Bảo hành có cần xuất hóa đơn hay không năm 2024

Trả lời văn bản số AVC/201608 - 001 ngày 12/09/2016 của Công ty về chính sách thuế, Cục Thuế TP có ý kiến như sau:

Căn cứ Điểm 2.8 phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;

“Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, người bán đã xuất hóa đơn, người mua đã nhận hàng, nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hóa, khi xuất hàng trả lại cho người bán, cơ sở phải lập hóa đơn, trên hóa đơn ghi rõ hàng hóa trả lại người bán do không đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế GTGT [nếu có].

Trường hợp người mua là đối tượng không có hóa đơn, khi trả lại hàng hóa, bên mua và bên bán phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, giá trị hàng trả lại theo giá không có thuế GTGT, tiền thuế GTGT theo hóa đơn bán hàng [số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn], lý do trả hàng và bên bán thu hồi hóa đơn đã lập.”

Căn cứ Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/06/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp [TNDN];

Trường hợp Công ty theo trình bày, bán hàng hóa cho Khách hàng có kèm theo điều kiện bảo hành sản phẩm cho khách hàng được ghi trên phiếu bảo hành giao cho khách hàng kèm theo hóa đơn bán hàng thì khi xuất linh kiện, phụ tùng thay thế một số bộ phận máy móc bị lỗi do nhà sản xuất Công ty sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo hợp đồng mua bán [nếu có], phiếu bảo hành và biên bản giao nhận sản phẩm bảo hành có ký nhận của hai bên mua và bán để làm chứng từ hạch toán chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, trên phiếu bảo hành phải có đủ các chỉ tiêu cơ bản: tên, địa chỉ người nhận bảo hành, bảo hành cho hàng hóa tại hóa đơn số ký hiệu, ngày xuất hóa đơn.

Cục Thuế TP. thông báo Công ty biết để thực hiện theo đúng quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật đã được trích dẫn tại văn bản

Căn cứ Khoản 2 Điều 8 Thông tư số 06/2012/TT-BTC ngày 11/02/2012 của Bộ Tài Chính hướng dẫn về thuế giá trị gia tăng: "Điều 8. Thời điểm xác định thuế GTGT .. 2. Đối với cung ứng dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung ứng dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. ..." Căn cứ Thông tư số 64/2013/TT-BTC ngày 15/05/2013 cùa Bộ Tài Chính hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa cung ứng dịch vụ; Trường hợp Công ty cung cấp dịch vụ bảo trì hệ thống thiết bị cho khách hàng theo hợp đồng [quy định rõ khi thiết bị trong hệ thống bị hư thì công ty có nhiệm vụ thay thế thiết bị khác để hệ thống hoạt động tốt mà không được tính phí gồm cả thiết bị thay thế] thì các trường hợp bảo hành miễn phí sản phẩm, hàng hóa cho khách hàng theo cam kết của Công ty về thời gian và điều kiện bảo hành đã ghi trong Phiếu bảo hành giao cho khách hàng kèm theo hóa đơn bán hàng hoặc được thể hiện ghi trên hóa đơn bán hàng phù hợp với quy định của pháp luật thì được xử lý như sau: - Trường hợp thay thế các bộ phận [linh kiện, phụ tùng] trong một sản phẩm, hàng hóa thì Công ty sử dụng Phiếu xuất kho kèm theo Hợp đồng mua bán, Phiếu bảo hành và Biên bản giao nhận thiết bị, hàng hóa bảo hành có ký nhận của hai bên mua và bán hàng hóa làm chứng từ hạch toán chi phí, trên Phiếu bảo hành phải có đủ các chỉ tiêu: tên, địa chỉ người được bảo hành, bảo hành cho sản phẩm, hàng hóa tại hóa đơn số, ký hiệu, ngày xuất hóa đơn. - Trường hợp Công ty cung cấp dịch vụ sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hóa có thu tiền của khách hàng thì phải lập hóa đơn, tính, kê khai và nộp thuế theo quy định. Về hạch toán Doanh thu khi nhận tiền, đề nghị Công ty thực hiện theo chế độ kế toán hiện hành hoặc có văn bản gửi Vụ chế độ Kế toán - Kiểm toán Bộ Tài chính để được hướng dẫn theo thẩm quyền.

Bảo hành sản phẩm là một khâu hậu mãi mà bên bán hàng, nhà sản xuất khi bán hàng cam kết khắc phục các lỗi sản phẩm của mình trong một số trường hợp, trong một thời hạn nhất định. Trong thực tế hiện nay, hầu như các hoạt động bán hàng luôn kèm theo các cam kết bảo hành sản phẩm.

Tuy nhiên, điều khoản bảo hành phải được ghi rõ trong hợp đồng, đồng thời trên phiếu bảo hành phải có đủ các chỉ tiêu cơ bản: tên, địa chỉ người nhận bảo hành, bảo hành cho hàng hóa tại hóa đơn số, ký hiệu, ngày xuất hóa đơn để có căn cứ bảo hành và ghi nhận các chi phí phát sinh.

