Bạn ngán ngẩm nhìn vào bàn làm việc với những mớ tài liệu chất ngất? Rất nhiều việc cần làm ngay mà không biết nên làm việc gì trước, việc gì sau?
Bạn đang mắc căn bệnh điển hình của các nhân viên văn phòng thời hiện đại. Những mẹo nhỏ và kinh nghiệm sau đây có thể là phương pháp trị liệu căn bệnh nan y đó.
Nhiều người dùng rất nhiều phương tiện hiện đại để lập lịch làm việc như sử dụng máy tính với phần mềm chuyên dụng [Microsoft Schedule]; lịch để bàn điện tử; ghi nhớ thông tin vào máy điện thoại di động; ghi vào lịch để bàn… Tuy vậy, tất cả những thứ đó vẫn chưa thay thế được phương pháp truyền thống, rất đơn giản và hiệu quả, đó là: một cuốn sổ và một chiếc bút.
Gạch đầu dòng những việc bạn sẽ làm và sau khi đã thực hiện thì lấy bút gạch đi. Lịch làm việc là vật bất ly thân của bạn, nó theo bạn mọi nơi, mọi lúc - lên thư viện, đi làm, đi học thêm, gối đầu giường khi ngủ và ngay cả trong toa-lét [riêng khả năng cơ động này sổ và bút cũng đã hơn đứt laptop]. Hơn nữa, nếu chỉ dùng máy tính, bạn sẽ trở nên rất phụ thuộc vào nó, mất điện, trục trặc phần mềm hay virus là điều không thể tránh được.
Rèn luyện óc tổ chức
Hãy tự đặt cho mình ba câu hỏi sau: Bạn có biết chìa khóa xe máy hiện tại của bạn đang nằm chính xác ở đâu không? Bạn có biết 9h sáng ngày mai bạn sẽ làm gì hay không? Bạn có nhớ được hết ngày sinh của mọi người trong gia đình hay không? Nếu bạn trả lời là: không hoặc không biết thì bạn chưa có óc tổ chức công việc.
Giải pháp đơn giản: rèn luyện. Tôi viết ra tất cả những việc sẽ phải làm và làm theo những gì đã viết. Sắp xếp một không gian làm việc của riêng mình sao cho mọi vật dụng trong phòng làm việc cũng như trong gia đình điều có mục đích của nó. Nếu một vật dụng tồn tại không có mục đích trong tầm mắt của tôi thì tốt nhất xếp chúng ra chỗ khác.
Sắp xếp lại tài liệu trong máy tính
Người ta gọi màn hình máy tính là desktop [mặt bàn]. Nhiệm vụ của bạn là phải bày biện mặt bàn đó làm sao cho thuận tiện, bố trí tài liệu hợp lý vào các ngăn kéo để khi cần có thể tìm được ngay. Và cách tổ chức theo dạng thư mục hình cây là một trong những cách rất hiệu quả.
Trong từng thư mục bạn lại tổ chức thành các tệp dữ liệu. Như vậy sẽ tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm. Bạn phân chia nhỏ thành càng nhiều thư mục con càng tốt chứ không nên nhét hết tất cả các tệp vào My documents. Để dễ nhớ nên ghi lại các thư mục, các tệp tài liệu để dễ tìm hơn.
Sắp xếp bàn làm việc
Phần trên là bạn đã sắp xếp bàn làm việc ảo. Bây giờ sẽ sắp xếp mặt bàn làm việc thật.
Bàn làm việc nên được sắp xếp gọn gàng và ít tài liệu trên đó. Nhiều người để bàn làm việc của mình như một biển tài liệu chất ngất, nhìn đã thấy choáng không biết bắt đầu từ việc gì. Mọi thứ bạn cần như văn phòng phẩm bạn phải đặt sao cho dễ lấy, dễ sử dụng.
