Tại màn hình kết quả, đặt con trỏ vào dòng hóa đơn cần thay thế, nhấn biểu tượng Xử lý để chọn loại hóa đơn thay thế. Bao gồm các loại sau:
- * Hóa đơn thay thế: dùng cho nghiệp vụ thay thế cho một hóa đơn cụ thể đã tồn tại trên chương trình Fast e-Invoice.
- Thay thế khác: dùng cho nghiệp vụ thay thế cho một hóa đơn không tồn tại trên chương trình [ví dụ: thay thế cho hóa đơn giấy đã lập trước khi áp dụng HĐĐT,…].
- Sau khi chọn loại thay thế, chương trình tự động hiển thị theo dữ liệu của hóa đơn gốc, người dùng cần chỉnh sửa lại theo thông tin thay thế.
- Phần Thông tin chung:
- * Ngày hóa đơn: nhập vào ngày hóa đơn thay thế theo qui định.
- Trạng thái: chọn 1. Chờ xác thực.
- Thẻ Chi tiết:
- * Chỉnh sửa lại dữ liệu theo thông tin thay thế.
- Được phép bổ sung hoặc xóa các dòng thông tin tùy ý.
- Thẻ Chứng từ gốc:
- * Số tham chiếu/Mẫu số/Ký hiệu: thông tin hóa đơn bị thay thế [hệ thống tự động hiển thị, không được phép sửa].
- Số biên bản/Ngày biên bản/Lý do: nhập vào theo thông tin trên Biên bản thu hồi hóa đơn [nếu có].
- Lưu ý: biên bản thu hồi hóa đơn người dùng có thể lập bên ngoài hoặc thực hiện trên chương trình [xem hướng dẫn chi tiết Tại đây].
- Thẻ Xác thực:
- * Xử lý: tùy chọn
- 0 – Không xử lý: hệ thống sẽ không đưa giá trị nhập tại trường Ghi chú [bên dưới trường này] vào tệp hoá đơn điện tử khi phát hành.
- 1 – Thêm vào chi tiết hoá đơn: hệ thống sẽ đưa giá trị nhập tại trường Ghi chú vào tệp hoá đơn điện tử và hiển thị ngay dưới dòng hàng bán sau cùng khi lên bản thể hiện hoá đơn điện tử, đồng thời bỏ dòng “Thông tin ghi chú” tự động do hệ thống sinh ra khi phát hành hoá đơn thay thế [phần lề dưới của bản thể hiện hoá đơn điện tử] .
- 2 – Thay thế dòng điều chỉnh: hệ thống sẽ đưa giá trị nhập tại trường Ghi chú vào tệp hoá đơn điện tử và hiển thị thay thế cho dòng “Thông tin ghi chú” tự động do hệ thống sinh ra khi phát hành hoá đơn thay thế [phần lề dưới của bản thể hiện hoá đơn điện tử].
- Ghi chú: nhập vào ghi chú cho hoá đơn thay thế [nếu có]. Lưu ý: thông tin ghi chú chỉ được đưa vào tệp hoá đơn điện tử khi khai báo tại trường Xử lý \= 1 hoặc 2.
- Thẻ Khác: thông tin tương tự như lập hóa đơn mới
- Lưu ý:
- * Được phép sửa, xóa chứng từ nếu chứng từ chưa phát hành [tức Trạng thái = 0. Lập hóa đơn hoặc 1. Chờ xác thực].
- Hóa đơn yêu cầu phát hành phải có Trạng thái = 1. Chờ xác thực.
- Để xem trước bản thể hiện hóa đơn điện tử, nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ, chọn mẫu Hóa đơn bán hàng. Hệ thống sẽ yêu cầu chọn Ký hiệu hóa đơn trước khi xem.
2. Phát hành hóa đơn thay thế
- Vào chức năng Cập nhật hóa đơn\ Phát hành hoá đơn điện tử.
- Khai báo thông tin lọc chứng từ cần phát hành:
- * Chọn Loại = 3 – Thay thế để phát hành hoá đơn thay thế.
- Chọn khoảng thời gian lọc chứng từ cần phát hành.
- Chọn Mã đơn vị cần phát hành.
- Chọn Mã phân loại [Ký hiệu hoá đơn] cần phát hành. Trường hợp không chọn, hệ thống sẽ phát hành theo ký hiệu hoá đơn khai báo ngầm định tại chức năng Khai báo sử dụng hoá đơn.
