Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo là gì năm 2024

Văn phòng ảo là nơi tập hợp một môi trường doanh nghiệp chuyên nghiệp với nhiều không gian làm việc và hội họp cùng một loạt các dịch vụ nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý từ xa các chi nhánh và văn phòng của công ty.

Văn phòng ảo là một dịch vụ cho phép người lao động và chủ doanh nghiệp làm việc với nhau từ xa, bằng cách cung cấp một loạt các chức năng kinh doanh thông qua truy cập Internet. Nó cũng cho phép các tổ chức tạo và duy trì sự hiện diện ở một địa điểm mong muốn mà không cần phải trả tiền thuê cho một địa điểm, không gian thực tế.

• Một địa chỉ doanh nghiệp.
• Điều hành công ty, dịch vụ thư ký, điện thoại và thư.
• Tiếp cận ngay lập tức và linh hoạt đến các khu vực họp và văn phòng theo yêu cầu.
• Bạn có thể: mở văn phòng, đăng ký địa chỉ, làm việc linh hoạt và gặp gỡ các cộng sự, khách hàng và đối tác.

Văn phòng ảo thân thiện là nơi bạn có thể làm việc, gặp gỡ và kết nối giao lưu hợp tác!

Các tổ chức, doanh nghiệp hay doanh nghiệp tư nhân cũng có thể dựa vào một cộng đồng đã được thiết lập, mạng lưới các doanh nghiệp, nơi các chuyên gia làm việc cùng nhau, chia sẻ kinh nghiệm và phát triển hoạt động của họ.

Sự sáng tạo, mạng lưới và các cuộc họp cũng được kích thích bởi một loạt các sáng kiến và sự kiện, tạo ra một môi trường xã hội chuyên nghiệp vượt ra ngoài cuộc sống văn phòng.

Văn phòng ảo giúp các doanh nghiệp có những lợi ích giống với một văn phòng thực, nhưng không có không gian hoặc bàn làm việc thực tế nào. Ý tưởng về văn phòng ảo xuất phát từ ngành Executive Suite, và được bắt đầu một cách hiệu quả bởi Ralph Gregory vào năm 1994 khi ông thành lập công ty có tên là “The Virtual Office, Inc”.

Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo (Virtual Office) là bất kỳ sự kết hợp nào của con người, địa điểm, công nghệ và quy trình cho phép các cá nhân và tổ chức làm việc hiệu quả hơn, cho dù từ xa hay trong một văn phòng không tập trung.

Theo định nghĩa này, cơ sở hạ tầng dịch vụ thường được thanh toán khi cần thiết hoặc định kỳ, trái ngược với chi phí vốn liên quan đến cơ sở hạ tầng văn phòng điển hình.Một văn phòng ảo (hay công ty ảo) cung cấp cho các doanh nghiệp tất cả mọi thứ từ địa chỉ gửi thư của doanh nghiệp, đến hệ thống điện thoại VoIP có thể truy cập được bằng ứng dụng điện thoại thông minh, cho đến lễ tân ở quầy lễ tân. Văn phòng ảo có thể được thuê dài hạn hoặc linh hoạt tùy theo nhu cầu của người dùng và không phải thuê nhân viên hành chính. Với văn phòng ảo, nhân viên có thể làm việc từ bất cứ đâu nhưng vẫn có những yếu tố cơ bản như địa chỉ gửi thư, dịch vụ trả lời điện thoại, số fax, phòng họp, phòng tiếp khách, v,v.

Lịch sử ra đời của dịch vụ văn phòng ảo

Văn phòng ảo là sự phát triển của văn phòng dịch vụ, ngành công nghiệp máy tính và phần mềm như một dịch vụ. Mặc dù ngày nay văn phòng ảo, văn phòng dịch vụ đều là một phần của ngành không gian làm việc linh hoạt, nhưng chúng đều có những khởi đầu khác nhau.

Nhiều yếu tố đã góp phần tạo ra Cơ sở hạ tầng văn phòng ảo; cho những người mới bắt đầu tìm hiểu, Cơ sở hạ tầng văn phòng ảo có nghĩa là bất kỳ hoặc tất cả sự kết hợp của ba yếu tố: con người + địa điểm + công nghệ. Dưới đây, bạn sẽ tìm thấy các cột mốc chính dẫn đến Văn phòng ảo như chúng ta biết ngày nay.

