Hướng dẫn đang ký dự thi lấy chứng chỉ iso

Nếu công ty của bạn đang xem xét việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng (QMS) để xin cấp chứng nhận ISO 9001, bạn có thể bạn hoang mang bởi vì không biết nên bắt đầu từ đâu. Để giải quyết vấn đề này, dưới đây FSC là tổng hợp 13 bước cần thiết giúp bạn lên kế hoạch thực hiện một cách suôn sẻ đảm bảo rằng không bỏ sót bất kỳ điều gì trong quá trình xin cấp chứng nhận ISO 9001.

1.Cần có sự hỗ trợ của ban lãnh đạo

Đây là điều quan trọng nhất, bởi nếu không có sự hỗ trợ của ban lãnh đạo thì kế hoạch xin cấp chứng nhận ISO 9001 của bạn chắc chắn sẽ thất bại. Hãy trình bày những lợi ích mà ISO 9001 đem lại để thuyết phục ban lãnh đạo. Nếu bạn cần trợ giúp, hãy xem 05 lợi ích đem lại cho doanh nghiệp khi được cấp chứng nhận ISO 9001.

2.Xác định các yêu cầu

Một bước quan trọng khác để đảm bảo việc triển khai thành công là đảm bảo rằng bạn đã xác định được tất cả các yêu cầu tồn tại đối với hệ thống quản lý chất lượng của mình. Chúng sẽ bao gồm các yêu cầu của khách hàng, cũng như các yêu cầu khác như quy định và nhu cầu của văn hóa của công ty.

3.Xác định phạm vi

Việc xác định phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng sẽ giúp bạn khoanh vùng được giới hạn của những gì cần phải làm. Công cụ quan trọng để xác định phạm vi đó là chính sách chất lượng của công ty. Đây là tài liệu đầu tiên mà bạn cần phải tạo cho hệ thống QMS và là bước quan trọng trong chuỗi các công việc cần thực hiện để xin cấp chứng nhận ISO 9001

4.Xác định các quy trình và thủ tục

Những quy trình và thủ tục này được thiết lập dựa trên tiêu chuẩn ISO 9001 nhưng thực tế sẽ có những quy trình và thủ tục được bổ sung thêm để phù hợp với yêu cầu của công ty. Điều quan trọng là cần xác định lại tất cả các quy trình và xem xét chúng có mang lại hiệu quả thực sự để đảm bảo cho việc cải tiến chất lượng hay không? Từ cơ sở đó, bạn có thể soát xét và ban hành các thủ tục, quy trình tương thích với tổ chức của bạn.

5.Thực hiện các quy trình và thủ tục

Thông thường, các quy trình này sẽ được áp dụng tại công ty của bạn và cần được lập thành văn bản đầy đủ để đảm bảo thông tin nhất quán. Không phải tất cả các quy trình đều cần phải thiết lập thành văn bản nhưng điều quan trọng là phải xem xét và quyết định quy trình nào cần phải có để đảm bảo cho việc tuân thủ. Để có cái nhìn tổng quan tốt, hãy xem Danh sách kiểm tra Tài liệu Bắt buộc Theo yêu cầu của ISO 9001: 2015.

6.Các chương trình đào tạo và nâng cao nhận thức

Đi đôi với việc xây dựng hệ thống quản lý thì nâng cao nhận thức cho người trong tổ chức của bạn là điều vô cùng cần thiết. Việc này nhằm giúp họ hiểu chứng nhận ISO 9001 là gì và thế nào là sự phù hợp và không phù hợp so với tiêu chuẩn, cũng như đào tạo về bất kỳ thay đổi nào đối với các quy trình mà họ tham gia.

Đào tạo nhận thức là việc quan trọng bắt buộc thực hiện khi xin cấp chứng nhận ISO 9001

Đây có thể là một bước rất quan trọng trong việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001.Tổ chức chứng nhận là đơn vị cuối cùng sẽ đến để đánh giá hệ thống QMS và quyết định công ty bạn có tuân thủ các yêu cầu của tổ chức ISO 9001 hay không, cũng như việc xem xét liệu hệ thống có đang hoạt động hiệu quả hay cần cải tiến thêm gì hay không?

Tốt nhất là bạn nên tìm hiểu một số tổ chức chứng nhận để quyết định cơ quan nào phù hợp với công ty của bạn. Để được trợ giúp, hãy xem Hướng dẫn lựa chọn tổ chức cấp chứng nhận ISO 9001.

