Kế toán cần nắm rõ quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền mặt, đặc biệt là kế toán tiền mặt. Do trong quá trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp sẽ liên tục phát sinh những nghiệp vụ kinh tế. Kể tới nhiều nhất là nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt. Kaike.vn sẽ giới thiệu quy trình luân chuyển chứng từ kế toán thu và chi tiền mặt cùng các lưu ý kèm theo trong bài viết dưới đây.
Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán theo thông tư BTC
Theo quy định tại thông thư 133 và thông tư 200 của Bộ tài chính, trình tự luân chuyển chứng từ kế toán diễn ra như sau: – Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán; – Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt; – Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán; – Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
Các loại chứng từ liên quan đến “Tiền Mặt”
Các loại chứng từ kế toán Tiền mặt thể hiện qua: Phiếu Thu/ Phiếu Chi/ Giấy đề nghị thanh toán/ Giấy đề nghị tạm ứng/… Để hiểu rõ quy trình này, mời bạn đọc tìm hiểu 2 trường hợp:
- Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán thu tiền mặt
- Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán chi tiền mặt
Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán thu tiền mặt
Chứng từ thu tiền mặt được luân chuyển theo trình tự như sau:
[1] Khi có người nộp tiền, kế toán tiền mặt viết phiếu thu thành 3 liên. [2] Trình kế toán trưởng ký duyệt phiếu thu [3 liên]. [3] Chuyển trả lại 3 liên phiếu thu cho kế toán tiền mặt. Kế toán tiền mặt lưu liên 1. [4] Chuyển liên 2, 3 cho thủ quỹ. [5] Thủ quỹ thu tiền và ký nhận vào phiếu thu [liên 2 và liên 3]. [6] Chuyển phiếu thu cho người nộp tiền ký nhận [2 liên]. Người nộp tiền giữ lại liên 3, chuyển trả liên 2 cho thủ quỹ. Thủ quỹ ghi sổ quỹ. [7] Thủ quỹ chuyển phiếu thu [liên 2] cho kế toán tiền mặt. [8] Kế toán tiền mặt ghi sổ kế toán tiền mặt. [9] Chuyển phiếu thu cho bộ phận liên quan ghi sổ, sau đó chuyển trả phiếu thu về cho kế toán tiền mặt.
Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán chi tiền mặt
Bộ phận liên quan hoặc người nhận tiền chuẩn bị chứng từ liên quan đến việc chi tiền.
[1] Bộ phận liên quan nộp chứng từ cho bộ phận duyệt chi. Bộ phận này duyệt chi. [2] Kế toán tiền mặt căn cứ duyệt chi viết phiếu chi thành 3 liên. [3] Kế toán trưởng, chủ tài khoản ký phiếu chi [3 liên]. [4] Kế toán tiền mặt nhận lại phiếu chi đã ký và lưu liên 1. [5] Chuyển phiếu chi [liên 2, liên 3] cho thủ quỹ. [6] Thủ quỹ xuất quỹ, chi tiền và ký phiếu chi [liên 2, liên 3]. [7] Người nhận tiền ký phiếu chi, giữ lại liên 3 rồi chuyển trả liên 2 cho thủ quỹ. Thủ quỹ ghi sổ quỹ. [8] Thủ quỹ chuyển liên 2 cho kế toán tiền mặt. [9] Kế toán tiền mặt ghi sổ kế toán tiền mặt rồi chuyển phiếu chi cho bộ phận liên quan ghi sổ kế toán, sau đó chuyển trả lại cho kế toán tiền mặt. [10] Kế toán tiền mặt lưu phiếu chi và kết thúc quy trình luân chuyển chứng từ kế toán chi tiền mặt.
Căn cứ Thông tư 25/2022/TT-NHNN về quy định chế độ kế toán giao nhận, điều chuyển, phát hành, thu hồi và tiêu hủy tiền mặt tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.