• Năm 1962: OmniOffices Group được thành lập, hình thành công ty văn phòng dịch vụ đầu tiên được biết đến. Vẫn chưa biết liệu họ có cung cấp bất kỳ loại sản phẩm văn phòng ảo nào hay không, nhưng chúng tôi đang tìm hiểu.
• Năm 1966: Paul Fegen thành lập Fegen Lawsuites. Mặc dù phần lớn không gian của ông đã được cho các luật sư đồng nghiệp thuê, nhưng không gian của ông đã được sử dụng để cung cấp các văn phòng dịch vụ và dãy phòng điều hành đầu tiên. Ông cho các chuyên gia khác nhau thuê nhiều diện tích văn phòng và cho thuê các dãy phòng được trang bị và trang trí. Các dịch vụ mà “Fegen Suites” cung cấp bao gồm dịch vụ lễ tân, trả lời điện thoại, photocopy, phòng hội thảo và thư viện luật.
• Năm 1972 – 1982: Năm 1972 ARPANET ra mắt công chúng, 40 máy tính được kết nối ở các địa điểm khác nhau. Tuy nhiên, phải đến năm 1974, các nhà khoa học mới có thể phát triển giao thức điều khiển đường truyền / giao thức internet (TCP / IP), cho phép các mạng khác nhau giao tiếp với nhau. Năm 1982 ARPANET sử dụng TCP / IP, khai sinh ra Internet.
• Năm 1973: Công ty Quản lý Văn phòng Luật sư (AOMI, hay còn được gọi là Fegen Law Suites) cung cấp cho người thuê của mình một “Chương trình cho người thuê ngoài cơ sở” cho các luật sư đã nghỉ hưu và những người đang ở Quận Cam, và muốn có trụ sở chính của Quận LA. Đây có thể là phiên bản sớm nhất của văn phòng ảo?
• Năm 1978: Alf Moufarrige đã thành lập Servcorp tại Úc. Từ đó, phòng họp đã trở thành một sự phát triển tự nhiên và dịch vụ lễ tân ảo hoàn toàn có thể thực hiện được nhờ công nghệ PABX.
• Năm 1981: Phát hành ngày 1 tháng 4 năm 1981, Osborne 1 trở thành chiếc máy tính xách tay đầu tiên. Nó được thiết kế bởi Adam Osborne và mặc dù nó cần được kết nối với ổ cắm điện, nhưng nó vẫn được coi là một máy tính di động vì nó có thể dễ dàng vận chuyển. Đây là bước đầu tiên cho phép các chuyên gia làm việc xa văn phòng và ở một mức độ nào đó, từ xa.
• Năm 1982: John Markoff lần đầu tiên sử dụng thuật ngữ “văn phòng ảo” trong một bài báo đăng trên tạp chí Info World . Markoff viết, “Trong tương lai văn phòng ảo, người lao động sẽ không còn bị ràng buộc bởi thiết bị máy tính hoặc vị trí địa lý, theo tầm nhìn này. Họ sẽ tự do đi lại hoặc tương tác với những người khác khi truyền đạt thông tin một cách tự do. Như chúng ta biết, văn phòng sẽ không còn tầm quan trọng trung tâm như ngày nay”.
• Năm 1983: Chris Kern đặt thuật ngữ ‘văn phòng ảo’ trong chuyên mục của anh ấy cho tạp chí American Way số tháng 9 năm 1983. Kern đã sử dụng thuật ngữ này để mô tả khả năng ‘kinh doanh khi đang di chuyển’ nhờ máy tính di động. Kern viết rằng, “Về lý thuyết, ít nhất, một máy tính xách tay, loại phần mềm phù hợp và một liên kết viễn thông có thể trở thành một ‘văn phòng ảo’ đi cùng giám đốc kinh doanh, nhân viên hoặc chuyên gia đến bất cứ nơi đâu.”
• Năm 1989: Được phát minh bởi Timothy John Berners-Lee, World Wide Web được coi là một khía cạnh quan trọng của sự phát triển của Thời đại Thông tin. WWW đã đóng góp vào việc tạo ra Internet như chúng ta sử dụng ngày nay (mặc dù World Wide Web và Internet là không giống nhau).
