Bạn có biết cách đánh số thứ tự trong Excel chưa? Trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn cho bạn 2 cách để đánh số thứ tự trong Excel đối với dữ liệu ít và dữ liệu nhiều.
Khi làm việc trong Excel mà dữ liệu liên quan đến danh sách nhân viên, học sinh vv.. Thì thường chúng ta hay đánh số thứ tự cho bản danh sách đó.
Nếu bạn đánh số thứ tự theo cách thủ công, tức là đánh lần lượt từng số một thì sẽ rất là lâu và mất thời gian. Thay vì vậy, bạn nên đánh số thứ tự theo cách tự động trong excel sẽ rất nhanh và vô cùng tiện lợi.
Trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn bạn cách đánh số thứ tự trong Excel.
Mình sẽ phân ra làm 2 trường hợp, để đánh số thứ tự trong Excel. Đó là đối với dữ liệu ít và dữ liệu nhiều.
Đọc thêm:
- Cách xóa dòng trống hàng loạt trong Excel
- Cách chỉnh trang in trong Excel
- Cách sử hàm Count và Countif trong Excel
I. Cách đánh số thứ tự trong excel đối với dữ liệu ít
Nếu dữ liệu bảng tính ít tầm khoảng 50 dòng đổ lại, thì bạn nên chọn 1 trong 3 cách, đánh số thứ tự tự động sau đây:
1. Đánh số thứ tự trong excel bằng cách kết hợp với phím Ctrl
Để đánh số thứ tự tự động trong excel, bạn có thể sử dụng kết hợp với phím Ctrl. Đối với cách này bạn phải thực hiện theo từng bước theo hướng dẫn nhé!
Thực hiện như sau:
Bước 1: Nhập vào số 1 ở ô đầu tiên, tức là sẽ đánh số thứ tự bắt đầu từ 1 trở đi.
Bước 2: Bấm chọn vào ô mới nhập liệu là 1 [thấy xuất hiện viền xanh bao quanh ô là được], sau đó bạn nhấn giữ phím Ctrl vàrê chuột vào góc dưới bên phải của ô.
Lúc này bạn sẽ thấy 2 dấu cộng 1 lớn và 1 nhỏ như ở trong hình.
Nhiều bạn kéo số thứ tự trong excel không được, nguyên nhân chủ yếu là chưa nhấn giữ phím Ctrl.
Bước 3: Nhấn giữ chuột trái và kéo đến hết danh sách cần đánh số thứ tự. Sau đó đồng thời thả chuột và phím Ctrl ra.
Lưu ý: Không được thả phím Ctrl, trước khi đánh số thứ tự xong nhé!
Đây là kết quả khi thực hiện xong
2. Đánh số thứ tự trong excel theo quy luật lũy tiến
Đối với cách này dễ thực hiện hơn cách 1, là dựa vào quy luật lũy tiến để đánh số thứ tự.
Thực hiện:
Bước 1: Nhập vào 2 ô đầu tiên lần lượt là 1 và 2.
Bước 2: Quét chọn vào 2 ô, sau đó rê chuột vào góc dưới bên phải của ô thứ 2. Khi nào xuất hiện dấu cộng màu đen là được.
Bước 3: Nhấn giữ chuột trái kéo xuống hết danh sách cần đánh số thứ tự.
Đối với cách này dựa theo quy luật luỹ tiến tức là tự động tăng hoặc giảm dần lên theo quy luât mà bạn ở 2 ô đầu tiên.
Ví dụ 1 mình nhập 2 ô đầu tiên lần lượt là 1 và 3 thì giữa 2 ô cách nhau 2 đơn vị, thì dựa vào quy luật của nó ở mỗi ô tiếp theo sẽ tăng lên là 2 đơn vị lần lượt là 1,3,5,7..
Ví dụ 2 mình nhập 2 ô đầu tiên lần lượt là 0 và -1 thì ở các ô tiếp theo mỗi ô sẽ giãm 1 đon vị lần lượt là: 0,-1,-2.
