Đề cương môn nghiệp vụ thư ký văn phòng năm 2024

Học phần tự chọn này nhằm trang bị cho sinh viên khoa Quan hệ Quốc tế (hoặc Đông Phương, Nhật Bản học, Hàn Quốc Học, Ngôn ngữ Anh…) các kiến thức cơ bản, những kỹ năng/nghiệp vụ cần thiết của thư ký văn phòng nói chung và thư ký văn phòng đối ngoại nói riêng. Nội dung các bài học được thiết kế nhằm giúp sinh viên hiểu và hoàn thiện dần những kỹ năng cơ bản của người làm công tác văn phòng như sắp xếp lịch làm việc, sắp chuyến đi công tác của cơ quan và người lãnh đạo; sắp xếp hồ sơ tài liệu; tổ chức hội họp; soạn thảo văn bản; giao tiếp ứng xử văn phòng …

Chủ đề:

• Đề cương chi tiết môn học
• Nghiệp vụ thư ký
• Nghiệp vụ thư ký văn phòng
• Thư ký văn phòng đối ngoại
• Thư ký văn phòng đối ngoại

Nội dung Text: Đề cương chi tiết môn học Nghiệp vụ thư ký văn phòng đối ngoại

1. ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT MÔN HỌC 1. Thông tin tổng quát  Tên môn học: + Tiếng Việt: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG ĐỐI NGOẠI + Tiếng Anh: Administrative and Secretarial Skills  Mã số môn học:  Thuộc khối kiến thức/kỹ năng: Kiến thức cơ bản Kiến thức cơ sở ngành  Kiến thức chuyên ngành Kiến thức khác Môn học chuyên về kỹ năng chung Môn học đồ án/luận văn tốt nghiệp Số tín chỉ: 02 tín chỉ lý thuyết (30 tiết trên lớp) + Lý thuyết: 30 tiết (thuyết giảng kết hợp làm việc nhóm, làm bài tập, thu hoạch cá nhân) + Tự học: 15 tiết - Môn học tiên quyết/Môn học trước: Đã kết thúc các môn học đại cương và các môn học cơ sở ngành 2. Mô tả môn học Học phần tự chọn này nhằm trang bị cho sinh viên khoa Quan hệ Quốc tế (hoặc Đông Phương, Nhật Bản học, Hàn Quốc Học, Ngôn ngữ Anh…) các kiến thức cơ bản, những kỹ năng/nghiệp vụ cần thiết của thư ký văn phòng nói chung và thư ký văn phòng đối ngoại nói riêng. Nội dung các bài học được thiết kế nhằm giúp sinh viên hiểu và hoàn thiện dần những kỹ năng cơ bản của người làm công tác văn phòng như sắp xếp lịch làm việc, sắp chuyến đi công tác của cơ quan và người lãnh đạo; sắp xếp hồ sơ tài liệu; tổ chức hội họp; soạn thảo văn bản; giao tiếp ứng xử văn phòng … 3. Tài liệu học tập - Giáo trình: [1] Mai Thị Phòng, Nguyễn Đình Sơn, Nghiệp vụ thư ký văn phòng đối ngoại, Học viện Ngoại giao, Hà Nội 2005 (Giáo trình bắt buộc) - Tài liệu khác: [2] Vũ Thị Phụng (2003), Nghiệp vụ thư ký văn phòng, ĐHQG Hà Nội, Hà Nội; [3] Nghiêm Kỳ Hồng – Lê Văn In, Phạm Hưng (2009), Nghiệp vụ thư ký văn phòng hiện đại, NXB Lao Động, Tp. Hồ Chí Minh. [4] Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng, Nguyễn Văn Báu (2012) Nghiệp vụ Thư ký giúp việc cho lãnh đạo các cơ quan, doanh nghiệp, NXB Đại học Quốc gia, Tp. Hồ Chí Minh [5] Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học, Nguyễn Văn Báu, Đỗ Văn Thắng (2015), Quản trị văn phòng, NXB Đại học Quốc gia, Tp. Hồ Chí Minh.
