Hướng dẫn tạo form in hóa đơn bằng access năm 2024
Bước 7: Thay đổi thiết kế của Biểu mẫu (Bố trí lại các trường, thay đổi kích thướt các trường, chọn font chữ, màu chữ,…..) Show
LINK VIDEO HƯỚNG DẪN CÁC THAO TÁC THỰC HÀNH TRÊN MÁY TÍNHQuan trọng: Microsoft còn đề xuất tạo và sử dụng cơ sở dữ liệu web của Access 2010. Để biết thêm thông tin, hãy xem lộ trình cơ sở dữ liệu web của Access 2010. Mẫu cơ sở dữ liệu web Dịch vụ Access 2010 tạo cơ sở dữ liệu sẵn dùng cho phép bạn theo dõi báo giá, hóa đơn, khách hàng và dữ liệu khác liên kết với việc chạy doanh nghiệp dịch vụ. Video sau đây cho thấy một kịch bản ngắn gọn về cách mẫu này có thể được sử dụng. Nếu bạn chưa tải xuống, hãy tải xuống mẫu Dịch vụ. Đọc tiếp để tìm hiểu cách sử dụng mẫu để tạo cơ sở dữ liệu của riêng bạn và bắt đầu sử dụng nó để giúp điều hành doanh nghiệp của bạn. Trong bài viết nàyKhởi động cơ sở dữ liệu lần đầu tiênMột hộp thoại sẽ xuất hiện cho phép bạn chọn lưu giữ hoặc xóa dữ liệu mẫu để bạn có thể bắt đầu nhập dữ liệu của riêng mình: 1. Bấm vào nút ở bên trái để mở cơ sở dữ liệu và làm việc với dữ liệu mẫu. Access sẽ điền dữ liệu Dịch vụ vào cơ sở dữ liệu từ công ty hư cấu Northwind Traders. 2. Bấm vào nút ở bên phải để xóa dữ liệu mẫu để bạn có thể bắt đầu nhập dữ liệu của riêng mình. Việc xóa dữ liệu mẫu cũng ngăn hộp thoại khởi động xuất hiện lại sau này. 3. Bỏ chọn hộp kiểm để ngăn hộp thoại xuất hiện lại sau này. Lưu ý: Tất cả các trường và điều khiển trong mẫu Dịch vụ hiển thị dữ liệu tiền tệ sử dụng ký hiệu đô la ($) làm ký hiệu tiền tệ. Nếu bản địa của bạn sử dụng ký hiệu tiền tệ khác, bạn nên cân nhắc điều chỉnh các trường và điều khiển bị ảnh hưởng trước khi loại bỏ dữ liệu mẫu. Bắt đầu: Thêm dữ liệu hiện có vào cơ sở dữ liệu Dịch vụ của bạnTab Bắt đầu bao gồm các tab khác sau đây để giúp bạn đưa dữ liệu nghiệp vụ của mình vào vị trí và sẵn sàng hoạt động: Tab Bắt đầu Tính năng Liên kết đến các tài nguyên hữu ích Các trường lưu trữ thông tin về công ty bạn để sử dụng trên hóa đơn và báo cáo khác Dạng xem biểu dữ liệu của nhân viên. Nhân viên đăng nhập được ghi lại trên báo giá mới và hóa đơn Dạng xem biểu dữ liệu của các dịch vụ mà bạn có thể thêm vào báo giá và hóa đơn Dạng xem biểu dữ liệu của tài liệu bạn bán lại hoặc sử dụng. Bạn có thể thêm các sản phẩm này vào báo giá và hóa đơn Hai dạng xem biểu dữ liệu: báo giá và hóa đơn của bạn Khi bạn bấm vào Bắt đầu nhập dữ liệu của tôi vào hộp thoại khởi động, Access sẽ đưa bạn đến tab Chào mừng đến với phần Bắt đầu, nơi bạn có thể bắt đầu quy trình nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu Dịch vụ mới của mình. Bạn không cần phải sử dụng tab Bắt đầu để nhập tất cả dữ liệu của mình. Tab sẵn có để bạn thuận tiện trong việc bắt đầu nhanh chóng. Hầu hết các thông tin mà bạn có thể nhập trên các tab Bắt đầu sau đây cũng có thể được nhập trên các tab chính, chẳng hạn như tab Báo giá hoặc tab Hóa đơn. Tuy nhiên, bạn chỉ có thể nhập thông tin công ty của mình (thông tin này sẽ xuất hiện trên báo giá và hóa đơn) bằng cách sử dụng tab Thông tin Công ty. Tab Chào mừng: Trợ giúp và các tài nguyên khácCác liên kết trên tab Chào mừng trỏ đến các tài nguyên mới nhất nhằm giúp bạn tận dụng tối đa cơ sở dữ liệu Dịch vụ của mình. Mặc dù các liên kết không thay đổi, các mục tiêu liên kết được cập nhật khi các tài nguyên mới trở nên sẵn dùng.
