Đánh giá nội bộ phòng quản lý chất lượng

Đánh giá nội bộ là sự xem xét độc lập và có hệ thống nhằm xác định xem các hoạt động và kết quả liên quan có đáp ứng được các qui định đã đề ra và các qui định này có được thực hiện một cách có hiệu quả và thích hợp để đạt được các mục tiêu hay không. Sự xem xét này được tổ chức và thực hiện tại các phòng ban trong nội bộ cơ quan.

Đánh giá nội bộ là hoạt động được tiến hành theo định kỳ trong một tổ chức dựa trên hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Thời gian đánh giá tùy thuộc vào tình hình thực tế và nhu cầu của doanh nghiệp. Kế hoạch đánh giá nội bộ có thể tiến hành theo một giai đoạn nhất định trong năm.

2. Mục đích đánh giá nội bộ là gì?

- Đánh giá nội bộ nhằm khẳng định thương hiệu, sự uy tín của doanh nghiệp cũng như sự tin tưởng với khách hàng, đối tác liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đó.

- Đánh giá nội bộ giúp duy trì sự nhận thức về tiêu chuẩn ISO trong doanh nghiệp.

- Đánh giá nội bộ còn giúp nâng cao chất lượng, đáp ứng được yêu cầu chung về tình hình sản xuất quy trình thực hiện sản xuất, quy mô hoạt động, chất lượng sản phẩm...

3. Các bước đánh giá nội bộ ISO 9001:2015

Các doanh nghiệp, tổ chức có thể tham khảo các bước đánh giá nội bộ dưới đây. Cụ thể:

Bước 1: Lập Kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 9001

­Trước khi đánh giá 1 tuần, đại diện lãnh đạo cần lập kế hoạch đánh giá và trình giám đôc phê duyệt. Gửi đến tất cả các bộ phận.

Chương trình đánh giá bao gồm:

- Phạm vi đánh giá

- Thời gian đánh giá

- Đoàn đánh giá (Trưởng đoàn đánh giá, đánh giá viên và quan sát viên)

- Yêu cầu về chuẩn mực đánh giá

Bước 2: Chuẩn bị đánh giá

Các thành viên đoàn đánh giá chuẩn bị đánh giá theo chương trình đánh giá:

­ - Xem xét tài liệu, các chuẩn mực.

­ - Đề nghị đơn vị được đánh giá chuẩn bị hồ sơ/ cung cấp tài liệu nếu cần.

­ - Chuẩn bị một số câu hỏi đánh giá theo Danh mục.

Các đơn vị được đánh giá:

- Phân công cán bộ làm việc với đoàn đánh giá.

- Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để đánh giá.

Bước 3: Thực hiện đánh giá

Đoàn đánh giá và các đơn vị liên quan thực hiện đánh giá:

­ - Họp khai mạc để thống nhất phạm vi, thời gian đánh giá. Trưởng đoàn đánh giá chủ trì, đoàn đánh giá và đại diện đơn vị được đánh giá.

- ­Tiến hành đánh giá tại hiện trường. Đánh giá viên tiến hành đánh giá trong phạm vi đánh giá. Đại diện bên được đánh giá cung cấp tài liệu/hồ sơ và trả lời câu hỏi của đánh giá viên.

­- Đánh giá viên ghi chép các phát hiện đánh giá vào Phiếu ghi chép đánh giá theo bảng câu hỏi đánh giá.

­ - Xem xét kết quả đánh giá: Đoàn đánh giá họp và thống nhất về kết quả đánh giá.

­ - Lập báo cáo đánh giá, chỉ ra các sự không phù hợp, điểm lưu ý, kết luận về hiệu lực, hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng tại từng đơn vị và trong toàn công ty, đề xuất cải tiến.

­ - Các sự không phù hợp lập Phiếu yêu cầu hành động khắc phục.

­ - Ký xác nhận [Báo cáo đánh giá] và [Phiếu yêu cầu hành động khắc phục].

Bước 4: Thực hiện hành động khắc phục

Đơn vị có sự không phù hợp, Trưởng đơn vị và người liên quan:

- Xác định nguyên nhân sự không phù hợp.

- Đề xuất biện pháp khắc phục, phòng ngừa.

- Trình Giám đốc phê duyệt (nếu cần).

- Thực hiện hành động khắc phục.

- Lưu hồ sơ.

Bước 5: Kiểm tra hành động khắc phục

Đại diện lãnh dạo và người được chỉ định trong đoàn đánh giá kiểm tra kết quả hành động khắc phục phòng ngừa của đơn vị có sự không phù hợp.

Nếu không xử lý hết sự không phù hợp, lập phiếu yêu cầu khắc phục lần 2 hoặc lưu ý để đơn vị đó hoàn thiện (theo phiếu yêu cầu khắc phục)

Đánh giá nội bộ là một việc là vô cùng quan trọng cần phải được thực hiện tại mỗi doanh nghiệp đặc biệt là với những doanh nghiệp hay tổ chức có áp dụng các tiêu chuẩn ISO. Nếu bạn là một người mới trong lĩnh vực ISO đang trong giai đoạn tìm hiểu về vấn đề này thì bài viết này sẽ là dành cho bạn.

Nội dung bài viết

đánh giá nội bộ là gì

Đánh giá nội bộ là hoạt động quan trọng cần được triển khai định kỳ đặc biệt là với những tổ chức hay doanh nghiệp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 được ban hành bởi tổ chức tiêu chuẩn quốc tế.

Hàng năm thì các doanh nghiệp hay tổ chức được chứng nhận ISO sẽ có rất nhiều cuộc đánh giá nội bộ và để việc đánh giá nội bộ được thuận lợi, nhanh chóng và hiệu quả thì đội ngũ đánh giá viên nội bộ sẽ đóng vai trò vô cùng quan trọng.

Mục đích của đánh giá nội bộ là gì

Việc đánh giá nội bộ tại doanh nghiệp hay tổ chức sẽ hướng tới những mục đích chính sau:

• Khẳng định đẳng cấp và năng lực và uy tín của doanh nghiệp, gia tăng độ tin cậy của khách hàng và đối tác vào khả năng sản xuất, cung ứng và những vấn đề kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khẳng định doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, đáp ứng các tiêu chuẩn, đáp ứng các quy định của pháp luật,…
• Xác định mức độ phù hợp của hệ thống so với chuẩn mực đánh giá.
• đánh giá mức độ hiệu quả của hệ thống trong việc đáp ứng các mục tiêu đã được đề ra.
• Duy trì nhận thức về các tiêu chuẩn ISO mà tổ chức/ doanh nghiệp đang áp dụng.
• Chuẩn bị sẵn sàng cho việc đánh giá của phía khách hàng hoặc của bên thứ 3.
• Đáp ứng các yêu cầu của tổ chức, phía khách hàng/đối tác hoặc của một bên thứ 3.

Đánh giá viên nội bộ là gì

Quá trình đánh giá nội bộ tại doanh nghiệp sẽ được thực hiện bởi đội ngũ đánh giá viên nội bộ. Có thể nói rằng những đánh giá viên nội bộ sẽ đóng vai trò quan trọng không thể thiếu của quá trình cải tiến liên tục hệ thống quản lý.

Tại doanh nghiệp, đánh giá viên nội bộ sẽ chịu trách nhiệm về hoạch định, thưc hiện và báo cáo về cuộc đánh giá trong một chu kỳ đánh giá. Để duy trì hệ thống quản lý của doanh nghiệp thì đánh giá viên nội bộ đóng vị trí quan trọng và không thể thiếu.

Các đánh giá viên nội bộ không được tự thực hiện đánh giá công việc của mình nhưng sẽ được phép đánh giá công việc nội bộ của bộ phận nơi mình làm việc.

Một đánh giá viên nội bộ cần nắm vững những nguyên tắc sau:

1. Nhất quán và toàn diện, thực hiện công việc một cách trung thực, có đạo đức và trách nhiệm
2. Trình bày công bằng, báo cáo trung thực và chính xác
3. Cẩn trọng trong công việc
4. Bảo mật thông tin đánh giá
5. Độc lập khỏi hoạt động được đánh giá, tránh thiện vị và xung đột lợi ích
6. Tiếp cận dựa trên bằng chứng, cần đánh giá dựa trên những bằng chứng có được

Một đánh giá viên nội bộ cần phải hoàn thành khóa đào tạo đánh giá viên nội bộ và được cấp chứng chỉ đánh giá viên nội bộ. Trong quá trình đánh giá chứng nhận ISO, việc có đội ngũ đánh giá viên nội bộ được cấp chứng chỉ đánh giá viên nội bộ là một yếu tố vô cùng quan trọng quyết định việc doanh nghiệp có được chứng nhận ISO hay không.

Về việc nên học chứng chỉ ISO nào trước thì cần căn cứ vào ngành hàng và các chuẩn ISO mà doanh nghiệp áp dụng. Phần lớn doanh nghiệp đều xây dựng hệ thống kiểm soát chất lượng do đó các nhân viên ISO trước hết cần tham gia khóa đào tạo ISO 9001. Nếu được thì các chuyên viên ISO nên học khóa học ISO tích hợp 3 chuẩn đó là ISO 9001 – ISO 14001 – ISO 45001. Sau khi đã có chứng chỉ ISO 9001 thì chuyên viên ISO có thể học các tiêu chuẩn khác có liên quan tới ngành nghề của doanh nghiệp. Ngoài chuyên môn thì học ngoại ngữ cũng là cách tăng lương cho chuyên viên ISO.