2. 3. Mục tiêu môn học Mục tiêu Mô tả mục tiêu CĐR của môn học TĐNL (Gx) (1) (2) (X.x) (3) (4) Cung cấp cho sinh viên những hiểu biết cơ bản thư ký văn phòng nói chung và 2.1 thư ký văn phòng 2.2 G1 đối ngoại nói riêng, 2.3 4.1 4.2 về những phẩm chất, 2.4 năng lực cần thiết để 2.5 thực hiện có hiệu quả các nghiệp vụ chuyên môn Rèn luyện và phát 2.1 triển các kỹ năng cần 2.2 thiết vận dụng vào 2.3 4.1 một số nghiệp vụ thư 2.4 4.2 G2 ký văn phòng nói 2.5 4.3 2.6 chung và thư ký văn 2.7 4.4 phòng đối ngoại nói 2.8 riêng 2.9 Tạo động lực phấn 2.3 đấu và củng cố sự tự 2.4 4.1 tin với nghề nghiệp 2.5 4.2 G3 tương lai cho sinh 2.6 4.3 viên trong giai đoạn 2.7 4.4 hội nhập và phát 2.8 triển 2.9 4. Chuẩn đầu ra môn học Mức độ CĐR Mô tả CĐR giảng dạy (X.x) (2) (I, T, U) (1) (3) Vận dụng (apply – cấp độ 3) được những kiến thức cơ bản được cung cấp về thư ký, thư ký văn phòng để hiểu, giải thích G1.1 được thực tế đồng thời việc tiếp tục học tập, rèn luyện, trang I, T bị cho cá nhân những kỹ năng cần thiết cho công việc tương lai Dự báo và phân tích (predict & analyze – cấp độ 4) được các G1.2 tình huống có thể xảy ra trong quá trình thực hiện các nghiệp T, U vụ thư ký văn phòng Điều chỉnh (modify – cấp độ 4) nhận thức và lựa chọn cách G1.3 xử lý tốt nhất để đạt/cải thiện hiệu quả công việc T, U
3. Mức độ CĐR Mô tả CĐR giảng dạy (X.x) (2) (I, T, U) (1) (3) Kỹ năng tổng hợp (assemble - cấp độ 4) trong quá trình tự học, tự nghiên cứu tài liệu, làm bài tập cá nhân/nhóm theo hướng dẫn của giảng viên:  Xử lý các nguồn tư liệu, tài liệu (chọn lựa - G2.1 select - cấp độ 1) T, U  Kỹ năng phát hiện vấn đề (nhận ra - recognize - cấp độ 1)  Kỹ năng lập kế hoạch (sắp xếp - arrange - cấp độ 2) Kỹ năng viết bài luận/ tóm tắt (write/present - cấp độ 4) trong G2.2 quá trình tự học, tự nghiên cứu tài liệu, làm bài tập cá T, U nhân/nhóm theo hướng dẫn của giảng viên Hoàn thiện (complete with confidence – cấp độ 4) các kỹ năng G2.3 T, U liên quan đến nghiệp vụ thư ký văn phòng Hành động thành thói quen (act habitually – cấp độ 5) các G2.4 nguyên tắc đảm bảo thực hiện có hiệu quả các nghiệp vụ thư T, U ký văn phòng Giải quyết tình huống (problem - solving skill - cấp độ 7) có G2.5 thể xảy ra trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ thư ký văn T, U phòng Tôn trọng (respect – cấp độ 5) văn hóa giảng đường trong quá G3.1 T, U trình tham gia môn học G3.2 Tôn trọng (respect – cấp độ 5) người khác và văn hóa công sở T, U Điều chỉnh hành động của bản thân (justify behaviour – cấp G3.3 độ 5) theo đúng chuẩn mực đáp ứng nhu cầu công việc T, U (1): Ký hiệu CĐR của môn học (2): Mô tả CĐR, bao gồm các động từ chủ động, các chủ đề CĐR ở cấp độ 4 (X.x.x.x) và bối cảnh áp dụng cụ thể. (3): I (Introduce): giới thiệu; T (Teach): dạy; U (Utilize): sử dụng 5. Đánh