Các bước xây dựng Account structure:
- Chart of accounts: Tạo hệ thống tài khoản
- Financial dimensions: Tạo các segment chi tiết cho tài khoản
- Advanced rules: Tạo các quy tắc liên kết giữa Main accounts và Financial dimensions
- Account structure: Tạo cấu trúc tài khoản
1. Chart of accounts
Bạn truy cập vào đường dẫn sau để tạo hệ thống tài khoản cho công ty:
General ledger > Setup > Chart of accounts > Chart of accounts
- New: tạo mới một hệ thống tài khoản [COA]
- Delete: Xóa COA đã tạo
- Chart of account: đặt mã nhận biết cho COA, tối đa 60 ký tự
- Description: Đặt tên cho COA, tối đa 60 ký tự
- Main account mask: nhập định dạng bắt buộc cho mã số của các tài khoản được tạo trong COA này
- Main accounts: tạo, chỉnh sửa và xóa các tài khoản
- Automatic account type selection: tùy chọn này để thiết lập tự động chọn Main account type cho tài khoản mới tạo theo ký tự đầu.
General ledger > Common > Main accounts, chọn New để tạo mới một tài khoản
Ý nghĩa các field tại màn hình Main accounts:
- New: Tạo một tài khoản mới
- New from template: Tạo một tài khoản mới dựa vào mẫu đã thiết lập trong Main account templates, tùy chọn này giúp bạn tạo một tài khoản mới nhanh hơn.
- Delete: Xóa tài khoản đã tạo, bạn không thể xóa một tài khoản khi đã có nghiệp vụ ghi nhận vào tài khoản này.
- Edit: Chỉnh sửa các thông tin của tài khoản
- Translations: nhập tên tài khoản bằng ngôn ngữ khác
- Main account: nhập mã số tài khoản chính, tối đa 20 ký tự
- Name: nhập tên tài khoản chính, tối đa 60 ký tự
- Select the level of main account to display: một hệ thống tài khoản có thể được sử dụng cho nhiều company, do đó tùy chọn cho phép bạn xem các thông tin đã thiết lập của một tài khoản theo 2 cấp độ
- Chart of accounts: xem các thông tin chung, không phân biệt company
- Companies: xem các thông tin riêng của từng tài khoản được thiết lập theo từng company
- Totals: chỉ hiển thị cho Main account type là Total, chỉ ra các tài khoản cần tổng hợp số dư tổng vào một tài khoản loại Total.
- Assign template: tùy chọn cho phép bạn tạo phần thông tin chung General của tài khoản dựa vào mẫu đã thiết lập trong Main account templates, giúp bạn tạo một tài khoản mới nhanh hơn.
- View cash flow forecast: Xem dự báo dòng tiền vào và ra của tài khoản
- Additional consolidation: thiết lập các thông tin tài khoản phục vụ cho nghiệp vụ Consolidation
- Main account type:
- Profit and loss, Revenue, Expense: Profit and loss là loại tài khoản ghi nhận doanh thu và chi phí. Nếu bạn muốn chi tiết hơn loại tài khoản này, bạn có thể chọn Revenue cho các tài khoản doanh thu và Expense cho các tài khoản chi phí. Tất cả các tài khoản thuộc loại Profit and loss, Revenue hoặc Expense sẽ được sử dụng để xác định kết quả lãi lỗ cho nghiệp vụ year-end cuối năm tài chính. Theo hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam là các tài khoản loại 5, 6, 7, 8.
- Balance sheet, Asset, Liability, Equity: Balance sheet là loại tài khoản ghi nhận giá trị các tài sản và giá trị các nguồn vốn tài trợ của công ty. Nếu bạn muốn chi tiết hơn loại tài khoản này bạn có thể chọn Asset cho các tài khoản ghi nhận giá trị tài sản, Liability cho các tài khoản ghi nhận giá trị các khoản nợ, Equity cho các tài khoản ghi nhận giá trị nguồn vốn chủ sở hữu. Theo hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam là các tài khoản loại 1, 2, 3, 4.
- Total: loại tài khoản này sử dụng để tổng hợp số dư của tất cả các tài khoản được chỉ ra trong nút Totals, không dùng để hạch toán nghiệp vụ và không được hiển thị số liệu trong các báo cáo tài chính của hệ thống, bạn xem số dư của tài khoản này trong General ledger > Common > Main accounts > Journal entries > By currency
- Ví dụ: Bạn muốn tạo một tài khoản tiền mặt để tổng hợp số dư của 2 tài khoản tiền mặt VND và USD, bạn sẽ thiết lập như sau: 111000: Tiền mặt - Main account type là Total; 111100: Tiền mặt VND - Main account type là Asset; 111200: Tiền mặt USD - Main account type là Asset
- Reporting: loại tài khoản được sử dụng cho các báo cáo tài chính, không dùng để hạch toán nghiệp vụ.
- Common: loại tài khoản được sử dụng trong các ngân hàng và tổ chức tài chính ở Trung Quốc.
- Reporting type: chỉ hiển thị cho Main account type là Reporting
- Main account category: chọn phân nhóm của tài khoản, việc phân nhóm tài khoản giúp bạn tổng hợp và phân tích dữ liệu một cách tổng quát theo từng nhóm tài khoản
- DB/CR proposal: chọn Debit/ Credit/ để trống, chỉ ra loại nghiệp vụ đặc thù của tài khoản này là nghiệp vụ phát sinh bên Nợ [Debit] hay bên Có [Credit].