Tab Thông tin Công ty: Nhập thông tin công ty của bạnTrên tab Thông tin Công ty , bạn có thể nhập thông tin về công ty của mình, chẳng hạn như tên, vị trí, điện thoại và địa chỉ email. Thông tin này sẽ được hiển thị trên hóa đơn và các báo cáo khác do cơ sở dữ liệu tạo ra.
Tab Nhân viên: Nhập thông tin nhân viênTrên tab Nhân viên , bạn có thể bắt đầu thêm nhân viên vào cơ sở dữ liệu. Điều này sẽ giúp bạn theo dõi nhân viên nào đã làm gì. Ví dụ: khi một báo giá mới được tạo, nhân viên đăng nhập được ghi lại như một phần của báo giá mới.
Tab Dịch vụ: Nhập thông tin dịch vụTrên tab Dịch vụ , hãy thêm thông tin về các dịch vụ bạn cung cấp, chẳng hạn như mức giá theo giờ cho từng dịch vụ. Bạn cũng có thể loại bỏ dịch vụ bằng cách xóa chúng hoặc đánh dấu chúng đã ngừng hoạt động. Bạn chỉ có thể xóa dịch vụ nếu dịch vụ đó không xuất hiện trong bất kỳ báo giá hoặc hóa đơn nào. Khi bạn thêm dịch vụ vào báo giá hoặc hóa đơn, mức giá hàng giờ mặc định cho dịch vụ đó sẽ được thêm vào báo giá hoặc hóa đơn. Tuy nhiên, bạn có thể điều chỉnh mức giá theo giờ cho bất kỳ dịch vụ nào trước khi gửi bất kỳ báo giá hoặc hóa đơn cụ thể nào. Việc điều chỉnh lãi suất trên báo giá hoặc hóa đơn sẽ không ảnh hưởng đến mức giá hàng giờ mặc định cho dịch vụ. Thêm dữ liệu dịch vụ mà bạn đã lưu trữ trong ExcelBạn có thể sao chép và dán dữ liệu từ Excel vào biểu dữ liệu Access. Sao chép và dán dữ liệu đó có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, đặc biệt là khi dữ liệu trong Excel đã nằm trong các hàng hoặc cột giống nhau hoặc rất giống với các cột trên biểu dữ liệu. Có hai điều cần cân nhắc chính khi bạn chuẩn bị sao chép và dán dữ liệu Excel vào Access:
Quan trọng: Cột Mã Dịch vụ phải có giá trị cho mọi dịch vụ và giá trị phải là duy nhất – ví dụ: hai hoặc nhiều dịch vụ không thể có cùng tên. Lưu ý: Các bước trong phần này giả định rằng bạn có dữ liệu cho cả bốn cột trong biểu dữ liệu Dịch vụ. Nếu bạn không có dữ liệu cho tất cả chúng, bạn có thể sao chép dữ liệu mà bạn có. Cột duy nhất bắt buộc và phải có giá trị duy nhất là Mã Dịch vụ. Hoán đổi dữ liệu Excel từ hàng thành cộtMẹo: Nếu dữ liệu của bạn không có thứ tự giống với các cột trong biểu dữ liệu Access, hãy cân nhắc chèn một trang tính trong Excel và hoán đổi dữ liệu vào trang tính mới. Sử dụng trang tính mới có thể giúp bạn sắp xếp dữ liệu theo cùng thứ tự với cột biểu dữ liệu Access dễ dàng hơn.