Sắp xếp thứ tự ưu tiên của từng công việc
Có bốn phương pháp cơ bản:
- Đánh số độ khẩn cấp: việc rất gấp đánh số [1], việc bình thường đánh số [2], việc không gấp đánh số [3]. - Dùng bút để đánh dấu công việc: việc cần làm ngay dùng bút đỏ, việc bình thường dùng bút xanh, việc có thể làm sau dùng bút đen. - Phân loại các giấy tờ công việc vào các cặp tài liệu có màu khác nhau. Việc khẩn cấp cho vào cặp màu đỏ; việc bình thường cho vào cặp màu xanh; việc không gấp cho vào cặp màu đen. Khi bạn trình giấy tờ cho sếp, dần dần các sếp sẽ biết được ám hiệu đó để xử lý ngay những việc khẩn cấp.
- Dùng các phương pháp kỹ thuật để xác định thời gian phải hoàn thành công việc: có nhiều phương pháp nhưng điển hình là phương pháp dùng sơ đồ Găng.
Ngày thứ sáu sắp xếp lại toàn bộ các tài liệu làm việc trong tuần. Mỗi tuần, bạn chỉ mất khoảng 30 phút nhưng bàn làm việc của bạn sẽ sáng sủa hẳn. Năng suất lao động của bạn sẽ tăng lên rất nhiều.
Muốn vậy, bạn hãy trả lời ba câu hỏi sau: Bạn có cần tài liệu này không? Bạn đã dùng tài liệu này chưa? Tài liệu này có ích không? Nếu câu trả lời là: Không hoặc không biết thì bạn cho luôn tài liệu đó vào thùng rác cho gọn.
Hãy biết từ chối nếu sếp giao quá nhiều việc
Nếu bạn đã có quá nhiều việc, nếu sếp giao thêm việc sẽ ảnh hưởng đến chất lượng công việc thì bạn nên tế nhị từ chối. Nhiều khi người quản lý đánh giá nhân viên qua hiệu quả công việc chứ không phải qua số lượng công việc.
Cảnh giác với các phương tiện kỹ thuật cao
Mọi vật dụng và phương tiện làm việc dù hiện đại đến đâu thì đều có tính hai mặt.
Internet mang lại nhiều tiện ích cho cuộc sống tạo ra một cuộc cách mạng thực sự nhưng cũng là cái bẫy thời gian. Nếu bạn say mê thì nó sẽ ngốn không biết bao nhiêu thời gian của bạn và cuối cùng bạn không có thì giờ để làm những việc khác.
Điện thoại di động chỉ có ích khi coi nó là phương tiên liên lạc nhưng nhiều người liên tục thay đổi điện thoại cho hợp mốt. Như vậy máy móc không phải để phục vụ con người mà con người trở thành nô lệ của máy móc.
Xác định được việc gì là việc quan trọng
Điều này rất quan trọng nếu bạn làm công tác quản lý. Tất cả các cán bộ quản lý từ quản lý 2-3 người cho đến nguyên thủ quốc gia có giỏi hay không chỉ phân biệt được ở chỗ: Họ biết việc nào là việc quan trọng, việc nào là việc mấu chốt.
Đây là một việc khó, đòi hỏi nhà quản lý có sự nhạy cảm đặc biệt có thể xác định được những việc có khả năng nảy sinh rắc rối. Nhà quản lý tồi hay đi vào những công việc chi tiết mà cấp dưới có thể làm được trong khi lơ là, bỏ qua những việc quan trọng.
Bạn phải loại bỏ sự rắc rối ngay từ khi nó mới còn trong trứng nước để tránh phức tạp sau này. Điều đó luôn giúp bạn chủ động trong mọi lĩnh vực
Với nhịp sống hiện đại, chắc hẳn áp lực công việc và cuộc sống sẽ khiến ai trong chúng ta cũng không dưới một lần than vãn vì không đủ thời gian để quản lý và hoàn thành hết thảy công việc được giao. Nếu chính bạn đang loay hoay trong mớ áp lực này hãy rèn luyện cho mình 8 kỹ năng sắp xếp công việc mà Blog TopCV gợi ý dưới đây để có thể quản lý và cải thiện tiến độ, năng suất làm việc một cách hiệu quả.