- DB/CR requirement: chọn Debit/ Credit/ để trống, field này cho biết tài khoản chỉ được phép ghi nhận cho các giao dịch phát sinh bên Nợ hoặc chỉ bên Có, nếu nghiệp vụ được hạch toán không đúng như chỉ định trong field này thì hệ thống sẽ báo lỗi khi chọn validate hoặc khi post nghiệp vụ.
- Balance control: chọn Debit/ Credit/ để trống, tùy chọn này giúp kiểm soát số dư của tài khoản,
- Ví dụ: nếu chọn Debit thì bạn vẫn nhập được các giao dịch cả bên Nợ và Có cho tài khoản nhưng tổng giá trị của các giao dịch bên Nợ phải luôn lớn hơn bên Có để số dư của tài khoản phải luôn là Debit, nếu một nghiệp vụ nào đó phát sinh làm tổng giá trị bên Có lớn hơn, hệ thống sẽ báo lỗi và không cho post nghiệp vụ.
- Offset account: chọn tài khoản đối ứng mặc định với tài khoản này khi ghi nhận các nghiệp vụ
- Opening account: chỉ ra tài khoản ghi nhận số dư của tài khoản này khi đóng sổ cuối năm tài chính, khi chạy nghiệp vụ Fiscal year close hệ thống sẽ chuyển số dư cuối năm tài chính trước của tài khoản này qua tài khoản Opening account để tạo ra số dư đầu năm tài chính mới.
- Do not allow manual entry: chọn field này để không cho phép người dùng hạch toán nghiệp vụ một cách thủ công
- Active from, Active to: giới hạn ngày tài khoản được phép sử dụng, nếu để trống field này nghĩa là tài khoản luôn hạch toán nghiệp vụ được
- Suspended: chọn check box này để tạm thời không cho phép hạch toán vào tài khoản
- Foreign currency revaluation: chọn check box này để chỉ ra tài khoản được đánh giá chênh lệch tỷ giá cho các giao dịch ngoại tệ
- Default consolidation account: nhập mã nhận biết cho tài khoản cho nghiệp vụ hợp nhất
- Currency: chọn đơn vị tiền tệ mặc định cho các giao dịch được hạch toán vào tài khoản
- Validate currency code: field này cho biết cách thức mà hệ thống phê duyệt mã tiền tệ khi post nghiệp vụ vào tài khoản.
- Optional: field Currency là tùy ý không yêu cầu phải có giá trị
- To be filled in: khi ghi nhận nghiệp vụ trong General journal, field Currency phải chứa mã tiền tệ cho mỗi bút toán.
- Table: khi ghi nhận nghiệp vụ trong General journal, field Currency phải chứa mã tiền tệ cho mỗi bút toán, và mã này phải giống với mã được chỉ ra trong field Currency của Main account, nếu không hệ thống sẽ báo lỗi và không cho post.
- List: khi ghi nhận nghiệp vụ trong General journal, field Currency phải chứa mã tiền tệ cho mỗi bút toán, và mã này phải là các mã tiền tệ được định nghĩa trong Currency code validation, nếu không hệ thống sẽ báo lỗi và không cho post.
- Posting type: chọn loại nghiệp vụ được phép hạch toán đến tài khoản này
- Validate posting: field này cho biết cách thức mà hệ thống phê duyệt loại nghiệp vụ [posting type] khi post nghiệp vụ vào tài khoản.
- Optional: field Posting type là tùy ý không yêu cầu phải có giá trị.
- To be filled in: khi ghi nhận nghiệp vụ trong General journal, field Posting type phải chứa giá trị cho mỗi bút toán.
- Table: khi ghi nhận nghiệp vụ trong General journal, field Posting type phải chứa giá trị cho mỗi bút toán, và giá trị phải giống với giá trị được chỉ ra trong field Posting type của Main account, nếu không hệ thống sẽ báo lỗi và không cho post.
- List: khi ghi nhận nghiệp vụ trong General journal, field Posting type phải chứa giá trị cho mỗi bút toán, và giá trị này phải là các giá trị được định nghĩa trong Posting validation, nếu không hệ thống sẽ báo lỗi và không cho post.
- User: chỉ định user nào được hạch toán số liệu vào tài khoản
- Validate user: field này cho biết cách thức mà hệ thống phê duyệt User khi post nghiệp vụ vào tài khoản.
- Optional: field Validate user là tùy ý không yêu cầu phải có giá trị.
- To be filled in: khi ghi nhận nghiệp vụ trong General journal, field Validate user phải chứa giá trị cho mỗi bút toán.
- Table: khi ghi nhận nghiệp vụ trong General journal, field Validate user phải chứa giá trị cho mỗi bút toán, và giá trị phải giống với giá trị được chỉ ra trong field Validate user của Main account, nếu không hệ thống sẽ báo lỗi và không cho post.
- List: khi ghi nhận nghiệp vụ trong General journal, field Validate user phải chứa giá trị cho mỗi bút toán, và giá trị này phải là các giá trị được định nghĩa trong User validation, nếu không hệ thống sẽ báo lỗi và không cho post.