Sắp xếp phòng họp tổ chức hội nghị là một trong những kỹ năng nghiệp vụ quan trọng trong kinh doanh nhà hàng & khách sạn. Vậy bạn có biết phòng hội nghị trong nhà hàng được sắp xếp theo những cách thức nào chưa? Trong bài viết này, Mipec Palace sẽ chia sẻ các kiểu setup phòng họp nhân viên cần biết và cách ứng dụng trong những trường hợp cần thiết.
Các kiểu setup phòng họp nhân viên khách sạn cần biết:
Sắp xếp kiểu lớp học
Đây là kiểu sắp xếp đặc biệt thích hợp cho những sự kiện kéo dài, có phát tài liệu và người tham dự cần ghi chép hoặc dùng máy tính xách tay. Khoảng cách tối thiểu giữa các bàn là từ 0,9 – 1m để lấy lối đi. Ưu điểm của cách sắp xếp này là người trình bày có thể nhìn thấy được tất cả những người tham gia và có sức chứa lớn trong một không gian dù nhỏ. Tuy nhiên, nhược điểm của kiểu lớp học là khả năng tương tác ít, nếu không khéo léo sắp xếp thì có thể người tham gia chỉ nhìn thấy lưng của nhau.
Sắp xếp dạng chữ U
Sắp xếp dạng chữ U rất thích hợp cho các cuộc họp, hội nghị có lượng người tham dự ít, khoảng từ 25 – 30 người. Bàn được sắp xếp theo kiểu chữ U, để khoảng trống ở giữa. Khoảng cách giữa mỗi bàn tối thiểu là 5cm. Ưu điểm của kiểu sắp xếp dạng chữ U là có thể tạo ra không gian làm việc hiệu quả vì có sự tương tác giữa những người tham gia.
Sắp xếp kiểu nhà hát [Theatre]
Đây là kiểu sắp xếp khá thông dụng, không có bàn kèm theo và phù hợp cho những sự kiện người tham dự là khán giả, không cần ghi chép hoặc ăn uống. Kiểu sắp xếp này khá linh hoạt vì nó phù hợp với nhiều loại phòng. Các hàng ghế có thể sắp xếp theo hình bán nguyệt, hình tròn, hàng ngang với tầm nhìn hướng về tiêu điểm. Với kiểu nhà hát, nhân viên khách sạn cần xếp ghế theo kiểu so le để người ngồi sau không bị vướng tầm nhìn. Giữa các khu vực sắp xếp cần có khoảng cách ít nhất là 1m để lấy lối đi cho người tham dự.
Sắp xếp kiểu bàn tròn
Kiểu sắp xếp này rất phù hợp cho những sự kiện có ăn uống, mỗi bàn thường từ 6 – 10 người. Đôi khi có thể sắp xếp tiệc theo kiểu nửa bàn tròn để người tham dự có thể hướng mặt về phía sân khấu. Sắp xếp kiểu bàn tròn tạo ra sự tương tác tốt giữa những người tham gia cùng bàn, tuy nhiên lại có hạn chế là chiếm nhiều diện tích khiến phòng họp trông nhỏ lại.
Kiểu sắp xếp Hollow
Với kiểu sắp xếp này, bàn ghế được được bố trí theo hình chữ nhật hoặc hình bát giác và để khoảng trống ở giữa. Kiểu sắp xếp Hollow thích hợp cho các sự kiện có lượng người tham dự ít với mục đích chính là tạo ra sự tương tác tốt nhất giữa những người tham gia.
Kiểu sắp xếp Conference [Hội nghị]
Kiểu sắp xếp Conference sử dụng ít nhất 1 chiếc bàn họp lớn với mặt bàn hình chữ nhật hoặc hình oval đặt ở ngay giữa trung tâm phòng họp, các vị trí ghế ngồi được sắp xếp bao quanh. Kiểu sắp xếp Conference thích hợp cho những cuộc họp có lượng người tham dự ít nhưng mang tính chất đặc biệt quan trọng như: nhóm thảo luận chung, cuộc họp cổ đông, hội đồng quản trị, các cuộc họp chính trị mang tính quốc gia…
Kiểu sắp xếp bàn tiếp khách hoặc bàn cocktail
Với kiểu sắp xếp này, bàn thường cao và có tiết diện nhỏ với đường kính từ 15 – 30cm hoặc 38 – 76cm, không có ghế ngồi, mục đích là để người tham gia đặt những ly rượu hoặc cocktail. Với tiệc buffet thì bàn cần có tiết diện lớn hơn và có ghế để người tham gia có thể ngồi thưởng thức món ăn. Kiểu bố trí bàn này vừa tiết kiệm được diện tích, vừa thể hiện được phong cách hiện đại, chuyên nghiệp và tạo được sự tương tác tốt giữa những người tham gia.