Chi phí bảo hành có phải xuất hóa đơn?

Theo Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định các trường hợp được xuất hóa đơn như sau:

"Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động [trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất]"

Như vậy, trường hợp xuất hàng, linh kiện bảo hành sản phẩm hàng hóa không thuộc các trường hợp nêu trên; bởi bảo hành mang tính hoàn thiện sản phẩm, chỉ xảy ra khi sản phẩm bị lỗi trong thời hạn còn bảo hành. Cần phân biệt bảo hành thay mới sản phẩm bị lỗi và bảo hành xuất linh kiện, phụ tùng sửa chữa:

Hình thức bảo hành xuất linh kiện thay thế, sửa chữa:

Trường hợp bảo hành sản phẩm bị lỗi là sửa chữa, thay thế các bộ phận [xuất linh kiện, phụ tùng] trong sản phẩm, hàng hóa thì bên bán để đưa chi phí bảo hành vào chi phí hợp lý thì sử dụng các chứng từ sau để hạch toán:

- Phiếu xuất kho linh kiện, phụ tùng thay thế kèm theo Hợp đồng mua bán,

- Phiếu bảo hành và Biên bản giao nhận thiết bị, hàng hóa bảo hành có ký nhận của hai bên mua và bán hàng hóa [Phiếu bảo hành phải có đủ các chỉ tiêu: tên, địa chỉ người được bảo hành, bảo hành cho sản phẩm, hàng hóa tại hóa đơn số, ký hiệu, ngày xuất hóa đơn].

Hình thức bảo hành sản phẩm theo dạng đổi hàng:

Tại điểm 2.4, phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định:

"Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, người bán đã xuất hóa đơn, người mua đã nhận hàng, nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hóa, khi xuất hàng trả lại cho người bán, cơ sở phải lập hóa đơn, trên hóa đơn ghi rõ hàng hóa trả lại người bán do không đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế GTGT [nếu có].

Trường hợp người mua là đối tượng không có hóa đơn, khi trả lại hàng hóa, bên mua và bên bán phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, giá trị hàng trả lại theo giá không có thuế GTGT, tiền thuế GTGT theo hóa đơn bán hàng [số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn], lý do trả hàng và bên bán thu hồi hóa đơn đã lập.”

Đây là trường hợp hàng bán trả lại và bên bán xuất sản phẩm khác thay thế. Nếu hợp đồng có qui định về bảo hành, khi hàng hóa bị hư hỏng không sửa chữa được, phải xuất đổi lại hàng thì mua xuất hóa đơn trả hàng [nếu là cá nhân không có hóa đơn thì bên bán thu hồi hóa đơn]; đồng thời bên bán khi xuất hàng mới thay thế thì phải xuất kèm hóa đơn [tương ứng với sản phẩm mới] theo đúng quy định.

Hai bên căn cứ hóa đơn trả hàng, hóa đơn mới để kê khai, điều chỉnh số thuế GTGT trong ký kê khai thuế kế tiếp và điều chỉnh số tiền thanh toán [nếu giá trị sản phẩm mới không tương đồng].

Như vậy:

Nếu bảo hành hàng bị lỗi là đổi hàng mới tương ứng: Bên mua xuất hóa đơn trả hàng bị lỗi [hoặc bên bán thu hồi hóa đơn nếu bên mua là cá nhân không có hóa đơn], bên bán xuất hóa đơn mới tương ứng hàng hóa, sản phẩm mới thay thế. Hai bên căn cứ các hóa đơn để điều chỉnh, kê khai thuế và ghi nhận chi phí.

Nếu bảo hàng hàng bị lỗi là xuất linh kiện, phụ tùng thay thế thì bên bán không phải xuất hóa đơn. Bên bán căn cứ để ghi nhận chi phí bảo hành là Hợp đồng mua bán, Phiếu xuất kho linh kiện, Biên bản giao nhận thiết bị, Phiếu bảo hành sản phẩm [các chứng từ có đầy đủ chữ ký xác nhận của hai bên mua-bán].

Lưu ý: Trường hợp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hóa có thu tiền của khách hàng thì phải lập hóa đơn, tính, kê khai và nộp thuế theo quy định.

Về hạch toán chi phí bảo hành

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC thì việc hạch toán chi phí bảo hành được hướng dẫn như sau:

a] Phương pháp kế toán dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa

Kế toán ước tính chi phí bảo hành trên cơ sở số lượng sản phẩm, hàng hóa đã xác định là tiêu thụ trong kỳ:

Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng Có TK 352 - Dự phòng phải trả [3521]

Ghi nhận chi phí bảo hành thực tế, nếu không có bộ phận độc lập về bảo hành sản phẩm:

Nợ các TK 621, 622, 627,... Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ [nếu có] Có các TK 111, 112, 152, 214, 331, 334, 338,...