Các chứng từ kế toán được sử dụng khi xuất tiền, chi tiền mặt được xác định tại khoản 1 Điều 6 Thông tư 25/2022/TT-NHNN bao gồm:
- Khi xuất tiền:
+ Xuất tiền thuộc Quỹ dự trữ phát hành: Lệnh điều chuyển hoặc Lệnh xuất - nhập Quỹ dự trữ phát hành; phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và biên bản giao nhận tiền;
+ Xuất tiền tiêu hủy, gồm: Lệnh điều chuyển, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận tiền;
- Khi chi tiền: Giấy nộp tiền, séc, lệnh chuyển Có, giấy lĩnh tiền, phiếu thu, phiếu chi và bảng kê các loại tiền thu, bảng kê các loại tiền chi.
Ngoài ra, còn có một số loại chứng từ khác như:
- Biên bản chi tiết kết quả kiểm đếm và biên bản tổng hợp kết quả kiểm đếm của Hội đồng kiểm đếm, giấy ủy quyền vận chuyển.
- Phiếu xuất kho, giấy nộp tiền, phiếu hạch toán Nợ/Có tài khoản ngoại bảng “tiền đang vận chuyển”.
Theo đó, trách nhiệm lập các chứng từ kế toán nêu trên được xác định như sau:
- Vụ Tài chính - Kế toán lập phiếu phiếu xuất kho đối với việc xuất tiền tại kho tiền I;
- Phòng Kế toán - Tài vụ của Chi cục Phát hành và Kho quỹ lập phiếu xuất kho đối với việc xuất tiền tại kho tiền II;
- Phòng Kế toán - Thanh toán của các Ngân hàng Nhà nước chi nhánh lập phiếu xuất kho, phiếu chi đối với việcxuất tiền tại kho tiền Ngân hàng Nhà nước chi nhánh, Phòng Kế toán của Sở Giao dịch lập phiếu chi đối với việc xuất tiền tại kho tiền Sở Giao dịch;
- Bộ phận kế toán Hội đồng tiêu hủy lập phiếu xuất kho đối với việc nhập tiền tiêu hủy tại các Cụm tiêu hủy.
Luân chuyển chứng từ kế toán khi xuất, chi tiền mặt được quy định thế nào? Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán ra sao? [Hình từ Internet]
Luân chuyển chứng từ kế toán khi xuất, chi tiền mặt được quy định thế nào?
Luân chuyển chứng từ kế toán khi xuất, chi tiền mặt được quy định tại khoản 1 Điều 7 Thông tư 25/2022/TT-NHNN như sau:
Luân chuyển chứng từ
Việc luân chuyển chứng từ bằng giấy và bằng dữ liệu điện tử được thực hiện theo chế độ chứng từ kế toán NHNN.
1. Luân chuyển chứng từ khi xuất tiền, chi tiền:
a] Căn cứ lệnh điều chuyển do Cục Phát hành và Kho quỹ lập, phê duyệt hoặc Lệnh xuất - nhập Quỹ dự trữ phát hành đã được Giám đốc NHNN chi nhánh phê duyệt và các giấy tờ có liên quan, bộ phận kế toán lập phiếu xuất kho/phiếu chi hoặc căn cứ chứng từ lĩnh tiền do khách hàng nộp, thực hiện hạch toán, sau đó chuyển bộ chứng từ xuất tiền/chi tiền sang bộ phận kho quỹ để xuất tiền/chi tiền;
b] Bộ phận kho quỹ căn cứ chứng từ do bộ phận kế toán chuyển sang, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ và thực hiện lập biên bản giao nhận tiền/bảng kê các loại tiền chi theo quy định, làm thủ tục xuất tiền/chi tiền; vào sổ theo dõi, ký tên, đóng dấu “đã chi tiền" trên chứng từ chi tiền, bảng kê các loại tiền chi và chuyển trả chứng từ về bộ phận kế toán.
Như vậy, việc luân chuyển chứng từ kế toán khi xuất tiền, chi tiền được thực hiện theo nội dung nêu trên.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán ra sao?
Căn cứ theo nội dung được quy định tại Điều 119 Thông tư 200/2014-TT-BTC như sau:
Trình tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán
1. Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.
2. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:
- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;
- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt