Khắc phục những tồn tại, hạn chế trong công tác soạn thảo, ban hành, tự kiểm tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật
Khắc phục những tồn tại, hạn chế trong công tác soạn thảo, ban hành, tự kiểm tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật
Trong thời gian qua, thực hiện trách nhiệm giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh trong công tác kiểm tra theo thẩm quyền đối với các văn bản quy phạm pháp luật [QPPL] của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Sở Tư pháp nhận thấy công tác xây dựng, ban hành văn bản QPPL của các địa phương đã được thực hiện cơ bản bảo đảm theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 [sửa đổi, bổ sung năm 2020] và các Nghị định hướng dẫn thi hành: Công tác soạn thảo, thẩm định, thẩm tra, ban hành văn bản QPPL tuân thủ trình tự, thủ tục; hầu hết các văn bản QPPL được ban hành đúng thẩm quyền, nội dung văn bản phù hợp quy định trong các văn bản QPPL của cơ quan nhà nước cấp trên… Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, công tác xây dựng, ban hành, tự kiểm tra, xử lý văn bản QPPL ở một số địa phương vẫn còn một số tồn tại, hạn chế như:
- Một số văn bản QPPL quy định thời điểm có hiệu lực không phù hợp quy định hoặc có sai sót về căn cứ ban hành, thể thức, kỹ thuật trình bày, cụ thể như:
+ Quy định thời điểm có hiệu lực sớm hơn thời điểm có hiệu lực theo quy định tại khoản 1 Điều 151 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 [được sửa đổi, bổ sung năm 2020] hoặc không quy định cụ thể ngày có hiệu lực của văn bản theo quy định tại khoản 1 Điều 38 Nghị định số 34/2016/NĐ-CP.
+ Văn bản được sử dụng làm căn cứ pháp lý để ban hành không phù hợp quy định tại Điều 61 Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ [còn sử dụng văn bản cá biệt hoặc văn bản QPPL của chính cơ quan đó làm căn cứ ban hành văn bản].
+ Sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: Trình bày số thứ tự các khoản, điểm không đúng quy định tại khoản 2, điểm d và đ khoản 5 Điều 62 Nghị định số 34/2016/NĐ-CP [được sửa đổi bởi điểm d khoản 1 Điều 2 Nghị định số 154/2020/NĐ-CP ngày 31/12/2020]; phần kết thúc của Quy định/Quy chế kèm theo có ghi chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, dấu của cơ quan ban hành văn bản là không phù hợp các mẫu số 21, 23 Phụ lục I kèm theo Nghị định số 154/2020/NĐ-CP…
- Công tác kiểm tra, xử lý văn bản QPPL chưa thực hiện đúng theo quy định, như: Một số địa phương sau khi ban hành văn bản QPPL gửi không đầy đủ và đúng thời hạn cho cơ quan có thẩm quyền để kiểm tra theo quy định tại Điều 121 và khoản 1 Điều 131 Nghị định số 34/2016/NĐ-CP; một số địa phương chưa thực hiện tốt công tác tự kiểm tra và tham mưu cấp có thẩm quyền xử lý văn bản có sai sót được phát hiện qua việc tự kiểm tra hoặc theo kết luận kiểm tra của cơ quan kiểm tra văn bản…
Để khắc phục có hiệu quả những tồn tại, hạn chế nêu trên, tại Công văn số 335/STP-NV1 ngày 06/3/2023, Sở Tư pháp đã đề nghị Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố quan tâm, chỉ đạo thực hiện một số công việc sau trong thời gian đến:
- Tiếp tục tổ chức thực hiện tốt các giải pháp nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác tham mưu xây dựng văn bản QPPL của HĐND, UBND các cấp ở địa phương theo Chỉ thị số 07/CT-UBND ngày 30/5/2022 của Chủ tịch UBND tỉnh về nâng cao chất lượng công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật và tăng cường hiệu quả thi hành pháp luật trên địa bàn tỉnh.
- Đối với các văn bản đã có thông báo kết luận kiểm tra của cơ quan kiểm tra văn bản, đề nghị Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố chỉ đạo Phòng Tư pháp và các cơ quan liên quan thực hiện việc tự kiểm tra và tham mưu cơ quan có thẩm quyền xử lý văn bản QPPL kịp thời theo quy định.
- Chỉ đạo thực hiện nghiêm túc việc gửi đầy đủ, đúng thời hạn các văn bản QPPL của địa phương mình sau khi thông qua hoặc ban hành đến các cơ quan có thẩm quyền kiểm tra văn bản theo quy định./.
Theo đó, ở đây phải xác định văn bản do ai ban hành để xác định. Nếu văn bản của tập thể Ban thông qua để ban hành thì Trưởng ban ký thay mặt còn văn bản cá biệt của Trưởng ban thì Trưởng ban ký trực tiếp.
Quy trình soạn thảo và ký ban hanh văn bản hành chính theo Nghị định Số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư
Ngày 05 tháng 3 năm 2020 Chính phủ đã ban hành Nghị định Số: 30/2020/NĐ-CP [sau đây gọi là Nghị định 30] quy định về công tác văn thư. Nghị định này bao gồm 7 Chương 38 Điều có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký [05 tháng 3 năm 2020]. Sau đây là nội dung cơ bản về quy trình soạn thảo và ký ban hanh văn bản hành chính theo Nghị định số 30:
BƯỚC 1: SOẠN THẢO VĂN BẢN [Điều 10, Nghị định 30]
1. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản.
2. Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày.
Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo [nếu có] vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết.
3. Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.
4. Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.
BƯỚC 2: KIỂM TRA VĂN BẢN TRƯỚC KHI KÝ BAN HÀNH [Điều 12, Nghị định 30]
1. Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản.
2. Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
BƯỚC 3: DUYỆT BẢN THẢO VĂN BẢN [Điều 11, Nghị định 30]
1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
2. Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ sung thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định.
BƯỚC 4: KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN [Điều 13, Nghị định 30]
1. Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
2. Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.
3. Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền khổng được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền.
4. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
5. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
6. Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.
7. Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này./.