Quy trình công tác quản lý dự án là gì
Mỗi ngành nghề, quy mô tổ chức sẽ có các bước quản lý dự án đặc thù, nhưng nhìn chung sẽ sắp xếp theo quy trình cụ thể sau đây. 5 giai đoạn này sẽ dẫn dắt doanh nghiệp thực hiện đúng trình tự, đảm bảo tiến độ và cam kết hiệu quả. Trong bài, SOM còn gợi ý các công cụ hỗ trợ giúp quản trị dự án tối ưu hơn trong thời đại số. Show
Đâu là những kỹ năng quản lý dự án cần có để đảm bảo công việc bám sát kế hoạch?Quản lý dự án là quá trình xác định dự án, lên kế hoạch, thực thi, giám sát và kết thúc. Người đảm nhiệm công việc này đòi hỏi khả năng phân nguồn, tư duy phối hợp và phản ứng nhạy bén để đảm bảo chất lượng dự án trong mọi giai đoạn. Quản trị dự án tổng hợp các kỹ năng:
Tuy nhiên trong quản lý dự án, chỉ kỹ năng tốt đôi khi chưa đủ, mà song song với đó cần sự hỗ trợ của một quy trình chuẩn chỉnh cùng các công cụ hỗ trợ giúp tinh giản tác vụ cần thiết! Quy trình các bước quản lý dự án chuyên nghiệpĐể từng bước luyện tập và cải thiện kỹ năng quản lý dự án, các lãnh đạo có thể bắt đầu quản trị theo quy trình đã được tối ưu dưới đây. Chúng sẽ giúp nhà điều hành nắm rõ các bước cần thiết, đầu việc quan trọng và hướng đi thuận lợi nhất khi quản lý một dự án cơ bản. Bước 1: Khởi tạo dự ánMọi dự án đều bắt đầu từ bước khởi động. Giai đoạn này sẽ giúp đội nhóm phụ trách nắm rõ điều lệ dự án, thể loại và các đầu việc, bao gồm 2 hoạt động chính:
Có thể xây dựng bằng văn bản, như một tài liệu cho phép dự án tồn tại và đi vào hoạt động. Nội dung tuyên bố cần thể hiện mục tiêu, nguồn lực, các yếu tố tác động, kết quẩ kỳ vọng, thời hạn, lợi ích, rủi ro…
Trình bày vai trò và trách nhiệm của từng nhân sự. Sau đó phân bổ nguồn lực và thu thập thông tin của người đảm nhiệm. Bước 2: Lập kế hoạchSau khi nắm rõ dự án cần thực hiện, đội nhóm sẽ lên kế hoạch để xác định đầu việc và hướng đi cho từng giai đoạn. Trong đó kế hoạch cần đáp ứng 5 tiêu chí CLEAR để đảm bảo chất lượng:
Bước 3: Thực thi dự ánKhi các công việc đã được liệt kê và phân bổ rõ ràng, nhân sự bắt tay vào triển khai dự án. Đôi khi, kế hoạch và thực tế sẽ có sự khác biệt, nên đội nhóm có quyền tinh chỉnh trong suốt giai đoạn thực thi. Tuy nhiên, họ cần đảm bảo sự thống nhất từ các bên liên quan, tránh ảnh hưởng chất lượng và tiến độ dự án. Ngoài làm theo kế hoạch đã đề ra, nhân sự dự án cần cập nhật liên tục kết quả cho cấp lãnh đạo tiện theo dõi, cũng như báo cáo kịp thời vấn đề nếu có để toàn đội nhanh chóng nắm tin và xử lý. Bước 4: Kiểm tra & giám sát dự ánTrong suốt quá trình triển khai dự án, nhà quản lý cần theo dõi liên tục, so sánh giữa kế hoạch và thực tế. Từ đó, họ sẽ dễ dàng phát hiện điểm bất hợp lý hoặc vấn đề có thể gây hại cho dự án. Lúc này, lãnh đạo cần ra quyết định trong việc thay đổi kế hoạch, hoặc chốt giải pháp để nhanh chóng đưa dự án vào guồng trở lại. Do đó, sự thành công của dự án ngoài đội nhóm phụ trách còn phụ thuộc vào quyết định được đưa ra của quản lý. Chúng cần đảm bảo tốc độ, sự phù hợp và đương nhiên độ hiệu quả. \>> Tham khảo: Bí quyết ra quyết định hiệu quả trong lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp Bước 5: Kết thúc dự ánBước cuối cùng chính là hoàn thiện công việc và đóng dự án. Bước này có thể liên quan nhiều đến pháp lý, trách nhiệm nhân sự liên quan, thủ tục kết thúc dự án… Một số đầu việc quan trọng cần hoàn thành trước khi kết thúc hoàn toàn:
Dù tuân thủ quy trình tối ưu, nhưng không phải lúc nào các lãnh đạo cũng có thể dễ dàng quản lý hàng chục dự án, tham gia trực tiếp mọi đầu việc, khiến dự án chồng chéo, khó kiểm soát. Lúc này, họ cần một công cụ hỗ trợ đắc lực – một ‘vị cứu tinh’ để được ‘rảnh tay’, dành thời gian tư duy tối ưu hiệu quả. 5 công cụ quản lý dự án tốt nhất hiện nayTừ lập kế hoạch, phân việc, hợp tác đến theo dõi, đánh giá dự án và nhân viên đều tinh gọn trong top 5 phần mềm sau: Ứng dụng miễn phí:
Ứng dụng có phí:
\>> Review chi tiết 5 phần mềm quản lý công việc phổ biến hiện nay Khóa học BADT giúp nhà quản lý phát triển kỹ năng quản trị dự án và ứng dụng công nghệ hiệu quảCó thể thấy, để quản lý dự án hiệu quả, các lãnh đạo cần thực hiện chuẩn chỉnh quy trình và tận dụng thông minh các công cụ. Để làm được điều này, nhà điều hành cần đảm bảo đồng thời vốn kiến thức công nghệ và kinh nghiệm quản trị vững vàng. Như thế, họ mới biết cần chọn phần mềm nào để hỗ trợ thích hợp nhất cho quy trình của doanh nghiệp. Và Khóa học đào tạo quản lý trong thời đại số PM BADT của trường quản lý SOM-AIT sẽ là giải pháp hoàn hảo giúp lãnh đạo đáp ứng cả 2 nhu cầu trên:
Chia sẻ cho SOM về những băn khoăn của bạn tại form bên dưới, chúng tôi sẽ sắp xếp đội ngũ tư vấn khóa học ngay nhé. |