Cùng với kinh nghiệm chọn mua ghế phòng họp, 8 kiểu sắp xếp không gian phòng họp sẽ giúp bạn có được hướng dẫn bố trí ghế phòng họp một cách hiện đại.
Ghế phòng họp cùng với những nội thất văn phòng khác tạo nên một không gian phòng họp chuyên nghiệp, tinh tế và sang trọng. Cùng với kinh nghiệm chọn mua ghế phòng họp của xuanhoa.net.vn, 8 kiểu sắp xếp không gian phòng họp dưới đây sẽ giúp bạn có được hướng dẫn bố trí ghế phòng họp một cách hiện đại và tinh tế nhất cho doanh nghiệp.
1
Kiểu sắp xếp Theater [Nhà hát]
Theatre là một trong những kiểu sắp xếp thông dụng, chỗ ngồi thường đối diện với sân khấu, đối diện với bàn họp hay các diễn giả và đặc biệt không có bàn kèm theo. Kiểu sắp xếp nhà hát phù hợp cho những sự kiện mà người tham dự là khán giả, không phù hợp cho các sự kiện ăn uống hoặc ghi chép.
Sắp xếp phòng họp kiểu rạp hát
Tuy nhiên, đây lại là một cách Setup rất linh hoạt phù hợp cho nhiều loại phòng họp. Các hàng ghế phòng họp có thể sắp xếp theo hình tròn, bán nguyệt, thẳng hay sắp xếp về phía tiêu điểm.Cũng có thể sếp so le các hàng ghế phòng họp chân quỳ để người ngồi phía sau không bị vướng tầm nhìn bởi đầu của người ngồi trước.Và nên để chừa ra lối đi khoảng 1m ở giữa 2 khu vực sắp xếp ghế để người tham dự có thể di chuyển trong trường hợp cần thiết.
2
Kiểu sắp xếp chữ U
Phong cách này rất phù hợp cho các cuộc họp tại văn phòng công sở: họp hội đồng quản trị, họp nhóm thảo luận, họp giữa các phòng ban… nơi có 1 người đứng đầu nói và nhiều thành viên khác tham gia.
.jpg]
Thiết kế bàn họp hình chữ U
Sắp xếp bàn ghế phòng họp theo kiểu chữ U để trống giữa, với ghế xung quanh bên ngoài, nên để khoảng cách tối thiểu là 5cm giữa mỗi bàn của người tham dự. Tránh sắp xếp kiểu chữ U cho những hội nghị lớn hơn 25 người, vì khi đó, các phần của chữ “U” trở nên quá dài và không thể thúc đẩy sự tham gia của người tham dự. Với kiểu setup này sẽ tạo ra một không gian làm việc tốt, đảm bảo sự tương tác giữa những người tham gia, việc nghe nhìn về hướng người thuyết trình diễn giả cũng khá thuận lợi.
3
Kiểu sắp xếp lớp học
Sắp xếp phòng họp – hội nghị theo kiểu lớp học thường dãy bàn ghế phòng họp dành cho các vị đại biểu hướng lên sân khấu, có không gian diện cho mọi người ghi chép, đọc tài liệu, bạn cũng có thể dùng máy tính xách tay. Đây là giải pháp bố trí thoải mái nhất cho những cuộc họp kéo dài và có không gian cho khách mời để các vật dụng cá nhân hoặc gác tay, tỳ tay lên mặt bàn.
.jpg]
Kiểu lớp học trong cách bố trí phòng họp
Cách đặt bàn hội trường khoa học nhất là đặt phía dưới sân khấu và mở rộng dần về phía cuối khán phòng, hướng tầm nhìn về phía người nói. Khoảng trống giữa các bàn họp văn phòng là khoảng 50 -60 cm cho mỗi người trên một bàn, tùy thuộc vào không gian và các vật dụng hay tài liệu cần sử dụng trong hội nghị. Không gian tối thiểu giữa các bàn họp là 0,9 – 1m giữa mỗi bàn để lấy lối đi, con số này có thể lớn hơn nếu diện tích cho phép.