giá môn học Tỷ lệ Thành phần Bài đánh giá (Ax.x) CĐR môn học (G.x.x) (3) % đánh giá (1) (2) (4) A1.1 Chuyên cần G3.1, G3.2, G3.3 30% A1. Đánh giá giữa kỳ G1.1, G1.2, G1.3 A1.2 Thảo luận nhóm G2.1, G2.2, G2.3, G2.4, G2.5 70% G3.3 G1.1, G1.2, G1.3 A2.1 Bài tập/Thu hoạch cá nhân G2.1, G2.2, G2.3, G2.4, G2.5 30% G3.3 A2. Đánh giá cuối kỳ G1.1, G1.2, G1.3 A2.2 Bài kiểm tra thực hành/Vấn G2.1, G2.2, G2.3, G2.4, G2.5 70% đáp/ Thuyết trình G3.2, G3.3
4. 6. Kế hoạch giảng dạy chi tiết Bài Tuần/ Nội dung CĐR môn học Hoạt động dạy và học đánh Buổi học (2) (3) (4) giá (1) (5) - Giảng viên làm quen lớp học, cung cấp và - Giới thiệu tổng quát về môn học, tài hướng dẫn tổ chức hoạt liệu tham khảo, quy định của lớp học… động dạy – học theo đề - Giới thiệu Đề cương môn học, tổng cương chi tiết cho sinh quát về các nội dung nghiệp vụ thư ký viên, chia nhóm, cung văn phòng đối ngoại sẽ được tiếp cận cấp đề tài thuyết trình, trong môn học; phân công trách nhiệm tình huống thực hành.. dạy – học của giảng viên – sinh viên đối G1.1 - Sinh viên chủ động với từng nội dung môn học cụ thể G1.2 đặt câu hỏi, phát biểu kỳ vọng và mong muốn của bản thân về môn học Chương I: Một số vấn đề về văn phòng - Giảng viên trình bày nội 1.1 Khái niệm dung bài học và đặt câu 1.2 Chức năng, nhiệm vụ hỏi gợi mở 1.2.1 Chức năng - Sinh viên nghe giảng, 1.2.2 Nhiệm vụ trả lời câu hỏi/ thảo luận 1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến công làm rõ nội dung bài học 1 tác văn phòng tại lớp (5 tiêt) 1.3.1 Yếu tố tổ chức Đọc tài liệu [1] tr11-38 1.3.2 Yếu tố con người và [2] [3] [4] [5] 1.3.3 Yếu tố trang thiết bị văn phòng BTVN: 1.3.4 Các yếu tố khác - (theo nhóm) chia theo 1.4 Vài nét về tình hình công tác văn nội dung phần 1.3 phòng ở Việt Nam hiện nay G1.1 G1.2 A1.1 G1.3 A1.2 G1.4 Chương II: Tổng quan về Thư ký văn - cá nhân: Sưu tầm các phòng, thư ký văn phòng đối ngoại mẫu thông báo tuyển 2.1 Khái niệm thư ký, thư ký văn phòng, dụng vị trí thư ký văn thư ký văn phòng đối ngoại phòng (hoặc thư ký văn 2.2 Nhiệm vụ, yêu cầu đối với người phòng đối ngoại) (tiếng thư ký văn phòng thư ký văn phòng đối Anh, Việt) ngoại 2.3. Vai trò, vị trí của thư ký văn phòng 2.4. Năng lực và phẩm chất cần thiết của người thư ký văn phòng
5. Bài Tuần/ Nội dung CĐR môn học Hoạt động dạy và học đánh Buổi học (2) (3) (4) giá (1) (5) - Giảng viên trình bày nội Chương III. Người thư ký văn phòng dung và đặt câu hỏi gợi với nghiệp vụ xây dựng chương trình, mở kế hoạch và lịch làm việc cho cơ quan - Sinh viên nghe giảng, và người lãnh đạo trả lời câu hỏi/ thảo luận 3.1 Khái niệm chương trình, kế hoạch, làm rõ nội dung bài học lịch làm việc Đọc tài liệu [1] tr135 – 3.2 Phân loại chương trình, kế hoạch, lịch 139 và [2] [3] [4] [5]… làm việc trước khi đến lớp 3.3. Tác dụng của việc lập