lý tài liệu, tích hợp trên các bản Office Online. Ngoài ra người dùng có thể nhắn tin tức thời cũng như chia sẻ màn hình hoặc đoạn chat video ngay trong văn bản.

Và còn rất nhiều tính năng khác, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí.

Lựa chọn phần mềm Visio phù hợp với bạn

Người dùng có thể lựa chọn hai loại hình thức sử dụng như sau:

Sử dụng phần mềm Visio Online

Khi sử dụng Microsoft online trên web bạn có thể dễ dàng tạo, xem và chỉnh sửa các sơ đồ và lưu trữ trên đám mây của Microsoft. Ngoài ra khi sử dụng bản online, người dùng vẫn có thể in và chia sẻ sơ đồ cũng như chèn và nhận xét mọi lúc mọi nơi.

Người dùng sẽ không bao giờ phải quan tâm đến việc phải cập nhật phiên bản mới, web sẽ luôn tự động cập nhật những phiên bản mới nhất. Phần mềm Visio được thừa hưởng nhiều tính năng bảo mật cũng như tuân thủ các tính năng có sẵn trong các sản phẩm của Microsoft.

Sử dụng phần mềm Visio Offline

Người dùng có thể tạo các biểu mẫu bằng các công cụ dễ sử dụng và dễ dàng trong việc thiết kế. Bên cạnh đó, phần mềm Visio có thể truy cập các mẫu bổ sung có sẵn trên web.

Ngoài ra với những doanh nghiệp chuyên về thiết kế, nhân viên có thể sử dụng bút để thỏa sức sáng tạo trên các thiết bị hỗ trợ cảm ứng. Đây là điều phiên bản online không thể làm được. Đặc biệt hơn, phần mềm này hỗ trợ người dùng tạo sơ đồ từ các nguồn dữ liệu có sẵn như Excel, Exchange và Azure Active Directory.

Cách sử dụng phần mềm Visio

Trong trường hợp bạn chỉ có nhu cầu sử dụng phần mềm Visio online, bạn chỉ cần tạo tài khoản Microsoft sau đó truy cập trang web: https://www.office.com/launch/Visio để tiến hành sử dụng.

Nhưng nếu bạn đang quan tâm đến phần mềm Visio nói riêng và các phần mềm Microsoft bản quyền nói chung hãy liên hệ ngay với MSO để được sử dụng một cách an toàn cũng như được hỗ trợ kỹ thuật trong quá trình cài đặt.

Hiện tại khi đăng ký sử dụng phần mềm Visio tại MSO, người dùng sẽ có 2 gói sản phẩm để lựa chọn.

Microsoft Visio 1 Microsoft Visio 2 139.000đ /người dùng/tháng 409.000đ /người dùng/tháng Làm việc mọi lúc mọi mới chỉ cần có thiết bị kết nối Internet (ngoại trừ máy tính) Mỗi tài khoản sẽ được 2GB dung lượng lưu trữ trên OneDrive. Bao gồm tất cả các tính năng của Visio 1. Điểm khác biệt là phiên bản này sử dụng được trên mọi thiết bị.

Một số câu hỏi thường gặp

Khi phiên bản mới của phần mềm Visio được cập nhật thì người dùng có thể vẫn sử dụng phần mềm cũ được không?

Việc sử dụng các phiên bản Office 365 và Visio khác nhau sẽ tùy thuộc vào loại công nghệ dùng trong quá trình cài đặt sản phẩm. Để đảm bảo tính tương tích, người dùng phải đảm bảo các quy tắc:

• Không thể sử dụng công nghệ cài đặt khác nhau để cài đặt hai sản phẩm cùng một phiên bản.
• Không thể cài đặt hai sản phẩm thuộc hai phiên bản khác nhau nếu chúng đều sử dụng Click-to-Run và có các ứng dụng Office chồng lên nhau.

Liên hệ ngay với nhà cung cấp để hỏi thêm về vấn đề này.

Bảo vệ tệp dữ liệu Visio như thế nào?

Các phiên bản hiện nay của của phần mềm Visio đều cung cấp quản lý quyền thông tin (IRM). Với các phiên bản không đăng ký Visio, bạn lần lượt chọn theo hướng dẫn sau: Chọn Tệp, sau đó Thông tin tiếp tục chọn Bảo vệ Sơ đồ, cuối cùng chọn Hạn chế Quyền truy cập.

Phần mềm Visio có thể liên kết với những nguồn dữ liệu nào?

Khi sử dụng phần mềm trên máy tính bạn có thể liên kết qua các nguồn sau: Microsoft Excel, Microsoft Access, SharePoint Foundation, Microsoft SQL Server, Exchange, Azure Active Directory.