• Năm 1989: Alon Cohen đồng sáng lập VocalTec Communications Inc., phát minh ra loại âm thanh cụ thể cho phép tạo ra VoIP. VocalTec là công ty đầu tiên cung cấp dịch vụ điện thoại Internet và cũng trở thành công ty IPO thành công trên Internet đầu tiên. Ngày nay, điện thoại VoIP là một dịch vụ phổ biến mà các văn phòng ảo cung cấp.
• Năm 1990: Công cụ tìm kiếm trên Internet đầu tiên được phát triển bởi Đại học McGill.
• Năm 1991: World Wide Web được phát hành cho công chúng.
• Năm 1992: Richard Nissen, người sáng lập Business Space Limited, đã đăng ký và đăng ký nhãn hiệu “Văn phòng ảo” với Văn phòng Sở hữu trí tuệ Vương quốc Anh. Theo danh sách các dịch vụ cho nhãn hiệu này, các dịch vụ sau bao gồm: “dịch vụ định tuyến lại điện thoại và điện thoại; định tuyến lại các tin nhắn telex và fax; dịch vụ điện thoại di động; chuyển tiếp thư; dịch vụ gửi tin nhắn.”
• Năm 1992: Barrister Executive Suites, có công ty tiền thân là Fegen’s Law Suites được Vince Otte mua lại vào năm 1990, cung cấp các hợp đồng dịch vụ ‘nhận dạng doanh nghiệp’. Hợp đồng dưới đây cho thấy rằng vào năm 1992, họ đã cung cấp các gói ‘văn phòng ảo’ khác nhau. Một trong số họ cung cấp hộp thư, dịch vụ thư tín, dịch vụ lễ tân, quyền truy cập thư viện, phòng hội thảo, photocopy và fax.
• Năm 1994: Ralph Gregory thành lập Virtual Office Inc., một ứng dụng thương mại của các văn phòng ảo tại Hoa Kỳ. Một năm sau, 1995, ông thành lập Intelligent Office, một thương hiệu văn phòng ảo vẫn thành công cho đến nay.
• Năm 1998: Mặc dù Mark Dixon thành lập Regus vào năm 1989 tại Brussels, nhưng cái nhìn đầu tiên chúng ta có thể thấy họ cung cấp dịch vụ văn phòng ảo là vào khoảng năm 1998. Dịch vụ văn phòng ảo của họ được gọi là “Liên kết” và nó cung cấp “một số điện thoại và địa chỉ chuyên dụng phản ánh một vị trí nổi bật nhưng không cần phải thực sự ở đó, cho phép bạn làm việc từ xa từ bất cứ nơi nào bạn ở.”
• Năm 2006: Frank Cottle, nhà lãnh đạo tư tưởng của ngành văn phòng dịch vụ, đã đi tiên phong trong khái niệm văn phòng ảo bán buôn, dẫn đến việc thành lập các công ty như Davinci Virtual , Cloud Virtual, Allied Virtual và Alliance Virtual Office (AVO).
• Năm 2006: Bill Grodnik thành lập Văn phòng ảo Davinci. Davinci trở thành nhà cung cấp đầu tiên bán buôn văn phòng ảo trên quy mô toàn cầu. Ngày nay, Davinci hoạt động tại 30 quốc gia và có 1.000 địa điểm trong danh mục đầu tư của mình. Không giống như Opus, Davinci cung cấp nhiều gói dịch vụ văn phòng ảo, lễ tân trực tiếp, trò chuyện trực tiếp và lễ tân tự động với các mức giá khác nhau.
• Năm 2007: Frank Cottle, theo ý tưởng bán buôn của mình, đã thành lập Văn phòng Ảo Liên minh ban đầu được gọi là ABCN Virtual. Trong số các dịch vụ của AVO, bạn sẽ tìm thấy các gói văn phòng ảo, dịch vụ lễ tân trực tiếp, xử lý thư, hệ thống điện thoại VoIP và dịch vụ công chứng. Yếu tố khác biệt của AVO là nó hoạt động trên cơ sở thành viên; các nhà cung cấp văn phòng ảo có thể trở thành chi nhánh / thành viên và liệt kê các vị trí của họ trong thư mục của AVO.
• Năm 2010: Văn phòng ảo Opus được thành lập. Opus được biết đến với việc cung cấp một sản phẩm đồng nhất với cùng một mức giá trên toàn bộ hệ thống của họ. Thay vì hợp tác với các nhà cung cấp dịch vụ văn phòng, họ hợp tác với các trung tâm thư tín để nhận và chuyển tiếp thư. Mặc dù họ có ít lựa chọn hơn để gặp gỡ khách hàng, điều này cho phép họ giữ giá thấp.