chương trình, kế BTVN: hoạch, lịch làm việc Cá nhân: Sắp xếp lịch 3.4 Nguyên tắc lập chương trình, kế hoạch, làm việc tuần cho Ban lịch làm việc G1.1 lãnh đạo một cơ quan đối 2 3.5 Yêu cầu của việc lập chương trình, kế G1.2 A1.1 (5 tiêt) G1.3 ngoại SV mong muốn A1.2 hoạch, lịch làm viêc G1.4 được ứng tuyển 3.6 Các căn cứ để lập chương trình, kế hoạch, lịch làm việc 3.7 Bố cục lập chương trình, kế hoạch, lịch làm việc Chương IV: Người thư ký văn phòng với nghiệp vụ chuẩn bị và tổ chức hội họp Đọc tài liệu [1] tr122 – 4.1. Khái quát về hội họp (khái niệm, mục đích, 135 và [2] [3] [4] [5] … thực trạng…) trước khi đến lớp Chương IV: Người thư ký văn phòng - Giảng viên trình bày nội với nghiệp vụ chuẩn bị và tổ chức hội dung và đặt câu hỏi gợi họp (tt) mở 4.2 Nhiệm vụ cụ thể của thư ký văn phòng đối - Sinh viên nghe giảng, với nghiệp vụ chuẩn bị và tổ chức hội họp trả lời câu hỏi/ thảo luận 4.2.1 Thư ký văn phòng với khâu chuẩn bị làm rõ nội dung bài học trước hội họp 4.2.2 Nhiệm vụ của thư ký văn phòng Đọc tài liệu [1] tr122 – trong thời gian tiến hành hội họp 135 và [2] [3] [4] [5] 4.2.3. Công việc của thư ký văn phòng sau khi G1.1 trước khi đến lớp 3 G1.2 A1.1 kết thúc hội họp (5 tiêt) G1.3 A1.2 G1.4 Đọc tài liệu [1] tr110 – Chương V: Thư ký văn phòng với 121 và [2] [3] [4] [5] … nghiệp vụ chuẩn bị, tổ chức chuyến trước khi đến lớp công tác cho cơ quan và người lãnh đạo 5.1. Lập kế hoạch tổ chức chuyến công tác BTVN: Thực hiện tình 5.2. Chuẩn bị, phục vụ chuyến công tác huống giả định - chuẩn bị 5.3. Trách nhiệm của Thư ký văn phòng chuyến đi công tác sang Pháp cho thủ trưởng cơ trước, trong và sau thời gian lãnh đạo đi quan đối ngoại SV mong công tác muốn được ứng tuyển
6. Bài Tuần/ Nội dung CĐR môn học Hoạt động dạy và học đánh Buổi học (2) (3) (4) giá (1) (5) Chương VI. Thư ký văn phòng với - Giảng viên trình bày nội nghiệp vụ thu thập, xử lý và cung cấp dung và đặt câu hỏi gợi thông tin phục vụ hoạt động lãnh đạo, mở quản lý - Sinh viên nghe giảng, 6.1 Khái quát chung trả lời câu hỏi/ thảo luận 6.2 Thu thập thông tin làm rõ nội dung bài học 6.3 Xử lý thông tin Đọc tài liệu [1] tr88 – 92 6.4 Cung cấp thông tin và [2] [3] [4] [5] trước G1.1 khi đến lớp 4 G1.2 A1.1 (5 tiết) G1.3 A1.2 G1.4 Đọc tài liệu [1] tr47 – 63; Chương VII. Thư ký văn phòng với 92 - 110 và [2] [3] [4] [5] nghiệp vụ sắp xếp, quản lý văn bản, trước khi đến lớp hồ sơ, tài liệu 7.1 Quản lý và xử lý văn bản 7.2 Lập hồ sơ và tra cứu hồ sơ 7.3 Lưu trữ hồ sơ, tài liệu Chương VIII: Giao tiếp ứng xử của - Giảng viên trình bày nội người thư ký văn phòng dung và đặt câu hỏi, trình 5.1 Giao tiếp hành chính chiếu clip minh họa, gợi mở; đưa bài tập tình 5.1.1 Khái niệm huống 5.1.2 Nguyên tắc trong giao tiếp hành chính G1.1 - Sinh viên nghe giảng, 5 5.2 Cách cải thiện các kỹ năng giao tiếp G1.2 trả lời câu hỏi và thảo (5 tiêt) cơ bản G1.3 luận, giải quyết bài tập A1.1 G1.4 tình huống A1.2 5.3 Một số giao tiếp hành chính văn phòng của người thư ký Đọc tài liệu [1] tr64 – 74, 5.3.1 Tiếp khách 74 - 88 và [2] [3] [4] [5] 5.3.2 Giao tiếp điện thoại … trước khi đến lớp 5.3.3 Giao tiếp ứng xử với lãnh đạo, với đồng nghiệp - Giảng viên trình bày nội dung và đặt câu hỏi gợi mở - Sinh viên nghe giảng, trả lời câu hỏi/ thảo luận Chương IX: Thư ký văn phòng với G2.1 G2.2 làm rõ nội dung bài học nghiệp vụ soạn thảo văn bản G2.3 6 9.1 Văn bản hành chính thông thường G2.4 - Sinh viên thực hành A1.1 (5 tiêt) 9.2 Thư tín thương mại G2.5 trực tiếp soạn thảo một số A2.1 9.3 Công văn ngoại giao G3.1 A2.2 G3.2 văn bản hành chính thông G3.3 thường, thư tín thương mại và công văn ngoại giao Đọc tài liệu [1] tr171 – 324 và [2] [3] [4] [5] … trước khi đến lớp
7. 7. Quy định của môn học 7.1. Nhiệm vụ của sinh viên - Sinh viên phải đi học đúng giờ quy định, vào trễ 15 phút xem như vắng mặt - Tham dự tối thiểu 80% thời gian lên lớp - Tuyệt đối không được điểm danh giúp, thi hộ - Đọc tài liệu và chuẩn bị nội dung thuyết trình, câu hỏi phân tích, bài tập được cho trong mỗi buổi học trước khi vào lớp trước khi vào lớp 7.2. Quy định về thi cử, học vụ - Không có kiểm tra bù giữa kỳ và cuối kỳ (trừ trường hợp đặc biệt) - Nộp tiểu luận/thu hoạch trễ trong vòng 1 tuần sẽ bị trừ 25% tổng số điểm - Trường hợp đạo văn, không trích dẫn nguồn sẽ bị đánh giá không đạt 7.3. Quy định về lịch tiếp SV ngoài giờ và liên hệ trợ giảng (nếu có) Giảng viên (trợ giảng) tiếp sinh viên 01 buổi/tuần vào chiều thứ tư hàng tuần (từ 13h30 đến 16h30) tại Văn phòng Bộ môn Lưu trữ học – Quản trị văn phòng (A.317) để tư vấn, hướng dẫn học tập, nghiên cứu tài liệu... trong suốt thời gian môn học diễn ra. 8. Phụ trách môn học - Khoa/Bộ môn: Bộ môn Lưu trữ học – Quản trị văn phòng - Địa chỉ và email liên hệ: + Phòng A.317 – Cơ Sở 1, Trường ĐH KHXH & NV, ĐHQG TP. HCM – 10-12 Đinh Tiên Hoàng, Phường Bến Nghé, Quận 1, TPHCM + Email: [email protected] Giảng viên phụ trách môn học Họ và tên: Phạm Nguyễn Phương Quỳnh Học hàm, học vị: Thạc sĩ Địa chỉ cơ quan: 10-12 Đinh Tiên Hoàng, Điện thoại liên hệ: Phường Bến Nghé, Quận 1, TP.HCM - 0902.622.044 - 028.3829.3828 (175) Email: [email protected] Website: [email protected] Google Classroom: q2vhmxw Cách liên lạc với giảng viên: - Trao đổi trực tiếp tại Văn phòng Bộ môn Lưu trữ học – Quản trị văn phòng (Phòng A.317 – Cơ Sở 1, Trường ĐH KHXH & NV, ĐHQG TP. HCM – 10-12 Đinh Tiên Hoàng, Phường Bến Nghé, Quận 1, TPHCM) - Qua điện thoại, email, google classroom, mạng xã hội... Tp. Hồ Chí Minh, ngày 28 tháng 3 năm 2019 GIẢNG VIÊN TRƯỞNG BỘ MÔN (Đã ký) (Đã ký) ThS. Phạm Nguyễn Phương Quỳnh TS. Đỗ Văn Học

405 tài liệu

1388 lượt tải