Kỹ năng sắp xếp công việc là gì?
Kỹ năng sắp xếp công việc là quá trình phân bổ thời gian hợp lý để thực hiện các nhiệm vụ khác nhau trong một khoảng thời gian nhất định. Kỹ năng sắp xếp công việc quyết định rất lớn đến năng lực hoàn thành công việc, thể hiện trách nhiệm của mỗi người.
Một trong những thứ công bằng nhất trên cuộc đời này chính là thời gian. Bởi mỗi ngày ai cũng có khoảng thời gian như nhau, không hơn không kém. Vậy cớ sao cùng một khoảng thời gian đó, nhiều người lại có thể làm được rất nhiều việc, ngược lại số khác thường bị bối rối và than vãn vì không đủ thời gian để hoàn thành? Sự thực thì khác biệt không nằm ở chỗ thời gian mà nằm ở cách mỗi người sắp xếp công việc như thế nào. Do vậy, việc sở hữu kỹ năng sắp xếp công việc hiệu quả sẽ giúp bạn vừa có thể hoàn thành công việc kịp thời vừa có thể quản lý thời gian một cách tối ưu nhất.
Những lợi ích khi có kỹ năng sắp xếp công việc
Không bị loay hoay trước núi công việc
Đôi khi công việc quá nhiều khiến bạn loay hoay không biết phải bắt đầu từ đâu, nên xử lý như thế nào, nên ưu tiên nhiệm vụ nào trước và nên phân bổ thời gian xử lý cho mỗi đầu việc ra sao? Tất cả những điều này sẽ khiến bạn cảm thấy bị lúng túng và áp lực. Đây cũng là nguyên nhân khiến không ít người bị chán nản, thậm chí stress trong công việc.
Tuy nhiên, khi biết cách sắp xếp công việc hiệu quả bạn có thể làm chủ được mọi thứ, nắm bắt được lộ trình rõ ràng cho các công việc cụ thể và nhiệm vụ cần hoàn thành mỗi ngày, thậm chí nếu sắp xếp tốt bạn còn có thể quản lý được những lộ trình dài hơn.
Nâng cao hiệu quả công việc
Kỹ năng sắp xếp công việc giúp bạn có thể làm chủ được công việc và thời gian. Với những người không biết cách sắp xếp công việc, họ luôn rơi vào tình trạng “nước đến chân mới nhảy”, lúc này họ chỉ chăm chăm vào việc hoàn thành tiến độ thay vì tập trung vào hiệu quả. Ngược lại, những người có kỹ năng sắp xếp công việc họ luôn có thời gian để nghiên cứu và tìm tòi cách thức nhằm nâng cao năng suất và cải thiện chất lượng công việc một cách tối ưu nhất.
Chủ động xử lý được các tình huống phát sinh
Khi có một kế hoạch sắp xếp công việc cụ thể, mọi công việc đều được hoạch định một cách rõ ràng. Bạn sẽ biết được những việc nào cần ưu tiên làm trước, những việc nào cần có sự phối hợp với các bộ phận khác… từ đó có thể chủ động để xử lý các công việc kịp thời. Bên cạnh đó, các tình huống phát sinh và sự cố luôn là điều có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Việc theo dõi và bám sát kế hoạch cụ thể sẽ giúp phát hiện những sự cố phát sinh, từ đó xử lý chúng một cách hiệu quả. Hoặc, bạn cũng có thể phán đoán trước được những vấn đề có thể xảy ra để chủ động kiểm soát mọi thứ, hạn chế tối đa nhất mức độ ảnh hưởng.
Nâng cao khả năng tập trung
Kỹ năng sắp xếp công việc sẽ giúp bạn biết được những nhiệm vụ cần thực hiện trong ngày, trong tháng hoặc trong năm, những nhiệm vụ được sắp xếp theo trình tự ưu tiên. Khi có một kế hoạch công việc với những mục tiêu và deadline cụ thể sẽ là động lực để thúc dục bạn phải tập trung để hoàn thành công việc theo đúng tiến độ, tránh việc bị quá tải vào những thời điểm gần kết thúc hoặc lúc gần bàn giao.
