Hướng dẫn tìm file trên máy tính Informational năm 2024

Đặt tên file như thế nào để dễ tìm lại luôn là câu hỏi mình đặt ra mỗi khi lưu file hay chép file vào máy tính. Điều này sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian về sau vì bạn không phải vắt óc nghĩ coi mình đặt file tên gì, theo quy cách nào, bạn nhìn vào cũng sẽ biết ngay file này là tài liệu của ngày mấy, có phải là bản chính thức hay chưa. Khi kết hợp với các sắp xếp hợp lý bằng các folder, anh em sẽ cảm thấy việc tìm kiếm file "dễ thở "hơn nhiều. Hi vọng anh em nào chưa có thói quen tổ chức file sẽ làm theo những gì mình chia sẻ, còn anh em có cách riêng hoặc cách nào hay hơn thì cũng comment vào topic để người khác học hỏi theo nhé. Những cách bên dưới xài được cho cả Win, Mac, iOS, OS X, Linux, hay bất kì OS nào phổ biến.

1. Đặt tên file có ý nghĩa, ngắn gọn

Cách mình đặt tên file luôn tuân theo những nguyên tắc như sau:

• Không bao giờ dùng dấu tiếng Việt (vì có thể gây lỗi kí tự, lỗi khi email, lỗi khi tìm kiếm)
• Không dùng khoảng cách giữa các chữ (vì có thể bị lỗi khi mở bằng một số app nhất định)
• Tên phải dễ hiểu, dễ nhớ, nói về nội dung chính của file
• Có thể đính kèm thêm mốc thời gian, địa điểm

Ví dụ: mình có một file tài liệu nói về cách mình độc chiếm Tinhte.vn. Khi đó, mình sẽ đặt tên cho file này là: Doc_chiem_Tinhte.docx. Hoặc giả sử mình có một tấm ảnh chụp gia đình mình đi chơi Đà Lạt hồi tháng 7 năm ngoái, mình sẽ đặt tên là Da_lat_gia_dinh_7_2016.jpg.

Anh em để ý rằng trong hai cái tên mình lấy làm ví dụ, điểm chung của chúng là đều ngắn gọn nhưng vẫn chứa đầy đủ ý nghĩa file. Điều này cực kì có lợi cho bạn khi cần tìm lại chúng: bạn muốn tìm những tấm ảnh chụp gia đình khi đi chơi Đà Lạt, bạn chỉ cần search từ khóa "Gia dinh da lat". Hoặc nếu bạn muốn tìm lại kết hoạch chiếm Tinh tế, chỉ cần gõ "chiem tinh te" vào ô tìm kiếm của hệ điều hành là xong.

Quan trọng nhất là vụ tên file rất có ý nghĩa, có tác dụng với cả việc search lẫn việc xem file. Giả sử anh em đặt tạm tên file là tinhte.docx thì làm sao có thể dễ dàng tìm thấy trong lần sau khi mà có cả chục file có tên tương tự? Mình biết nhiều anh em đặt tạm file cho nhanh để tiếp tục làm việc, nhưng rồi sau đó mãi không nhớ lưu tên file là gì nên cứ loay hoay mãi mà chẳng kiếm được file mong muốn.

Một điều nữa mà anh em cần quan tâm: bộ máy tìm kiếm thường sẽ bỏ qua các dấu _ hoặc - nên nếu bạn đặt tên file có các kí tự này thì cũng chẳng sao. Windows hoặc macOS hoặc Linux khi tìm kiếm cụm từ "Da_Lat" và "da lat" sẽ cho kết quả giống nhau. Ngay cả khi bạn upload hình ảnh lên Flickr, Dropbox, OneDrive và phần lớn những dịch vụ đám mây khác thì bộ máy vẫn hoạt động theo cách tương tự. Bộ máy tìm kiếm của hệ điều hành cũng không quá khắt khe về thứ tự sắp xếp của các chữ trong tên file nên bạn có thể đặt tên lệch 2-3 chữ, không cần căng thẳng quá.

2. Có thể đính kèm thêm mốc thời gian, địa điểm, tên công ty, phiên bản...

Ngoài nội dung chính của file, anh em cũng nên đính kèm vào tên file một số đặc trưng mà anh em đảm bảo sẽ không bao giờ quên và luôn nhớ về nó mỗi khi cần tìm. Các từ khóa đó có thể liên quan tới người nhờ anh em làm file, tên khách hàng, công ty đối tác hay bất kì thứ gì mang tính gợi nhớ.