3. Sử dụng công thức đánh số thứ tự trong excel
Bạn có thể sử dụng công thức để đánh số thứ tự trong bảng tính Excel.
Bước 1: Nhập vào số mà bạn muốn bắt đầu, ở ô đầu tiên.
Bước 2: Tiếp theo tại ô thứ 2 các bạn gõ theo công thức.
= B4+ 1
Trong đó:
B4: Là địa chỉ của ô đầu tiên
1 : là đơn vị muốn tăng, nếu muốn tăng 2 thì các bạn nhập 2, thì kết quả mỗi ô cách nhau 2 đơn vị.
Sau khi nhập xong công thức thì gõ Enter.
Bước 3: Sau khi đã nhập công thức xong, tiếp theo là tiến hành sao chép công thức cho các ô còn lại.
Kết quả: Các ô còn lại sẽ được đánh số thứ tự.
II. Cách đánh số thứ tự trong excel đối với dữ liệu nhiều
Đối với bảng tính có dữ liệu khoảng 200 dòng trở lên. Nếu dùng các cách trên khi dùng chuột kéo xuống các ô còn lại, không thể kéo hết 1 lần được mà phải kéo nhiều lần.
Thay vì vậy bạn dùng chức năng Fill Series, để đánh số thứ tự tự động đối với bảng tính có nhiều dữ liệu sẽ tiện lợi hơn.
Trong bài viết này, dữ liệu Excel của mình có tổng cộng là 18 dòng. Tuy nhiên đối với dữ liệu 200 dòng hoặc lớn hơn các bạn làm tương tự nhé.
Thực hiện:
Bước 1: Gõ số 1 ở ô đầu tiên, ở đây mình muốn đánh số thứ tự bắt đầu bằng 1, nên mình sẽ gõ số 1 ở ô đầu tiên.
Bước 2: Quét chọn toàn bộ cột STT , bằng cách bấm chọn vào ô đầu tiên, sau đó giữ phím Shirt bấm chuột vào ô cuối. Thì lúc này toàn bộ cột sẽ được quét chọn.
Bước 3: Sau khi cột đã được quét chọn, bạn vào Tab Home. Ở nhóm công cụ Editing, bấm vào mũi tên xổ xuống ở công cụ Fill. Chọn vào Series..
Bước 4: Lúc này hộp thoại Series xuất hiện
Trong đó:
Series in:
+ Rows: Đánh số theo hàng.
+ Columns: Đánh số theo cột.
Type:
+ Linear: Đánh số theo kiểu tăng dần
+ Growth: Kiểu lũy tiến
+ Date: Kiểu ngày tháng
+ AutoFill: Kiểu tự động điền
Step value [Bước nhảy] : Khoảng cách giữa hai ô thứ tự liền kề.
Stop value [Giá trị cuối] : Đánh số thứ tự đến đơn vị này.
Trong mục Series in bạn tích chọn vào Rows, mục type chọn vào Linear, còn mục Step value nhập 1 vào, sau đó nhấn OK.
Kết quả: Tất cả các ô trong cột số thứ tự, sẽ được đánh số hoàn toàn tự động.
III. Video hướng dẫn
KẾT LUẬN
Như vậy là trong bài viết này, mình đã hướng dẫn bạn cách đánh số thứ tự trong Excel, tùy vào trường hợp mà bạn chọn cách nào cho hiệu quả.
Hy vọng kiến thức này hữu ích đối với bạn. Nếu có thắc mắc gì, thì bạn để lại bình luận ở dưới mình sẽ trả lời, trong thời gian sớm nhất có thể.
Chúc bạn thành công !
Nguồn tham khảo:
- //trumpexcel.com/number-rows-in-excel/#3%5D-Using-the-ROW-Function
- //www.educba.com/auto-numbering-in-excel/
- //www.youtube.com/watch?v=5BzdbG-7Itk