Cách văn phòng ảo hoạt động như thế nào

Văn phòng ảo hoạt động như một đơn vị để phục vụ khách hàng nhưng không tồn tại ở một địa điểm cố định. Đối tượng sử dụng văn phòng ảo này đặc biệt phổ biến với các công ty mới thành lập và doanh nghiệp nhỏ muốn giảm thiểu chi phí. Việc tạo ra các dịch vụ và phần mềm văn phòng dựa trên ứng dụng web hay webapp, chẳng hạn như hội nghị trực tuyến (gọi video), đã giúp thúc đẩy sự phát triển của văn phòng ảo.

Các cách nói chính xác về văn phòng ảo

• Văn phòng ảo là một công ty hoạt động như một đơn vị và có địa chỉ gửi thư thực, nhưng không tồn tại ở một địa điểm cụ thể.
• Sự phát triển của các công cụ như gọi video và dịch vụ nhắn tin đã kéo theo việc sử dụng văn phòng ảo ngày càng nhiều.
• Chi phí vận hành văn phòng ảo thấp hơn nhiều so với văn phòng truyền thống, và đó là lý do tại sao dịch vụ sử dụng văn phòng ảo ngày càng phổ biến trong các doanh nghiệp nhỏ và công ty mới thành lập.
• Việc sắp xếp văn phòng ảo mở rộng các lựa chọn công việc cho nhân viên và các lựa chọn tuyển dụng cho các doanh nghiệp.
• Trong khi văn phòng ảo thường là một lựa chọn ít tốn kém hơn cho doanh nghiệp, một số dịch vụ, như trả lời điện thoại và họp trực tuyến bằng video, có thể có khả năng bị hạn chế.

Một văn phòng ảo cũng có thể giúp cho hoạt động kinh doanh đạt năng suất cao hơn, vì các dịch vụ của nó giải phóng người lao động khỏi các công việc hành chính cũng như đi làm. Mỗi nhân viên có thể làm việc từ địa điểm thuận tiện nhất và doanh nghiệp không bị giới hạn trong việc thuê nhân đến và làm việc tại đó.

Trong khi nhu cầu làm việc từ xa ngày càng phổ biến, thì những lợi ích của văn phòng ảo có thể nhận thấy ngay lập tức. Tuy nhiên, không phải mọi thứ đều dễ dàng như bạn tưởng. Một số người thấy việc lên lịch làm việc trong không gian văn phòng ảo không khác gì nhiều so với trong một văn phòng thực.

Ưu điểm và nhược điểm của văn phòng ảo

Ưu điểm của văn phòng ảo

Sức hấp dẫn của văn phòng ảo đối với người dùng là gấp đôi. Thứ nhất, chi phí hàng tháng của một văn phòng ảo thấp hơn nhiều so với văn phòng truyền thống. Rốt cuộc, nó không có chi phí bảo trì và duy trì, cũng như không cần nhân viên. Văn phòng ảo cũng có thể được bảo đảm thông qua hợp đồng thuê hàng tháng, do đó sẽ có tính linh hoạt cao hơn nếu hoạt động kinh doanh của người dùng thay đổi (không phải đợi hợp đồng thuê hết hạn hoặc phải chịu chi phí phá vỡ hợp đồng).

Chi phí sử dụng một văn phòng ảo có thể thấp vào khoảng dưới 100 đô la cho một khoản phí thành viên và 300 đô la mỗi tháng hoặc hơn cho hợp đồng thuê hàng tháng đối với các dịch vụ cơ bản. Càng nhiều dịch vụ được thêm vào, nó sẽ càng đắt hơn.