Sắp xếp lại các cột dữ liệu Excel theo thứ tự khác với biểu dữ liệu Dịch vụ
Dán dữ liệu từ các cột có cùng thứ tự với các cột trên biểu dữ liệu Dịch vụ
Thêm từng dịch vụ một
Tab Sản phẩm: Nhập thông tin sản phẩmTrên tab Sản phẩm , thêm thông tin về các sản phẩm bạn bán lại hoặc sử dụng trong quá trình dịch vụ. Khi bạn thêm một sản phẩm vào báo giá hoặc hóa đơn, đơn giá được ghi lại như một phần của báo giá hoặc hóa đơn. Tuy nhiên, bạn có thể điều chỉnh đơn giá cho bất kỳ sản phẩm nào trước khi gửi báo giá hoặc hóa đơn cụ thể. Việc điều chỉnh giá trên báo giá hoặc hóa đơn sẽ không ảnh hưởng đến đơn giá sản phẩm. Thêm dữ liệu sản phẩm mà bạn đã lưu trữ trong ExcelBạn có thể sao chép và dán dữ liệu từ Excel vào biểu dữ liệu Access. Sao chép và dán dữ liệu đó có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, đặc biệt là khi dữ liệu trong Excel đã nằm trong các hàng hoặc cột giống nhau hoặc rất giống với các cột trên biểu dữ liệu. Có hai điều cần cân nhắc chính khi bạn chuẩn bị sao chép và dán dữ liệu Excel vào Access:
Quan trọng: Cột Mã Sản phẩm phải có giá trị cho mọi dịch vụ và giá trị phải là duy nhất – ví dụ: hai hoặc nhiều dịch vụ không thể có cùng tên. Lưu ý: Các bước trong phần này giả định rằng bạn có dữ liệu cho cả bốn cột trong biểu dữ liệu Sản phẩm. Nếu bạn không có dữ liệu cho tất cả chúng, bạn có thể sao chép dữ liệu mà bạn có. Cột duy nhất bắt buộc và phải có giá trị duy nhất là Mã Sản phẩm. Hoán đổi dữ liệu Excel từ hàng thành cộtNếu dữ liệu của bạn nằm trong các hàng (trái ngược với cột), hãy hoán đổi dữ liệu trong Excel trước khi dán vào Access. Mẹo: Nếu dữ liệu của bạn không có thứ tự giống với các cột trong biểu dữ liệu Access, hãy cân nhắc chèn một trang tính trong Excel và hoán đổi dữ liệu vào trang tính mới. Sử dụng trang tính mới có thể giúp bạn sắp xếp dữ liệu theo cùng thứ tự với cột biểu dữ liệu Access dễ dàng hơn.
Sắp xếp lại các cột Excel theo một thứ tự khác với biểu dữ liệu Sản phẩm
Dán dữ liệu từ các cột có cùng thứ tự với các cột trên biểu dữ liệu Sản phẩm
Thêm từng sản phẩm một
Báo giá & tab Hóa đơn: Nhập báo giá và hóa đơnNếu bạn đã có sẵn một số báo giá và hóa đơn, bạn có thể nhập chúng vào biểu dữ liệu trên tab Báo giá & Hóa đơn.
Bảng điều khiển: Theo dõi báo giá và hóa đơn hiện hoạtTab Bảng điều khiển cung cấp một nơi thuận tiện để theo dõi báo giá mở và hóa đơn chưa thanh toán cũng như thêm báo giá hoặc hóa đơn mới. Xem chi tiết về báo giá hoặc hóa đơn
Tạo báo giá hoặc hóa đơn mới
Báo giá: Quản lý tất cả báo giá của bạnTab Báo giá cung cấp các dạng xem để giúp bạn quản lý báo giá dựa trên trạng thái của chúng. Báo giá được liệt kê trên các tab sau:
Xem chi tiết về báo giá
Biểu mẫu Chi tiết Báo giá1. Số báo giá và trạng thái xuất hiện ở góc trên bên trái của biểu mẫu Chi tiết Báo giá. 2. Sử dụng các nút ở đầu biểu mẫu Chi tiết Báo giá để gửi, phê duyệt, bác bỏ hoặc lập hóa đơn báo giá để tạo bản sao của báo giá và xem báo giá để chuẩn bị in. 3. Thông tin chung về báo giá đi vào các hộp ngay bên dưới các nút ở đầu biểu mẫu Chi tiết Báo giá. 4. Các tab ở giữa biểu mẫu Chi tiết Báo giá là để biết chi tiết về báo giá: các mục hàng (dịch vụ và sản phẩm), vị trí dịch vụ, thuế và điều khoản và ghi chú. Bạn có thể điều chỉnh tỷ giá và đơn giá cho các mục dòng trên bất kỳ báo giá nào mà không ảnh hưởng đến giá trị mặc định cho dịch vụ hoặc sản phẩm liên kết. 5. Tổng số tiền cho dịch vụ, sản phẩm và thuế được hiển thị ở góc dưới cùng bên phải của biểu mẫu Chi tiết Báo giá. Nếu bạn cập nhật chi tiết trên tab Mục Dòng hoặc tab Thuế & khoản, hãy bấm Làm mới Tổng để cập nhật số tiền hiển thị trong khu vực này. Tạo báo giá mới
Gửi báo giá để phê duyệtBáo giá chưa được gửi không có số báo giá; giá trị [...] được hiển thị bên dưới Báo giá#.