4
Kiểu sắp xếp Conference [dành cho phòng họp, hội nghị]
Cần thiết phải sử dụng ít nhất 1 chiếc bàn họp lớn, mặt hình chữ nhật, hoặc hình bầu dục, oval… với những chiếc ghế chân quỳ được sắp xếp xung quanh bàn. Bạn nên sử dụng các loại bàn họp đã có thương hiệu trên thị trường như bàn họp Xuân Hòa, bàn họp Fami, bàn họp Hòa Phát để đảm bảo an toàn về chất lượng.
.jpg]
Bố trí phòng họp phù hợp cho văn phòng công ty
Kiểu bố trí này phù hợp với văn phòng công ty trong các cuộc họp quy mô vừa phải, giữa các bộ phận, phòng ban, họp hội đồng quản trị, họp nhóm thảo luận chung...dành cho những cuộc họp trên dưới 15 người. Nhưng nếu, muốn sắp xếp lớn hơn, sẽ rất khó để người tham dự nhìn thấy người khác đối diện họ khi ở 2 đầu bàn, không lý tưởng cho các bài thuyết trình nghe nhìn.
5
Kiểu sắp xếp rỗng ở giữa [Hollow]
Kiểu sắp xếp này thường dành cho các hội nghị bàn vuông trong một bát giác vuông hoặc hình chữ nhật, ở giữa để trống, xung quanh xếp ghế. Số lượng thành viên tham gia khoảng từ 12-30 người, mà tại đây sự tương tác giữa các thành viên tham dự là quan trọng nhất và các cuộc họp thường không có một nhà lãnh đạo hay diễn giả được chỉ định hoặc trình bày. Sắp xếp kiểu này rất hữu ích khi cung cấp không gian làm việc cho mỗi người và khiến người tham dự giao tiếp tốt hơn.
.jpg]
Thiết kế bàn họp rỗng ở giữa
6
Kiểu sắp xếp bàn tròn
Ngồi bàn tròn chỉ phù hợp cho số lượng từ 6 – 10 người trong các buổi sự kiện có ăn uống hoặc các buổi họp không phân định về giới hạn chức vụ giữa những người tham gia. Trong một số sự kiện, người ta sắp xếp tiệc nửa bàn tròn, sắp xếp ghế một nửa bàn để người tham dự có thể hướng mặt về phía sân khấu hoặc phía diễn giả, thúc đẩy sự tương tác giữa những người ngồi cùng bàn. Nhưng có 1 hạn chế là nó chiếm khá nhiều diện tích.
7
Kiểu sắp xếp bàn tiếp khách hoặc Cocktail
Bàn họp Xuân Hòa tiết diện nhỏ [có đường kính 15-30 cm hoặc 38-76 cm] với ghế được sắp xếp cho sự kiện khi có tiệc dùng trà, bia hoặc buffet giúp bạn tiết kiệm diện tích, vừa thể hiện tính chuyên nghiệp, phong cách hiện đại, mang đến sự tương tác tốt cho khách. Tuy nhiên, kiểu sắp xếp này không phải sự kiện nào cũng phù hợp để sử dụng.