Thứ hai, một văn phòng ảo có thể cung cấp địa chỉ gửi thư, trả lời điện thoại và các dịch vụ họp trực tuyến bằng video. Do đó, một doanh nghiệp nhỏ việc lựa chọn văn phòng ảo là vô cùng hợp lý. Nó cũng có thể cung cấp một địa chỉ thực (hoặc nhiều địa chỉ) để người dùng gặp gỡ khách hàng. Đôi khi, địa chỉ có thể giúp người sử dụng văn phòng ảo có được uy tín, chẳng hạn như nếu địa chỉ đó là một vị trí hoặc đường phố nổi tiếng. Một dịch vụ trả lời điện thoại chuyên nghiệp có thể giúp khách hàng hoàn toàn yên tâm.

Nhược điểm của văn phòng ảo

Một số dịch vụ cần phải được sắp xếp, lập kế hoạch khi sử dụng văn phòng ảo. Ví dụ, dịch vụ họp trực tuyến bằng video là một hạn chế. Các văn phòng ảo cũng có thể bị hạn chế truy cập vào ban đêm và cuối tuần. Người dùng có thể thấy thiếu tính linh hoạt và bất tiện. Bên cạnh đó, khả năng gây mất tập trung khi làm việc tại nhà, do đó một số nhân viên có thể không có hiệu quả làm việc tốt khi hoạt động trong môi trường văn phòng ảo.

Các tính năng của một văn phòng ảo là gì?

Có một số tính năng mà các công ty có thể hưởng lợi khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo. Dưới đây là một số tính năng, cùng với những lợi ích liên quan của chúng, đó là lý do tại sao một doanh nghiệp nên sử dụng văn phòng ảo:

Trả lời điện thoại

Dịch vụ trả lời điện thoại do văn phòng ảo cung cấp cho phép các công ty chuyển hướng cuộc gọi đến văn phòng ảo và trả lời bằng tên công ty. Đối với bất kỳ công ty nào, lợi ích dịch vụ văn phòng ảo mang lại là sự sự an tâm tuyệt vời, vì họ có thể chắc chắn rằng mọi cuộc gọi đều được trả lời nhanh chóng và chuyên nghiệp. Sau đó, các cuộc gọi có thể được chuyển tiếp đến nhân viên có liên quan, giống như cách mà lễ tân sẽ làm. Ngoài ra, một tin nhắn có thể được gửi và chuyển tiếp bằng văn bản hoặc email đến nhân viên hoặc bộ phận có liên quan. Điều này cho phép nhân viên làm việc không bị xáo trộn, do đó tăng hiệu quả và năng suất làm việc của họ.

Các báo cáo phân tích các cuộc gọi hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng được thực hiện bởi văn phòng ảo có thể là một dịch vụ rất hữu ích cho các công ty, nhưng đặc biệt đối với các bộ phận tiếp thị có thể muốn theo dõi hiệu suất của các dự án mà họ đang thực hiện.

Trả lời cuộc gọi 24/7

Một số công ty, do tính chất kinh doanh của họ, cần các cuộc gọi của họ được trả lời 24/7. Một số văn phòng ảo cung cấp dịch vụ trả lời điện thoại ngoài giờ hành chính và vào cuối tuần. Điều này có thể đặc biệt hữu ích vì các doanh nghiệp có thể gặp khó khăn và tốn kém để thuê nhân viên làm việc này.

Một khi các trợ lý cá nhân trong văn phòng ảo đã quen với các quy trình xử lý cuộc gọi, họ sẽ trở thành nguồn lực quý giá cho bất kỳ công ty nào. Sử dụng văn phòng ảo để trả lời điện thoại có nghĩa là các công ty không bao giờ gặp vấn đề về việc nghỉ ốm hoặc nghỉ lễ.

