Hướng dẫn gửi mail hóa đơn điện tử misa năm 2024

Thiết lập cấu hình email là để phục vụ cho việc gửi hóa đơn điện tử đã phát hành tới khách hàng. Khi kế toán sử dụng chức năng gửi hóa đơn cho khách hàng, chương trình sẽ thực hiện gửi từ địa chỉ email được thiết lập.

2. Xem phim hướng dẫn

Tải phim hướng dẫn: Tại đây (Xem hướng dẫn tải phim)

3. Hướng dẫn trên phần mềm

Lưu ý: Chức năng này chỉ có thể thực hiện được khi có kết nối Internet.

1. Vào phân hệ Hóa đơn điện tử, chọn tab Bắt đầu sử dụng và nhấn Thiết lập ngay.

2. Khai báo các thông tin về cấu hình.

* Lựa chọn Nhà cung cấp có sẵn trong danh sách, chương trình sẽ hiển thị Máy chủ Mail, Cổng và Phương thức bảo mật của nhà cung cấp đó.

Lưu ý: Nếu là máy chủ mail của riêng công ty thì Kế toán liên hệ với Quản trị mạng của công ty để được cung cấp thông tin.

Tên người gửi và Email gửi: các thông tin này sẽ được sử dụng để người nhận email biết được thông tin người gửi. Tên đăng nhập và Mật khẩu: nhập thông tin tài khoản đăng nhập vào hệ thống email của người gửi.

• Nhấn Kiểm tra thiết lập để xem thông tin về cấu hình email có đúng hay không => Nếu chưa đúng thì thực hiện thiết lập lại (tham khảo tại mục 4. Các trường hợp thiết lập Email không thành công).

3. Khai báo tên công ty hiển thị trên tiêu đề email.

4. Nhấn Đồng ý.

Lưu ý:

Trường hợp đơn vị có nhiều dữ liệu kế toán, nhiều máy tính hoặc người dùng thì việc thiết lập email gửi hóa đơn phải được thực hiện trên từng dữ liệu, từng máy tính và từng người dùng.

Lưu ý: Có một số Gmail không tự hiển thị sẵn giống mục 7 này, mà cần phải nhấn vào dòng bên dưới Chọn một tùy chọn khác, sau đó chọn lại Tin nhắn văn bản hoặc cuộc gọi thoại.

9. Nhấn Bật

Bước 2: Thiết lập mật khẩu cho ứng dụng (MISA MEINVOICE) 10. Nhấn biểu tượng

để quay lại bảng thiết lập.

11. Nhấn vào phần Mật khẩu ứng dụng

12. Đăng nhập lại gmail, nhấn Tiếp theo.

13. Nhập mã xác minh vừa được gửi tới, nhấn Tiếp theo.

14. Tại phần Chọn ứng dụng chọn Khác (Tên tùy chỉnh).

15. Nhập tên ứng dụng muốn tạo mật khẩu (đặt tên bất kỳ Ví dụ: meinvoice, HDDT…), nhấn Tạo

16. Lúc này, gmail đã tạo mật khẩu để thiết lập email gửi hóa đơn điện tử trên MISA MEINVOICE, MISA SME.NET, anh/chị lưu lại thông tin mật khẩu này. Nhấn Xong. Trường hợp đơn vị có nhiều dữ liệu kế toán, nhiều máy tính, nhiều người dùng và nhiều thì việc thiết lập email gửi hóa đơn phải được thực hiện trên từng dữ liệu, từng máy tính, người dùng và mã số thuế

Thông tin thiết lập email gửi hóa đơn sẽ bị xóa và phải thiết lập lại trong các trường hợp: Gỡ bỏ phần mềm MISA SME.NET và cài đặt lại Kết nối sang Mã số thuế khác

1. Vào phân hệ Hóa đơn điện tử, nhấn NĐ51 – Thiết lập Email gửi HĐ.

2. Nếu đã thiết lập email gửi chứng từ, báo cáo thì có thể sao chép thiết lập này để thiết lập gửi email hóa đơn điện tử như sau:

3. Nếu tự thiết lập thì: Lựa chọn Nhà cung cấp có sẵn trong danh sách:

Nếu chọn Server mail MISA: chương trình sẽ dùng dịch vụ email của MISA để gửi thư, khai báo Email nhận phản hồi để nhận Email phản hồi khi Khách hàng trả lời (reply) thư gửi từ mail MISA.

Nếu chọn một trong các nhà cung cấp: Gmail; Hotmail; Outlook Mail; Yahoo Mail thì cần khai báo các thông tin sau: Tên người gửi/Email gửi: Để người nhận email biết được thông tin người gửi. (trên email sẽ hiển thị thông tin “From: Tên người gửi/Email gửi”. Ví dụ: From: Công ty TNHH XYZ.) Mật khẩuEmail: nhập mật khẩu đăng nhập vào Email gửi => Chương trình sẽ sử dụng email khai báo tại đây để gửi mail.

Nếu chọn nhà cung cấp: Khác thì cần khai báo các thông tin sau:

Máy chủ mail, Cổng và Phương thức bảo mật: Kế toán liên hệ với Quản trị mạng của công ty để được cung cấp thông tin. Tên người gửi/Email gửi: Để người nhận email biết được thông tin người gửi. (trên email sẽ hiển thị thông tin “From: Tên người gửi/Email gửi”. Ví dụ: From: Công ty TNHH XYZ.) Tên đăng nhập Email/Mật khẩu Email: nhập tài khoản đăng nhập vào Email của người gửi => Chương trình sẽ sử dụng email khai báo tại đây để gửi mail.