Chấp thuận hoặc bác bỏ báo giá đã gửi
Chuyển báo giá đã được phê duyệt thành hóa đơn
In hoặc gửi báo giá qua email
Hóa đơn: Quản lý tất cả các hóa đơn của bạnTrên tab Hóa đơn , bạn có thể tạo hóa đơn mới và xem lại hóa đơn theo trạng thái. Hóa đơn được liệt kê trên các tab sau:
Xem chi tiết về hóa đơn
Biểu mẫu Chi tiết Hóa đơn1. Số hóa đơn và trạng thái xuất hiện ở góc trên bên trái của biểu mẫu Chi tiết hóa đơn. 2. Sử dụng các nút ở đầu biểu mẫu Chi tiết Hóa đơn để gửi một hóa đơn hoặc đánh dấu hóa đơn đã thanh toán, để tạo bản sao của hóa đơn, xem diện mạo của hóa đơn khi in và lưu thay đổi vào hóa đơn và đóng biểu mẫu Chi tiết Hóa đơn. 3. Thông tin chung về hóa đơn đi vào các hộp ngay bên dưới các nút ở đầu biểu mẫu Chi tiết Hóa đơn. Nếu hóa đơn được tạo ra từ một báo giá kế thừa thông tin này từ báo giá đó, nhưng bạn có thể thực hiện thay đổi cho hóa đơn mà không ảnh hưởng đến báo giá ban đầu. 4. Các tab ở giữa biểu mẫu Chi tiết Hóa đơn là để biết chi tiết về hóa đơn: các khoản mục hàng (dịch vụ và sản phẩm), vị trí dịch vụ, thuế và điều khoản và ghi chú. Nếu hóa đơn được tạo ra từ một báo giá kế thừa các chi tiết từ báo giá đó, nhưng bạn có thể thực hiện thay đổi cho các chi tiết hóa đơn mà không ảnh hưởng đến báo giá ban đầu. Bạn cũng có thể điều chỉnh mức giá và đơn giá cho các khoản mục trên bất kỳ hóa đơn nào mà không ảnh hưởng đến giá trị mặc định cho dịch vụ hoặc sản phẩm được liên kết. 5. Tổng số tiền cho dịch vụ, sản phẩm và thuế được hiển thị ở góc dưới cùng bên phải của biểu mẫu Chi tiết Hóa đơn. Nếu bạn cập nhật chi tiết trên tab Mục Dòng hoặc tab Thuế & khoản, hãy bấm Làm mới Tổng để cập nhật số tiền hiển thị trong khu vực này. Tạo hóa đơn mới
Gửi hóa đơn để thanh toánHóa đơn chưa được gửi không có số hóa đơn; giá trị [...] được hiển thị trong Hóa đơn#.
In hoặc gửi hóa đơn qua email
Đánh dấu hóa đơn đã thanh toán
Trung tâm Báo cáo: Xem và in báo cáoMẫu cơ sở dữ liệu Dịch vụ bao gồm bốn báo cáo: một danh sách khách hàng và ba báo cáo doanh số bán hàng (hàng tháng, hàng quý và hàng năm). Để xem trước báo cáo:
Bạn có thể tùy chỉnh bản xem trước của mình bằng cách sử dụng các tùy chọn xuất hiện ở đầu ngăn xem trước. Các tùy chọn xuất hiện phụ thuộc vào báo cáo mà bạn xem trước. Để in báo cáo:
Nâng cao: Quản lý dịch vụ, sản phẩm, nhân viên và khách hàngTab Nâng cao cung cấp một nơi thuận tiện để quản lý các danh sách sau đây:
Mỗi danh sách được hiển thị dưới dạng biểu dữ liệu, giúp dễ dàng phát hiện sự không nhất trí và thực hiện thay đổi hàng loạt đối với dữ liệu. Các Bước Tiếp theoKhi bạn bắt đầu sử dụng cơ sở dữ liệu Dịch vụ để quản lý doanh nghiệp của mình, nhiều khả năng bạn sẽ nghĩ ra những cách thức mới mà bạn muốn truy vấn hoặc lọc dữ liệu của mình. Bạn cũng có thể phát hiện ra rằng bạn muốn sửa đổi cơ sở dữ liệu để phù hợp hơn với nhu cầu của mình. Các nối kết trong phần này sẽ đưa bạn đến nhiều thông tin hơn về các tác vụ và sửa đổi điển hình mà bạn có thể thực hiện.
Và cuối cùng, một bài viết quan trọng về việc bảo vệ dữ liệu của bạn: Bảo vệ dữ liệu của bạn bằng các quy trình sao lưu và khôi phục |