Địa chỉ doanh nghiệp

Văn phòng ảo cung cấp một địa chỉ doanh nghiệp chuyên nghiệp có thể được khách hàng sử dụng trên trang web và tài liệu tiếp thị của họ. Ngoài ra, bất kỳ bài đăng nào nhận được cho khách hàng tại văn phòng ảo đều có thể được chuyển tiếp cho khách hàng hoặc nếu khách hàng đang sống tại địa phương, họ có thể muốn gọi điện để nhận bài của họ. Trong một số trường hợp, khách hàng có thể yêu cầu mở và quét bài đăng của họ và gửi qua email cho họ. Một dịch vụ khác có thể được cung cấp bởi một văn phòng ảo là séc nhận được trong bưu điện cho khách hàng của họ có thể được gửi tại ngân hàng. Dịch vụ địa chỉ doanh nghiệp có lợi đặc biệt cho các chủ doanh nghiệp và cũng rất tiết kiệm chi phí so với chi phí thuê mặt bằng.

Số điện thoại

Văn phòng ảo có thể cung cấp cho các công ty số điện thoại ảo cho hoạt động kinh doanh của họ. Các loại số có thể được chọn có thể là một theo vùng miền, chẳng hạn như Hà Nội là 024 hoặc Tp.HCM là 028. Ngoài ra, cũng có thể chọn một số tổng đài, có dạng 1800, 1900. Số ảo có thể được lập trình để các cuộc gọi có thể được trả lời bởi các trợ lý cá nhân của văn phòng ảo hoặc gọi đến điện thoại cố định của công ty hoặc một số di động được chỉ định.

Ghi âm các cuộc gọi ngoài giờ

Cơ sở thư thoại được ghi âm là một tính năng rất có lợi cho các công ty. Một tin nhắn chào mừng thư thoại được cá nhân hóa, thông báo tên công ty và yêu cầu người gọi để lại tin nhắn. Thông điệp mà người gọi để lại sau đó được gửi qua email đến một nhân viên được chỉ định ở định dạng MP3 và sau đó họ có thể nghe tin nhắn của người gọi. Mọi cuộc gọi khẩn cấp sau đó có thể được liên hệ lại ngay lập tức.

Dịch vụ hành chính

Các doanh nghiệp đôi khi yêu cầu một nguồn quản trị bổ sung cho công việc của dự án. Một số văn phòng ảo sẽ cung cấp dịch vụ này. Điều này có thể liên quan đến nhập bản sao, nhập âm thanh, xóa dữ liệu, cuộc gọi đi hoặc cuộc gọi theo dõi chăm sóc khách hàng.

Dù bạn là chủ doanh nghiệp hay một nhà kinh doanh nhỏ lẻ, đang muốn phát triển hệ thống kinh doanh của mình, văn phòng ảo sẽ giúp bạn có được địa chỉ thật ở bất kỳ đâu, đồng thời tiết kiệm chi phí và nhân lực thông qua dịch vụ được cung cấp.

Văn phòng dịch vụ là gì?

Văn phòng dịch vụ (còn được gọi là dịch vụ văn phòng ảo) là một loại dịch vụ cung cấp một loạt các tiện ích văn phòng và hỗ trợ cho doanh nghiệp hoặc cá nhân mà không cần thuê một không gian văn phòng thực sự. Điều này cho phép các doanh nghiệp hoạt động mà không cần có văn phòng vật lý và tiết kiệm được nhiều chi phí.

Mô hình văn phòng ảo là gì?

Thực chất, mô hình văn phòng ảo là một hình thức cho thuê văn phòng đại diện ngắn hạn hoặc dài hạn, nhưng mọi thông tin giao dịch đều được chuyển về trụ sở chính. Các tiện ích như bộ phận lễ tân, địa chỉ đăng ký kinh doanh, phòng tiếp khách, số fax,... đều được văn phòng ảo đảm bảo.

Văn phòng ảo tiếng Anh là gì?

Văn phòng ảo (tiếng Anh: virtual office) là một hình thức văn phòng cung cấp dịch vụ địa chỉ và liên lạc mà không cần đến diện tích thực tế.

Văn phòng Online là gì?

Văn phòng online thực chất là dịch vụ cho thuê văn phòng. Nhưng điểm khác biệt với mô hình cho thuê khác đó là thay vì phải thuê một diện tích thực để có một văn phòng thì văn phòng online sẽ cung cấp địa chỉ kinh doanh và thông tin liên lạc như một văn phòng truyền thống.