Có cơ hội thăng tiến cao hơn
Người có kỹ năng sắp xếp công việc sẽ thường là những người có tính kỷ luật cao và có tư duy tổ chức tốt. Đây rõ ràng là hai phẩm chất cần có của người làm quản lý. Một người có kỹ năng sắp xếp công việc tốt có thể không phải là người giữ vị trí cao nhưng chắc chắn rằng những người làm cấp quản lý sẽ luôn kỹ năng sắp xếp công việc hiệu quả. Khi bạn có thể chứng minh được năng lực bản thân thông qua xử lý công việc hiệu quả cùng với một bản lĩnh của người có khả năng tổ chức tốt sẽ là nền tảng để bạn có thể thăng tiến cao hơn trong sự nghiệp.
>>> Xem thêm: Người quản lý là gì? Nhà quản lý giỏi cần có những phẩm chất gì?
Top 8 kỹ năng sắp xếp công việc hiệu quả
Lập danh sách những công việc cần làm theo tuần, tháng, năm
Để có thể sắp xếp công việc một cách hiệu quả trước hết bạn phải biết cách để lập danh sách những công việc cần làm theo tuần, tháng hoặc năm. Bao gồm chi tiết những công việc cần phải làm, cách thức thực hiện, thời gian hoàn thành, người thực hiện, mục tiêu… Việc lập danh sách chi tiết như vậy sẽ khiến bạn có thể theo dõi công việc một cách hiệu quả, tránh không bỏ sót các đầu việc quan trọng.
Phân bổ thời gian, deadline hợp lý cho từng công việc
Khi khối lượng công việc càng nhiều bạn càng phải phân bổ thời gian sao cho hợp lý. Cụ thể khi lên kế hoạch sắp xếp công việc, bạn phải ưu tiên cho những đầu việc quan trọng cần thực hiện trước, đồng thời phân bổ thời gian thực hiện và thời gian hoàn thành cho từng nhiệm vụ cụ thể. Những nhiệm vụ khó bạn sẽ phải dành thời gian nhiều hơn và ngược lại, bạn phải gấp rút để tiết kiệm thời gian cho những nhiệm vụ còn lại. Điều này giúp bạn có thể chủ động quản lý quỹ thời gian một cách hiệu quả, cân đối được thời gian hoàn thành tránh để cho công việc bị chồng chéo và dàn trải.
Tập trung khi làm việc
Cùng khoảng thời gian và cùng một nhiệm vụ, nhưng có những người hoàn thành xong tiến độ và thậm chí còn rất hiệu quả. Ngược lại một số người lại không thể hoàn thành vì quá phân tâm hoặc bị những yếu tố xung quanh chi phối. Vì vậy, bạn phải rèn luyện cho mình kỹ năng tập trung khi làm việc. Tránh những tác động nhỏ hoặc những vấn đề khác khiến bạn bị lơ là và sao nhãng. Điều này vừa làm mất thời gian vừa khiến cho hiệu quả công việc bị giảm sút. Ngoài ra, mỗi người cũng có những cách thức riêng để tập trung vào công việc hoặc những thời điểm khác nhau trong ngày mà họ cho rằng sẽ làm việc hiệu quả nhất. Hãy tận dụng khoảng thời gian và không gian khiến bạn có thể tập trung nhất để bắt đầu cho công việc của mình.
Thường xuyên kiểm tra để đảm bảo tiến độ công việc
Trong quá trình làm việc, bạn nên thường xuyên kiểm tra lại những công việc đã xong hoặc chưa hoàn thành. Điều này giúp bạn có thể theo dõi và đánh giá được mức độ hiệu quả của công việc cho tới thời điểm cập nhật. Đặc biệt là với những công việc mang tính tập thể hay mang tính quy trình thì kỹ năng này lại càng trở nên quan trọng. Việc thường xuyên kiểm tra sẽ giúp bạn kịp thời phát hiện những sự cố hoặc sai sót trong công việc, từ đó kịp thời có những cách thức xử lý và khắc phục trước khi làm ảnh hưởng đến tiến độ hoặc gây nên những hậu quả lớn hơn.