.jpg]
Bàn tiệc, cocktail cho hội nghị
8
Kiểu sắp xếp theo phong thủy
Có lẽ bạn cũng biết rằng mỗi cuộc đàm phán rất quan trọng, nó không chỉ bị ảnh hưởng từ yếu tố ngoại cảnh, con người mà còn chịu ảnh hưởng ít nhiều từ phong thủy. Do đó, để sắp xếp bàn họp và vị trí ngồi đúng ngũ hành phong thủy bạn nên tham khảo những gợi ý sau:
Bố trí bàn họp kiểu hành Kim
Kiểu bàn họp văn phòng hình tròn được gọi là bàn thuộc hành Kim. Sử dụng kiểu bàn này sẽ tạo cảm giác bình đẳng, mọi người ngồi đều có vị trí ngang nhau, bởi vậy mà nó rất phù hợp với: các buổi thảo luận dự án, hay các buổi làm việc nhóm… Hơn nữa, kiểu bàn hình tròn còn tạo ra sự cân bằng, thoải mái, dễ chịu cho các thành viên khi họp, không quá nghiêm túc như kiểu bàn Thổ. Bàn họp kiểu Kim kích thích mọi người nói lên suy nghĩ của mình và cùng nhau trao đổi để hoàn thiện công việc, hơn là những cuộc tranh luận gay gắt, cãi vã…
Bố trí bàn họp kiểu hành Kim
Bố trí bàn họp kiểu hành Mộc
Bàn họp hình chữ nhật thuộc hành Mộc. Khi bố trí bàn họp với tạo hình này rất thuận tiện, số lượng người tham gia thường đông đảo, phù hợp với công ty đông nhân viên. Bạn có thể bài trí kiểu bàn Mộc trong phòng họp lớn, trong các buổi họp trọng đại như họp hội đồng quản trị hay họp với đối tác.
\>> XEM THÊM: Lựa chọn chất liệu ghế phòng họp
Bố trí bàn họp kiểu hành Mộc
Mọi người tham gia họp ở kiểu hình chữ nhật được phân cấp rõ ràng, không có vị trí ngang nhau như bàn hành Kim, thông thường người ngồi ở vị trí đầu bàn sẽ là người giữ vai trò chủ chốt, dẫn dắt cuộc họp. Bởi vậy, kiểu bàn này kích thích cuộc họp hay cuộc họp hay thảo luận có được ý kiến ngắn gọn, súc tích, mọi người thường cảm thấy thoải mái khi phát biểu khi được đóng góp ý kiến và sự tiếp nhận từ người chủ quản.
Bố trí bàn họp kiểu hành Hỏa
Bàn họp kiểu hành Hỏa vẫn là kiểu bàn hình chữ nhật, nhưng chỉ phù hợp với những cuộc trò chuyện kiểu một người chủ trì nói chuyện với nhiều người khác, giống như ở một cuộc phỏng vấn hay ở giảng đường đại học. Khi bạn bố trí bàn họp kiểu này, thường là bạn muốn thuyết trình một việc gì đó, muốn đưa ra mệnh lệnh, muốn thông báo nội quy... và bạn chỉ nghe lại ý kiến phản hồi.
Bố trí bàn họp kiểu hành Hỏa
Tóm lại, bàn họp kiểu hành Thủy mang tính chất thông báo, hướng dẫn công việc, đưa ra mệnh lệnh hơn là thảo luận. Mô hình này dành cho các công ty nhỏ, ít nhân viên thì sẽ hợp lý hơn.
Bố trí bàn họp kiểu hành Thủy
Với những công ty làm về công việc sáng tạo như truyền thông, thiết kế, báo chí, âm nhạc, điện ảnh... bàn họp có thể bố trí kiểu hành Thủy. Kiểu bàn này có vị trí ngồi khá tự do, mọi người tham gia họp có thể thoải mái bày tỏ ý kiến, ý tưởng của mình, không lo lắng về việc có đúng quy cách hay không.
Kiểu bàn hành Thủy mang lại những cuộc thảo luận đầy thiện chí, giảm bớt căng thẳng cho những người tham gia, khuyến khích mọi người bày tỏ quan điểm cá nhân nhưng không bị gay gắt.\>> XEM THÊM: Các mẫu ghế phòng họp giá rẻ được ưa chuộng
Bố trí bàn họp kiểu hành Thổ
Bàn họp Xuân Hòa kiểu này hợp với nhóm người tham gia nhỏ, hợp với các cuộc họp làm việc theo nhóm. Có thể bố trí thành bàn họp nhỏ trong công ty, nơi các nhóm dự án có thể họp về công việc của mình. Đặc thù bàn họp này tạo cảm giác tin tưởng và tôn trọng, mọi ý kiến đưa ra đều được lắng nghe bởi mọi người còn lại.
Bố trí bàn họp kiểu hành Thủy
Kiểu bàn họp này nghiêm túc và không có tính bông đùa, mọi người tham gia đều thể hiện sự chuyên nghiệp, hiểu biết. Bàn hành Thổ có vị trí ngồi gần gũi, nghiêm trang nên công việc đem bàn bạc trên kiểu bàn này đi vào đúng chủ đề, đạt được kết quả tốt.