8.Vận hành QMS / Đo lường hệ thống

Đây là lúc bạn phải thu thập các hồ sơ để kiểm tra các quy trình có được tuân thủ hay không? Chúng có thực sự đem lại hiệu quả và các cải tiến có được thực hiện khi cần thiết không ? Các tổ chức chứng nhận cần hồ sơ theo dõi điều này trong một khoảng thời gian nhất định để đảm bảo rằng hệ thống đã đủ trưởng thành và được vận hành một cách có hiệu quả.

9.Tiến hành đánh giá nội bộ

Trước khi tổ chức chứng nhận đến để đánh giá hệ thống, bạn hãy thực hiện đánh giá nội bộ trong tổ chức của bạn. Điều này sẽ giúp bạn đảm bảo rằng các quy trình đang thực hiện đúng theo như những gì bạn đã lên kế hoạch trước đó. Bạn cũng sẽ có cơ hội thực hiện các hành động sửa chữa cần thiết để khắc phục bất kỳ vấn đề nào mà bạn phát hiện.

Đánh giá nội bộ để kiểm tra các hoạt động quản lý chất lượng có tuân thủ theo ISO 9001

10.Tiến hành xem xét của ban lãnh đạo

Để việc triển khai kế hoạch thành công thì bạn cần phải có sự tham gia của ban lãnh đạo vào việc duy trì liên tục hệ thống QMS. Ban giám đốc cần xem xét dữ liệu cụ thể từ các hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng để đảm bảo rằng các quá trình có đủ nguồn lực để thực hiện các hành động duy trì và cải tiến.

11.Hành động khắc phục

Đây là bước mà bạn cần phải tìm ra nguyên nhân gốc rễ của bất kỳ vấn đề nào tìm được trong quá trình đo lường, đánh giá nội bộ và xem xét của ban giám đốc. Từ đó, đưa ra các hành động để khắc phục nguyên nhân gốc rễ này. Bước này được xem là trọng tâm chính của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001.

12.Đánh giá chứng nhận giai đoạn 1

Đây là giai đoạn đánh giá hệ thống tài liệu bởi các đánh giá viên của tổ chức chứng nhận để xác minh rằng trên mặt giấy tờ bạn đã đáp ứng tất cả các yêu cầu cần thiết của tiêu chuẩn ISO 9001. Các đánh giá viên sẽ đưa ra một báo cáo nêu rõ những hạng mục bạn tuân thủ và những hạng mục đang có vấn đề cùng với yêu cầu thực hiện hành động khắc phục để giải quyết các vấn đề này.

13. Đánh giá chứng nhận giai đoạn 2

Đây là cuộc đánh giá chính thức, lúc này các đánh giá viên của tổ chức chứng nhận sẽ xem xét hồ sơ của công ty đã tích lũy được bằng cách vận hành các quy trình QMS, bao gồm: hồ sơ về đánh giá nội bộ, đánh giá của ban lãnh đạo và các hành động khắc phục. Từ quá trình xem xét này, sẽ mất vài ngày, đánh giá viên sẽ đưa ra một báo cáo nêu chi tiết những phát hiện của họ và đánh giá hệ thống quản lý chất lượng có hiệu quả và tuân thủ các yêu cầu của ISO 9001 hay không.

Các đánh giá viên cũng sẽ đưa ra đề xuất cấp chứng nhận ISO 9001 nếu hệ thống của công ty đáp ứng tất cả các yêu cầu của tiêu chuẩn. Nếu bạn có bất kỳ sự không phù hợp nào thì bạn cần phải thực hiện hành động khắc phục cho những vấn đề này trước khi đề xuất xin cấp chứng nhận ISO 9001.

Một kế hoạch tốt sẽ giúp bạn định hướng đúng được những gì cần phải thực hiện để rút ngắn thời gian xin cấp chứng nhận ISO 9001. Vì vậy, dựa trên bức tranh tổng thể mà FSC cung cấp, bạn hãy dành thời gian để lập kế hoạch chi tiết, xác định nguồn lực cần phải có,… Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian và vận hành hệ thống một cách suôn sẻ hơn.

Doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình tư vấn cấp chứng nhận ISO 9001 do FSC triển khai:

\>> Chi tiết quy trình xem thêm. Tại đây

Nếu doanh nghiệp cần triển khai hệ thống quản lý chất lượng để xin cấp chứng nhận ISO 9001. Vui lòng liên hệ Hotline: 0937 719 694 (Ms. Phụng) – 0903 809 567 (Mr. An Đỗ) để được hỗ trợ tư vấn hoàn toàn miễn phí.

Tác giả Nguyễn Ngọc Phụng - Với kinh nghiệm thực chiến hơn 10 năm trong ngành thực phẩm, tôi hy vọng những thông tin chia sẻ này sẽ hữu ích cho doanh nghiệp của bạn.