- Nhấn Nhận.
- Màn hình kết quả lọc: chỉ lọc các chứng từ có Trạng thái = 1. Chờ xác thực.
- * Xem nội dung hoá đơn trước khi phát hành: chọn chứng từ cần xem và nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ. Khuyến nghị người dùng sử dụng tính năng này nhằm hạn chế sai sót dữ liệu trên hóa đơn [nếu có].
- Phát hành hoá đơn thay thế: chọn chứng từ cần phát hành, nhấn vào biểu tượng Phát hành… trên thanh công cụ.
- Yêu cầu xác nhận mật khẩu: xác nhận lại bằng mật khẩu đăng nhập chương trình trước khi thực hiện.
- Yêu cầu ký số: nếu Doanh nghiệp sử dụng loại chữ ký số là USB Token thì phải gắn USB vào máy tính để ký số. Trường hợp, sử dụng loại chữ ký số là HSM [Hardware Security Module] thì hệ thống sẽ tự động ký số và hoàn thành phát hành hoá đơn điện tử.
- Chuyển hóa đơn điện tử sau khi phát hành cho người mua:
- * Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
- Tùy vào giá trị khai báo tại trường Hình thức hóa đơn [thuộc chức năng Khai báo ký hiệu hóa đơn] sẽ có các xử lý tương ứng sau:
1. Hình thức hóa đơn = 1 – Không có mã: hệ thống tự động chuyển hóa đơn điện tử cho người mua sau khi Cơ quan thuế phản hồi Đã chấp nhận [xem trạng thái Cơ quan thuế phản hồi tại báo cáo Danh sách hóa đơn].
2. Hình thức hóa đơn = 2 – Có mã của CQT: tương tự hình thức hóa đơn = 1 – Không có mã.
3. Hình thức hóa đơn = 3 – Bảng tổng hợp: hệ thống tự động chuyển hóa đơn điện tử cho người mua ngay sau khi phát hành.
- Bản thể hiện của hóa đơn thay thế:
- Lưu ý:
- Dòng thông tin ghi chú [khung tô đỏ hình trên] là thông tin được hệ thống tự động sinh ra. Trường hợp muốn tự nhập, thay thế cho thông tin trên thì xem hướng dẫn ở thẻ Xác thực [phần trên]. Trong trường hợp này, người dùng tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin ghi chú.
- Hoá đơn bị thay thế sẽ được cập nhật lại Tình trạng \= 4 – Bị thay thế [ở thẻ Xác thực của chứng từ gốc] và được xem như hóa đơn bị hủy/xóa bỏ. Trường hợp áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì không được phép thay thế cho hóa đơn điều chỉnh.
Khi nào xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế?
Khi nào cần lập hóa đơn thay thế theo quy định tại Thông tư 78, Nghị định 123. Theo quy định tại Thông tư 78, đối với hóa đơn điện tử đã xuất, đã gửi Cơ quan Thuế và người mua, không căn cứ vào việc đã kê khai thuế hay chưa, khi phát hiện sai sót, người bán có thể điều chỉnh, lập hóa đơn thay thế.
Khi nhận được hóa đơn thay thế thì phải làm sao?
Căn cứ tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử có sai sót như sau:.
[1] Hủy hóa đơn điện tử ... .
[2] Thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. ... .
[3] Điều chỉnh hoặc lập hóa đơn mới thay thế ... .
[4] Bên bán kiểm tra sai sót..
Tại sao phải xuất hóa đơn thay thế?
Để thuận tiện cho cả 02 bên, khi phát sinh hóa đơn có các sai sót kể trên, bên bán và bên mua nên thỏa thuận với nhau về cách xử lý. Tuy nhiên, trường hợp sai sót về số tiền, thuế suất, tiền thuế trong hóa đơn cùng kỳ kê khai và 02 bên chưa kê khai thuế thì nên ưu tiên lập hóa đơn thay thế.
Hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh khác nhau như thế nào?
KHÁI NIỆM.
Xóa hóa đơn: Là nghiệp vụ được thực hiện để làm cho hóa đơn đã phát hành không còn giá trị. ... .
Điều chỉnh hóa đơn: Là nghiệp vụ được thực hiện để làm thay đổi thông tin, hoặc tăng, hoặc giảm thông tin số tiền trên hóa đơn..