Về việc mốc thời điểm cũng chèn vào tên file, coi vậy chứ nó giúp ích rất nhiều vì anh em có thể ngay lập tức biết file đó được xử lý ngày nào mà không cần xem kĩ trong attribute mất thời gian. Cách nhập tùy ý thích anh em, riêng mình thì sử dụng cấu trúc YYYYddMM, ví dụ ngày 25 tháng 1 năm 2017 thì thời gian sẽ là 20170125. Anh em thích xoay lật tháng trước ngày sau hay bỏ luôn năm cũng không sao hết. Cách này cũng sẽ vô cùng hữu ích nếu anh em cần lưu nhiều bản backup của một file và cần dữ liệu để quay về cái chạy ổn định nhất có thể.

Cái này đương nhiên cũng hữu ích khi anh em chép file cho người khác, họ nhìn vào họ biết phải dùng file nào rồi.

Cuối cùng, đừng nghĩ rằng anh em sẽ đặt lại tên cho đàng hoàng khi làm xong việc. Không đâu, mình đã từng thấy rất nhiều người như thế, cũng để đến lúc cuối dự án mới đổi tên nhưng khi ấy file rác đã đầy cả ra, phải đi xem từng file xem nội dung bên trong là gì để rename lại vô cùng cực khổ. Chịu khó khúc đầu một chút nhưng khúc sau sướng hơn nhiều lắm anh em ạ.

3. Cấu trúc folder như thế nào cho dễ tìm kiếm

Cấu trúc folder ở đây mình đang nói tới là việc tạo folder con - cha như thế nào cho dễ tìm lại trong tương lai lỡ mà chức năng search không giúp anh em tìm thấy file mong muốn. Một số quy tắc của mình như sau, áp dụng cho cả Windows lẫn macOS:

1. Sử dụng sẵn các folder đã có của hệ điều hành, ví dụ Documets, Music, Video
2. Thư mục cha phải là một nội dung lớn bao hàm các thư mục con trong đó
3. Việc đặt tên cho folder cũng là một nghệ thuật, hãy làm cho nó gọn và sáng tạo, dễ nhớ
4. Nếu là thư mục của cloud, tách riêng ra. Ví dụ Dropbox có thư mục riêng của Dropbox, Drive có riêng, OneDrive riêng luôn

Mình ví dụ trước cho anh em về thư mục Dropbox của mình, nơi lưu tất cả mọi file quan trọng và sống còn (mình chẳng lưu thứ gì mà chỉ có trên máy tính, mọi thứ đều qua Dropbox).

Như anh em có thể thấy, mình đặt tên folder theo dạng bao hàm rồi từ từ nhỏ dần nhỏ dần. Đặc biệt folder càng thuộc cấp cha thì tên càng đơn giản và bao hàm nhiều ý trong đó, điều này sẽ giúp "mở đường" cho nhiều folder con khác xuất hiện trong tương lai mà không phải đổi lại tên thư mục gốc (có thể làm hỏng đường dẫn hay lệch file download chẳng hạn). Các file liên quan đến công ty và các file cá nhân cũng được chia làm hai bên cho dễ quản lý và biết rõ file đó được lưu ở mục nào, vô trong lại tìm tiếp, tìm tiếp miễn sao ra kết quả mình muốn là được rồi.

Cách bố cục như trên còn giúp các công cụ tìm kiếm dễ search ra file của bạn hơn sau khi chúng đánh chỉ mục các folder vì lúc này hệ điều hành không chỉ tìm tên file mà còn tìm luôn cả tên folder, mà bởi vì bạn đã đặt tên folder hợp lý rồi nên mọi thứ trở nên đơn giản, nhanh chóng.

Cái quan trọng của việc tổ chức folder như thế này chính là việc anh em phải thực hành thường xuyên. Việc chỉ tổ chức folder 1 lần không giúp được nhiều cho anh em, thay vào đó mỗi khi có file cần lưu, anh em phải nghĩ xem mình nên làm như thế nào cho gọn và hợp lý. Những lần đầu sẽ rất mất thời gian và có phần khó chịu, nhưng một khi anh em đã có suy nghĩ tốt và hình thành thói quen thì chuyện này chỉ đơn giản như một cái búng tay mà thôi.

Trước khi kết thúc, xin chia sẻ thêm với anh em một thứ nữa cũng liên quan tới folder: trên Desktop, anh em nên dọn gọn gàng và sạch sẽ. Một desktop với đầy rác trên đó chẳng ảnh hưởng mấy tới hiệu năng hệ thống đâu, nhưng nó ảnh hưởng tới công việc của anh em vì anh em phải mất thời gian hơn khi cần tìm file nào đó. Lúc đó sẽ rất khó chịu mà chúng ta lại đang tốn thời gian một cách vô ích nữa. Tóm lại là nhớ dọn Desktop thường xuyên, file nào dùng xong thì xóa hoặc di chuyển nó vào trong các thư mục khác trên ổ đĩa nhé.