Quy trình đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO

Để có thể triển khai đánh giá nội bộ một cách hiệu quả, các doanh nghiệp / tổ chức có thể thực hiện theo quy trình 6 bước theo như tiêu chuẩn ISO như sau:

Bước 1. Lập kế hoạch

Thông qua việc lập kế hoạch, các đánh giá viên sẽ có thể triển khai việc đánh giá nội bộ ISO theo trình tự phù hợp và đảm bảo quá trình đánh giá được diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

Trước khi triển khai đánh giá nội bộ, doanh nghiệp cần làm rõ được 3 yếu tố quan trọng sau:

• Làm rõ yêu cầu của tổ chức, những thông tin chính xác cần thiết cho đầu vào của quá trình đánh giá.
• Xác định tính khả thi khi triển khai cuộc đánh giá nội bộ.
• Nguồn lực cung cấp cho quá trình đánh giá.

Ngoài 3 yếu tố trên thì doanh nghiệp cũng cần lên kế hoạch về lịch/ tần xuất đánh giá, phạm vi đánh giá, nhân sự, những sai sót có thể gặp sau quá trình đánh giá.

Bước 2. Chuẩn bị đánh giá

Để chuẩn bị cho quá trình đánh giá thì lãnh đạo doanh nghiệp cần triển khai:

• Thành lập ban lãnh đạo đánh giá nội bộ.
• Chỉ định các tổ trưởng mỗi tổ báo cáo theo một biểu mẫu đồng nhất được quy định.
• Phân chia phạm vi đánh giá và trách nhiệm cụ thể của mỗi bộ phận.
• Quy định việc phê duyệt các đánh giá nội bộ là các cán bộ lãnh đạo thường trực về đánh giá nội bộ.
• Trước 3 ngày kể từ khi bắt đầu đánh giá, thời gian đánh giá nội bộ cần được quy định rõ và thông báo cho đội ngũ cán bộ tại doanh nghiệp hoặc nơi được đánh giá.

Bước 3. Tiến hành đánh giá nội bộ

Việc triển khai đánh giá nội bộ được thực thiện theo những bước sau:

• Họp mở đầu.
• Xem xét tài liệu khi thực hiện đánh giá.
• Thông tin trong lúc đánh giá.
• Phân công vai trò và trách nhiệm của người quan sát.
• Thu thập và xác nhận các thông tin.
• Chuẩn bị kết quả đánh giá.
• Họp kết thúc.

Bước 4. Gửi lại hồ sơ cho các bên có liên quan

Để đảm bảo tính minh bạch rõ ràng thì hồ sơ sẽ được cả bên đánh giá và bên được đánh giá lưu giữ.

Điều này giúp cho bên được đánh giá sẽ có cơ sở để tuyên bố chứng minh hệ thống quản lý của họ đáp ứng các tiêu chuẩn và yêu cầu chất lượng với khách hàng và đối tác. Ngược lại, khi bên được đánh giá nội bộ không đáp ứng được tiêu chuẩn quản lý chất lượng với hệ thống quản lý của họ thì họ sẽ biết được những điểm không phù hợp/ cần xử lý để đưa ra những giải pháp phù hợp.

Bước 5. Hoàn thất đánh giá và lưu hồ sơ

Sau khi hoàn thành đầy đủ các bước như trên thì sau cùng thông tin về các bộ hồ sơ có chứa các thông tin về kế hoạch đánh giá, chuẩn bị đánh giá, báo cáo đánh giá cùng với các chương trình, kế hoạch, quyết định đánh giá nội bộ phải được lưu trữ lại toàn bộ trong một bộ hồ sơ nhất định.

Bước 6. Theo dõi và đo lường hoạt động đánh giá

Ở giai đoạn này, tổ chức sẽ cần xác định:

• Những yếu tố cần theo dõi và đo lường.
• Phương thức theo dõi và đo lường hiệu quả quá trình đánh giá nội bộ.
• Khi nào cần thực hiện hoạt động theo dõi đo lường đánh giá.

iRTC giúp được gì cho doanh nghiệp

Với đội ngũ chuyên gia tư vấn giàu kinh nghiệm, iRTC sẽ giúp đỡ trong việc triển khai ISO 9001 thuận lợi, hiệu quả và nhanh chóng đạt được chứng nhận.

Là đơn vị có thâm niên trong lĩnh vực đào tạo và huấn luyện iRTC có thể giúp doanh nghiệp trong việc đào tạo đánh giá viên nội bộ, qua khóa đào tạo, doanh nghiệp sẽ có đội ngũ đánh giá viên nội bộ chuyên nghiệp và có chứng chỉ đánh giá viên nội bộ do iRTC cấp. Chứng chỉ đánh giá viên nội bộ của iRTC có giá trị trên toàn quốc.