Cuối kỳ, kết chuyển chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá thực tế phát sinh trong kỳ, ghi:

Nợ TK 154 - Chi phí SXKD dở dang Có các TK 621, 622, 627, ...

Khi sửa chữa bảo hành sản phẩm, hàng hoá hoàn thành bàn giao cho khách hàng, ghi:

Nợ TK 352 - Dự phòng phải trả [3521] Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng [phần dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm còn thiếu]. Có TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.

Trường hợp có bộ phận độc lập về bảo hành sản phẩm, hàng hoá

Số tiền phải trả cho bộ phận bảo hành về chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá, công trình xây lắp hoàn thành bàn giao cho khách hàng, ghi:

Nợ TK 352 - Dự phòng phải trả [3521]

Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng [chênh lệch nhỏ hơn giữa dự phòng phải trả bảo hành sản phẩm, hàng hoá so với chi phí thực tế về bảo hành].

Có TK 336 - Phải trả nội bộ.

- Khi lập Báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải xác định số dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa cần trích lập:

+ Trường hợp số dự phòng cần lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng phải trả đã lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch hạch toán vào chi phí, ghi:

Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng Có TK 352 - Dự phòng phải trả [3521].

+ Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải trả đã lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch hoàn nhập ghi giảm chi phí, ghi:

Nợ TK 352 - Dự phòng phải trả [3521] Có TK 641 - Chi phí bán hàng.

b] Phương pháp kế toán dự phòng bảo hành công trình xây dựng

- Việc trích lập dự phòng bảo hành công trình xây dựng được thực hiện cho từng công trình, hạng mục công trình hoàn thành, bàn giao trong kỳ. Khi xác định số dự phòng phải trả về chi phí bảo hành công trình xây dựng, ghi:

Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung Có TK 352 - Dự phòng phải trả [3522].

- Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến khoản dự phòng phải trả về bảo hành công trình xây dựng đã lập ban đầu, như chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài ...,:

+ Trường hợp doanh nghiệp tự thực hiện việc bảo hành công trình xây dựng:

Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến việc bảo hành, ghi:

Nợ các TK 621, 622, 627,... Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ [nếu có] Có các TK 111, 112, 152, 214, 331, 334, 338,...

Cuối kỳ, kết chuyển chi phí bảo hành thực tế phát sinh trong kỳ, ghi:

Nợ TK 154 - Chi phí SXKD dở dang Có các TK 621, 622, 627,...

Khi sửa chữa bảo hành công trình hoàn thành bàn giao cho khách hàng, ghi:

Nợ TK 352 - Dự phòng phải trả [3522] Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán [chênh lệch giữa số dự phòng đã trích lập nhỏ hơn chi phí thực tế về bảo hành].

Có TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.

+ Trường hợp giao cho đơn vị trực thuộc hoặc thuê ngoài thực hiện việc bảo hành, ghi:

Nợ TK 352 - Dự phòng phải trả [3522]. Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán [chênh lệch giữa số dự phòng đã trích lập nhỏ hơn chi phí thực tế về bảo hành].

Có các TK 331, 336...

- Hết thời hạn bảo hành công trình xây dựng, nếu công trình không phải bảo hành hoặc số dự phòng phải trả về bảo hành công trình xây dựng lớn hơn chi phí thực tế phát sinh thì số chênh lệch phải hoàn nhập, ghi:

Khi nào không cần xuất hóa đơn?

1. Khi nào không cần lập hóa đơn? Theo khoản 1 Điều 18 Thông tư 39/2014/TT-BTC, bán hàng hóa, dịch vụ có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần thì không phải lập hóa đơn, trừ trường hợp người mua yêu cầu lập và giao hóa đơn. Tuy không phải lập hóa đơn nhưng người bán phải lập Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ.

Trả lại hàng bán thì ai xuất hóa đơn?

Đối chiếu quy định pháp luật nêu trên, có thể thấy, khi bên mua hoàn trả hàng hóa cho bên bán thì phải xuất hóa đơn hàng bán trả lại. Như vậy, công ty bạn cần phải xuất hóa đơn hoàn trả lại hàng hóa.

Dịch vụ sửa chữa máy móc thuế suất bao nhiêu?

Dịch vụ sửa chữa là đối tượng được giảm thuế GTGT từ 10% xuống 8% theo quy định tại Nghị Định 44/2023/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/07/2023 đến 31/12/2023. Trân trọng! Quý khách cần hỏi thêm thông tin về Thuế suất thuế giá trị gia tăng có thể đặt câu hỏi tại đây.

Không xuất hóa đơn bị phạt bao nhiêu?

Ngoài ra, theo Khoản 5 Điều 24 Nghị định này thì người bán sẽ bị phạt tiền từ 10 – 20 triệu đồng, đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho người mua.