Chủ động trong công việc
Bất kỳ công việc nào muốn thành công cũng luôn đòi hỏi người thực hiện phải luôn biết chủ động trong công việc. Khi đã có kế hoạch cụ thể, bạn có thể tận dụng các khoảng thời gian khác trong ngày để nghiên cứu và chuẩn bị kỹ càng cho nhiệm vụ sau. Việc chủ động sẽ giúp bạn có thể tiết kiệm được thời gian, vừa có thể biết cách để cải thiện chất lượng và nâng cao hiệu suất công việc.
Hạn chế tối đa các gián đoạn
Một kế hoạch muốn hiệu quả và đạt tiến độ buộc bạn phải nghiêm khắc với bản thân để tuân thủ các nguyên tắc đã đặt ra. Đôi khi chỉ một vài chi tiết nhỏ như tiếng chuông điện thoại, tiếng mời gọi uống trà sữa hay những cuộc tán gẫu vô bổ cũng sẽ khiến cho công việc trở nên gián đoạn. Do vậy, bạn phải biết cách để hạn chế tối đa các yếu tố tác động này bằng cách tìm một không gian yên tĩnh khiến bạn có thể tập trung làm việc hiệu quả…
Thiết kế không gian làm việc gọn gàng, ngăn nắp
Nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng, không gian xung quanh có tác động rất lớn đến hiệu quả và mức độ tập trung trong công việc. Khi đang bị núi việc “đè” cộng thêm một không gian làm việc bừa bộn sẽ khiến cho tâm trạng của bạn càng trở nên bí bách và khó chịu. Ngược lại, một không gian sạch sẽ, khoa học có thể là nguồn năng lượng giúp bạn khơi gợi nhiều ý tưởng mới mẻ và sáng tạo. Vì vậy, dù bận rộn như thế nào bạn cũng nên dành thời gian để thiết kế không gian làm việc sao cho gọn gàng và ngăn nắp nhất.
>>> Xem thêm: Kỹ năng lập kế hoạch là gì? Làm sao để xây dựng kế hoạch hiệu quả?
Nghỉ ngơi và có thời gian chăm sóc bản thân
Sẽ không có ai có thể làm việc hiệu quả và kịp thời nếu sở hữu một sức khỏe kém và thường xuyên ốm yếu. Bạn phải luôn dành thời gian nghỉ ngơi và chăm sóc bản thân. Đây là khoảng thời gian để não bộ được nghỉ ngơi, cơ thể tái tạo lại năng lượng trước khi bắt đầu những nhiệm vụ khác. Chỉ khi sở hữu một tinh thần và sức khỏe tốt, bạn mới có thể “chiến đấu” với hàng tá công việc vẫn luôn chờ bạn giải quyết.
Trong cuộc sống có rất nhiều kỹ năng chúng ta phải trau dồi hằng ngày và kỹ năng sắp xếp công việc là một yếu tố quan trọng mà bất kỳ ai cũng nên học hỏi. Một người có kỹ năng sắp xếp công việc tốt sẽ biết cách để quản lý thời gian và tổ chức cuộc sống của chính mình. Đây cũng là lý do mà các nhà tuyển dụng thường đánh giá cao những ứng viên có kỹ năng này và trao cho họ nhiều cơ hội để thể hiện bản thân trong công việc.
>>> Có thể bạn quan tâm: Mách bạn 10 kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh quan trọng nhất
Hy vọng với bài viết này, những bạn trẻ đã tích lũy cho mình được các tuýp kỹ năng cần thiết để quản lý công việc và cuộc sống một cách hiệu quả. Hãy dành cơ hội để thực hành kỹ năng sắp xếp công việc của mình mỗi ngày bằng việc ứng tuyển những việc làm hấp dẫn tại TopCV ngay hôm nay nhé.